Gerenciamento de Contratos: Entendendo o Ciclo de Vida do Contrato

Gerenciar um projeto é complexo. Os gerentes de projeto são treinados para planejar cronogramas e alocar recursos para cumprir prazos e ficar dentro dos orçamentos. Mas uma vez que você está contratando pessoas de fora de sua organização, as questões legais e logísticas podem ser esmagadoras.

As empresas empregam gerentes de contrato para gerenciar esse processo de contrato muitas vezes complicado. Embora nem toda organização tenha um gerente de contrato, todos os que lideram um projeto em que funcionários de fornecedores e contratados precisam ter uma compreensão do gerenciamento de contratos.

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos é o processo de gestão de contratos. Isso inclui entregas, prazos e os termos e condições do contrato. No entanto, não está apenas facilitando o processo de contrato; mas também a gestão de clientes e a sua satisfação.

Muitas vezes, as pessoas pensam apenas na construção do contrato que está sendo assinado, o que é conhecido como administração de contratos. Embora esse período de negociação seja importante, é um erro negligenciar o que acontece após a adjudicação do contrato. É aí que começa a verdadeira gestão do contrato.

O gerenciamento de contratos é usado em organizações dos setores público e privado para gerenciar com eficácia os contratos depois de assinados para criar um melhor desempenho operacional e financeiro. Também ajuda a reduzir o risco financeiro para a organização. Embora demorado, ter um bom processo de gerenciamento de contratos reduz custos e melhora o desempenho.

O que é o gerenciamento do ciclo de vida do contrato?

O gerenciamento do ciclo de vida do contrato é diferente do gerenciamento de contratos. O último é mais sobre o gerenciamento de contratos com e-mail, planilhas e armazenamento de arquivos. O gerenciamento do ciclo de vida do contrato é uma abordagem estratégica para o gerenciamento de contratos que obtém maior eficiência da atividade, combinando pessoas, processos e tecnologia.

O gerenciamento do ciclo de vida do contrato ou CLM trata de automatizar e simplificar os processos envolvidos nos vários estágios do gerenciamento de contratos, como iniciação, autoria, processo e fluxo de trabalho, negociação e aprovação, execução, gerenciamento e conformidade contínuos e renovação. O objetivo final é economizar tempo e dinheiro, reduzindo erros.

Isso é feito usando o software CLM, que oferece aos usuários maior visibilidade sobre o que uma corporação está gastando e agiliza o processo de contrato para maior eficiência, levando a menores custos administrativos. Isso é feito por meio do gerenciamento de contratos de compras e vendas, automação, padronização e muito mais para criar contratos de maneira rápida e fácil.

Quem está envolvido na gestão de contratos?

Algumas organizações terão uma pessoa dedicada ao gerenciamento de contratos, conhecida como gerente de contratos. Eles dirigem e supervisionam os contratos à medida que avançam em seu ciclo de vida. De certa forma, eles são os intermediários que funcionam como uma ponte que conecta empresas, funcionários, clientes, fornecedores e contratados.

Um gerente de contrato facilitará as negociações, recomendações e todos os registros associados ao processo de contrato. Eles pesquisam todas as questões legais relacionadas ao contrato e ajudam na negociação de termos e condições com o cliente e o terceiro.

Algumas das funções de um gerente de contratos incluem preparar propostas comerciais, desenvolver e apresentar propostas de projetos, reunir-se com clientes, estimar orçamentos, negociar termos de contrato e muito mais. Seu conjunto de habilidades inclui ter conhecimento de direito contratual e estar apto em gerenciamento de relacionamentos.

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Por que a gestão de contratos é importante?

Os contratos são importantes. Eles são documentos juridicamente vinculativos entre um funcionário e contratados ou fornecedores que realizarão o trabalho. Portanto, o gerenciamento de contratos é igualmente importante, pois ajuda a garantir que o trabalho contratual seja feito de forma eficaz. Funciona para ambas as partes envolvidas em termos de estratégias e procedimentos de negócios.

Como grande parte da estratégia de negócios de uma organização depende da negociação bem-sucedida de um contrato, o processo pode ser demorado. O uso do gerenciamento de contratos ajuda a dedicar a quantidade certa de recursos necessários.

Mas uma vez que o contrato é assinado, a necessidade de monitorar e supervisionar sua implementação é fundamental para cumprir as obrigações do contrato. A falta de um processo de gerenciamento de contratos em vigor pode custar dinheiro e tempo à organização por meio de multas e litígios cobrados – sem mencionar a erosão de importantes relacionamentos comerciais.

A gestão de contratos continua a ser um benefício mesmo depois que o contrato é finalizado e os serviços adquiridos. Sem supervisão, isso pode levar ao descumprimento de todas as obrigações contratuais. Tudo isso corrói o valor do projeto e pode até mesmo levar ao fracasso em atingir seus objetivos.

Quais são as etapas do processo de gerenciamento de contratos

A gestão de contratos, como qualquer tipo de gestão, tem um processo. Isso permite que o gerenciamento de contratos seja controlado e certifique-se de que nada importante seja negligenciado. Essa série de ações pode ser dividida em sete etapas:

1. Planejamento

Esta fase é quando as necessidades da organização são identificadas, as metas são definidas e os riscos definidos. Lembre-se de que o contrato é juridicamente vinculativo, portanto, a devida diligência é importante. Conheça o tipo de contrato, quaisquer acordos padrão que possam ser usados, determine quem é responsável por quê e os recursos necessários para implementar o contrato.

