O que é um pedido de alteração de construção? Processo e dicas

Projetos de construção são complicados. Não é surpresa que haja mudanças que impactam o trabalho. Para que essas surpresas impactem o mínimo possível o plano de construção, a indústria usa algo chamado ordem de mudança de construção.

Todos os projetos têm pedidos de alteração, mas o que é um pedido de alteração de construção e quando você deve usá-lo? Responderemos a essas perguntas, bem como delinearemos o processo ao gerenciar pedidos de alteração de construção. Para ajudar ainda mais, há um modelo de pedido de alteração incluído e, é claro, como o software de gerenciamento de projetos de construção vai ainda mais longe.

O que é um pedido de alteração de construção?

O pedido de alteração da construção é simplesmente um aditamento ao contrato entre a construtora e seu cliente. É um documento que define uma mudança no escopo do trabalho. Isso é totalmente documentado e, muitas vezes, será adicionado ao preço do contrato acordado, ao cronograma do projeto ou a ambos.

No entanto, as ordens de mudança de construção não são simplesmente exigidas, mas solicitadas. Tanto o empreiteiro quanto o proprietário devem concordar com os termos da ordem de alteração da construção antes de sua implementação no projeto.

Há muitas razões para uma ordem de mudança de construção. O proprietário pode solicitar que uma parede, porta ou janela seja colocada em algum lugar diferente de onde foi projetada no layout para funcionar melhor com outro elemento de design. Essa é uma ordem de mudança aditiva. Outros pedidos de alteração de construção excluem em vez de adicionar, que são chamados de pedidos de alteração dedutivos. Estes podem reduzir o preço do contrato.

Seja qual for o motivo da ordem de alteração da construção, o empreiteiro deve implementá-la sem interromper o plano do projeto o mínimo possível. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos de construção online que ajuda você a rastrear pedidos de alteração em tempo real. Use nossa visualização de projeto de quadro kanban para adicionar o pedido de alteração de construção e tenha uma ferramenta visual para rastrear seu fluxo de trabalho à medida que ele passa de fazer, fazer e terminar. Você pode anexar documentos e imagens, comentar, adicionar tags, priorizar e muito mais. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Quando você deve usar um pedido de alteração de construção?

As ordens de mudança de construção podem ocorrer durante a execução do plano do projeto. Mais projetos de construção terão pelo menos um ao longo do ciclo de vida do projeto. Portanto, é importante que os empreiteiros de construção estejam cientes disso e se planejem de acordo.

Os projetos usarão uma ordem de alteração de construção por vários motivos, alguns dos quais mencionamos acima. Outras razões incluem erros no projeto, escopo inadequado, tempo impossibilitando a construção e estimativas imprecisas do cronograma do projeto. Todos esses e muitos outros terão empreiteiros usando pedidos de alteração de construção.

Qualquer um que gerencie um projeto de construção deve estar pronto para uma ordem de mudança. Quanto mais você entender o que pode causar essas mudanças no escopo do projeto e quanto melhor você planejar para elas, mais rápidas e menos impactantes as mudanças podem ocorrer.

Processo de gerenciamento de pedido de mudança de construção

Se nada for constante além da mudança, então um processo precisa estar em vigor para gerenciar as ordens de mudança de construção que ocorrem ao longo do projeto. A seguir estão as etapas básicas que precisam ser seguidas ao gerenciar o processo de pedido de mudança de construção. Antes de se comprometer com um processo, porém, certifique-se de que os clientes e subcontratados o tenham assinado.

Comece com o contrato

Como um pedido de alteração de construção é apenas um acréscimo ao contrato entre o empreiteiro de construção e seu cliente ou proprietário, o contrato é o ponto de partida para todos os pedidos de alteração que afetarão o escopo de trabalho do projeto. Antes de assinar o contrato, certifique-se de lê-lo com atenção. Nesse caso, você deve ficar atento a todas as cláusulas relacionadas a pedidos de alteração, como as que dizem respeito a prazo, documentação e quem está autorizado a aprovar a alteração.

