Como criar um formulário de entrada de clientes que obtém resultados

Pop quiz (e é apenas 1 pergunta) – quais das seguintes coisas sua empresa pode viver sem?

A. Clientes
B. Referências
C. Receita
D. Reputação
E. Relacionamentos
F. Todas as opções acima
G. Nenhuma das opções acima

A resposta é provavelmente um acéfalo, mas vamos lhe dizer de qualquer maneira – G. Nenhuma das opções acima.

Você precisa de todas essas coisas para expandir seus negócios. E você os faz passar por muito trabalho duro de sua parte, mas precisa de uma coisa crítica para começar – e isso vem do cliente.

Sem teste desta vez, vamos apenas dizer-lhe. Você precisa de informações . E quanto mais detalhado, melhor.

A melhor maneira de obter o que você precisa de clientes em potencial é por meio de um formulário de admissão de clientes . Na verdade, é a parte mais importante de todo o seu relacionamento com o cliente.

Sem um formulário de admissão do cliente, você pode experimentar….

• Aumento do escopo – os clientes percebem o que realmente querem tarde demais e pedem mais trabalho
• Há muitas rodadas de revisão – porque o cliente muda de ideia OU você não começou com informações suficientes
• O trabalho demora muito mais do que o previsto – muitas vezes porque você não tinha todas as informações do cliente necessárias para planejar com precisão
• É difícil obter materiais dos clientes – coisas como ativos de design, diretrizes de marca e informações contábeis

Seja você uma agência digital ou outra pequena empresa, um formulário de registro de clientes pode ajudá-lo a evitar todos esses problemas.

Este post mostrará como criar um formulário de admissão de clientes – tudo para incluir nele, onde usá-lo e ferramentas para criá-lo.

Qual é o processo de captação de clientes?

O processo de registro do cliente é a etapa no início de um relacionamento com o cliente em que você coleta as informações necessárias de seu cliente. Esta é a sua oportunidade de fazer perguntas aos seus clientes e obter o que você precisa para fazer o trabalho para o qual está sendo contratado.

Muitas empresas não têm um processo estruturado de captação de clientes – e, em vez disso, dependem de e-mails e processos manuais para realizar o trabalho. Isso pode levar à frustração para você e seus clientes.

O processo de admissão do cliente marca o início de um relacionamento profundo com o cliente. Embora o processo de cada negócio possa ser diferente, ele geralmente começa com estas três etapas:

1. Ligar chamada : Este é o aperto de mão. O ponto em que as apresentações são feitas e você tem uma noção de quem é o cliente e o que ele está procurando.
2. Formulário de admissão do cliente : este formulário fica mais específico, com perguntas sobre os pontos problemáticos, o tipo de negócio e os objetivos de um cliente.
3. Chamada exploratória : A chamada para saber mais sobre o que seus clientes esperam do seu relacionamento. Então, juntos, você pode explorar as opções do cliente com eles com base nas informações do formulário de admissão do cliente.

O cliente normalmente preenche o formulário de admissão após sua primeira chamada de conexão. Em seguida, a empresa analisa todas as informações do formulário e as usa para se preparar para a chamada exploratória.

Quem usa os formulários de admissão de clientes? Negócios como:

• Agências digitais
• Escritórios de advocacia
• Psiquiatras
• Clínicas de bem-estar (como massoterapeutas e fisioterapeutas)
• Médicos
• Contadores
• Praticamente qualquer empresa que trabalha com clientes

Uma de três coisas pode acontecer durante o processo de admissão do cliente:

1. Você e o cliente concordam mutuamente que é um bom ajuste.
2. Sua empresa decide que o cliente não é a pessoa certa.
3. O cliente decide que seu negócio não é o ideal.

Para decidir isso, no entanto, você precisa do formulário de admissão do cliente.

Como criar um formulário de registro de clientes

Para criar o formulário de registro de clientes perfeito, você precisa pensar além das informações que deseja coletar de um cliente. Você precisa pensar no que tornará o formulário mais útil para o cliente.

Prepare-se – esta seção cobre muito .

1. Como escolher as perguntas certas para o seu formulário de admissão de clientes – mais exemplos
2. O que mais você precisa incluir no formulário - sim, há mais do que apenas suas perguntas
3. Onde você deve colocar seu formulário de admissão de clientes
4. Algumas ferramentas para ajudá-lo a criar o formulário

“Um formulário de admissão de clientes é uma ótima maneira de construir poder e criar um ótimo relacionamento com o cliente.” – Elizabeth Bailey, gerente de contas do canal ActiveCampaign

1. Como escolher as perguntas certas do formulário de admissão de clientes

Vamos enfrentá-lo – os formulários podem ser tediosos. Qualquer um que já se sentou na sala de espera de um médico com uma prancheta ou teve que fazer alguma coisa no DMV sabe disso. Mas os formulários de admissão do cliente são a chave para uma interação bem-sucedida com o cliente.