2. Elaboração

Se houver um advogado interno ou advogado com quem sua organização trabalha, este é o ponto para consultá-los. Eles podem até ter um modelo para trabalhar à medida que o contrato é elaborado. Isso ajudará a garantir que todas as cláusulas e termos necessários sejam incluídos. Além disso, leve em consideração quaisquer leis estaduais ou nacionais que possam afetar o contrato. Tire um tempo e certifique-se de que tudo está correto.

3. Aprovação

O próximo passo é obter a aprovação de um gerente ou executivo para examinar a minuta do contrato e ver se eles têm comentários ou correções antes de finalizar o documento. Essa fase do processo depende de como sua organização funciona e se ela possui procedimentos de auditoria ou outras políticas sobre compras específicas. Neste ponto, configure um sistema para notificar os aprovadores para que possam visualizar, editar e comentar o contrato em tempo real.

4. Negociação

A fase de negociação envolverá pesquisar as necessidades da outra parte antes de se sentar à mesa de negociação. Quando todos estão fazendo alterações no contrato, é útil que esse documento seja compartilhado e colaborado em tempo real. Alternar entre diferentes versões do contrato por e-mail por meio de documentos físicos aumenta a probabilidade de erros e aumentos de custos.

5. Assinatura

Uma vez que ambas as partes concordam com o contrato, ele é assinado por elas, o que o torna um documento juridicamente vinculativo. Embora muitas vezes imaginemos assinaturas de contratos ocorrendo pessoalmente, isso nem sempre é o caso. Com reuniões virtuais e uma economia global, conseguir assinaturas pode ser mais difícil. Mais empresas estão usando assinaturas eletrônicas para facilitar esse estágio.

6. Revisão

É comum que um contrato assinado seja alterado ou revisado. O acompanhamento dessas mudanças é importante e destaca a importância de um processo confiável de gerenciamento de contratos. Os contratos devem ser compartilhados, fáceis de editar e adicionar alterações conforme necessário.

7. Renovação

Por fim, há a gestão que segue a assinatura, que pode ser auditoria, renovação de contratos e outras obrigações. O contrato deve ser auditado regularmente para garantir que as obrigações nele contidas estejam sendo cumpridas. Isso inclui a renovação do contrato quando necessário. Perder uma renovação é uma oportunidade perdida e pode prejudicar a relação entre o proprietário e o contratado.

Práticas recomendadas para gerenciamento do ciclo de vida do contrato

Ao aplicar o gerenciamento do ciclo de vida do contrato, há coisas a fazer para ajudar o processo a funcionar de forma mais eficaz. Por um lado, digitalizar e automatizar o processo é sempre aconselhável. Isso é duplamente verdade ao gerenciar um portfólio de contratos ou lidar com empreiteiros e fornecedores que estão geograficamente distantes.

Automação

Automatizar notificações para acompanhar quando os contratos estão para renovação ou as obrigações neles são entregues. O erro humano pode custar caro, mas quando os lembretes são definidos no software, você sempre sabe quando os prazos estão chegando.

Comunicando

Ter recursos de relatórios em uma ferramenta de software é importante para um orçamento, que muda constantemente ao longo de um projeto. Um orçamento é planejado e delineado no contrato, mas o projeto real pode achar que você está gastando demais. Você precisa de uma ferramenta para verificar o que planejou gastar e o que está realmente gastando.

Use um software de gerenciamento de projetos

A maioria dessas práticas recomendadas depende do software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem e, portanto, fornece dados em tempo real. O uso de uma ferramenta online promove maior transparência em seu processo de gestão de contratos.

Como o ProjectManager ajuda a organizar seus contratos

ProjectManager é um software baseado em nuvem que organiza tudo relacionado ao seu projeto, desde tarefas até equipes e os contratos feitos com fornecedores e contratados. Ele ajuda sua organização a cumprir as obrigações, evitar falhas de comunicação e nunca perder uma renovação.

Plano

Use nosso software para planejar, agendar, monitorar e relatar projetos, além de ter nossa ferramenta como um hub central para toda a documentação do projeto. Como temos armazenamento ilimitado de arquivos, todos os contratos são coletados em um só lugar. Isso facilita encontrá-los quando necessário, sem precisar pesquisar e-mails ou discos rígidos externos.

Colaborar

Ao negociar e mesmo depois de concordar com um contrato com fornecedores e subcontratos, mantenha-os informados com nossa plataforma colaborativa. É fácil integrá-los à ferramenta enquanto a configuração de segurança só dá acesso às partes do software que você deseja que eles vejam. Compartilhe documentos e crie tarefas que permitem que todas as partes comentem e conversem em tempo real.

Acompanhar

Claro, há mais. Painéis em tempo real fornecerão uma visão de alto nível do projeto e seu progresso e desempenho para garantir que os trabalhadores contratados estejam cumprindo os termos e condições dos contratos. Os relatórios ampliam essa lente para dados ao vivo com mais detalhes. Obtenha melhor gerenciamento de contratos e gerenciamento de projetos de construção em uma única ferramenta.

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