Veja por que uma reunião de empresa provavelmente está prejudicando sua produtividade

Publicados: 2023-07-15

Muitas reuniões de empresa são uma perda de tempo. É provável que você tenha participado de uma ou mais reuniões que lhe deixaram com tantas perguntas quanto no início.

Mas nem todos precisam ser assim. Manter o foco e a agenda são componentes cruciais para conduzir e participar de reuniões produtivas.

Neste post, discutiremos a importância de manter o foco e a intenção em suas reuniões, fornecendo estratégias práticas para otimizar sua produtividade durante uma reunião de empresa.

Yaniv Masjedi

CMO, Nextiva

Sua experiência ajudou a Nextiva a expandir sua marca e seus negócios em geral

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O valor de realizar reuniões de marketing eficazes

Conduzir uma reunião produtiva da empresa desempenha um papel vital na maximização do desempenho da equipe. Mas há definitivamente um ponto em que você pode atingir a massa crítica e então o tempo gasto em uma reunião produzirá retornos decrescentes.

Para as equipes de marketing, promover a colaboração e a troca de ideias é especialmente crítico. Mas cada reunião em que você participa deve ter objetivos muito claros e deixar para você e todos os envolvidos itens de ação explícitos que dizem respeito ao conteúdo da reunião.

A menos que seja uma sessão de brainstorming livre, as reuniões devem se esforçar para serem curtas e diretas.

Entre. Contribua com sabedoria. E saia. Você e seus colegas de equipe precisam voltar a realmente cumprir a discussão apresentada na reunião.

Uma reunião de empresa que deveria ter sido um e-mail

Não vamos nos aprofundar em todos os pontos de dados nesta postagem, mas você pode ver aqui várias observações válidas sobre como as reuniões podem desperdiçar seu tempo:

Uma das perguntas mais econômicas e que economizam tempo que você pode se fazer é se uma reunião proposta é necessária ou não para começar.

Pergunte a si mesmo: “O que estamos tentando comunicar e resolver pode ser suficientemente tratado por meio de uma cadeia de e-mail?”

Se você puder resumir o objetivo de uma reunião inteira em algumas centenas de palavras em um e-mail, poderá economizar para você e sua equipe grande parte do tempo que teria sido gasto em uma reunião.

Confira este fluxograma útil para ajudar a orientá-lo no processo de decisão sobre se sua próxima reunião deve ou não acontecer:

Preparando-se para uma reunião de marketing produtiva

A preparação para uma reunião de marketing produtiva requer uma preparação cuidadosa e completa. Não basta simplesmente reunir um grupo de pessoas numa sala e torcer pelo melhor.

Para realmente aproveitar ao máximo essas sessões colaborativas, você precisa estabelecer um círculo rígido de limites. Isso significa compartilhar com todos os participantes com bastante antecedência:

os objetivos da reunião
dados relevantes
problemas para resolver
soluções potenciais

Quando os participantes têm a oportunidade de se aprofundar nos materiais fornecidos, eles podem comparecer à reunião munidos de insights valiosos e novas perspectivas. Essa preparação avançada elimina a necessidade de explicações demoradas e permite que a reunião vá direto ao cerne do assunto.

Incentivar os participantes a ponderarem as melhores abordagens e a considerarem potenciais obstáculos antes da reunião também promove um sentimento de propriedade e responsabilidade. Cada pessoa se torna um participante ativo na formação da discussão e na contribuição para o processo coletivo de resolução de problemas. Os seus pensamentos e ideias têm peso e significado, pois tiveram tempo para reflectir cuidadosamente sobre as questões em questão.

Quando os indivíduos têm tempo para refletir sobre os materiais e soluções potenciais, as suas mentes podem fazer conexões inesperadas e gerar ideias inovadoras.

Estruturando reuniões para o sucesso

A estrutura das suas reuniões desempenha um papel fundamental no seu sucesso.

