Como limpar sua lista de e-mail (e por que você precisa de limpeza regular)

Depois de todo o tempo e esforço que você gasta criando e aumentando uma base de assinantes, pode ser desanimador saber que agora você precisa limpar sua lista de e-mail. Ao limpar sua lista, você estará removendo as pessoas que pensou que gostariam de comprar de você, tornar-se parte de sua comunidade e compartilhar seus negócios com outras pessoas.

Isso é realmente verdade, no entanto? De que servem os leads antigos se, com o tempo, o engajamento deles cair? Além disso, ao acumular leads antigos, você está realmente afetando sua reputação de remetente de e-mail, uma pontuação que afeta todas as suas outras métricas de e-mail. Vale a pena manter apenas alguns “talvez”?

Construir e-mail por causa dos números não é uma prática que você deseja continuar se quiser ter uma lista de e-mail saudável. Então, vamos discutir algumas coisas importantes que você vai querer saber quando sua lista de e-mail tiver algumas teias de aranha. Neste post, veremos por que a limpeza da sua lista é importante, quando você saberá que é hora de uma limpeza e, finalmente, as etapas a serem seguidas para fazê-lo.

Razões para se esforçar por uma lista de e-mail limpa

Até agora, você provavelmente já ouviu tudo sobre por que você deve aumentar sua lista de e-mail. Na verdade, você pode se orgulhar da base de assinantes que conseguiu reunir. Agora, a melhor maneira de manter essa motivação e crescimento é mantê-lo otimizado para engajamento.

Uma lista de e-mail estagnada ou infestada de bots é pior do que não ter nenhuma lista. Sim, você leu certo. Portanto, uma vez que você tenha um bom sistema para atrair visitantes e inscrevê-los como assinantes, você deve agendar limpezas frequentes de sua lista. Veja por que a manutenção de e-mail beneficiará sua lista:

Mantendo a reputação do remetente

A reputação do remetente, também conhecida como reputação de IP ou pontuação de IP, é o que provedores de e-mail como o Gmail avaliam quando filtram e-mails para entregá-los ao spam ou à caixa de entrada principal. Se você não tiver certeza de qual é a reputação do seu remetente, verifique em sites como o senderscore.org. Você deve se esforçar para obter uma pontuação igual ou superior a 90.

Para evitar que sua reputação de IP se torne o vilão entre você e suas vendas, você terá que evitar certos erros, como aumentar sua lista indiscriminadamente. Outros erros comuns que os profissionais de marketing cometem ao cultivar e nutrir listas de e-mail são:

• Permitir erros de ortografia ao coletar e-mails
• Comprando e-mails
• Envio de conteúdo de má qualidade
• Não ser consistente

Para evitar problemas com sua pontuação de IP, você deve tratar sua lista como se fosse um bem precioso. Limpe e mantenha-o para que ele mantenha seu valor nos próximos anos.

Melhorar a taxa de rejeição

Ao enviar e-mails, você pode ver uma estimativa aproximada da saúde da sua lista observando a taxa de rejeição. Essa é uma métrica que mostra quantos de seus e-mails nunca encontraram o endereço para o qual foram enviados, seja porque ele não existe mais, porque o usuário o abandonou ou porque foi digitado incorretamente quando foi coletado. Tente limpar a lista de e-mail para limpar todos os contatos que estão causando devoluções. Isso melhorará imediatamente sua taxa de rejeição para manter a pontuação de IP da sua lista segura.

Aumentando a capacidade de entrega

Entregabilidade é a métrica que mede a capacidade que seus e-mails têm de ir para as caixas de entrada de seus assinantes. Você pode verificar a capacidade de entrega de cada campanha observando quantas foram entregues versus quantas foram rejeitadas. Existem algumas coisas que afetam a entrega de e-mail para pior, por exemplo:

• Enviando e-mail de um endereço de e-mail de domínio gratuito
• Impedir que os usuários cancelem a inscrição por não torná-lo acessível
• Envio de e-mails que não geram engajamento
• Usando encurtadores de URL como bitly

Ao limpar sua lista, você provavelmente aumentará o engajamento geral de suas campanhas de e-mail e evitará afetar sua capacidade de entrega.

Otimizando os custos de gerenciamento de e-mail

A maioria das ferramentas de gerenciamento de e-mail cobra de acordo com o tamanho da sua lista. Se você está pagando por essa lista maior, deve ser para que você possa tirar o máximo proveito dela. Quando está cheio de leads antigos, seus custos aumentam, mas suas taxas de conversão diminuem. Se alguma vez houve um momento para soar um alarme em sua equipe de marketing, seria este.

