Melhores ferramentas de planejamento de projetos: aplicativos, softwares e modelos

Os projetos não se completam sozinhos. Eles precisam de planos para direcioná-los para o sucesso. Um plano de projeto forte permite que você organize tarefas e atribua recursos para executá-las, tudo dentro de um orçamento definido e dentro de um prazo. Não é realista pensar que você pode simplesmente improvisar, e é por isso que é recomendado que você use algum tipo de planejador de projeto.

O que é um planejador de projetos?

Um planejador de projeto é qualquer ferramenta que ajuda você a acompanhar o tempo, os custos e as tarefas durante a execução de um projeto. Ao longo dos anos, muitos tipos de planejadores de projetos foram criados, como notebooks, software de gerenciamento de projetos e, mais recentemente, aplicativos móveis. Analisaremos diferentes ferramentas de planejamento de projetos para que você possa decidir o que é certo para você.

ProjectManager permite que você crie um plano de projeto avançado. Isso significa criar e monitorar seu plano com recursos avançados de rastreamento de tarefas, custos e tempo. O ProjectManager não é apenas um excelente planejador de projetos, mas também um software de gerenciamento de projetos completo.

Ferramentas obrigatórias do planejador de projetos

Existem muitos planejadores de projetos disponíveis online. De notebooks a aplicativos de gerenciamento de projetos, você encontrará muitas opções. Todos eles têm seus prós e contras, dependendo de suas necessidades. Aqui nós compilamos os recursos mais importantes que você deve procurar ao escolher um planejador de projeto.

Gráficos de gantt

Se você estiver planejando um projeto maior e mais complexo, a ferramenta principal é o gráfico de Gantt. Essa ferramenta de planejamento de projetos se parece com uma planilha de um lado e uma linha do tempo do projeto do outro. As tarefas são listadas à esquerda e, em seguida, preenchem a linha do tempo do projeto à direita. Isso lhe dá uma visão completa de todo o plano do projeto em todo o seu ciclo de vida.

As vantagens de usar um gráfico de Gantt são que ele visualiza projetos grandes e pequenos, simples ou complexos, de tal forma que você pode ver o quadro geral. É uma ótima maneira de organizar muitas tarefas, subtarefas e marcos para que você possa gerenciar seu plano diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou mesmo anualmente. Tudo isso ajuda você a controlar melhor a equipe, o tempo e o gerenciamento de recursos.

Os gráficos de Gantt são o planejador de projeto padrão ouro e com o qual você deve estar familiarizado, mesmo que não opte por usá-lo. Aqui estão alguns fabricantes de Gantt para você começar.

• Ganttpro: Por ser focado em gráficos de Gantt, eles fazem isso bem, com cronogramas, carga de trabalho e cronogramas facilmente definidos. No entanto, não há recursos de relatório.
• Celoxis: Suporta projetos grandes e complicados, permitindo até mesmo vincular tarefas de diferentes projetos. Mas é um software empresarial e difícil de aprender a usar bem.
• Trello: o Trello não oferece gráficos de Gantt, mas é possível transformar seu projeto do Trello em um gráfico de Gantt usando o ProjectManager

Listas de Tarefas

Isso também é chamado de lista de tarefas. É uma maneira de reunir todo o trabalho que você precisa fazer em um único lugar. Eles são uma ótima maneira de gerenciar suas tarefas, sejam elas tarefas diárias, semanais ou até mensais. É fácil e eficiente. Você pode até dividir suas tarefas em subtarefas para organizá-las melhor.

O planejador de projetos em estilo de lista pode estar offline como um notebook, mas existem muitas ferramentas de software que adicionam eficiência ao colocar sua lista de tarefas online. Você pode editar, filtrar e adicionar tags facilmente para priorizar seu trabalho. Algumas listas até permitem que você compartilhe com outras pessoas para trabalhar melhor em conjunto. Mas o melhor de tudo é que uma lista de tarefas garante que nada seja esquecido.

No entanto, uma lista de tarefas é melhor quando você não está lidando com todo o trabalho de um projeto. Imagine abrir sua lista de tarefas e ver um pergaminho sem fim? Embora algumas listas de tarefas forneçam recursos para priorizar, a maioria é limitada em quanto você pode estruturá-las. Isso pode torná-los confusos. Depois, há o fato de que você deseja integrar seu calendário ou outras ferramentas, o que pode não ser possível, deixando você pulando de um aplicativo para outro.

