Como falar com desenvolvedores: um manual do gerente de projetos

O papel de um Gerente de Projetos na área de desenvolvimento de software varia de uma empresa para outra. Dependendo da estrutura de gestão, pode incluir diferentes funções ou responsabilidades. Além disso, cada projeto e cada cliente é diferente e o Gerente de Projeto deve se adaptar ao ambiente. No entanto, uma coisa é certa, como PM, você terá que confiar muito em suas habilidades de comunicação para poder planejar e coordenar o processo de trabalho com sucesso.

O que significa uma comunicação eficaz?

O objetivo principal de qualquer tipo de comunicação é entregar uma mensagem de uma parte para outra. Mas a simples entrega de uma mensagem não conta como comunicação eficaz se outros critérios não forem atendidos. Por exemplo, a mensagem foi clara? A mensagem foi compreendida? Ele cumpriu seu propósito?

A comunicação eficaz é uma troca de informações onde há compreensão mútua e interação compartilhada. É mais sobre ouvir e engajamento do que falar. É sobre a intenção e os objetivos por trás da comunicação.

Por que a comunicação produtiva é importante para o crescimento dos negócios

No ambiente empresarial, a comunicação tem como principal objetivo transmitir os valores e objetivos da empresa e organizar o processo de trabalho. Nesse contexto, porém, a comunicação eficaz contribui em muitos outros níveis. Promove o crescimento organizacional, a formação de equipes, um ambiente de confiança , além de criatividade e inovação. Também aumenta o moral.

Uma comunicação eficaz é a base de uma forte estrutura empresarial e de uma gestão eficiente. Ele constrói relacionamentos duradouros entre os funcionários, garante uma melhor tomada de decisão e, em última análise, leva a um ambiente de trabalho mais produtivo e inspirador.

O papel do PM no mundo do desenvolvimento de TI

Como gerente de projeto de uma equipe de desenvolvimento de TI, você é a conexão entre todos os envolvidos – a equipe, o líder da equipe, a alta administração, o cliente e qualquer terceiro envolvido. Você precisa ser flexível e adaptável, e ser capaz de processar muitas informações. Você precisará assumir diferentes funções e lembrar que todos com quem você trabalha são únicos, têm uma formação, habilidades e experiências diferentes.

Ao se comunicar com sua equipe, você não deve apenas buscar organizar o processo de trabalho e atingir determinados objetivos, mas também estar atento à dinâmica da equipe, motivar, compreender e promover o crescimento. Você deve se tornar um comunicador eficiente tanto quanto alguém que ensina sua equipe a se comunicar com eficiência também. A entrega do projeto é um esforço de equipe e você deve garantir que todos entendam isso. A comunicação eficaz é a ferramenta que ajuda você a garantir que todos conheçam seu papel, assumam o controle de seu trabalho e assumam responsabilidades.

Os 5 Princípios da Comunicação Eficaz com Desenvolvedores

Cada um tem seu jeito de se comunicar, mas existem alguns princípios fundamentais que vão te ajudar a alcançar melhores resultados em um ambiente de trabalho:

