Comunicação de sucesso no trabalho: Conselho sincero de Loryn Cole do Copyblogger

Desde que recentemente estou interessado em pequenos ajustes que podemos fazer para melhorar nossas habilidades de comunicação (mesmo que já nos orgulhemos deles), eu queria falar com meu colega de trabalho Loryn Cole sobre o assunto.

Loryn é analista de dados do Copyblogger e compartilhamos um estilo semelhante quando se trata de comunicação.

Alguns podem chamá-lo de comunicação excessiva.

Chamamos isso de evitar falhas de comunicação.

Aqui está minha conversa com Loryn sobre comunicação bem-sucedida no local de trabalho.

Se você gostaria de obter mais “Você arrasa!” respostas por e-mail de seus colegas de trabalho, clientes ou chefes, verifique.

P: Quais elementos constituem o tipo de e-mail ou notas de projeto que você gosta de ler?

Loryn: Eu tendo a gostar de e-mails e notas de projeto que têm duas qualidades aparentemente contraditórias: são claros e concisos, mas também abrangentes e abrangentes.

Boas comunicações de projeto usam o mínimo de palavras possível para comunicar o que é importante, mas também garantem a cobertura de todos os detalhes importantes.

A redação é breve, mas o conteúdo é completo.

Também agradeço quando as pessoas dedicam tempo para escrever metas e objetivos para o projeto. Frequentemente, presumimos que isso seja óbvio para as pessoas envolvidas - e talvez isso seja verdade algumas vezes, mas definitivamente não é verdade o tempo todo.

Se você não escrever mais nada sobre um projeto, escreva suas metas, estratégia ou objetivos, porque, se você perdeu algo mais, isso ajudará seus colegas de equipe a preencher as lacunas e assumir a responsabilidade pelo projeto.

P: Você pode descrever os detalhes que escreve para garantir que os destinatários gostem de ler seus e-mails ou anotações do projeto?

Loryn: Não posso dizer com certeza se outras pessoas gostam ou não de ler meus e-mails ... Mas, posso dizer que faço o meu melhor para torná-los fáceis de ler. Isso significa usar muita pontuação e formatação em vez de frases completas e sempre quebrar parágrafos quando eles têm mais de duas ou três linhas.

Escrever e-mails sempre me lembra daquela citação de Mark Twain - “Não tive tempo de escrever uma carta curta, então escrevi uma longa”.

Esquecemos que escrever um e-mail conciso e útil ou uma descrição do projeto dá trabalho.

Você não pode esperar que seu primeiro rascunho confuso de notas faça sentido para a pessoa que precisa executar o projeto.

Vá mais devagar, não tenha pressa e tenha empatia pela pessoa que precisará agir de acordo com suas palavras.

P: Você tem um processo para revisar sua comunicação escrita antes de enviá-la ou publicá-la?

Loryn: Não particularmente, mas tento limitar o trabalho que a próxima pessoa terá de fazer, certificando-me de vincular recursos e documentos importantes.

Por exemplo, se faço referência a um documento, faço um link para ele ou, pelo menos, digo a eles onde encontrá-lo.

E, é claro, eu reviso o que escrevi para clareza, gramática, legibilidade e precisão.

P: Como você gerencia todas as diferentes maneiras de se comunicar no trabalho (e-mail, Skype, Slack, Trello, etc.)?

Loryn: Cada plataforma atende a um nicho de comunicação diferente, o que significa que às vezes você tem que dobrar.

Por exemplo, quando termino um relatório sobre um de nossos projetos concluídos, adiciono o relatório ao cartão do Trello e também envio o relatório para a equipe do Slack com um breve resumo.

Faço isso porque o Slack geralmente é um meio melhor para obter interações mais rápidas - idealmente, quero que as pessoas leiam o relatório (ou pelo menos o resumo) e me façam perguntas sobre ele. Descobri que isso raramente acontece em ferramentas de gerenciamento de projetos como o Trello.

Mas o relatório também precisa ser postado no Trello porque é uma parte importante da documentação do nosso projeto. No futuro, se alguém voltar para ver o que fizemos no projeto, quero que receba um relatório sobre o desempenho de nossos esforços.

Portanto, para gerenciar suas plataformas de comunicação, você deve estar ciente de como cada plataforma é utilizada e que tipo de informação seus colegas esperam encontrar em cada uma delas.

Mesmo que isso signifique que você ocasionalmente compartilhe informações duplicadas entre plataformas, é melhor fazer isso do que não ter as informações onde são necessárias.

P: Por que a falta de comunicação no trabalho é tão frustrante?

Loryn: A comunicação é a força vital do local de trabalho moderno - e isso é ainda mais verdadeiro para empresas remotas como a nossa.

Sem comunicação (que inclui documentação), o trabalho remoto se torna um jogo circular de "Onde está aquele arquivo?" e “Alguém sabe como fazer isso?” e “Quando vamos lançar esse novo e-book novamente?”