Ao trabalhar para uma lista de e-mails limpa, você começará a ver como o custo de gerenciá-los se torna mais adequado ao seu orçamento e mais eficiente para suas metas de vendas.

Sinais de que você precisa limpar sua lista de e-mail‌

A reputação do remetente é uma maneira de ver como está o desempenho da sua lista de e-mails, mas, como mencionamos anteriormente, essa pontuação pode revelar mais problemas do que apenas e-mails. Também pode ser falta de consistência ou sinal de conteúdo de baixa qualidade. As limpezas regulares são importantes, quer você veja ou não sinais de perigo em sua lista de e-mail, mas um número maior de cancelamentos de assinatura e relatórios de spam são duas bandeiras vermelhas rastreáveis ​​a serem observadas. Então, como você sabe se precisa ou não limpar sua lista de e-mail? Aqui estão alguns sinais de que sua lista precisa de manutenção:

Sua taxa de rejeição aumentou

A cada campanha que você envia, você deve analisar o desempenho não apenas de quantas pessoas a abriram (sua taxa de abertura), mas também de quantas rejeições ela recebeu. Se você estiver recebendo mais devoluções, talvez seja hora de dar uma olhada nos endereços que apresentam problemas e descobrir o motivo.

Você pode se perguntar se deve excluí-los todos imediatamente e se livrar do problema completamente, mas há um caso a ser feito para esperar. A coisa sobre a taxa de rejeição é que existem dois tipos diferentes de saltos, duros e suaves.

Tipos de devoluções de e-mail

Nem todas as devoluções de e-mail acontecem pelos mesmos motivos. Os saltos duros são aqueles dos quais você deve se livrar. Estes são saltos que não serão corrigidos. Talvez o endereço de e-mail não exista ou tenha sido excluído permanentemente. Soft bounces são aqueles que estão tendo problemas temporários. Talvez o destinatário esteja sem armazenamento ou esteja com problemas para obter um arquivo que você anexou. Quando os servidores de e-mail veem uma devolução, eles geralmente tentam reenviar o e-mail alguns dias depois.

Então, como você sabe o que é um salto de quebra de acordo e o que você deve dar uma segunda chance? Você não. É por isso que a coisa mais comum a fazer não é excluir todos os endereços de e-mail que retornam, mas manter o controle sobre eles. Se eles continuarem pulando semana após semana, descarte-os.

Taxa de rejeição boa versus ruim

Se você não estiver excluindo imediatamente as devoluções, como manter uma boa taxa de devoluções? Isso tudo depende do que é uma “boa” taxa de rejeição, certo? Assim como a taxa de cliques, o que é aceitável e o que não é depende principalmente do seu setor e do número de leads que você está trazendo todos os dias.

No geral, você deve tentar manter sua taxa abaixo de 3%, portanto, se estiver vendo um aumento nas rejeições, mas ainda estiver abaixo dessa marca, fique de olho e elimine os reincidentes mais tarde. Se você estiver em um estado urgente em que sua taxa de rejeição atingiu 8% ou mais, entre no modo de crise e comece a limpar.

Suas taxas de abertura e cliques caíram

Se o seu engajamento – amplamente medido pelas taxas de abertura e cliques – estiver baixo, sua lista pode estar vendo os resultados de problemas com sua lista. A melhor maneira de voltar aos trilhos é gastar tempo tentando descobrir exatamente o que está causando a queda no engajamento. Mas se você estiver com pouco tempo, comece a solucionar problemas de perda de engajamento realizando uma limpeza completa — e resolva suas outras métricas ao mesmo tempo.

Ao considerar o quadro geral, uma vez que qualquer queda no desempenho do e-mail pode se traduzir diretamente em uma queda na receita, faz sentido manter sua lista o mais livre de problemas possível.

Você tem assinantes de bot

Existem algumas maneiras de você saber que sua lista foi invadida por um spambot, que pode ser adicionar e-mails de outros lugares na internet. Alguns podem até fazer parecer que sua lista está indo bem, mas ao olhar mais de perto, revelam que algo está errado. Aqui estão algumas coisas a serem observadas:

• Aumento nas inscrições (especialmente aquelas que vêm em lotes, com meros segundos de intervalo)
• Diminuição da taxa de abertura (queda significativa em um curto período de tempo)
• Endereços de e-mail com spam (e-mails com nomes de domínio estranhos)
• Endereços de e-mail adicionados recentemente que diferem do seu público (corporativo se você for uma marca de empresa para consumidor (B2C) ou pessoal se você for uma empresa de empresa para empresa (B2B))
• Um aumento nas inscrições com domínios estrangeiros
• Aumento de cancelamentos de assinatura
• Aumento de reclamações de spam

Se você perceber que tem endereços adicionados por bots ou inscrições falsas, não entre em pânico. Você pode recuperar sua lista limpando-a com as etapas que explicaremos na próxima seção.