Se você tentar aplicar as seguintes diretrizes, terá mais chances de criar um ambiente focado e produtivo:
Sinopses de uma página: solicite que os participantes documentem suas ideias, problemas e soluções propostas em um formato conciso de uma página. Esta abordagem ajuda a agilizar as discussões, garantindo que todos os aspectos relevantes sejam abordados de forma sucinta. Também permite que todos se familiarizem com antecedência com os pontos-chave, facilitando uma conversa mais eficiente e construtiva durante a reunião.
Objetivos claros: Defina um objetivo específico para cada reunião para evitar discussões sem rumo. Sem um propósito claro, as reuniões podem facilmente desviar-se do rumo, desperdiçando um tempo valioso. Objectivos claramente definidos servem como faróis orientadores, permitindo aos participantes alinhar as suas contribuições e trabalhar em colaboração para um objectivo comum.
Identificação e resolução de problemas: incentive o diálogo aberto sobre os desafios e questões enfrentadas pela equipe. Crie um ambiente onde os participantes se sintam confortáveis para expressar suas preocupações e fornecer informações valiosas. O objetivo é identificar soluções potenciais coletivamente e desenvolver um plano de ação. Lembre-se de que o objetivo final destas reuniões é gerar resultados tangíveis e impulsionar o progresso.
Ferramentas para eficiência de reuniões
Vamos encarar. As pessoas são seres sociais e muitas vezes permitem que as reuniões se tornem mais um instrumento social do que uma forma real de encontrar respostas e definir o que fazer a seguir. Dito isso, existem muitas ferramentas excelentes que podem aumentar significativamente a eficiência e a eficácia de suas reuniões de marketing.

Considere usar plataformas de gravação e feedback de reuniões, como Gong ou Chorus:
Essas ferramentas permitem que os membros ausentes da equipe acompanhem as discussões e forneçam informações valiosas, mesmo que não possam comparecer pessoalmente à reunião.
Ferramentas como o Rev podem transcrever diálogos gravados de reuniões e apresentá-los em formato escrito, simplificando a revisão da reunião para pessoas que preferem ler:
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Controlando custos e tempo de reuniões
Embora as reuniões sejam sem dúvida valiosas, é essencial gerir eficazmente os seus custos e duração. Reuniões excessivas e improdutivas podem consumir tempo e recursos valiosos, deixando pouco espaço para o trabalho real ser realizado.

É importante analisar o tempo gasto nas reuniões e calcular os custos associados. Esforce-se para minimizar reuniões desnecessárias e garantir que cada uma seja orientada para objetivos e resultados.
Seja rigoroso no atendimento, convidando apenas quem realmente precisa estar presente. Essa abordagem garante que as reuniões se tornem encontros intencionais que impulsionem o progresso, em vez de um obstáculo à produtividade.
Explorando estratégias de alta alavancagem: três para cima, três para baixo
Uma coisa que você pode tentar é o método “Três para cima, três para baixo”. Essa técnica envolve cada membro da equipe compartilhando três conquistas positivas e três desafios que enfrentaram durante a semana. Numa reunião concisa de 30 minutos, estas questões são discutidas e são atribuídas responsabilidades para a sua abordagem.

A implementação desta estratégia pode ajudar a criar uma cultura de reuniões mais focada e produtiva dentro da sua organização, onde as realizações são celebradas, os desafios são enfrentados e o progresso é alcançado.
Última palavra sobre reuniões de empresa
A última coisa que você deseja é que uma reunião de empresa seja uma perda de tempo, um desperdício de recursos e crie mais confusão do que ajuda. Sabemos que esses parecem objetivos óbvios para qualquer reunião, mas você ficaria surpreso com o quão fácil é dedicar centenas ou milhares de horas por ano ao que poderia ter sido realizado por meio de um simples e-mail.

Abrace objetivos claros, preparação completa e uso eficiente de ferramentas tecnológicas para otimizar o desempenho de sua equipe.
Com o compromisso com a melhoria contínua e a adoção de práticas de reunião eficazes, você pode cultivar um ambiente onde a produtividade prospere e o respeito ao tempo da empresa se torne a norma.
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Adaptado de nosso podcast da Escola de Marketing .