Gerenciamento de fluxo de caixa: por que o fluxo de caixa pode ser ainda mais importante que o lucro

Melhorar o fluxo de caixa é uma jogada inteligente para qualquer negócio. Não importa quão grande é o seu modelo de negócios, quão lucrativo você é ou quantos investidores você tem. Se você está procurando uma área para se concentrar que terá um impacto dramático em seus negócios, é isso.

Empresas novas e em crescimento muitas vezes não têm uma reserva de dinheiro extra para superá-las, porque estão sempre reinvestindo. Anos com o crescimento mais significativo – incluindo os primeiros anos de vida de uma empresa – também são desafiadores quando se trata de fluxo de caixa.

A gestão do fluxo de caixa é uma das muitas razões pelas quais é tão difícil fazer um novo negócio decolar.

O que é gestão de fluxo de caixa?

Então, o que é exatamente o gerenciamento de fluxo de caixa? O fluxo de caixa é a quantidade de dinheiro, dinheiro e não dinheiro, entrando e saindo de uma empresa. Um fluxo de caixa positivo é mais dinheiro entrando do que saindo, e um fluxo de caixa negativo é menos dinheiro entrando do que a empresa precisa para cobrir as despesas.

Para calcular o fluxo de caixa, uma empresa toma nota do caixa disponível no início e no final de um período específico. Este período de tempo pode ser uma semana ou um mês. O negócio terá um fluxo de caixa positivo se houver mais na conta no final do período do que no início do período; terá um fluxo de caixa negativo se houver menos caixa no final.

Ficar bom em gerenciamento de fluxo de caixa é uma das melhores coisas que você pode fazer pelo seu negócio. Além disso, é uma habilidade que você pode transferir para outros empreendimentos, bem como para suas finanças pessoais.

A diferença entre fluxo de caixa e lucratividade

Fluxo de caixa não é o mesmo que lucratividade. Um negócio lucrativo ainda pode não conseguir pagar suas contas. Da mesma forma, só porque uma empresa está cumprindo todas as suas obrigações financeiras não significa que seja lucrativa.

Lucro é um termo básico de contabilidade para pequenas empresas, que realmente só existe no papel. Medir o lucro é uma maneira particular de olhar para um negócio. Ele não diz muito sobre como o negócio está indo no dia-a-dia.

Como calcular o lucro

O primeiro passo para calcular o lucro é pegar sua receita total e subtrair o custo das mercadorias vendidas. A diferença é o seu lucro bruto.

Receita - Custo das Mercadorias Vendidas = Lucro Bruto

Por exemplo, se você vendesse $ 100.000 em cadeiras de balanço e as próprias cadeiras custassem $ 50.000 no atacado, seu lucro bruto seria de $ 50.000.

Receita: $ 100.000
Custo das Mercadorias Vendidas - $ 50.000
Lucro bruto: $ 50.000

Claro, você provavelmente teria outras despesas além de comprar as cadeiras. Por exemplo, você precisa de um local para guardar as cadeiras e pode exibir alguns anúncios para obter mais vendas. Essas despesas são chamadas de despesas operacionais e são subtraídas do seu lucro bruto.

As despesas operacionais incluem a maioria dos custos que não se relacionam diretamente com o que você vende – coisas como aluguel, equipamentos, folha de pagamento e marketing.

O segundo passo é subtrair as despesas operacionais do lucro bruto. A diferença é o lucro líquido.

Lucro Bruto - Despesas Operacionais = Lucro Líquido

Receita: $ 100.000
Custo das Mercadorias Vendidas: -$ 50.000
Lucro bruto: $ 50.000
Despesas Operacionais: -$ 35.000
Lucro Líquido: $ 15.000

Se o seu lucro líquido for um número positivo, você ganhou dinheiro. Se for um número negativo, você perdeu dinheiro. Este relatório como um todo é chamado de demonstração de resultados, ou lucro e perda (P&L).

O “problema” com o lucro

Em relação ao gerenciamento de fluxo de caixa de pequenas empresas, o problema com as demonstrações de resultados é que elas não mostram todo o seu negócio. Faltam algumas informações essenciais.

