Conselho de Controle de Mudanças: Funções, Responsabilidades e Processos

É certo que haverá mudanças no plano do projeto durante a fase de execução do projeto. É impossível levar em consideração tudo – desde o clima até as cadeias de suprimentos e as solicitações de mudança – algo vai conspirar contra sua programação e orçamento. É por isso que os projetos têm um quadro de controle de mudanças.

O gerenciamento de projetos é metódico, mas a mudança não. Se forem solicitadas mudanças, o painel de controle de mudanças mostra como essas mudanças são gerenciadas com o mínimo de interrupção do plano do projeto. A importância de um conselho de controle de mudanças para um projeto bem-sucedido e de alta qualidade não pode ser exagerada.

O que é uma placa de controle de mudanças?

Um painel de controle de mudanças às vezes é chamado de painel de revisão de mudanças. É um grupo de pessoas da equipe do projeto que se reúne regularmente para considerar mudanças no projeto. Por meio desse processo de exame detalhado, o conselho de controle de mudanças decide sobre a viabilidade da solicitação de mudança ou faz recomendações de acordo. Um conselho de controle de mudanças inclui representantes das áreas funcionais relevantes do projeto, além do gerente do projeto. Provavelmente também há especialistas, clientes e patrocinadores incluídos. É claro que, dependendo do projeto e da organização, outros podem estar envolvidos.

Projetos maiores que incluem muitas equipes trabalhando juntas normalmente têm um painel de controle de mudanças central, além de vários painéis de mudanças específicos para sua área de projeto. Essas equipes se reportam ao conselho central de mudanças que tem a palavra final sobre o assunto. Também pode haver um quadro de alteração de site para alterações menores que afetam apenas sites remotos.

Uma vez que o conselho de controle de mudanças tenha aprovado uma mudança, a mudança deve ser gerenciada. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto com várias visualizações de projeto que permitem que você trabalhe como quiser. Qualquer que seja a visualização usada, você pode criar uma ou várias tags e filtrar de acordo para acompanhar as alterações do projeto. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

O que faz um conselho de controle de mudanças?

Um conselho de controle de mudanças analisa as solicitações de mudança que são analisadas em detalhes. As mudanças diferem dos requisitos de linha de base definidos na aprovação do plano do projeto. O conselho de controle de mudanças então debate os prós e os contras de uma mudança, e é por isso que é importante ter um conselho de controle de mudanças que reflita todos os aspectos do projeto, desde a equipe até o usuário final.

Ao avaliar a mudança de sua perspectiva, o conselho de controle de mudanças determina se a mudança vale o impacto que pode ter no cronograma e no orçamento do projeto. Uma vez que uma decisão é tomada, ela é entregue à equipe do projeto e ao cliente. O painel de controle de mudanças nem sempre é a última palavra sobre o assunto. Embora o conselho de controle de mudanças geralmente tenha autoridade, sua decisão nem sempre é final e obrigatória.

Funções e responsabilidades do Conselho de Controle de Mudanças

As funções em um conselho de controle de mudanças diferem por projeto, organização e setor. Em geral, existem papéis fundamentais que são comuns em todos os conselhos de controle de mudanças.

Gerente

O gerente lidera o grupo, coordena as atividades e supervisiona todos os aspectos da mudança. Ou seja, eles priorizam as solicitações de mudança e lideram a avaliação de impacto de como a mudança afeta o projeto. O gerente de mudanças é responsável por documentar o processo de gerenciamento de mudanças e os planos necessários para implementar a mudança. Eles também lideram as reuniões do conselho de controle de mudanças.

Aprovadores

Como o título sugere, um aprovador ou autoridade de mudança decide se a mudança é autorizada ou rejeitada. Pode ser um indivíduo, muitas vezes um gerente ou executivo, mas a resposta também pode depender do conselho de controle de mudanças para que eles possam tomar a decisão juntos. Os aprovadores trabalham em estreita colaboração com os gerentes para aprovar e direcionar mudanças na organização e/ou projeto. Em organizações menores, no entanto, o aprovador e o gerente de mudanças são as mesmas pessoas.

Partes Interessadas de Negócios

É comum ter stakeholders de negócios envolvidos no gerenciamento de mudanças e participar do conselho de controle de mudanças. Isso significa que vários departamentos podem ser trazidos para entender melhor o impacto da mudança. Eles podem, por exemplo, ser representantes dos departamentos de vendas ou finanças se essas equipes forem afetadas pela mudança.

Membros do time

As equipes que trabalham no projeto geralmente são as que enviam as alterações ao conselho de controle de alterações. Eles documentarão por que acreditam que a mudança é importante e ajudarão o projeto. Eles não estão apenas sugerindo a mudança, mas serão eles que implementarão, monitorarão e responderão a quaisquer problemas relacionados à mudança. Essas equipes podem ser desenvolvedores de software, testadores, escritórios de garantia de qualidade, equipes de marketing, etc.

Atendimento ao Cliente/Suporte Técnico/Agentes de Help Desk

Qualquer pessoa responsável por interagir com os clientes precisa ter um lugar no quadro de controle de mudanças. Eles estão na linha de frente do negócio, lidando com aqueles que realmente usam o produto ou serviço e têm uma compreensão íntima se uma mudança terá um impacto positivo ou negativo.

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Desenvolvendo um Processo para o Conselho de Controle de Mudanças

Parte do controle da mudança é ter um processo. O conselho de controle de mudanças faz parte do planejamento de gerenciamento de mudanças para um projeto ou organização. É uma maneira de capturar a mudança, examiná-la e aceitá-la ou rejeitá-la.

O primeiro passo é identificar a necessidade de uma mudança. Essas mudanças podem vir da equipe, fabricante ou outras partes interessadas. Onde quer que a mudança se origine, capturá-la é importante para iniciar o processo.

Em seguida, um conselho de controle de mudanças é montado ou a solicitação de mudança é entregue ao conselho para revisão. Conforme observado, o conselho de controle de mudanças é composto por pessoas de cada estágio do ciclo de vida do projeto para facilitar uma discussão abrangente e colocar a mudança em um contexto mais amplo.

É neste ponto que o conselho de controle de mudanças define o resultado e o objetivo do processo de controle de mudanças. Um cronograma é definido para garantir que a mudança e a documentação sejam criadas para alinhar a mudança com os objetivos do projeto.

Em vez de ser reativo, o conselho de controle de mudanças precisa permanecer proativo ao lidar com custos e cronogramas para evitar qualquer impacto prejudicial. Se a mudança for aprovada, o conselho de controle de mudanças entregará um cronograma seguido por um estágio de teste e iteração. Eles continuarão a se reunir e discutir possíveis problemas e garantir que a mudança permaneça dentro do cronograma.

Práticas recomendadas para CCBs

A importância de um conselho de controle de mudanças é clara: sem um processo para gerenciar as mudanças do projeto, você pode impactar negativamente o cronograma e os custos associados ao projeto. Já discutimos a primeira prática recomendada; tornar o conselho uma representação diversificada de representantes do projeto, incluindo todas as partes interessadas, membros selecionados da equipe, clientes, fornecedores, etc.

Depois de ter uma seção transversal das partes interessadas do projeto a bordo, você deseja definir claramente suas responsabilidades. Para que o conselho de controle de mudanças seja eficaz, ele deve ser do tamanho certo para responder às mudanças rapidamente e com suficiente perspicácia técnica e de negócios.

Assim como você cria uma carta para um projeto, deve fazê-lo com seu painel de controle de alterações. Isso permite que você defina o objetivo do conselho, o escopo de sua autoridade, critérios e responsabilidades de associação, procedimentos operacionais e processo de tomada de decisão. Quando compartilhado, isso deixa claro o que o conselho faz e o que não faz, permitindo que ele atue de forma mais eficaz. Você também deve anotar a frequência com que se encontram e o que leva a reuniões especiais e não planejadas.

O mais importante é concordar com um processo de tomada de decisão para manter todos alinhados. Ele determina como você define um quórum, quais regras regem suas atividades no conselho de controle de mudanças, o poder que o gerente do conselho tem e se as decisões tomadas pelo conselho precisam ser ratificadas por uma autoridade superior.

Como seria de esperar, a comunicação é fundamental, portanto, os canais e a frequência em que as partes interessadas são atualizadas devem ser bem definidos. Deve haver um membro cuja responsabilidade seja atualizar essas partes interessadas. Idealmente, deve haver um depósito de informações para garantir que todos estejam trabalhando com os dados mais atuais.

Não se esqueça do aumento de escopo. Deve ser uma prioridade para todos os membros do controle de mudanças e as partes interessadas pressionarão por mudanças que afetem o escopo do projeto. É o trabalho do conselho de controle de mudanças levar essas solicitações a sério e equilibrá-las com o cronograma e os custos do projeto.

Como o ProjectManager ajuda a gerenciar mudanças e projetos

Para ter um quadro de controle de mudanças eficaz que entregue projetos bem-sucedidos, dentro do prazo e do orçamento, você precisa de uma ferramenta que capture dados em tempo real. O ProjectManager é um software baseado em nuvem que fornece à equipe do projeto e ao painel de controle de alterações dados em tempo real para permitir que eles tomem decisões mais perspicazes.

Acompanhe as alterações com painéis em tempo real

Já mencionamos como nossas várias visualizações de projeto têm tags para ajudá-lo a acompanhar as alterações à medida que elas avançam no projeto. O painel em tempo real faz ainda mais. Ele fornece uma visão de alto nível do progresso e desempenho dessas alterações, calculando automaticamente os dados e exibindo-os em gráficos coloridos que acompanham seis métricas. Ao contrário do software menos poderoso, não há necessidade de configuração e está pronto para ser usado quando você precisar.

Mantenha as partes interessadas atualizadas com relatórios de um clique

As placas de controle de mudança precisam de dados. O painel é bom para uma visão geral, mas quando eles querem se concentrar em algo e dar uma olhada mais de perto, relatórios de um clique podem ser gerados para relatórios de status ou portfólio, tempo, custo e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para que os membros do conselho possam se concentrar nos dados mais relevantes. Os relatórios também são facilmente compartilháveis ​​e vêm em vários formatos para manter as partes interessadas atualizadas.

Como há uma fonte de verdade do projeto, tanto a equipe do projeto quanto o conselho de controle de mudanças podem trabalhar com os mesmos dados. Nossa plataforma colaborativa conecta equipes híbridas em qualquer lugar e a qualquer momento. Compartilhe arquivos, adicione tarefas e faça comentários em tempo real. Esteja você no escritório, em campo ou trabalhando em casa, oferecemos as ferramentas para colaborar e manter a produtividade.

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a identificar, acompanhar e relatar mudanças no projeto, organizar tarefas e se conectar com sua equipe para trabalhar com mais eficiência. Nossas múltiplas visualizações de projeto significam que os departamentos que trabalham tradicionalmente podem colaborar com aqueles que trabalham em um ambiente ágil. É realmente uma ferramenta híbrida e flexível. Veja por si mesmo. Comece hoje gratuitamente.