Revisar o Plano do Projeto

O próximo passo é examinar o plano de construção e as especificações. Revise cuidadosamente esses documentos para verificar se existem erros, omissões ou ambiguidades no escopo que o proprietário e o arquiteto precisam corrigir antes do início da construção. Detectar esses problemas no plano e nas especificações evitará ordens de alteração de construção caras e oportunas durante a execução do plano.

Responda rapidamente a pedidos de alteração

Quer o empreiteiro ou o proprietário solicitem uma ordem de alteração da construção, ela deve ser expedida o quanto antes. Atrasos provavelmente só aumentarão a despesa de tempo gasto respondendo ao pedido de alteração. Não espere até o último minuto, por mais tentador que seja colocar o pedido de alteração em segundo plano. É fundamental obter rapidamente a alteração por escrito e fazer ajustes no cronograma e nos custos. Caso contrário, você terá um acúmulo de pedidos de alteração de construção que podem inviabilizar o projeto ou algo pior.

Reúna-se com todas as partes envolvidas

O empreiteiro e o proprietário não devem apenas se reunir para discutir a mudança antes que ela seja documentada e chegar a um acordo sobre o custo e o impacto no cronograma, mas também devem manter a comunicação durante todo o processo. Isso inclui entender o motivo do pedido de alteração e como gerenciá-lo. Sem um acordo, a mudança será mais perturbadora. Defina o novo escopo de trabalho com o proprietário ou seu agente autorizado. Não negligencie os subcontratados que terão que fazer ajustes em seus horários. Deixe-os saber como a mudança afetará seu trabalho e defina os fluxos de trabalho com clareza. Em seguida, mantenha todos atualizados à medida que a ordem de trabalho da construção é executada.

Negociações adicionais

As negociações são a fase final do processo de ordem de mudança de construção antes de começar a trabalhar. Todas as partes podem não chegar a um acordo imediatamente. Pode haver divergências sobre o impacto no escopo de trabalho do projeto e questões relacionadas a custo e cronograma. Primeiro, faça com que o proprietário concorde com o custo da mudança, seja preço, tempo ou materiais, embora também possa ser negociado como um montante fixo. Às vezes isso já está definido no contrato, o que facilita o processo. Esta etapa é um empurrão e puxa entre o empreiteiro e o proprietário que deve resultar em uma decisão com a qual todos se sintam confortáveis.

Não negligencie a documentação

Documentar claramente o processo de pedido de mudança de construção ajuda a evitar disputas desnecessárias e mantém o trabalho avançando sem atrasos dispendiosos. Cada etapa do processo deve ser documentada e assinada. Mantenha registros escritos de todas as comunicações entre o empreiteiro, o proprietário e os subempreiteiros. Assim que todos estiverem de acordo, peça-lhes que assinem para garantir que todos saibam o custo e o impacto no cronograma. Mesmo durante a execução do pedido de alteração, é crucial documentar o trabalho e compartilhar esses documentos para manter todos atualizados.

O que um pedido de alteração de construção deve incluir?

Uma ordem de mudança de construção precisa capturar as informações pertinentes sobre a mudança. Para fazer isso, há uma série de áreas que são essenciais. Embora os pedidos de alteração de construção individuais possam diferir, todos eles devem incluir os seguintes detalhes.

• Informações internas: O nome do projeto de construção facilitará a localização, especialmente se você estiver trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo. Inclua o número do pedido para diferenciar este pedido de outros pedidos de alteração de construção no projeto. Observe se a mudança é interna ou externa. Além disso, adicione a data do pedido de alteração.
• Defina a mudança: Observe o tipo de pedido de mudança. Existem quatro pedidos de alteração de construção: tempo e material (custo não pode ser estabelecido), montante fixo (escopo de trabalho quantificável), custo zero (não altera o preço contratado) e custo unitário (com base em valores de cronograma de custo unitário). Em seguida, explique o motivo da mudança e se há uma oportunidade associada a ela.
• Descreva a Mudança: Escreva uma descrição detalhada do que está sendo solicitado para que todos saibam o trabalho que deve ser feito para fechar o pedido de mudança de construção. Incluir os materiais e mão de obra e estimar a duração do trabalho. O preço também deve ser previsto aqui.
• Pedido de mudança de data e assinatura: A última etapa é que todas as partes envolvidas assinem o pedido de mudança de construção e adicionem uma data à sua assinatura. Isso garantirá que todos estejam cientes do que foi acordado e manterão sua parte no contrato.