1. Reembolso da dívida

Se você tiver algum empréstimo comercial ou outro capital inicial para pagar, ele não aparecerá aqui. Apenas os juros desses empréstimos são incluídos em um P&L, embora os pagamentos de dívidas possam consumir muito dinheiro.

2. Pagamentos de equipamentos

Da mesma forma, se você fizer uma compra significativa de equipamento, o custo total não aparecerá nesta seção. Em vez disso, esse custo será distribuído ao longo da vida útil do equipamento. Se você gastar US$ 100.000 em uma linha de enlatamento e achar que ela durará 10 anos, sua declaração de renda mostrará uma despesa de US$ 10.000/ano por 10 anos, mesmo que você tenha que pagar tudo antecipadamente.

3. Impostos

Observe que seu lucro líquido não é tributado neste momento, o que significa que ele encolherá ainda mais. Mesmo que todo o seu lucro esteja disponível em dinheiro, você não poderá gastar tudo em um só lugar.

4. Dinheiro recebido

Por fim, muitas empresas usam a contabilidade de competência, que registra a receita mesmo que você ainda não tenha recebido o dinheiro. No papel, você pode ter $ 200.000 em vendas, mas se ninguém lhe pagou ainda, você ainda terá dificuldade em pagar suas contas.

Além disso, se você tiver estoque, todo esse produto terá valor e também será incluído em sua demonstração de resultados. Obviamente, para extrair dinheiro do seu inventário, você precisa vendê-lo primeiro.

Como você gerencia o fluxo de caixa e o lucro?

Em última análise, gerenciar o fluxo de caixa se resume ao timing. Você pode ser lucrativo ao longo de um mês ou um ano, mas não em um dia ou semana específico. Se suas contas vencerem no início do mês, mas você não tiver dinheiro no banco até o final do mês, você tem um problema de fluxo de caixa, mesmo que no final do mês você tenha faturado mais de você gastou.

Aqui está o negócio com o lucro: se você não é lucrativo no papel, você está em má forma. Você precisa aumentar sua receita ou diminuir suas despesas se quiser permanecer no negócio.

Mas só porque você é lucrativo não significa que seu negócio pode funcionar no piloto automático. Você ainda precisa praticar o controle do fluxo de caixa, especialmente se estiver crescendo.

Por que a gestão do fluxo de caixa é importante?

Embora possa parecer intimidante, há benefícios claros no controle do fluxo de caixa e na priorização de um gerenciamento eficaz do fluxo de caixa.

1. Prever deficiências

O primeiro e mais óbvio benefício de gerenciar o fluxo de caixa e o capital de giro é saber com antecedência quando você terá déficits. Não descubra que você não pode pagar o aluguel depois que o cheque for devolvido. Com um bom sistema implementado, você pode prever os déficits com semanas, às vezes até meses, antes do tempo, o que lhe dá tempo para elaborar um plano.

Por exemplo:

• Ligue para o seu senhorio e peça para descontar seu cheque alguns dias depois
• Atrasar uma remessa em algumas semanas para adiar o pagamento de impostos na alfândega
• Faça uma promoção para gerar vendas adicionais rapidamente
• Vá em uma coleção de farra para limpar contas pendentes

2. Reduza o estresse

Acredite ou não, gerenciar o fluxo de caixa aliviará muito estresse. Grande parte da ansiedade que os empreendedores experimentam em relação ao pagamento de contas vem de não saber o que está acontecendo e se preocupar se as coisas vão dar certo ou não.

É muito melhor saber o que está por vir, mesmo que as perspectivas não sejam boas. Quando você souber onde está, você se sentirá preparado. Mais importante, você estará equipado para lidar com isso.

3. Saiba quando crescer

Ao gerenciar o fluxo de caixa, você sabe exatamente quanto dinheiro precisa gastar no crescimento. Lembre-se, só porque seu P&L lhe diz que há dinheiro extra por aí, não significa que ele se materializará na vida real.