1. Mantenha as coisas simples – De acordo com a famosa citação de Einstein: “Se você não pode explicar isso para uma criança de seis anos, você não entende você mesmo”. Não se esqueça de que seu primeiro objetivo é transmitir uma mensagem clara. Deixe a linguagem corporativa de lado e fale de forma simples e direta. Afinal, você e sua equipe devem estar na mesma página para alcançar seus objetivos.
2. Diga o que você quer dizer, e diga o que você diz – Este é talvez o princípio mais importante na comunicação eficaz. Palavras, não importa quão bonitas ou inspiradoras, por si só não significam nada se não forem acompanhadas de ações. Você deve permanecer fiel ao que diz e servir de exemplo para sua equipe.
3. Dê conselhos, mas não limite – Como PM, sua função inclui orientação e suporte. Você é o ponto focal de sua equipe e muitas vezes eles procuram conselhos de você. Esta é a sua chance de não apenas dar direção, mas promover o pensamento independente e a autoconfiança. Aproveite para discutir o assunto, ouvir opiniões diferentes, dar conselhos, mas deixar que a equipe tome a iniciativa.
4. Não deixe as emoções se envolverem – O trabalho de desenvolvimento de TI é muito dinâmico com todas as coisas acontecendo simultaneamente – tanto sucessos quanto fracassos. É fácil se deixar levar e deixar as emoções tomarem conta. Nunca permita que suas emoções obscureçam seu julgamento e tente não transferir sentimentos de uma situação para outra. Não apresse a comunicação quando estiver com raiva, chateado, desapontado ou quando estiver animado ou muito feliz.
5. Documente tudo – Muitas vezes assumimos que a troca de informações significa compreensão mútua. No entanto, nunca sabemos como o que dissemos foi recebido, nem podemos ter certeza de que entendemos completamente a outra parte. Para evitar falhas de comunicação, sempre documente interações importantes – compartilhe atas de reuniões importantes, envie e-mails de acompanhamento para confirmar decisões importantes, publique metas, planos e resultados e, acima de tudo – insista que sua equipe faça o mesmo. Promover a visibilidade cria confiança dentro da equipe.

3 erros de comunicação a serem evitados

Existem muitos fatores que podem afetar e dificultar o processo de comunicação. Às vezes, podem ser fatores externos, como barreiras linguísticas, falta de experiência comum ou perspectivas diferentes. Outras vezes, porém, podem ser coisas que fazemos inconscientemente que prejudicam nossos melhores esforços para nos comunicarmos de forma eficaz.

Estes são três erros a serem evitados para se comunicar melhor:

Quando todos são responsáveis, ninguém é responsável

Ao se comunicar, certifique-se de que todos em sua equipe entendam seu papel e funções. Muitos gerentes de projeto são tentados a usar pronomes pessoais plurais como “nós” e “nosso” para fortalecer o espírito de equipe, mas isso pode ser complicado.

Imagine que sua equipe concluiu uma tarefa importante e você envia a seguinte mensagem:

"Bom trabalho time. Agora temos que atualizar o cliente sobre o desenvolvimento mais recente aqui” ,

ou

"Bom trabalho time. Vamos atualizar o cliente sobre o desenvolvimento mais recente aqui.”

Em ambos os casos, não está claro quem irá realizar a tarefa. Tanto na comunicação verbal quanto na escrita, você deve estar atento à maneira como expressa os pedidos.

Não prestar atenção aos aspectos não verbais da comunicação

Embora gestos, expressões e linguagem corporal sejam partes importantes da comunicação, muitas pessoas cometem o erro de ignorá-los ou mesmo notá-los. Ao falar cara a cara com sua equipe, você deve ficar atento a quaisquer mensagens não verbais que a equipe possa estar lhe enviando. Eles estão distraídos ou talvez cansados, eles concordam com o que você diz? Se você trabalha à distância, deve insistir no bate-papo por vídeo para reuniões importantes. E, na comunicação escrita, o uso de pontuação, emojis ou certas palavras e expressões podem sinalizar o tom da mensagem.

Evitando conversas difíceis

Nem sempre a comunicação com sua equipe fluirá facilmente. As pessoas às vezes discordam e discutem. É importante nunca deixar uma situação sem solução. Mesmo que as emoções tenham esfriado e tudo pareça bem, encontre tempo para uma discussão retrospectiva que seja aberta e honesta para garantir que todos se sintam ouvidos e confortáveis.

Para concluir

A comunicação é o núcleo de qualquer processo de negócios. Como Gerente de Projeto, você deve sempre se esforçar para melhorar suas habilidades de comunicação e levar outras pessoas a fazerem o mesmo. Investir tempo e esforço nisso será recompensado com equipes mais fortes, processos mais eficazes e crescimento dos negócios.