Alterar modelo de pedido

A padronização do processo de pedido de alteração de construção cria consistência e significa que você não precisa perder tempo criando novos documentos sempre que uma alteração é introduzida no projeto. Uma maneira de fazer isso é usando um modelo. O ProjectManger tem dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que estão disponíveis para download em nosso site. Nosso modelo de formulário de pedido de alteração gratuito para Excel pode ser usado para pedidos de alteração de construção ou qualquer setor que tenha pedidos de alteração. Use este modelo de gerenciamento de projeto gratuito sempre que precisar capturar mudanças, definir a mudança e garantir que todos concordem com o trabalho que será feito.

O ProjectManager ajuda você a gerenciar pedidos de alteração de construção

Nosso modelo de pedido de alteração gratuito é uma ótima ferramenta para colocar todos na mesma página, mas você precisa fazer o trabalho. É aí que entra o gerenciamento de projetos de construção. Você já viu como o software baseado em nuvem do ProjectManager possui quadros kanban para rastrear o pedido de alteração em tempo real. Essa é apenas uma das várias visualizações de projeto em nossa ferramenta. Os subcontratados podem usar a lista de tarefas, se preferirem. Todos os dados são atualizados instantaneamente e preenchem todas as visualizações do projeto, portanto, não importa qual visualização você esteja usando, você verá informações mais atuais.

Gerencie a carga de trabalho da sua equipe

Os pedidos de alteração de construção podem afetar seu custo e cronograma. Temos recursos de gerenciamento de recursos que ajudam a mitigar o impacto em seu projeto. Depois de integrar a equipe e os subcontratados, a disponibilidade deles fica no sistema, facilitando a atribuição de tarefas. Em seguida, examine o gráfico de carga de trabalho, que é codificado por cores para que você possa ver quem está alocado em muitas ou poucas tarefas. Você pode atribuí-los diretamente do gráfico e equilibrar a carga de trabalho de todos para mantê-los produtivos e não sobrecarregar ninguém e diminuir o moral.

Obtenha uma visão de alto nível do progresso

Seus recursos não são a única métrica que você precisa acompanhar. Nosso software possui um painel integrado que não requer configuração demorada como em outras ferramentas leves. Ele está pronto quando você estiver, capturando dados ao vivo e exibindo-os em gráficos e gráficos fáceis de ler. Você pode acompanhar custos, tempo e muito mais, tudo em tempo real. Quando quiser obter mais detalhes, use os relatórios personalizáveis ​​para quadros de horários, status e outras métricas do projeto. Eles também podem ser facilmente compartilhados para manter o cliente, o proprietário ou as partes interessadas atualizados.

Existem mais recursos que ajudam você a gerenciar pedidos de alteração de construção, como quadros de horários seguros que não apenas agilizam o processo de folha de pagamento, mas também mostram quantas horas cada membro da equipe gastou em suas tarefas. De gráficos de Gantt a cronogramas e até recursos de gerenciamento de portfólio para gerenciar mais de um projeto, nosso software fornece as ferramentas necessárias para fazer alterações no projeto e cumprir o cronograma.

O ProjectManager é um software premiado que capacita as equipes a planejar, gerenciar e acompanhar projetos em tempo real. Nossa plataforma colaborativa conecta todos, desde o escritório até o local de trabalho. Eles podem compartilhar arquivos, comentar e trabalhar juntos de forma mais produtiva. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

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