Aqui estão alguns programas de lista de tarefas que podem ajudá-lo a planejar seu projeto:

• Todoist: Software de gerenciamento de tarefas baseado em janela, que é usado para pequenas listas de tarefas pessoais para trabalhos maiores voltados para negócios.
• Google Keep: Mais um serviço de anotações, mas um ótimo lugar para coletar suas tarefas e é o Google, por isso funciona com seus outros aplicativos.

Calendários de projetos

A maioria de nós já usou um calendário em algum momento de nossas vidas, sabemos que eles são uma ferramenta de controle de tempo. Mas poucos sabem que os calendários de projetos também são uma ferramenta eficaz de planejamento de projetos. Eles permitem que você acompanhe todos os prazos do seu projeto em um só lugar, estabeleça metas e promova a transparência.

Felizmente, você não precisa mais comprar um calendário físico, pois existem muitos aplicativos de planejamento de projetos equipados com calendários de projetos. No entanto, a maioria deles é limitada se você precisar de um software de planejamento de projeto robusto para projetos complexos.

Planilhas

As planilhas são úteis para muitas disciplinas. Quando se trata de planejamento de projetos, o Excel e outras ferramentas de planilhas podem ser usadas para criar gráficos básicos e listas de tarefas. Isso permite que você os use como um planejador de projeto simples.

No entanto, há muitos problemas ao compartilhar arquivos, colaborar com sua equipe e apenas se comunicar com eles se você estiver usando o Excel apenas como planejador de projetos. É por isso que alternativas como as planilhas do Google foram desenvolvidas ao longo do tempo, mas não são tão poderosas quanto o software ou aplicativo dedicado ao planejador de projetos.

Quadros Kanban

Os quadros Kanban são uma ferramenta de planejamento que ajuda os gerentes de projeto a visualizar o fluxo de trabalho na forma de cartões e colunas. Os cartões kanban representam tarefas e são empilhados sob colunas que representam as diferentes etapas do ciclo de produção. Por exemplo, um cartão pode atribuir uma tarefa como corrigir um bug em um projeto de software. As colunas seriam fazer, fazer, testar, fazer. O cartão se move de um para outro à medida que o membro da equipe designado conclui o trabalho.

A vantagem de usar o kanban é que ele ajuda as equipes a saber o que precisa ser feito e quando, ao mesmo tempo em que dá aos gerentes uma visão do processo para que possam rastrear e realocar recursos conforme necessário para manter o trabalho avançando sem problemas. Ele equilibra os recursos com a capacidade, enquanto melhora esse processo regularmente. Isso reduz o desperdício, bem como o tempo desperdiçado, as eficiências aumentam e a produtividade melhora.

Os quadros Kanban são uma ferramenta bacana e podem ser um recurso valioso no planejamento do seu projeto. Aqui estão algumas opções de software kanban para experimentar.

• Microsoft Planner: O Microsoft Planner serve como um aplicativo de super lista de tarefas. Ele faz uso de cartões de tarefas em uma interface de quadro kanban.
• Trello: Criado para equipes colaborativas, dando-lhes quadros, listas e muito mais para manter seu trabalho bem organizado e flexível, enquanto prioriza tarefas.
• Kanbanery: Uma ferramenta kanban que oferece modelos para você começar ou quadro personalizado. Os cartões têm várias maneiras de observar seu progresso, além de espaço para comentários.

Caderno do Planejador de Projetos

Pode parecer um pouco antiquado, nos dias de hoje, usar uma ferramenta de planejamento de projetos que não esteja online. Mas coletar seu plano em um caderno é um método testado e comprovado para gerenciar um projeto. Eles podem ir de simples a muito complexos, mas, na verdade, o que mais você precisa além de um bloco e uma caneta para se organizar?

Certamente, um caderno de planejamento de projeto funcionará melhor com projetos menores que não envolvem muita participação da equipe. Eles podem ser ideais para acompanhar seu próprio trabalho; digamos, as tarefas que lhe são atribuídas em um projeto maior. Um notebook é melhor como ferramenta para uma pessoa, pela razão óbvia de que as informações contidas estão apenas entre essas capas e, portanto, não são facilmente compartilhadas.

Se você deseja se organizar e usar um planejador de projeto para colocar seu trabalho pessoal em ordem ou gerenciar as tarefas que lhe são atribuídas no trabalho, tente um destes:

• Caderno de Capa Dura Tinta + Volt: Caderno clássico com fita para marcar seu lugar e formato simples de página pautada.
• Poketo Pocket Planner: Com cores fortes e recursos que ajudam você a mapear, organizar e concluir projetos, este planejador de projetos tem data aberta anual, mensal e semanal.