Para tornar um formulário de admissão de clientes mais agradável de preencher e obter as informações necessárias para integrar um cliente com sucesso, você precisa fazer as perguntas certas. As perguntas específicas que você faz variam de acordo com seu tipo de negócio, mas há dois tipos importantes de perguntas:

1. O básico : Nomes, métodos de contato, orçamento, uma função de trabalho - essencialmente as perguntas para conhecer você no papel
2. O aprofundado : as perguntas que você faz para entrar na mente e nos negócios de um cliente para aprender seus pontos problemáticos e objetivos

Tenha em mente que quaisquer que sejam as perguntas que você fizer, este formulário não deve levar uma eternidade para ser concluído. Formulários que dão muito trabalho para serem concluídos... não serão concluídos. Mantenha seus formulários de admissão tão curtos quanto possível enquanto ainda obtém as informações de que precisa.

Aqui estão as categorias de perguntas que você deve fazer em um formulário de admissão de clientes comerciais:

1. Orçamento : O cliente tem orçamento para contratar você? Se o fizerem, existe a possibilidade de seu contrato expandir no futuro? Pode não valer a pena aceitar projetos que não tenham potencial de longo prazo.

2. Escopo : Quanto trabalho seu cliente precisa fazer? Quais recursos internos o cliente já possui – e como o trabalho será dividido entre você e a equipe do cliente?

3. Setor : Em que setor está seu cliente? Os clientes geralmente se comparam a outros em seu setor – e você pode vender outros serviços se tiver estudos de caso de seu setor.

(Fonte: Formstack)

4. Objetivos: Como o cliente vai avaliar o seu trabalho? Quais são as expectativas deles em relação a você?

5. Cronograma: Quando seu cliente precisa que o trabalho seja feito? O trabalho é recorrente ou projetos únicos?

6. Quem da empresa do seu cliente vai estar envolvido? Conheça seu ponto de contato – você trabalhará com um fundador, CEO, vice-presidente ou gerência intermediária?

7. Perguntas para nós: Este formulário deve ser elaborado para ajudá-lo a planejar sua visita exploratória com um cliente. Incluir um espaço onde o cliente pode fazer perguntas dá a você a chance de se preparar melhor para o que pode surgir em uma ligação.

Seu tipo de negócio determina quais perguntas você deve abordar e quando você as faz. Sara Stein da Miss Efficiency usa uma ferramenta de formulário e automação para pedir as informações do cliente que ela precisa, quando ela precisa.

Sarah Stein dirige um negócio de contabilidade chamado Miss Efficiency. Ela ajuda as pequenas empresas com as dificuldades da contabilidade, e integrá-las é o primeiro passo.

Sara Stein da Miss Eficiência.

Sarah também integra ActiveCampaign com Typeform, um serviço que permite criar formulários e pesquisas para coletar informações de seus contatos. Incluir o Typeform em sua automação de boas-vindas permite que ela:

• Capture informações importantes de entrada de clientes
• Pergunte por que novos clientes escolheram a Miss Efficiency
• Solicite feedback e envie uma pesquisa de promotor de rede
• Peça referências para outras empresas
• Forneça um local para dar sugestões

Sarah usa Typeform e automação para enviar uma série de e-mails. É assim que ela obtém e fornece informações importantes sobre o cliente. Seus três primeiros são:

1. Receber. Em seu primeiro e-mail, Sarah dá as boas-vindas ao novo cliente da empresa. Para os clientes, isso é suportado por um cartão de agradecimento manuscrito
2. Como trabalhamos. A apresentação de novos contatos à equipe os ajuda a ver com quem vão trabalhar e ajuda a construir confiança.
3. O que esperar de nós . Muitas pequenas empresas realmente não entendem de contabilidade. É um assunto que causa ansiedade, então dizer a eles exatamente o que esperar é uma grande ajuda.

Para integrar totalmente seus clientes, ela precisa de muitas informações do cliente. Em seu último e-mail, ela solicita todas as informações necessárias para um processo completo de captação de clientes:

4. O que precisamos de você. Existem certos documentos que os guarda-livros precisam acessar. Ao colocar tudo isso em uma lista de verificação, Sarah facilita o processo para os clientes fornecerem as informações de que precisam.

2. Onde colocar o formulário de admissão de clientes

Você tem duas opções para ficar de olho no seu formulário.

1. Exiba-o publicamente em seu site
2. Envie em particular diretamente para um cliente

Muitas empresas colocam um formulário de admissão de clientes diretamente em seu site . O formulário geralmente é encontrado na guia Fale Conosco ou conectado a uma frase de chamariz da página de destino, como "Obter mais informações" ou "Iniciar uma avaliação gratuita".

• A vantagem: você obtém um volume maior de leads de clientes em potencial de um formulário público de admissão de clientes porque qualquer pessoa pode acessá-lo.
• A desvantagem: você gasta muito tempo descobrindo quais valem a pena. Se alguém puder preencher o formulário, as chances são maiores de que muitos deles não sejam o tipo de cliente específico que você deseja buscar. Também pode parecer menos seguro para um cliente.

O envio privado de um formulário de admissão de clientes por e-mail tem dois benefícios cruciais.

