Como calcular a variação de custo para um projeto (fórmula incluída)

Ao longo da vida de um projeto, os gerentes de projeto verificam o progresso e o comparam com o plano do projeto, comparando suas previsões com a realidade. Se eles não fizerem isso regularmente, é provável que o orçamento seja prejudicado e seu projeto falhe completamente. Felizmente, esses desvios do plano, como variação de custo, não precisam afundar um projeto.

Na verdade, eles podem realmente fortalecê-lo. A chave é identificá-los e fazer ajustes para permanecer no caminho certo. Uma das melhores maneiras de evitar o excesso de custos é calcular a variação de custos.

Entendendo os custos do projeto

Todos os projetos custam dinheiro, independentemente de seu tamanho, escopo ou entregas. Todos nós já ouvimos que “não existe almoço grátis”. O mesmo vale para projetos – não existe projeto sem custos. Esses custos vêm em muitas formas diferentes, desde o custo de materiais até simplesmente o custo de fazer negócios (aluguel, salários, etc.). É trabalho do gerente de projeto levar todos esses custos em consideração e criar um orçamento flexível.

Diferentes tipos de custos do projeto

Para entender completamente a variação de custos do projeto, é útil estar familiarizado com os principais tipos de custos do projeto. Dê uma olhada nos quatro que você provavelmente verá. A maioria dos projetos tem todos os quatro, e cada um pode contribuir para a variação geral de custos:

• Custos Diretos: Pense nos custos diretos como custos que vão direto para o projeto a fim de alcançar as entregas. Um exemplo útil de custo direto é o custo do material necessário para construir algo. O custo desses materiais está indo para a criação de um produto final.
• Custos indiretos: Os custos indiretos, por outro lado, vão para o financiamento de despesas “nos bastidores” que são incorridas ao longo da vida de um projeto. Eles também são conhecidos como custos indiretos. Por exemplo, o custo de aluguel de um espaço de escritório é uma despesa fixa comum. Essa despesa deve ser paga para concluir o projeto, mas também serve para apoiar outros projetos.
• Custos Fixos: Os custos fixos são despesas com preços definidos que não estão sujeitos a nenhum tipo de alteração. Esses são custos confiáveis ​​que não flutuam e potencialmente prejudicam um orçamento. Ambos os custos diretos e indiretos também podem ser custos fixos (ou custos variáveis). Um custo fixo, por exemplo, pode se parecer com a taxa fixa que um contratado cobra por seus serviços.
• Custos Variáveis: Os custos variáveis, por outro lado, não são tão previsíveis. Por exemplo, o custo do aluguel de equipamentos pode aumentar ou diminuir dependendo do fornecedor, da demanda ou de quanto tempo o equipamento é necessário.

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O que é variação de custos no gerenciamento de projetos?

A variação de custo (também conhecida como CV) é a diferença entre os custos do projeto estimados durante a fase de planejamento e os custos reais. Em outras palavras, é quanto os custos reais variam dos custos orçados. Calcular a variação de custo é como os gerentes de projeto rastreiam as despesas para ver se um projeto está abaixo ou acima do orçamento.

Esses cálculos fazem parte de uma técnica chamada de gerenciamento de valor agregado (EVM). Em um sistema EVM, o objetivo do gerenciamento de custos é estabelecer se uma variação é positiva, negativa ou zero.

Quando os gerentes de projeto têm essas informações de análise de valor agregado, eles podem fazer os ajustes necessários para permanecer no caminho certo. Se uma variação for extremamente alta (negativa), as alterações precisam ser feitas. Se houver uma variação de custo extremamente baixa (positiva) ou variação zero, eles podem tomar isso como um sinal de gerenciamento de custos eficaz.

Os quatro tipos de fórmulas de variação de custo no EVM

Existem quatro variações da fórmula de variação de custo usada no gerenciamento de valor agregado (EVM). Cada uma dessas equações de variância resolve valores diferentes, por isso é muito importante entender todas elas e o que exatamente elas mostram.

Variação de custo

Variação de Custo (CV) = Valor Agregado (EV) - Custo Real (AC)

A variação de custo é exatamente quanto um projeto está acima ou abaixo do orçamento. Uma equação de variação de custo subtrai o custo real do valor agregado para resolver esse número.

Porcentagem de variação de custo

Porcentagem de Variação de Custo (CV%) = Variação de Custo (CV) / Valor Agregado (EV)

Uma porcentagem de variação de custo é a porcentagem acima ou abaixo do orçamento de um projeto. Isso é calculado dividindo a variação de custo do valor agregado.

Índice de desempenho de custo

Índice de Desempenho de Custo (CPI) = Valor Agregado (EV) / Custo Real (AC)

Um índice de desempenho de custo (CPI) é uma métrica usada para julgar quão bem os recursos estão sendo usados ​​em um projeto. Ao resolver para um CPI, o valor será uma das duas coisas:

• Menor ou igual a 1 (os recursos não estão sendo usados ​​de forma eficiente)
• Maior ou igual a 1 (os recursos estão sendo usados ​​de forma eficiente)

Para resolver o IPC, você deve dividir o valor agregado pelos custos reais.

Índice Completo de Desempenho de Custo

Para concluir o Índice de Desempenho de Custo (TCPI) = (Orçamento Total - EV) / (Orçamento Total - AC)

Resolver um índice de desempenho de custo completo (TCPI) é extremamente útil, especialmente se você estiver enfrentando uma variação de projeto alta (negativa). Um TCPI é um índice que mostra como os recursos devem ser usados ​​para o restante de um projeto para ficar abaixo ou dentro do orçamento.

Para encontrar seu TCPI, comece subtraindo seu valor agregado do seu orçamento total. Em seguida, subtraia seu custo real do orçamento total. Por último, divida o primeiro quociente pelo segundo quociente.

Usando ferramentas para calcular automaticamente a variação do projeto

Ao longo da vida de um projeto, você desejará ter cada uma dessas fórmulas de variação de custo à sua disposição. Felizmente, existem ferramentas de gerenciamento de custos que facilitam o monitoramento das variações, para que você não precise processar os números manualmente.

O ProjectManager preenche as fórmulas com os valores corretos automaticamente e evita qualquer erro humano que possa levar a grandes erros orçamentários. Fatores como orçamento total, custos reais, valores ganhos e muito mais são atualizados em tempo real para que você sempre veja os dados mais atuais.

Crie e gerencie orçamentos de projetos, bem como veja como os custos reais se comparam aos custos planejados no painel do projeto. O painel de projeto do ProjectManager é atualizado automaticamente, para que você esteja sempre analisando os números mais atuais e tomando as decisões orçamentárias mais inteligentes. Isso faz toda a diferença entre detectar variações de custo e perder detalhes cruciais. Fique de olho nas linhas de base de custos, bem como nos gastos e onde os projetos estão em termos de orçamento.

Precisa compartilhar essas informações com as partes interessadas? Crie um relatório de orçamento com apenas alguns cliques para manter a equipe atualizada e tomar as melhores decisões em conjunto. Ter essas informações ao seu alcance e poder compartilhá-las é a diferença entre projetos que permanecem dentro do orçamento e ultrapassam o orçamento, o que pode resultar em excesso de custos e fracasso total.

Calcular a variação de custos requer um software de gerenciamento de projetos robusto o suficiente para calcular e organizar seus dados em tempo real. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que mantém os custos do seu projeto dentro do orçamento. Experimente hoje com esta avaliação gratuita de 30 dias.