Tendemos a pensar na falta de comunicação no trabalho como um caso de mal-entendido, em que duas partes pensam de maneira diferente sobre uma tarefa e acabam criando objetivos finais completamente díspares.

E isso pode acontecer às vezes. Porém, com mais frequência, o que tenho visto é que a falta de comunicação crônica (e a falta de comunicação) geralmente assume a forma de confusão e desorganização. E, com o tempo, essa desorganização minará o senso de agência de seus colegas de trabalho.

No início, as pessoas pedem coisas que não conseguem encontrar ou descobrir por conta própria. Mas com o tempo, torna-se cansativo perguntar continuamente onde as coisas estão ou como fazer as tarefas básicas, especialmente quando as coisas mudam, e isso deixa as equipes se sentindo desarticuladas e alienadas.

Com má comunicação, sua empresa funciona como amigos tentando fazer o jantar em uma casa no lago alugada. No final, uma ou duas pessoas acabam fazendo de tudo, enquanto as demais iniciam um jogo de Cartas Contra a Humanidade.

Para que seus funcionários façam o melhor trabalho, seu escritório deve funcionar mais como uma cozinha profissional, onde todos sabem qual é sua função e onde encontrar tudo o que precisam.

P: Em que ponto, se houver, o excesso de comunicação se tornará um fardo para todos os envolvidos?

Loryn: A comunicação excessiva pode se tornar um fardo quando os colegas de equipe não estão na mesma página sobre como usar suas ferramentas de comunicação.

Por exemplo, se um colega de equipe apenas comunica informações importantes no Slack e usa “@channel” em todas as mensagens, isso se torna rapidamente irritante e não é útil, e então outra pessoa tem que traduzi-lo para a ferramenta de gerenciamento de projeto.

As equipes precisam ter diretrizes claras sobre como usar suas ferramentas e quais informações pertencem a onde.

Mas a comunicação excessiva sobre o tipo errado de informação também pode se tornar um aborrecimento.

Muita comunicação sobre os fatos (“Quando vamos lançar isso?” “Que página de destino estamos usando?”) É confusa e frustrante para todos. Esse tipo de comunicação excessiva deve ser resolvido com melhores processos e documentação, em vez de perguntas frequentes.

P: Como uma melhor comunicação está relacionada ao aumento da produtividade?

Loryn: A resposta fácil para essa pergunta é que bons processos e documentação economizam tempo - se todos souberem onde estão as coisas, as pessoas podem fazer seu trabalho mais rápido, como a analogia da cozinha profissional que mencionei antes.

Mas, o mais importante, quando todos sabem onde encontrar as informações de que precisam e como se comunicar, os colegas de equipe se sentem mais responsáveis ​​por seu trabalho e a conversa muda de "Onde posso encontrar coisas?" para "Como podemos fazer melhor?"

Produtividade não se trata apenas de fazer as coisas; trata-se de fazer as coisas certas e progredir em seus objetivos.

Se sua empresa tem comunicação deficiente, você e seus colegas de equipe provavelmente se sentirão sobrecarregados e ocupados. Com uma comunicação melhor, você pode realmente se sentir menos ocupado e poderá se concentrar em projetos, iniciativas e questões que tornam seu trabalho e sua empresa melhores.

P: Existe um truque para evitar mensagens excessivas de ida e volta?

Loryn: Na minha experiência, os tipos de mensagens de ida e volta mais irritantes e demoradas são sobre fatos ("Onde posso encontrar isso?") Ou aprovações ("Tudo bem se eu fizer isso?" )

Para reduzir isso, você precisa fazer duas coisas:

1. Documente claramente as informações importantes e certifique-se de que todos saibam onde encontrá-las.
2. Capacite seus colegas de equipe a assumirem suas responsabilidades nos projetos.

Um funcionário inseguro quanto ao seu papel na empresa buscará a aprovação de um “escalão superior” para cada pequena tarefa, o que é perda de tempo para ambas as partes.

Criar uma cultura de boa comunicação pode ajudar, como já mencionei. Mas também é preciso garantir que os funcionários saibam que você confia neles para fazer o trabalho.

P: O que as pessoas podem fazer, a partir de hoje, para se comunicar de maneira mais eficaz com seus colegas de trabalho, clientes ou chefes?

Loryn: A próxima vez que você escrever um e-mail ou escopo de projeto, coloque-se na posição de seu leitor.

• O que eles precisam saber para agir?
• O que você pode fazer para tornar as informações o mais claras e fáceis de ler possível?
• Que suposições você está fazendo que devem ser explicitamente declaradas?

Ao fazer isso, você não apenas escreverá e-mails, propostas, documentação ou solicitações melhores, mas também construirá relacionamentos melhores e mais fortes com as pessoas com quem trabalha.

É com você ...

Quais são suas principais dicas para se comunicar de maneira mais eficaz com seus colegas de trabalho, clientes ou chefes?

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