• A vantagem: se você puder enviar este formulário para um cliente em potencial, você já tem as informações de contato dele – então você tem mais chances de fechar o negócio.
• A desvantagem: você tem um grupo potencialmente menor de clientes

Heather Read, fotógrafa de família e cliente da ActiveCampaign, usa a automação junto com seu formulário de contato para qualificar melhor os leads de seu formulário de contato.

Heather Read, fotógrafa e cliente da ActiveCampaign.

Você quer que os leads cheguem para que você possa transformá-los em clientes, mas qualificar cada lead um por um não deixaria tempo para você realmente fazer qualquer trabalho. Com uma família própria e um emprego em tempo integral, Heather sabia que isso não funcionaria para ela.

Agora, a automação do ActiveCampaign faz o trabalho de admissão de clientes para ela.

Heather teve muitas pistas no começo. Mas uma análise de seu dia de trabalho revelou que a maior parte de seu tempo estava sendo devorada pelo que ela chama de “leads zumbis” – leads que aparecem como qualquer outro, mas nunca acabarão sendo convertidos.

Heather precisava de uma maneira de recuperar seu tempo – para que ela pudesse parar de perder tempo com leads sem saída e se concentrar em leads que poderiam se tornar clientes.

Heather colocou os leads zumbis para descansar e recuperou muito do seu tempo com uma automação para qualificar futuros clientes.

Para consertar sua crise de tempo, Heather precisava:

• Uma maneira automatizada de coletar leads
• Uma maneira automatizada de acompanhar leads
• Uma maneira automatizada de identificar os leads de seu formulário de contato que converteriam

Com esses três processos automatizados, Heather poderia eliminar quase 30% de seu trabalho – liberando uma grande quantidade de tempo e eliminando a frustração e a decepção do tempo perdido.

3. O que mais você precisa em um formulário de admissão de clientes além das perguntas?

Você pensou que tinha terminado depois de decidir seus campos de formulário, não é?

Não exatamente. Mas você está tão perto.

Há algumas outras coisas a serem consideradas, incluindo em seu formulário de admissão de clientes.

1. Suas informações de contato comercial : isso é um acéfalo. Você deve sempre tornar suas informações de contato prontamente disponíveis e fáceis de encontrar, especialmente para um cliente em potencial.
2. Logotipo da empresa : Pode parecer pequeno, mas um logotipo torna sua empresa memorável. Isso lhe dá a sensação de ser um negócio estabelecido e confiável.
3. Instruções : Acredite ou não, as instruções sobre como preencher o formulário são úteis para muitas pessoas. Inclua informações como os recursos necessários para preencher o formulário, links para uma página de perguntas frequentes e as próximas etapas.

4. Ferramentas para criar um formulário de registro de clientes

Sem um formulário de registro de clientes, muitas empresas se perdem em uma trilha de e-mails, e isso torna a integração de um cliente em um cliente muito mais difícil. Felizmente, existem ferramentas com o único propósito de criar formulários como esses.

Wufoo , um construtor de formulários gratuito, permite criar formulários simples que você pode enviar para seu site ou compartilhar de forma privada. Se você deseja mais do que os recursos básicos gratuitos, pode atualizar para uma versão paga. Bônus: você pode obter algumas análises sobre seus formulários.

Um exemplo de modelo de formulário Wufoo. (Fonte: Wufoo)

A Lexicata é uma ferramenta de design de formulário de admissão de clientes destinada a escritórios de advocacia (mas você ainda pode usá-la para outros tipos de negócios). Um dos pacotes de software de admissão mais detalhados do mercado, oferece uma variedade de recursos, como assinaturas eletrônicas e modelos de etiqueta branca. Ele também se integra com outros programas.

Decida que tipo de formulário você deseja de múltipla escolha para drop-down. (Fonte: Lexicata)

Formstack é uma das maneiras mais fáceis de criar formulários personalizados que permitem coletar dados do seu jeito.
Você pode criar formulários online com uma interface fácil de arrastar e soltar – habilidades técnicas não são necessárias.

Crie seu formulário de cadastro de clientes ideal com alguns cliques rápidos. (Fonte: Formstack)

Seu provedor de serviços de e-mail (ou ESP) pode vir com recursos como um construtor de formulários. ActiveCampaign permite criar formulários facilmente com um construtor de formulários de arrastar e soltar. Você pode adicionar campos personalizados e adicionar formulários ao seu site ou e-mails.

Adicione quaisquer campos personalizados a um formulário de que você precisa.

Para obter ajuda extra na criação de formulários no ActiveCampaign, confira estes guias úteis:

• Como criar um formulário
• Como adiciono um formulário a um e-mail?
• Um guia para formulários

Você tem um formulário de admissão do cliente preenchido. O que você faz em seguida?

Depois que o formulário de admissão do cliente estiver pronto, revise e acompanhe rapidamente! Crie uma declaração de trabalho com base nas informações que você coletou.

As declarações de trabalho (SOWs) parecem diferentes dependendo dos serviços que você fornece. Eles podem variar de uma simples data de consulta (como em práticas médicas) ou um documento mais detalhado, linha por linha, que inclui prazos, custos e entregas.

Tudo começa com um formulário de admissão do cliente.