Da mesma forma, só porque você tem $ 20.000 no banco não significa que você pode gastá-lo. Você pode precisar dele para pagar as despesas futuras. Ao analisar seu fluxo de caixa ao longo de semanas e meses, você saberá quanto manter à mão e quanto pode guardar ou gastar em crescimento.

4. Ganhe alavancagem

Uma boa gestão do fluxo de caixa dá-lhe alavancagem. Se você precisar de uma linha de crédito do banco para superar um déficit ou quiser que um fornecedor lhe dê uma pausa por algumas semanas sem interromper o serviço, um bom sistema de gerenciamento de fluxo de caixa o apoiará e estabelecerá confiança.

Os bancos geralmente gostam de ver esse tipo de planejamento, especialmente se você puder mostrar claramente quando poderá reembolsar os fundos. É muito mais provável que os fornecedores sejam flexíveis se você puder dizer a eles exatamente como e quando pagará – em vez de cortar a comunicação como a maioria das empresas faz durante períodos difíceis. Essas pessoas querem o seu negócio e estarão mais dispostas a trabalhar com você nos altos e baixos se puderem confiar em você.

5. Mais preciso

O fluxo de caixa é significativamente mais preciso do que um orçamento. Os orçamentos dizem o que você quer que aconteça. Eles são desejosos, e os empreendedores são otimistas por natureza. As projeções de fluxo de caixa informam o que está realmente acontecendo para que você possa lidar com isso – mesmo que não seja o que você planejou no início do ano.

A maioria de nós (inclusive eu) muitas vezes prefere não pensar em gerenciar o fluxo de caixa e apenas esperar que tudo dê certo. Mas não vale o risco. Você realmente vai se sentir melhor por ficar em cima do seu dinheiro.

Como gerenciar o fluxo de caixa

Existem muitas ferramentas pagas por aí para ajudar a gerenciar o fluxo de caixa. Pessoalmente, acho que o gratuito é o melhor: o Planilhas Google. Qualquer pessoa pode usar uma planilha do Google para criar uma demonstração de fluxo de caixa. Embora seja um processo manual, não leva muito tempo para configurar e é fácil de rastrear.

Mais importante ainda, é fácil personalizar em tempo real e adaptar-se às suas necessidades ou situações específicas. Você pode ser tão amplo ou específico quanto quiser. E o tempo que você gasta criando e atualizando sua planilha é valioso para obter uma visão mais clara de sua situação.

A planilha de fluxo de caixa é um esboço de onde seu dinheiro está indo. Ele mostra quando o dinheiro entrará e quando sairá, e é uma ótima maneira de visualizar o gerenciamento do fluxo de caixa e ajustar sua abordagem.

Como você mantém o controle do seu fluxo de caixa?

A melhor maneira de manter o controle de seu dinheiro é com uma demonstração de fluxo de caixa. No gerenciamento de caixa de pequenas empresas, uma demonstração de fluxo de caixa é uma conta do fluxo de caixa que entra e sai de uma empresa durante um período contábil, como um mês, trimestre ou ano, embora você possa acompanhar o fluxo de caixa para qualquer período de tempo que ajude a você vê para onde seu dinheiro está indo. Experimente isso na Calculadora de fluxo de caixa da Shopify.

A maioria das empresas funciona melhor planejando semana a semana; no entanto, alguns podem precisar planejar diariamente, outros só precisam planejar mensalmente. Também depende de você se deseja incluir todas as despesas ou apenas categorias de despesas. Essas decisões dependerão da escala e da complexidade do seu negócio.

Da mesma forma, algumas empresas poderão projetar seu fluxo de caixa com precisão por seis meses, outras apenas duas semanas. Em geral, tente projetar de quatro a seis semanas com precisão razoável. Uma boa regra geral para o gerenciamento de fluxo de caixa de pequenas empresas é que quanto mais longe você estiver no futuro, menos precisas serão suas previsões.

