Solicitação de mudança: como enviar, gerenciar e executar

Dizemos isso o tempo todo – a mudança é inevitável. Esse ditado é tão verdadeiro para projetos e organizações quanto para todo o resto. A mudança pode parecer uma inconveniência ou uma resposta a problemas inesperados. E enquanto isso acontece, um pedido de mudança também pode ser completamente natural, e até positivo, no grande esquema das coisas. Porque, em última análise, mudança é evolução.

Então, como as mudanças podem ser usadas a seu favor? Criamos um sistema para orientar essas mudanças. Este sistema evita confusão e desorganização que pode afundar e operar, e tudo começa com uma solicitação de mudança.

O que é uma Solicitação de Mudança?

As solicitações de mudança atuam como esses documentos formais e são um componente central do processo de gerenciamento de mudanças. Esses documentos descrevem modificações em algum aspecto do projeto ou organização – geralmente em um nível alto, como uma entrega do projeto ou operações organizacionais.

As solicitações de mudança podem vir de dentro ou de fora da organização e, embora as alterações solicitadas possam variar muito, o processo para criá-las é o mesmo. Essa continuidade simplifica o processo de criação, submissão, monitoramento e aprovação (ou negação) dos mesmos.

Tipos de Solicitações de Mudança

As solicitações de mudança podem ser classificadas em diferentes categorias, dependendo do objetivo da mudança. Aqui estão os quatro principais tipos de solicitações de mudança que você deve conhecer. Cada um desses quatro pode ser aplicado a projetos e organizações como um todo.

• Alteração normal: Uma solicitação de alteração normal trata de uma alteração significativa nas operações, sistemas existentes, infraestrutura etc. Esse tipo não é incomum, mas implica que alterações substanciais e de longo alcance precisam ser feitas. E, como você pode imaginar, as solicitações normais de alteração geralmente resultam em solicitações adicionais.
• Mudança padrão: uma solicitação de mudança padrão propõe uma mudança de baixo risco que ocorre com frequência. Como já discutimos, muitas mudanças são perfeitamente naturais ao longo de um projeto ou de uma organização. Essas mudanças podem ser pensadas como evolução. São propostas delineando o que precisa ser modificado, mas a modificação em si seguirá um sistema preexistente.
• Mudança importante: Uma solicitação de mudança importante propõe uma mudança significativa que exigirá financiamento substancial. Grandes mudanças representam um alto risco, mas também podem colher grandes recompensas. Essas mudanças não ocorrem com frequência e, se forem mal tratadas, podem causar sérios danos. Dito isto, eles são necessários para fazer modificações extremas.
• Mudança de Emergência: Uma solicitação de mudança de emergência é uma proposta de alta prioridade para mudança imediata. Esse tipo geralmente é o resultado de um erro ou algo que não está saindo conforme o planejado e pode ser usado para evitar que essas circunstâncias inesperadas causem estragos.

Qual é o objetivo de uma solicitação de mudança?

Em qualquer projeto ou organização, existe a possibilidade de que processos ou tarefas precisem ser alterados. As solicitações de mudança existem para documentar oficialmente os detalhes sobre os aspectos que precisam ser alterados. Seu objetivo é solicitar uma modificação e controlar essa alteração.

Essas modificações podem ser necessárias quando metas e objetivos de alto nível e/ou entregas do projeto mudam ou são adicionados. Por exemplo, um cliente pode querer mudar as entregas de um projeto, uma empresa pode querer expandir sua missão, uma organização pode querer melhorar a comunicação ou as operações internas. A lista continua. Independentemente de qual seja a mudança, as solicitações de mudança documentam a modificação proposta.

Essas solicitações formais listam todas as informações pertinentes e são então repassadas a uma parte interessada individual (ou a um conselho ou grupo de indivíduos) para aprovação. As solicitações de mudança resumem tudo o que eles precisam saber e simplificam o andamento do processo de gerenciamento de mudanças.

O que uma solicitação de mudança deve incluir?

Não importa o tipo de solicitação de mudança feita, existem algumas bases que você deve ter certeza de cobrir. Comece com esses componentes principais e construa o restante de suas solicitações de mudança em torno deles.

• Título
• Número de identidade
• Tipo de solicitação
• Fonte: solicitação interna ou externa
• Pequena descrição

Dependendo do tipo de mudança ou da organização ou projeto, você pode querer incluir detalhes adicionais. Tudo bem, mas você deve manter essas seções adicionais curtas e agradáveis ​​e garantir que o formato de cada solicitação seja o mais consistente possível.

