O que é Gestão de Mudanças? Processo e modelos explicados

Uma coisa é certa: a mudança vai acontecer em sua organização ou projeto. Para melhor planejar e responder às mudanças, primeiro, uma definição clara de gerenciamento de mudanças deve ser compreendida.

O que é Gestão de Mudanças?

O termo gerenciamento de mudanças refere-se às ações, ferramentas e modelos implementados para gerenciar diferentes tipos de mudança, seja no nível do projeto ou organizacional.

Existem várias estratégias de gerenciamento de mudanças organizacionais que podem ser aplicadas para gerenciar trabalho, recursos, processos de negócios e alocações orçamentárias, bem como diferentes tipos de mudanças organizacionais.

No nível do projeto, você precisará configurar uma estrutura de gerenciamento de mudanças que garanta que todas as mudanças no plano do projeto sejam devidamente aprovadas, implementadas e rastreadas para que o cronograma, o orçamento ou os recursos do projeto não sejam afetados por mudanças repentinas feitas no o escopo inicial, cronograma ou linha de base do orçamento.

O ProjectManager ajuda você a fazer um plano de gerenciamento de mudanças e rastreá-lo em tempo real, esteja você gerenciando mudanças de projeto ou mudanças organizacionais. Configure o plano com nossos gráficos de Gantt robustos, que preenchem o plano em uma linha do tempo visual para que você possa ver tudo em um só lugar. Adicione recursos, tarefas, durações, marcos e dependências de tarefas. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Modelos de Gestão de Mudanças

O uso de modelos de gerenciamento de mudanças ajuda a orientar as equipes nas transições necessárias em um projeto ou nível organizacional. Pode ser difícil se adaptar a novos processos, mas ao criar um plano de gerenciamento de mudanças, você pode obter benefícios para sua organização. Esses modelos de gerenciamento de mudanças podem ajudar a planejar e gerenciar mudanças organizacionais.

Modelo de Gestão de Mudanças de Lewin

Kurt Lewin, um psicólogo germano-americano, desenvolveu um modelo de gerenciamento de mudanças que divide a mudança com base em três fases: descongelar, mudar e recongelar. A primeira fase prepara você para a mudança, depois ela é implementada e, por fim, essa mudança é solidificada.

Modelo de gerenciamento de mudanças 7-S da McKinsey

Um modelo mais envolvente do que o de Lewin, envolve sete elementos. Eles são os sete S's, que são estratégia, estrutura, sistemas, valores compartilhados, estilo, pessoal e habilidade. Ao contrário de Lewin, não há uma ordem específica. Eles são usados ​​para abordar como cada um impacta o outro, a fim de identificar pontos fracos.

Modelo de Gestão de Mudanças de Kotter

O Dr. John P. Kotter é professor emérito de liderança na Harvard Business School. Ele é conhecido como o inventor de um processo de oito etapas para liderar mudanças que se tornou fundamental na estratégia de gerenciamento de mudanças.

1. Crie urgência
2. Forme uma coalizão poderosa
3. Crie uma visão para a mudança
4. Comunique a visão
5. Remover obstáculos
6. Crie vitórias de curto prazo
7. Construa sobre a mudança
8. Ancorar a mudança

Essa teoria de gerenciamento de mudanças é uma expansão do que é a base do gerenciamento de mudanças. A gestão da mudança se sustenta em quatro pilares. Eles são a determinação de que há necessidade de mudança, preparando e planejando essa mudança, implementando essa mudança e, por último, sustentando a mudança.

Modelo de Gestão de Mudança ADKAR

Este método de baixo para cima é focado nas pessoas por trás da mudança. ADKAR é um acrônimo que significa consciência, desejo, conhecimento, habilidade e reforço. Estes não estão em nenhuma ordem, mas abordam a necessidade de mudar, participar e apoiar a mudança, saber como fazer a mudança, ter as habilidades e o comportamento necessários para a mudança e depois sustentá-la.

Modelo de Transição de Pontes

Com este modelo, você está focando nas reações emocionais à mudança à medida que ela é implementada. Em vez de lidar com a mudança em si, esse modelo analisa como as pessoas respondem ao término, perda ou abandono de algo, o ponto neutro após a mudança e a abertura para um novo começo.

Kubler-Ross Estrutura de Gerenciamento de Mudanças

Com base nos cinco estágios do luto, esse método reconhece a reação emocional que as pessoas têm de mudar. Assim como o processo de luto tem cinco estágios, o mesmo acontece com o processo de mudança. Estes são negação, raiva, barganha, depressão e aceitação.

Modelo Satir de Gestão de Mudanças

Esse modelo trata de medir o estado emocional dos funcionários, acompanhando o desempenho por meio desses cinco estágios de mudança: status quo tardio, resistência, caos, integração e novo status quo. Portanto, esse modelo trata de preparar e aceitar a mudança, não de descobrir o que precisa ser mudado.

Modelo de Gestão de Mudanças PDCA

Também chamado de ciclo de Deming, este modelo, PDCA significa planejar, fazer, verificar e agir. Essas quatro fases ajudam na melhoria do processo, identificando o problema, fazendo alterações para resolvê-lo, monitorando e tomando medidas.

Teoria do Nudge

Como o nome indica, essa teoria trata do uso de sugestões sutis e indiretas baseadas em evidências para convencer os funcionários a fazer as mudanças necessárias. Para que isso seja bem-sucedido, você deve definir a mudança, levar em consideração o ponto de vista do funcionário, oferecer provas de que a mudança é válida e uma escolha, ouvir feedback, limitar opções e oferecer vitórias de curto prazo para solidificar a mudança.