Como obter uma lista de e-mail limpa passo a passo

Os benefícios de uma lista de e-mail limpa são quase tão variados e vastos quanto os de ter uma em primeiro lugar. Assim, quando estiver convencido de que gostaria de começar a colocar limpezas programadas no calendário de sua equipe de marketing, eis o que você fará para realizar uma limpeza eficiente. Comece com uma organização calculada, depois passe para medidas de limpeza mais drásticas e, finalmente, reative sua lista para manter o maior número possível de leads.

1‌. Faça uma limpeza preliminar

Como em uma casa, antes de fazer uma limpeza profunda, você quer arrumar. Livre-se das coisas mais óbvias por aí que realmente não deveriam estar lá. O que isso significa quando se trata de seus assinantes? Encontre segmentos não utilizados e coisas que não são mais necessárias.

Verifique os contatos que você tem em várias listas ativas, verifique a data do último envio em qualquer lista e exclua-os se forem muito antigos. Isso começará a garantir que tudo esteja alinhado com sua organização atual para email marketing e não esteja muito desatualizado.

Além disso, remova endereços de função como [email protected] ou [email protected]. Se possível, basta encontrar um ponto de contato pessoal para os clientes.

2. Segmente sua lista

Para uma lista de e-mail limpa, segmente seus assinantes de e-mail em três grupos principais: aqueles que amam você e abrem seus e-mails quase sempre, aqueles que abrem às vezes e aqueles que raramente se envolvem. Em seguida, aborde cada grupo de forma diferente.

Seu grupo engajado

Para esta limpeza, você vai querer deixar este segmento em paz. Eles já estão mostrando um bom engajamento e parecem satisfeitos. Você pode definitivamente voltar a isso mais tarde e tentar melhorar ainda mais o desempenho deles, mas, por enquanto, deixe este segmento definir o padrão para o que você deseja que o resto pareça.

Seu grupo intermediário

Em seguida, dirija-se às pessoas que abrem seus e-mails às vezes. O que significa se apenas alguns e-mails provocam engajamento? Algo em seu conteúdo não corresponde ao que eles estão procurando. Ao tentar corrigi-lo, você pode fazer alterações sutis e executar testes A/B, enviando diferentes variações da mesma campanha para dois grupos dentro desse segmento e vendo qual tem melhor desempenho. Você também pode testar a hora do dia, a frequência dos e-mails ou apenas perguntar suas preferências com uma pesquisa.

Se você estiver procurando por algo rápido que possa fazer uma grande diferença, peça aos assinantes desta lista para adicioná-lo aos seus contatos. Isso impedirá que os e-mails entrem em spam e permitirá mais oportunidades de engajamento, indo direto para a caixa de entrada que eles abrem todas as manhãs.

Seu grupo desengajado

Então, você tem uma lista de pessoas que realmente não se importam com seu conteúdo – ou pelo menos é o que parece, de como elas interagem com ele. Não seja tão rápido em jogá-los de lado e excluí-los para se concentrar nos mais engajados. Ainda pode haver algo que você possa fazer. Se eles não estiverem vendo seus e-mails, pode ser porque eles nunca chegaram na caixa de entrada. Então, como você elimina aqueles que os veem e opta por ignorá-los?

Volte a este segmento depois de terminar sua limpeza. Se você enviar algumas campanhas e perceber mudanças, escolha aquelas que estão voltando e mova-as para o primeiro ou segundo segmento. Quanto àqueles que permanecem desinteressados, você fez o que pode, então você está livre para excluí-los. Antes de fazer isso, porém, dê a eles uma última chance enviando um e-mail de despedida que diz algo como:

“Percebemos que você não está mais interessado em nossos e-mails. Se for esse o caso, vamos limpar seu e-mail da nossa lista. Se errarmos e você quiser continuar inscrito, avise-nos! Responda a este e-mail e continuaremos conectados. Se não, adeus e obrigado pelos bons momentos.”

Por fim, mantenha-se fiel à sua palavra e exclua-os da lista após uma ou duas semanas, se eles não responderem.

3‌. Implementar um lembrete de permissão

Para manter uma lista de e-mails limpa, para todos os e-mails futuros, adicione uma linha na parte superior lembrando aos assinantes que eles optaram por receber esses e-mails e por quê. Isso pode dar aos leitores a chance de avaliar por que estão recebendo este e-mail e evitar que denunciem você como spam. Também pode ajudá-los a decidir se desejam continuar recebendo esse tipo de e-mail.