Etapa 1: Prever despesas

O primeiro passo é definir todas as suas obrigações financeiras em andamento. Comece fazendo uma lista de tudo o que você tem que pagar – aluguel, salário, anúncios, taxas de software, pagamentos de empréstimos – qualquer coisa que saia do seu resultado final.

Anote para que serve a despesa, quanto é e quando é devido. Você provavelmente esquecerá algumas coisas, então revise seus extratos bancários e de cartão de crédito para ver quais outras despesas você encontra.

Etapa 2: prever receita

Em seguida, é hora de prever sua receita semanal. Muitas empresas experimentam flutuações nas vendas, por isso pode ser um pouco uma arte. Tente ser o mais preciso possível. Quanto mais estabelecido o seu negócio se tornar, mais fácil será.

Comece anotando qualquer receita garantida. Se você vender assinaturas ou tiver contratos de longo prazo, terá uma boa ideia do que está por vir. Você pode estimar se esses números vão subir, descer ou permanecer os mesmos. Se uma grande parte de suas vendas vier de clientes iniciantes, será mais difícil estimar. Ainda assim, você deve ter uma boa ideia do que esperar nas próximas semanas e meses. Quanto mais perto você chegar da realidade, melhor.

Uma prática recomendada no gerenciamento de caixa de pequenas empresas é analisar dados anteriores para auxiliar nas projeções. Em muitos casos, suas vendas desta semana de um ano atrás serão mais precisas do que suas vendas da semana passada, porque os dados históricos levam em consideração os ciclos anuais e a sazonalidade. Se você acredita que suas vendas vão crescer em relação ao ano passado, você pode aumentar o valor, mas é importante ser conservador para não acabar em uma situação ruim.

Ao prever a receita a cada semana, fique atento a qualquer queda nas vendas devido a feriados ou época do mês ou do ano, bem como promoções ou grandes negócios que afetarão positivamente sua receita.

Etapa 3: conecte seus dados

Agora vem a parte divertida: preencher seus dados. Primeiro, pegue sua cópia gratuita do modelo de projeção de fluxo de caixa. Você pode personalizar uma linha para cada despesa e cada fonte de receita. Você pode ser tão detalhado ou tão amplo que você precisa ser.

Dê uma olhada neste exemplo de gerenciamento de fluxo de caixa de negócios abaixo.

Se você vende vários produtos em um site, pode ter apenas uma fonte de receita. Se você usa vários canais, como web, varejo e feiras, convém ter uma linha para cada um, porque será mais fácil prever.

Certifique-se de adicionar receita à semana em que ela ficará disponível para você. Lembre-se de que pode levar alguns dias para cair na sua conta bancária.

Da mesma forma, preencha suas despesas. Alguns serão semanais, alguns quinzenais, alguns mensais, alguns variáveis. Você também terá muitas despesas diversas surgindo. Use a linha rotulada "Outro" para trabalhar estes na planilha.

Adicione seu saldo bancário inicial para a primeira semana. As semanas seguintes serão previstas automaticamente com base em suas projeções de receitas e despesas.

Etapa 4: atualize sua planilha de projeção

Sua planilha de fluxo de caixa é um documento vivo. Se você mantiver como uma planilha do Google, ela estará disponível a qualquer hora, em qualquer lugar. Você também poderá compartilhá-lo facilmente com outra pessoa, como seu contador ou outro funcionário.

Uma boa planilha de fluxo de caixa é atualizada regularmente. Uma vez por semana, faça login e atualize seu saldo bancário de fechamento. Se não corresponder aos seus cálculos anteriores, é uma boa ideia descobrir o motivo. Às vezes, as despesas que você esqueceu aparecem, ou você percebe que pode ter sido muito otimista em suas projeções de receita.

Em seguida, oculte a coluna do mês passado. Você não precisará mais dele, pois está no passado.

Por fim, adicione uma nova semana de projeções na última coluna. Você sempre quer ter um mínimo de quatro a seis semanas para planejar com antecedência.

Sempre que você estiver projetando um déficit, o saldo bancário final o alertará ficando vermelho, o que o levará a fazer algumas alterações. No modelo fornecido, você pode ver que um déficit é previsto no segundo mês.

Seis maneiras simples de melhorar o fluxo de caixa

Se sua empresa está sofrendo com uma má gestão de caixa, aqui estão sete maneiras de melhorar o fluxo de caixa hoje.

1. Foco no controle de estoque

Com o gerenciamento de fluxo de caixa em mente, considere atualizar o estoque para refletir os níveis atuais de oferta e demanda em seu negócio. Faça uma análise ABC frequente de seus produtos para determinar o que está vendendo e o que não está. Então, você pode manter mais estoque disponível que provavelmente se moverá rapidamente e se livrar do estoque morto com desconto.

2. Alugue, não compre

O financiamento de pequenas empresas é sempre complicado, especialmente em tempos difíceis. Você não quer se endividar muito, mas às vezes precisa investir em equipamentos ou estoques que serão recompensados ​​a longo prazo. Boas práticas de gestão de caixa seriam alugar em vez de comprar. Quando você aluga, você pode fazer pequenos pagamentos ao longo do tempo e manter o fluxo de caixa para suas operações do dia-a-dia. Também é uma despesa comercial, então você pode amortizá-la em seus impostos.

3. Envie faturas imediatamente

Uma parte fundamental do gerenciamento de fluxo de caixa de pequenas empresas é receber o pagamento o mais rápido possível. Se você enviar faturas imediatamente, os recebíveis chegarão mais rápido. Se você normalmente opera em um ciclo de cobrança mensal, converse com seus fornecedores para que eles saibam que você mudará para um modelo de fatura sob demanda. Pontos de bônus se você oferecer a eles um desconto no pagamento antecipado.

4. Procure fontes alternativas de receita

Se o seu cenário estiver mudando e pressionando seus fluxos de receita atuais, procure maneiras alternativas de ganhar dinheiro online. Você pode substituir temporariamente, ou mesmo permanentemente, fluxos de receita menos lucrativos por outros mais fáceis e eficazes.

Por exemplo, a disseminação do COVID-19 fechou muitas empresas físicas devido a paralisações obrigatórias. Uma das principais fontes de fluxo de caixa para essas empresas é o tráfego de pedestres. Para combater a queda na receita, eles estão movendo seus negócios online e oferecendo diferentes experiências de compras, como “Compre Online, Retire na calçada” e opções de entrega local.

Isso pode ajudar a facilitar o gerenciamento de seu fluxo de caixa e diminuir a pressão sobre sua receita.

5. Verifique se os fornecedores oferecem descontos no pagamento antecipado

Uma forma de preservar o capital de giro e a gestão do fluxo de caixa é pagar menos aos fornecedores. Alguns fornecedores podem ter descontos de pagamento antecipado que você não conhece. Pagar seus fornecedores antecipadamente pode ajudá-lo a economizar dinheiro e até mesmo melhorar a integridade de seus relacionamentos de fornecimento, especialmente se outros fornecedores estiverem atrasando pagamentos em condições comerciais anormais.

6. Use uma conta poupança com juros altos

Para maximizar seu fluxo de caixa, coloque dinheiro em uma conta poupança empresarial com juros altos. Encontre uma conta que lhe dê mais de 1% para deixar seu dinheiro nela, com um depósito mínimo baixo. Isso pode melhorar sua posição de caixa mês a mês e ajudá-lo a se preparar para quaisquer impactos imprevistos em seus clientes ou fornecedores.

Saiba mais: Como usar demonstrações financeiras para seu negócio de comércio eletrônico

Obtenha um modelo de projeção de fluxo de caixa gratuito

A maioria das empresas não pode sobreviver sem uma gestão adequada do fluxo de caixa. Mas qualquer um pode fazê-lo. Aproveite o tempo para se organizar agora, e será fácil ficar em cima disso.

Se você ainda não o fez, não se esqueça de pegar seu modelo de fluxo de caixa gratuito. Você pode acessar a planilha no Google Drive. Você precisará estar conectado à sua conta do Google para fazer uma cópia.

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Ilustração de Till Lauer