Como estabelecer um processo de mudança

É importante ter um sistema concreto de processamento de solicitações. Isso cria um conjunto de etapas que qualquer pessoa pode seguir e reduz os erros. Isso parecerá diferente dependendo do setor, organização ou projeto, mas há alguns pontos universais que eles precisam atingir. Aqui estão alguns para focar:

1. Decida quais solicitações de mudança incluirão

As solicitações de mudança podem afetar muitos aspectos do projeto, até mesmo toda a organização. Mas, independentemente do tipo de solicitação enviada, todas devem conter os mesmos componentes e responder às mesmas perguntas. Essa consistência na formatação contribui para melhores registros e relatórios mais completos.

Como a consistência é muito importante, muitas organizações optam por usar modelos ao criar um. Esses modelos simplificam a localização das informações que você procura porque você já está familiarizado com a formatação. Um modelo também garante que nenhum detalhe seja deixado de fora.

2. Determinar o tipo e escopo da solicitação de mudança

Como mostramos, existem diferentes tipos de solicitações de mudança, cada uma com suas próprias características definidoras. Para enviar e processar um adequadamente, você deve saber qual é o tipo. Uma grande mudança, por exemplo, será gerenciada de forma diferente de uma mudança normal.

Todos devem incluir as mesmas informações básicas, mas dependendo do tipo de solicitação, haverá algumas diferenças. Uma maneira infalível de decidir como serão essas diferenças é determinar o escopo da solicitação. Em outras palavras, qual será exatamente o efeito da mudança que você está solicitando? Qual será o alcance da mudança que você está fazendo?

3. Estabeleça uma Cadeia de Comunicação

O envio de uma solicitação não é o fim do processo. Na verdade, o envio geralmente só inicia uma conversa mais longa. Independentemente de uma solicitação de alteração ser aprovada ou negada, provavelmente haverá algum vai e vem entre a pessoa que envia a solicitação e a pessoa responsável por revisá-la.

Como as solicitações de mudança geralmente iniciam essas conversas, é importante estabelecer exatamente como essas “edições” serão discutidas ou as perguntas serão feitas. Cada parte deve saber com quem falar e como expressar suas dúvidas, preocupações, críticas, etc. Quando existe um sistema definido, isso reduz o conflito e melhora a eficiência.

4. Defina os próximos passos

Quando aprovado, é hora de executar as alterações resultantes. Isso geralmente recai sobre muitos indivíduos diferentes e pode até envolver diferentes departamentos. Talvez a parte mais importante do estabelecimento de um processo de controle de mudanças seja decidir o que acontecerá depois que uma solicitação for aprovada.

Embora as alterações aprovadas possam variar muito, as etapas após a aprovação devem ser as mesmas. Isso inclui realizar uma reunião e preencher os formulários necessários. A chave é ter um sistema para receber solicitações aprovadas de documentos e transformá-las em realidade.

Como o ProjectManager ajuda a gerenciar mudanças em seu projeto

Ao criar e enviar solicitações de alteração, é importante ter as ferramentas de documentação adequadas. Ao longo de um projeto, você precisará organizar e armazenar uma série de documentos para que tudo seja fácil para qualquer pessoa encontrar e nada se perca. O ProjectManager permite que você carregue todos os documentos necessários para o seu projeto, com espaço de arquivo ilimitado.

E se você precisar apontar um detalhe específico em uma solicitação de mudança, basta deixar um comentário no documento e marcar o(s) membro(s) da equipe que deseja mostrar. Isso elimina a necessidade de enviar pdfs por e-mail. para frente e para trás e coloca todas as suas correspondências em um espaço.

Manter todas as suas solicitações de alteração em um local também facilita a execução das próprias alterações. Como essas solicitações ficam no mesmo espaço que seu plano de projeto, cronograma, painel, ferramentas de gerenciamento de tarefas e muito mais, você pode fazer ajustes com apenas alguns cliques e começar a trabalhar imediatamente.

O ProjectManager é um software baseado em nuvem que gerencia as alterações em seu projeto com recursos que o orientam em todas as etapas. Identifique o que precisa mudar, planeje a mudança e acompanhe seu progresso com a mesma ferramenta. Assuma o controle total das alterações do projeto experimentando o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.