Gerenciamento de contatos para pequenas empresas

Acordar. Verifique seu e-mail para encontrar um novo lead brilhante. Tome o café da manhã enquanto cumpre sua programação do dia. Reuniões consecutivas com clientes o mantêm fora do escritório até o almoço, mas você ainda precisa verificar com um fornecedor sobre um projeto em andamento antes do meio-dia. Você provavelmente também deveria retornar a ligação recebida ontem. Na hora do almoço, o dono do seu café favorito menciona que precisa de alguns reparos na cozinha. Quem era aquele cara que sua empresa contratou no outono passado e você ficou satisfeito com o trabalho? Olhe para o relógio e perceba que são apenas 13h

Seus dias estão ocupados. Seria impossível manter o controle de todas as pessoas que você encontra sem alguma ajuda. É aí que entra o gerenciamento de contatos.

Para o proprietário de uma pequena empresa, gerenciar contatos é um dos aspectos mais importantes da administração do seu negócio, mas também pode ser assustador. Veja como ficar por dentro — esteja você trabalhando com um catálogo de endereços digital ou algo mais sofisticado, como software de CRM de geração de leads.

O que é gerenciamento de contatos?

O gerenciamento de contatos é a organização e manutenção de dados de contato, como endereços, e-mails e números de telefone.

O gerenciamento adequado de contatos é essencial para o relacionamento com o cliente e a eficiência operacional. Ele permite que qualquer membro de sua equipe acesse dados precisos de clientes rapidamente e permite que você distribua materiais de marketing para clientes atuais e potenciais.

Qual é um exemplo de gerenciamento de contatos?

Se você tiver um catálogo de endereços pessoal ou contatos armazenados em seu telefone, já possui experiência em gerenciamento de contatos. Nos negócios, um empresário pode gerenciar seus contatos criando uma lista principal de contatos em um aplicativo de planilha ou usando uma plataforma de marketing por e-mail para acompanhar os endereços dos clientes.

Como gerenciar contatos

O gerenciamento de contatos não é difícil, mas exige disciplina. Aqui estão algumas das melhores práticas.

Tenha um local central para informações de contato

As informações de contato podem ser acessadas em vários locais, mas identifique um local central para seus contatos. Quer você use uma planilha ou um software sofisticado, uma única fonte confiável de informações evita confusão.

Desenvolver um sistema para coletar e armazenar informações

Isso ajuda a manter tudo funcionando sem problemas. Decida como deseja coletar informações de contato, que tipo de informação deseja coletar, onde reunirá essas informações e como deseja organizar os contatos.

Torne esses processos automáticos. Dessa forma, quando você está correndo entre as reuniões enquanto faz malabarismos com várias tarefas, não precisa poupar sua preciosa inteligência para pensar sobre o que fazer com as informações do cliente.

Atualize seu banco de dados com rigor

As pessoas se mudam, mudam de nome, trocam de emprego e endereço de e-mail e geralmente evoluem ao longo de suas vidas. Mantenha seu banco de dados atualizado.

Lembre-se de que adquirir um novo cliente pode custar de cinco a sete vezes mais do que manter um antigo. Mantenha-se conectado com sua clientela atual e construa relacionamentos duradouros para os próximos anos.

Apoia-la

Se você armazenar todas as suas informações de contato em sua área de trabalho ou em um notebook, faça backup. (Não tenho certeza de como isso é para um notebook. Uma fotocópia em um segundo local?)

Eu sei pouco sobre o universo - exceto que se você o tentar com um único conjunto de registros, isso os fará desaparecer.

Para facilitar tudo isso, use um software de gerenciamento de contatos.

O que é um software de gerenciamento de contatos?

O software de gerenciamento de contatos não é novidade. Ele existe desde que os computadores pegaram e digitalizaram nossos relacionamentos. A categoria inclui qualquer aplicativo projetado especificamente para organizar e armazenar detalhes de contato. Em muitos casos, você obtém um gerenciador de contatos como parte de um conjunto de aplicativos.

Por exemplo, os Contatos do Google e os Contatos do iOS são opções populares de gerenciamento de contatos para sua vida pessoal. Embora poucas pessoas escolham esses aplicativos especificamente, elas geralmente optam por pacotes que contêm outros aplicativos de que precisam ou desejam e que vêm com esses aplicativos de gerenciamento de contatos como parte do pacote.

O que faz um gerenciador de contatos?

Idealmente, você deseja que todos os membros de sua equipe possam encontrar as informações de que precisam sempre que precisam. Algumas empresas optam por sistemas de gerenciamento de contatos de aplicativos de desktop. Se você lida com informações de clientes particularmente sensíveis, pode preferir a segurança adicional de armazenar todos os detalhes no local.

Para outros, o gerenciamento de contatos baseado em nuvem oferece a flexibilidade necessária. Com ele, você pode atualizar ou pesquisar seus contatos de diferentes dispositivos e locais.

Muitos gerenciadores de contatos também permitem que você importe informações, economizando algum tempo na entrada manual.

Qual é a diferença entre CRM e gerenciamento de contatos?

Em primeiro lugar, CRM significa gerenciamento de relacionamento com o cliente. Essas palavras – gerenciamento de “contato” versus gerenciamento de “relacionamento” – são a chave.

As ferramentas de gerenciamento de contatos ajudam você a manter contato com as pessoas. Eles fornecem um local para coletar e armazenar detalhes de contato, como aniversários, contas de mídia social e históricos de compras, e até mesmo adicionar notas pessoais. E, na maioria das vezes, você pode integrar as informações de seus contatos ao seu calendário para obter detalhes cruciais quando necessário.

As soluções de CRM evoluíram do gerenciamento de contatos. Eles contêm as mesmas informações que as ferramentas de gerenciamento de contatos, mas vão além, coletando mais dados sobre seus clientes e fornecendo ferramentas para gerenciar esses relacionamentos. Eles oferecem mais integrações, análises e acesso a dados em tempo real.

Uma solução de CRM de geração de leads permitirá que você coreografe as interações em um mapa completo da jornada do cliente. Acompanhe tudo, desde campanhas publicitárias a e-mails e conversões, e mantenha o engajamento no futuro.

O gerenciamento de contatos captura as informações do cliente, enquanto o CRM também oferece recursos que permitem que você envolva melhor seus clientes e simplifique suas operações.

Gerentes de contato +

Aqui é onde fica complicado. Há uma terceira categoria... que acabei de inventar. Gerenciadores de contatos simples são bancos de dados para você armazenar e organizar informações. No entanto, os gerenciadores de contatos também podem vir integrados a outros serviços — sem serem CRMs abrangentes.

Por exemplo, serviços de e-mail profissionais vêm com uma ferramenta de gerenciamento de contatos integrada em sua plataforma.

Benefícios do software de banco de dados de contatos

Ter o software de banco de dados de contatos certo é essencial para acompanhar seus clientes. Você precisa dele para operações diárias, marketing e insights que permitem que você planeje o futuro. Uma boa aplicação traz múltiplas vantagens.

Melhor organização e acessibilidade de dados

O software de gerenciamento de contatos comerciais facilita o gerenciamento e o acesso aos dados. Você pode organizar as informações do cliente com várias pastas e tags, pesquisar por nome ou outros atributos e filtrar para focar em segmentos de sua clientela.

Além disso, um banco de dados de gerenciamento de contatos baseado em nuvem facilita a colaboração, principalmente quando o trabalho remoto se torna mais comum.

Resultados de vendas e marketing aprimorados

Com o gerenciamento de contatos de vendas, você pode otimizar o contato com o cliente. Capture detalhes de contato para leads em potencial, armazene dados relevantes do cliente e alcance as pessoas com base em interações anteriores. Molde sua estratégia de engajamento com base em informações como:

• Data da última compra
• Produtos comprados
• Fonte de referência
• Interesses indicados

Uma boa organização também permite reduzir o tempo de resposta à medida que surgem consultas e oportunidades. Quase metade dos clientes de hoje espera que as empresas respondam em menos de quatro horas. (Doze por cento deles esperam que você responda em 15 minutos, mas acho que essas pessoas deveriam beber menos cafeína.)

Você também intensificará seu marketing. Crie listas de contatos para campanhas de e-mail ou SMS, refine sua mensagem com base na demografia do cliente e descubra onde concentrar os esforços de mídia social.

Melhor percepção do comportamento do cliente

Soluções sólidas de gerenciamento de contatos oferecem uma visão melhor do comportamento de clientes individuais, ajudando a otimizar as campanhas de marketing.

Eles também fornecem os dados de que você precisa para aproveitar suas análises. Tem havido muito burburinho recente sobre big data para pequenas empresas - maneiras pelas quais empresas menores podem aproveitar pools de dados maiores.

Mas os melhores dados são seus dados, as informações que vêm de sua base de clientes real. Identifique as tendências entre os clientes e refine suas ofertas ou divulgação com base nesse feedback concreto.

Você pode até monitorar a satisfação do cliente – e adicionar algum feedback qualitativo à mistura – distribuindo pesquisas ou enquetes para seus contatos.

Tendências de software de gerenciamento de contatos

Duas das maiores tendências em sistemas de gerenciamento de contatos são automação e personalização. Cada um é útil individualmente, mas eles realmente brilham quando trabalham juntos.

Automação

A automação permite que as empresas simplifiquem seus processos e economizem tempo automatizando tarefas repetitivas, como entrada de dados. Alguns aplicativos importam automaticamente novos contatos ou atualizam informações antigas. Por exemplo, quando você recebe um e-mail de um novo lead, seu software pode armazenar instantaneamente seu nome e endereço de e-mail.

Você também pode usar a automação de marketing em plataformas de “gerenciadores de contatos+” que combinam o gerenciamento de contatos com outro serviço — como e-mail ou SMS marketing. Automatize as respostas a determinados gatilhos, como uma inscrição em uma lista específica, ou faça com que sua plataforma os adicione a um novo segmento quando atingirem um determinado marco.

Personalização e experiência do cliente

Personalização é a arte de criar uma experiência única para cada cliente com base em suas necessidades e preferências individuais. O software de gerenciamento de contatos que permite campos personalizados e listas segmentadas permite que você personalize as mensagens que envia ao seu público.

As mensagens personalizadas constroem a fidelidade do cliente à medida que as pessoas aprendem a confiar em você para enviar-lhes apenas ofertas relevantes para seus interesses. Ao segmentar o público com maior probabilidade de comprar um produto ou serviço, você também aumenta as vendas.

Como você coleta essas informações? Use o perfil progressivo, a prática de coletar gradualmente mais informações sobre um indivíduo ao longo de suas interações com sua marca. Você aprimorará sua imagem de cada cliente sem sobrecarregá-los com uma única enxurrada de perguntas.

Automação e personalização são melhores juntas

Ao combinar automação e personalização, você pode criar interações ainda melhores entre sua marca e seu público. Por exemplo, você pode enviar automaticamente uma mensagem aos contatos no aniversário deles, incluir seus nomes em e-mails ou informá-los quando seus produtos favoritos estiverem de volta ao estoque.

Ninguém gosta de ser apenas mais um na multidão. Portanto, destaque-se da concorrência tratando as pessoas como indivíduos.

Você precisa de gerenciamento de contatos ou CRM para o seu negócio?

A maneira de saber se você precisa de um software de gerenciamento de contatos ou CRM é se perguntar o que você precisa que seu software faça:

• Que tipo de relacionamento com o cliente preciso gerenciar?
• Quais informações eu quero coletar?
• Como quero organizar meus contatos?
• Quais recursos ou ferramentas eu quero em meu sistema?
• Quanto eu quero pagar?

O gerenciamento de contatos do CRM custará mais e oferecerá mais. Você está configurado para aproveitar esses recursos? Não compre um Bugatti se o seu estilo de direção e necessidades forem mais bem acomodados por um Toyota. Então, novamente, não compre um carro velho que vai quebrar no caminho para a loja se você puder comprar o Toyota.

Organize-se com o gerenciamento de contatos

Aí está - a importância de um bom gerenciamento de contatos, suas práticas recomendadas e a diferença entre ele e o software de CRM de geração de leads.

Resta escolher a melhor solução para o seu negócio. Ao comparar maçãs com maçãs (supondo que maçãs sejam um software de gerenciamento de contatos), considere estes pontos:

• O sistema é amigável e fácil de usar?
• O sistema integra com outras ferramentas que utilizo no meu negócio?
• Quanto custa isso?
• Ele oferece suporte ao cliente se eu tiver algum problema?

Escolha um bom e então você pode voltar para sua vida agitada sem se preocupar em perder aquele pedaço de papel que tem o endereço de e-mail de um cliente potencial rabiscado nele.

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