Isso é ótimo porque ajuda as pessoas a se descadastrarem quando acham que não precisam mais desse conteúdo. Cancelamentos de assinatura em boa medida são realmente bons para sua lista. É como um Roomba, limpando enquanto você cuida dos negócios.

Lembretes de por que você está inscrito em uma lista fazem maravilhas para impedir que os usuários cancelem a inscrição. Na maioria das vezes, os leitores só querem saber que não foram adicionados por algum bot. Se eles estiverem recebendo um e-mail, eles gostariam que você soubesse que eles o acharam útil em algum momento e podem voltar a fazê-lo mais tarde.

4. Aborde suas rejeições

Use tags para começar a rastrear suas devoluções. Crie uma etiqueta para todos os endereços que retornam quando você envia um e-mail e identifique aqueles que causam problemas consistentemente. Se possível, salve qualquer salto por causa de erros ortográficos óbvios. Se você tiver outras formas de contato para esses leads, entre em contato e pergunte se eles têm informações atualizadas e ainda gostariam de receber conteúdo seu. Por fim, exclua qualquer um que seu provedor de e-mail recomende para remoção.

5‌. Reengaje seu público com uma campanha

Volte para seus segmentos e aborde esse segundo grupo, aquele que é morno em relação ao seu conteúdo. Reengaje-os com uma campanha ativa. Você também pode tentar isso com o terceiro grupo, se ainda não tiver terminado de limpá-los. Existem algumas maneiras de atrair as pessoas em sua lista para lembrar por que elas se inscreveram em primeiro lugar, como aquele e-mail de despedida que vimos anteriormente, mas você também pode tentar oferecer um desconto exclusivo e avaliar o interesse desse segmento.

6. Ofereça a opção de desativação versus desativação

E se você pudesse obter um último “sim” antes que um assinante estivesse totalmente convencido de que estava saindo? Oferecer opções pode ser sua graça salvadora. Em seu último e-mail para um assinante que não interage com seus e-mails, ofereça a opção de receber apenas alguns e-mails. Afinal, eles provavelmente se inscreveram por um motivo e, às vezes, se você oferecer e-mails menos frequentes ou receber apenas determinados tipos de conteúdo, você reacenderá a faísca.

Que tipo de opções você pode dar aos leitores? Tudo depende do que você envia. Se você tiver boletins ou e-mails separados — um para notícias, outro para conteúdo de terceiros, outro para cupons etc. — permita que eles verifiquem quais desses e-mails gostariam de receber.

O que vem depois que sua lista de e-mail está limpa?

Depois de passar por como limpar sua lista de e-mail e aplicá-la, você pode fazer alterações sutis na maneira como faz seu marketing por e-mail daqui para frente para manter essa lista limpa por mais tempo. Reserve algum tempo para planejar depois de sua esfoliação, e então você pode começar a trabalhar na definição de expectativas e consistência para sua nova lista limpa. Aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode começar.

Melhore seu conteúdo

Verifique seu planejamento de conteúdo para garantir que o que você está enviando forneça valor para seus leitores. Se tudo o que você está fazendo é enviar descontos, vendas e conteúdo sobre o seu negócio, isso pode ser cansativo para seus assinantes. Você está respondendo as perguntas deles? Divertindo-os? Descubra o que seus leitores realmente querem ler. Você pode até fazer isso perguntando a eles. Faça uma pesquisa com seus assinantes e pergunte o que eles gostariam de você.

Envie com a frequência que seus leitores quiserem

Nessa mesma pesquisa, pergunte se eles querem um e-mail semanal ou quinzenal. Algumas pessoas até querem atualizações diárias. Descubra o que a maioria dos seus leitores quer e comece a aplicá-lo. Se você achar que seus recursos não são suficientes para fazer os e-mails diários acontecerem, ofereça apenas o que você considera realista.

Planeje limpezas regulares

Finalmente, continue com o ótimo trabalho de limpeza! Agora você entende os benefícios de uma lista de e-mail limpa, bem como os sinais a serem observados para saber que é hora de limpar novamente. Agora que você sabe como se limpar, fique atento a qualquer sinal e faça esfoliações programadas regularmente – a cada três meses ou mais. À medida que você continua a fazer manutenção regular em seu marketing por e-mail, descobrirá que fica mais fácil. Você poderá detectar qualquer comportamento suspeito, possível spam ou contas falsas e extraí-los sem perder o ritmo.

Pronto para aproveitar ao máximo sua estratégia de email marketing com uma boa esfoliação? Você pode começar hoje com uma rápida arrumação preliminar de sua lista. Isso abrirá espaço para todos esses leads futuros. Se você quiser dicas extras para marketing on-line, o Constant Contact oferece o guia gratuito The Download .