Planejadores de Projetos de Estilo Híbrido

Se você viu aspectos de listas de tarefas, gráficos kanban e de Gantt que o atraem, você não está sozinho. Não há uma maneira única de planejar um projeto, e a maioria dos projetos não é executada por uma pessoa. Portanto, ter vários planejadores de projeto é um acéfalo. É por isso que você encontrará muitas opções de software que oferecem duas ou mais dessas ferramentas em seu conjunto de recursos.

Modelo de Planejador de Projeto Gratuito

Se você ainda não está pronto para experimentar um software de planejamento de projetos ou um aplicativo de planejamento de projetos, temos outra alternativa para você. Você pode usar nosso modelo de plano de projeto gratuito para ajudá-lo a planejar todos os seus projetos. Apenas preencha as placas e personalize-as como você precisa. Além disso, você pode usar nosso modelo de gráfico de Gantt gratuito para Excel para acompanhar o cronograma do seu projeto.

Aplicativo Planejador de Projetos Gratuito

Precisa de um planejador de projetos em movimento? Baixe nosso aplicativo de planejador de projetos gratuito para Android e iOS. Verifique seu plano de projeto usando seus dispositivos móveis em qualquer lugar, a qualquer hora.

Nunca perca atualizações importantes, obtenha visibilidade dos fluxos de trabalho e comunique-se com sua equipe em tempo real. Visualize e gerencie detalhes de tarefas, incluindo responsáveis, data de vencimento, prioridade, subtarefas e muito mais no aplicativo móvel.

O que torna o ProjectManager o melhor planejador de projetos?

O ProjectManager é um planejador de projetos premiado que oferece várias visualizações para gerenciar seu plano em uma variedade de recursos, todos dedicados a fazer você trabalhar de forma mais inteligente. É colaborativo em sua essência e tem uma única fonte de verdade para que todos estejam na mesma página ao executar o plano do projeto. Personalize fluxos de trabalho e defina aprovações de tarefas para garantir que seus planos sejam executados corretamente enquanto libera as equipes para se concentrarem no que importa. Vamos mergulhar nos recursos que fazem do ProjectManager a melhor ferramenta de planejamento de projetos para projetos de todos os tamanhos.

Listas de Tarefas

Você não apenas pode criar um projeto facilmente adicionando tarefas ou importando sua lista de tarefas de uma planilha, mas também pode priorizar, marcar para agilizar a pesquisa, filtrar por responsável e muito mais. As colunas podem ser classificadas como você quiser e arrastadas para onde quiser. Depois de criar seu projeto no planejador de lista de tarefas, ele também aparece em todas as outras visualizações do projeto.

Quadros Kanban

Uma dessas visualizações é o quadro kanban de arrastar e soltar. Isso significa que você pode mover os cartões com o cursor à medida que avança no ciclo do projeto. O quadro visualiza essas etapas na carga de trabalho ou permite que você organize por categoria. Os quadros são preenchidos automaticamente com colunas para fazer, fazer e feito, mas você pode personalizá-los como quiser.

Clicar no cartão mostra os detalhes da tarefa, como descrições, datas de vencimento e arquivos, e comentários também podem ser adicionados para ajudar as equipes a colaborar. As equipes podem até adicionar seu progresso para manter todos atualizados. Filtre o quadro por progresso ou data de vencimento para ficar por dentro do seu plano.

Gráficos de gantt

O criador de gráficos de Gantt interativo elimina toda a dor da criação tradicional de Gantt e adiciona recursos para dar a você mais controle sobre seu plano de projeto. O Gantt mostra suas tarefas em uma linha do tempo em cascata, permitindo que você atribua a essas tarefas custos, recursos e, em seguida, membros da equipe para concluí-las.

As tarefas podem ser dependentes, o que significa que uma pode começar ou terminar até que outra comece ou termine. Não identificar essas tarefas pode levar a gargalos mais tarde no projeto. O Gantt permite que você vincule essas dependências de tarefas para garantir que elas nunca sejam esquecidas. Marcos também podem ser adicionados para marcar o fim de uma fase e o início de outra ou apenas observar os prazos.

Assista ao vídeo incorporado para obter uma visão geral do produto e como ele pode ajudá-lo a planejar seu projeto.

Se você está procurando um planejador de projetos baseado em nuvem que permita trabalhar como quiser, então você quer o ProjectManager. Ele tem várias visualizações de projeto que funcionam juntas, enquanto monitora e acompanha seu progresso para que você possa cumprir o cronograma. Veja como ela é a ferramenta de gerenciamento de projetos preferida para dezenas de milhares de equipes que trabalham para a NASA, o Bank of America, Ralph Lauren e muito mais, fazendo este teste gratuito de 30 dias hoje.