Processo de Gestão de Mudanças

O gerenciamento de mudanças pode assumir várias formas. De pequenos projetos a grandes organizações, todos devemos lidar com mudanças e não há uma abordagem única quando se trata disso. No entanto, aqui estão algumas etapas que você pode seguir para orientá-lo no processo de gerenciamento de mudanças.

1. Defina a Mudança

Primeiramente, é importante definir qual é a mudança e informações gerais sobre ela para que você e sua equipe saibam como proceder. Faça a si mesmo perguntas sobre a mudança, como se ela foi planejada ou não. Terá um lançamento incremental ou precisará de uma implementação mais rápida? Essas perguntas o ajudarão a coletar informações sobre a mudança para que você possa criar um plano de gerenciamento de mudança eficaz. Certifique-se de usar pedidos de alteração para controlar a alteração em seus projetos, programas e portfólios.

2. Crie uma Visão de Mudança

Sua visão de mudança é uma descrição de como sua organização ficará depois que uma mudança for implementada com sucesso. Semelhante a uma análise de lacunas, descreve a diferença entre o estado atual e o estado futuro desejado e os benefícios esperados para o projeto ou organização.

3. Selecione um Modelo de Gestão de Mudanças

Existem vários modelos de gerenciamento de mudanças que você pode escolher, cada um com seus próprios prós e contras, dependendo das características específicas de seu projeto ou organização.

4. Crie um Plano de Gerenciamento de Mudanças

Um plano de gerenciamento de mudanças explica como a mudança será gerenciada, seja no nível do projeto ou organizacional. Ele descreve quais são as funções e responsabilidades do gerenciamento de mudanças, quem está no comitê de controle de mudanças, como funcionará o processo de solicitação de mudanças e quaisquer outros detalhes relacionados ao gerenciamento de mudanças.

5. Reúna uma equipe de gerenciamento de mudanças

Seu plano de gerenciamento de mudanças contém todas as estratégias, diretrizes e procedimentos que você usará para gerenciar mudanças. Agora você precisará de uma equipe para executá-los. Monte uma equipe multifuncional, para que você tenha diferentes perspectivas para analisar a mudança.

6. Implemente e acompanhe as mudanças

O trabalho não termina depois que você implementa uma mudança em seu projeto ou organização. É importante acompanhar e rastrear o impacto de suas alterações usando dados e indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Modelos de Gerenciamento de Mudanças

Aqui estão alguns modelos gratuitos que podem ajudá-lo no gerenciamento de mudanças no nível do projeto. Também temos dezenas de modelos de gerenciamento de projetos para ajudá-lo no planejamento, programação e acompanhamento.

Modelo de solicitação de alteração

Este modelo gratuito é ideal para agilizar o processo de aprovação da solicitação de alteração. Ele pode ser facilmente personalizado e compartilhado com sua equipe.

Alterar modelo de pedido

Os pedidos de alteração são um documento fundamental de gerenciamento de alterações do projeto. Este modelo gratuito é ideal para você começar.

Alterar modelo de registro

Este modelo de log de alterações é ideal para acompanhar todas as alterações que ocorrem durante o ciclo de vida do projeto.

O ProjectManager ajuda no gerenciamento de mudanças

Depois de definir seu processo, você precisa decidir quais ferramentas deseja usar para gerenciar esse processo de controle de alterações. Muitas equipes recorrem a modelos simples do Excel para listar solicitações de alteração e acompanhar o progresso. Normalmente, há vários pontos de dados que você deseja rastrear ao gerenciar um processo de controle de alterações:

• Descrição da solicitação de alteração
• Quem solicitou
• Prioridade do item
• Responsável responsável pela implementação da mudança
• A mudança de data foi implementada
• Notas

Essa é uma maneira simples de acompanhar o processo completo. Algumas ferramentas de software de gerenciamento de projetos, no entanto, ajudam você a gerenciar mudanças como parte de seu gerenciamento de projetos. Por exemplo, no ProjectManager, você pode rastrear alterações, juntamente com riscos e problemas, diretamente no software.

O benefício de incorporar o gerenciamento de mudanças em sua ferramenta de gerenciamento de projetos é:

• Acompanhe as mudanças com o projeto
• Anexar solicitações de mudança a tarefas específicas
• Receba alertas por e-mail quando as alterações forem atualizadas
• Acompanhe as alterações em um painel.

Quando as alterações estão conectadas a projetos específicos, ou mesmo quando você faz alterações organizacionais em seu próprio projeto, pode ser útil usar ferramentas que mantêm seu processo avançando por meio de recursos de automação e rastreamento. Qualquer que seja a ferramenta que você use, lembre-se de que a mudança deve ser liderada. Enquanto a mudança acontece, gerenciar a mudança requer liderança.

A mudança acontece, mas sem as ferramentas certas para gerenciá-la, é a mudança e não você quem está dirigindo o projeto. Para ter um forte processo de gerenciamento de mudanças, você deve ter uma ferramenta de gerenciamento de mudanças capaz. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que fornece dados em tempo real para que você possa identificar as mudanças no momento em que estão acontecendo. Então você tem os recursos que você e sua equipe precisam para resolver essas alterações. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente e gerencie as alterações fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias.