O que é um plano de melhoria de capital e como criar um

Não é incomum que as organizações tenham mais planos do que fundos. Isso cria um dilema: como gastar seu orçamento. Um plano de melhoria de capital pode orientar uma organização quando ela estiver tentando descobrir em quais grandes projetos ou compras ela deve investir.

Mas o que exatamente é um plano de melhoria de capital? Como você cria um documento de plano de melhoria de capital? Existem benefícios em desenvolver um plano de melhoria de capital? O software de gerenciamento de projetos pode facilitar esse trabalho? Vamos responder a essas perguntas uma a uma.

O que é um plano de melhoria de capital?

Um plano de melhoria de capital (CIP) é usado por organizações para tomar decisões inteligentes de orçamento sobre quais grandes projetos ou compras devem ser realizados. Essas decisões são baseadas nos objetivos da organização e quais recursos eles podem adquirir.

Esta é uma ferramenta usada com mais frequência por entidades públicas, como governos locais, para grandes gastos públicos. Isso inclui a compra de equipamentos importantes, como equipamentos de playground, limpa-neves ou computadores. Os planos de melhoria de capital também podem ser usados ​​para a aquisição de terrenos para fins públicos, como um parque, aterro ou local industrial. A expansão da construção ou uma grande reforma de uma instalação pública, como uma biblioteca ou plano de tratamento de esgoto, também são alvos de planos de melhoria de capital. Pode ser usado para custos relacionados de planejamento, engenharia, projeto, avaliação ou estudo de viabilidade.

O plano de melhoria de capital é usado para coordenar entre o planejamento comunitário e a gestão fiscal para determinar a localização, tempo e financiamento da melhoria de capital. Este é geralmente um projeto de vários anos, geralmente de quatro a seis anos. Estas são despesas físicas importantes, mas não recorrentes.

Um complemento ao plano estratégico maior da organização, o plano de melhoria de capital deve estar alinhado com essa estratégia. O plano não descreve apenas os projetos de capital e compras, mas também o cronograma e as opções de financiamento que são separados do orçamento anual da organização, portanto, não incluem despesas operacionais. No entanto, o plano de melhoria de capital está alinhado com o orçamento anual.

A criação de um plano substancial de melhoria de capital de longo prazo é auxiliada pelo software de gerenciamento de projetos. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto que organiza seu projeto, tarefas e recursos. Nosso gráfico de Gantt interativo ajuda você a coordenar seu orçamento e cronograma para gerenciar e acompanhar projetos substanciais em tempo real. Você pode vincular dependências para evitar atrasos, filtrar o caminho crítico e definir uma linha de base para monitorar seu esforço planejado em relação ao seu esforço real para manter o cronograma. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Características de um Documento de Plano de Melhoria de Capital

Ao montar um plano de melhoria de capital, existem características que diferem entre os planos. Será diferente se o seu plano de melhoria de capital estiver sendo criado por um escritório governamental ou por uma empresa privada. Muitas vezes há requisitos que diferem de cidade para cidade e de estado para estado. Por exemplo, talvez seja necessário obter a aprovação do cidadão antes de prosseguir com seu plano. É melhor analisar os detalhes específicos, pois eles dizem respeito a onde você planeja fazer o trabalho.

No entanto, apesar das diferenças, existem elementos comuns que são compartilhados com quase todos os planos de melhoria de capital. Por exemplo, você precisará de uma lista de todos os projetos de capital, equipamentos e estudos importantes relacionados aos projetos. Esses projetos terão então que ser classificados em alguma ordem, priorizando-os para ter algum alinhamento com o plano estratégico da cidade em que você está trabalhando. Terá de ser criado um plano de financiamento, estimando o custo global de cada projeto. Além disso, você precisa de um cronograma para a construção e conclusão dos projetos, incluindo marcos e componentes críticos de implantação.

Uma justificativa do projeto é necessária para explicar a necessidade dos projetos. Então você terá que classificar, discriminar e explicar as despesas do projeto. Isso inclui o custo estimado de operação e manutenção de cada projeto e as receitas, se houver, dos projetos.

Finalmente, você terá que descrever as fontes de financiamento para os projetos. Isso mostra como a cidade pagará pelos projetos em seu plano de melhoria de capital. Este esboço deve incluir a gestão da dívida e quaisquer canais de empréstimo que serão usados, como empréstimos bancários, títulos, impostos, dotações, subsídios e assim por diante.

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Como criar um plano de melhoria de capital

Conforme observado acima, cada jurisdição tem um processo e requisitos diferentes para apresentar um plano de melhoria de capital. É fundamental que você entre em contato com a cidade ou estado em que vai apresentar seu plano de melhoria de capital e obtenha os detalhes de como eles fazem negócios.

Há, é claro, passos relativamente comuns para um plano de melhoria de capital, que lhe dá uma ideia básica de como criar um. Eles são os seguintes.

1. Envio

O primeiro passo é a submissão do projeto. As agências e departamentos locais terão que apresentar uma lista dos projetos de melhoria de capital que são coletados em seu plano de melhoria de capital. É por isso que você deseja classificar os projetos por prioridade.

Você pode ser solicitado a fornecer uma descrição e justificativa do projeto (conforme detalhado acima). Provavelmente haverá um pedido de estimativa dos custos do projeto, quaisquer que sejam os custos contínuos de operação e manutenção associados ao projeto e as fontes de financiamento recomendadas.

2. Avaliação e Seleção

Uma vez apresentado o plano de melhoria de capital, ele será escolhido com base em critérios que podem variar desde o padrão de nível de serviço desejado até a demanda do projeto, dependendo das condições do terreno, equipamentos e instalações.

Outros fatores em jogo incluem o número de residentes que a área geográfica atende. O retorno do investimento também será analisado, bem como qualquer economia de custos ou geração de receita. A sustentabilidade do projeto e como ele se classifica em termos de melhorias de eficiência energética também pode ser analisado.

Impactos econômicos, ambientais, estéticos ou sociais são levados em consideração. Há preocupações de saúde pública, segurança e legais a serem consideradas. O plano será visto à medida que se alinha com os planos e políticas da comunidade e com o apoio público ou político que possui.

3. Análise Financeira

Os dados históricos e as receitas, despesas e serviço da dívida do governo local serão revistos. Isso permitirá que a comunidade determine sua capacidade de pagar pelos projetos propostos. Também levará à seleção das ferramentas de financiamento corretas para o projeto.

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4. Preparação do Plano

O plano de melhoria de capital é elaborado com uma lista de projetos recomendados por ano de financiamento. Haverá detalhes de agendamento e fontes financeiras incluídas. Anexos, como mapas, fotos, gráficos, linhas do tempo e outras ilustrações, podem ser adicionados para ajudar a detalhar o plano.

5. Revisão e Adoção

Haverá uma revisão pública do plano de melhoria de capital que pode levar a revisões do plano. O órgão governamental votará então sobre a adoção do plano e orçamento de melhoria de capital. O plano de melhoria de capital deve ser revisado anualmente ou pelo menos a cada poucos anos para garantir que seja atualizado para precisão.

Benefícios de desenvolver um plano de melhoria de capital

Um plano de melhoria de capital atende a comunidade na qual o projeto será realizado. Por um lado, garantirá o reparo e a substituição oportunos da infraestrutura antiga. Moradores, empresas e incorporadoras têm certa certeza sobre a localização e o momento desses investimentos públicos.

O plano também é ideal para identificar a forma mais econômica de financiar projetos de melhoria, o que economiza dinheiro. Também permite que o público participe do processo de orçamento e financiamento e exponha quaisquer preocupações ou comentários sobre ele que possam ter.

Ter um plano de melhoria de capital evita um planejamento ruim, que pode ser caro e demorado. O plano também é útil para evitar um aumento acentuado na taxa de imposto, taxas de usuário e níveis de dívida para cobrir melhorias inesperadas de capital. Ajuda a conciliar crescimento e desenvolvimento com o plano estratégico geral da área, equilibrando a necessidade de melhorias públicas com os recursos financeiros da comunidade.

Como o ProjectManager ajuda com os planos de melhoria de capital

Provavelmente haverá vários departamentos envolvidos no processo do plano de melhoria de capital. É melhor que todos estejam usando o mesmo sistema, que pode atuar como um hub central para toda a documentação. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda a rastrear fluxos de trabalho e orçamentos, definir prazos, monitorar o progresso e relatar os resultados. Nosso armazenamento de arquivos ilimitado fornece um hub central para sua documentação e nossa plataforma colaborativa conecta todos, não importa onde ou quando eles trabalham.

Acompanhe e compartilhe dados com painéis dinâmicos

Nosso painel ao vivo calcula automaticamente seis métricas de projeto, de custo a tempo e muito mais. Não há necessidade de configuração como com ferramentas leves inferiores. Ele está pronto quando você estiver, exibindo os resultados em gráficos e tabelas fáceis de ler que podem ser compartilhados com as partes interessadas para uma visão de alto nível do progresso e do desempenho. Esse também é um ótimo recurso para manter o público atualizado com as informações do projeto. Ele cria confiança por meio da transparência e ajuda todos a cumprir sua responsabilidade.

Recursos fáceis de relatórios para dados detalhados

Reportar às partes interessadas e ter registros detalhados do projeto ajuda a manter todos atualizados. Com visibilidade de como o projeto está indo, você pode gerenciar as expectativas e manter todos felizes. Nossos relatórios podem ser gerados com um clique e filtrados para refletir informações diretamente relevantes para as partes interessadas do seu projeto. Existem relatórios de status e portfólio, bem como relatórios sobre a integridade do projeto e muito mais. Todos eles podem ser facilmente impressos ou compartilhados como anexos em PDF.

À medida que o projeto muda ao longo dos anos, é fácil atualizar o plano de investimento de capital com nossa ferramenta online, esteja você no escritório, em casa ou em trânsito. Você sempre poderá alinhar seu plano de melhoria de capital com o plano estratégico maior e o orçamento anual. Automatize fluxos de trabalho para manter as equipes focadas no que importa e liberá-las do trabalho árduo. Garanta a qualidade com configurações de aprovação de tarefas que garantem que nenhum status seja atualizado sem a supervisão adequada. Temos tudo o que você precisa para fazer, gerenciar e relatar planos de melhoria de capital.

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