Como calcular a porcentagem concluída no gerenciamento de projetos

Ao gerenciar um projeto, você precisa acompanhar o progresso de sua equipe enquanto eles executam o trabalho para cumprir sua programação. Isso é feito com o gerenciamento de tarefas, e um dos pilares do gerenciamento de tarefas é saber a porcentagem concluída da tarefa.

Ao calcular a porcentagem concluída de uma tarefa, você pode ver quanto foi concluído e quanto trabalho resta. É uma maneira rápida e fácil de determinar se você está no caminho certo ou está ficando para trás, o que é essencial para entregar um projeto bem-sucedido.

O que é porcentagem concluída?

A porcentagem concluída é uma maneira de acompanhar o progresso de sua equipe ao executar suas tarefas. Ele rastreia até que ponto você está concluindo esse trabalho. Também chamado de porcentagem de conclusão do projeto, mostra quanto trabalho foi feito e quanto trabalho ainda há para ser feito. Isso fornece aos gerentes de projeto os dados necessários para ver se sua equipe está alinhada com o cronograma do projeto.

Por que a porcentagem concluída é importante no gerenciamento de projetos?

Saber a porcentagem concluída é importante por vários motivos. Ele atende ao plano de gerenciamento de tarefas, que é um processo para monitorar as tarefas da sua equipe do início ao fim. Saber o quanto a equipe fez em um determinado momento do projeto ajuda os gerentes de projeto a ver se o trabalho está dentro do cronograma.

A porcentagem concluída é uma maneira de um gerente de projeto acompanhar o progresso, que é um dos aspectos mais importantes de um projeto a ser monitorado. É a base do software de gerenciamento de projetos, que fornece ferramentas digitais para acompanhar o progresso da equipe na conclusão de suas tarefas. Muitas dessas ferramentas fornecem dados em tempo real, o que fornece uma renderização mais precisa da porcentagem concluída.

O gerenciamento de recursos também está vinculado à porcentagem concluída. Saber se a equipe está atrasada ou adiantada no prazo influencia como você aloca seus recursos. Por exemplo, se a porcentagem concluída mostrar que as tarefas estão atrasadas, o gerente de projeto pode realocar recursos para voltar ao cronograma e manter o projeto nos trilhos.

Vamos nos aprofundar em como você pode calcular a porcentagem concluída em um momento, mas saiba que o software de gerenciamento de projetos pode fazer isso por você. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que calcula automaticamente sua porcentagem concluída e acompanha o progresso das tarefas de sua equipe em tempo real. Você pode filtrar o caminho crítico em nosso gráfico de Gantt interativo e vincular as tarefas dependentes para evitar gargalos. Comece a usar o ProjectManager hoje de graça!

Como calcular a porcentagem concluída

Discutimos qual é a porcentagem concluída e por que é importante no gerenciamento de projetos. O próximo passo é descobrir como calcular a porcentagem concluída. É uma fórmula simples.

Porcentagem Concluída = Duração/Duração Real (PC = AD/D)

Por exemplo, se você tiver uma tarefa com duração de 10 dias e cinco dias tiverem sido concluídos, ou a duração real, a porcentagem concluída será de 50%. No entanto, o que está faltando nessa equação é o rastreamento. O rastreamento é onde está o valor real em porcentagem concluída.

Como acompanhar a porcentagem concluída

Porcentagem concluída é como acompanhar o progresso. Uma das ferramentas de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a fazer isso é um gráfico de Gantt. Os gráficos de Gantt são linhas do tempo visuais que mapeiam suas tarefas em um gráfico de barras. O lado esquerdo parece uma planilha normal, mas os dados são refletidos visualmente no lado direito.

Quando você está olhando para um gráfico de Gantt com seu cronograma de projeto, a duração da tarefa é a barra que se estende desde a data de início até a data de término. A porcentagem concluída é o quanto a barra está preenchida ou sombreada, dependendo da ferramenta que você está usando.

Tomando nosso exemplo acima, uma duração de tarefa de 10 dias será semelhante a uma barra que vai desde a data de início até 10 dias no projeto. A porcentagem concluída, novamente referindo-se ao nosso exemplo acima, é de 50%. Portanto, a barra no Gantt ficará meio sombreada.

Existem três maneiras de rastrear a porcentagem concluída, sendo a primeira usando seu julgamento profissional. Isso pode parecer arbitrário, no entanto, é mais do que um palpite. Você pode se reunir com a equipe e usar sua experiência com projetos anteriores para prever a porcentagem concluída.

Um método mais complicado são as atividades ponderadas. É melhor para tarefas longas com várias atividades. Se você puder dividir facilmente essas atividades, poderá definir uma porcentagem concluída com base em cada uma. Esse método envolve muito trabalho no front-end e não é ideal para todos os projetos.

Finalmente, há os valores arbitrários ou método de valor fixo. É quando você cria marcos para a tarefa. Antes de começar, está 0% concluído. Quando você começa, está 20% concluído e, em seguida, chega a 100% completo quando termina. Você tem apenas esses três pontos fixos. Não é super preciso, mas fornece amplamente dados de rastreamento utilizáveis.

Como acompanhar a porcentagem concluída com o ProjectManager

Em vez de seguir os três métodos descritos acima, que são úteis, mas não totalmente precisos, o ProjectManager possui gráficos de Gantt robustos que calculam automaticamente a porcentagem concluída para cada uma de suas tarefas. Como nossa ferramenta está online, o percentual concluído é mostrado em tempo real. Você está analisando dados precisos e não um instantâneo do projeto no passado.

Você pode acompanhar a porcentagem concluída depois de criar um plano de projeto em nosso Gantt e definir a linha de base. Isso captura o cronograma, os custos e muito mais para que você possa obter a variação do seu esforço real em relação ao seu esforço planejado. Esses dados são entregues em tempo real em todo o software para ajudá-lo a manter seu projeto dentro do cronograma.

Várias maneiras de rastrear o percentual concluído

Claro, nem todo mundo quer trabalhar em gráficos de Gantt. É por isso que o gráfico de Gantt é apenas uma de nossas várias visualizações de projeto em que você pode acompanhar a porcentagem concluída das tarefas de sua equipe. Se você estiver trabalhando no modo de exibição de planilha, verá a porcentagem concluída na coluna correspondente, que é atualizada pelo membro da equipe atribuído a essa tarefa à medida que avança na atribuição.

Rastreie a porcentagem concluída em tempo real com painéis

A porcentagem concluída é apenas uma parte do acompanhamento do progresso. Temos recursos que fornecem uma visão de alto nível e outros para se aprofundar nos dados. Nosso painel em tempo real monitora seis métricas do projeto, incluindo o progresso, que mostra a porcentagem concluída para cada tarefa do projeto. Ao contrário de ferramentas leves, nosso painel não requer configuração. É plug-and-play.

Para quando você quiser mais contexto em torno da porcentagem concluída, aproveite nossos relatórios que podem ser gerados com um toque de tecla. Existem relatórios de status e até relatórios de status de portfólio se você estiver gerenciando um programa ou portfólio de projetos. Você também pode obter relatórios sobre tarefas, planilhas de horas, carga de trabalho e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados e facilmente compartilhados para manter seus stakeholders atualizados.

ProjectManager é um software premiado que conecta equipes para trabalhar de forma mais produtiva. Esteja você trabalhando lado a lado, em diferentes departamentos ou em todo o país, nossos dados em tempo real mantêm todos na mesma página. Planeje, monitore e relate o progresso e trabalhe com mais eficiência. Junte-se às equipes da NASA, Siemens e Nestlé que já estão obtendo sucesso com nosso software. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.