Controlando as etapas do processo na gestão de negócios

Suas operações de negócios são tão boas quanto sua capacidade de monitorá-las e controlá-las. Por exemplo, as equipes de manufatura estariam perdidas sem um processo de controle que lhes permitisse medir e melhorar sua função de gerenciamento.

O processo de controle de gestão é essencial para que qualquer negócio se mantenha viável. Ao monitorar com software e controlar o processo de fabricação, você pode ver o que funciona e o que não funciona.

O que é o processo de controle na gestão empresarial?

O processo de controle na gestão de negócios é quando os gerentes definem, medem e refinam suas operações de negócios e gerenciam o controle de custos.

Ao usar um processo de controle, uma empresa pode navegar pelas mudanças na cadeia de suprimentos, na demanda do cliente e em outras variáveis ​​que afetam o sustento de uma empresa. É uma tarefa crítica para manter qualquer negócio solvente.

Através do processo de controle na gestão, uma empresa pode dizer com precisão se os planos estão indo na direção certa e estão totalmente implementados. Se esses planos não estão funcionando e tiram a empresa dos trilhos, eles podem endireitar o navio e permanecer no curso.

O software de gerenciamento de projetos ajuda você a medir o desempenho. ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que faz isso em tempo real. Você pode ver a diferença entre seu esforço planejado e real com o painel ao vivo do ProjectManager. O painel coleta dados de produção, processa automaticamente os números e exibe o resultado em gráficos e tabelas fáceis de ler. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!

Controlando as etapas do processo na gestão de negócios

Há um procedimento de cinco etapas para controlar processos que o ajudarão a definir, medir e ajustar suas atividades de negócios - seja produção, embalagem, entrega ou outro processo de negócios.

Se você não está aplicando um processo de controle, então você não está realmente gerenciando seus processos de negócios. Você não pode liderar sua força de trabalho sem controlar o processo.

Para o controle organizacional que leva ao cumprimento das metas e planos estratégicos de sua empresa, siga estas cinco etapas:

1. Definir padrões de desempenho

Você precisa de um objetivo para o seu negócio, mas também precisa de orientação para sua equipe para mantê-los trabalhando em direção a esse objetivo. Sem esses padrões, é possível que eles se afastem do plano, intencionalmente ou não.

Padrões são como metas que são atribuídas a um departamento específico ou membro da equipe. Eles devem atingir esses padrões por meio de cooperação, trabalho em equipe e um esforço colaborativo. No entanto, para garantir que esses padrões sejam atendidos, você deve ter critérios para medi-los.

Ao configurar regras com as quais você pode medir, você pode julgar ou avaliar o desempenho para manter o padrão de resultados. Isso ajuda a gerência a entender como a produção está progredindo e se está no caminho certo ou precisa de ajustes. Ter padrões para basear o desempenho significa que o trabalho não precisa parar para ter uma ideia de como está progredindo.

Existem dois grupos de padrões: tangíveis (ou específicos) e intangíveis (ou abstratos). O primeiro é mensurável; você pode vê-lo e contá-lo. Este último não pode ser visto nem contado. Um padrão tangível seria tempo, custo, lucro, despesas, produção, etc. Padrões intangíveis são o desempenho de um gerente, a atitude do trabalhador e assim por diante.

2. Medir o Desempenho

Definir um padrão torna possível medir o desempenho usando uma função de controle. Por meio dessa medição de desempenho, você pode detectar e corrigir rapidamente qualquer desvio do plano antes que ele saia dos trilhos e acabe com a produção.

As medições são mais fáceis quando se trata de padrões tangíveis que podem ser vistos e contados. Isso é naturalmente mais difícil com padrões intangíveis. Por definição, o desempenho intangível é difícil de medir em um sistema de informação, pois você não pode quantificá-lo.

Uma maneira de compensar essa deficiência é observar o desempenho de um gerente através dos olhos de sua equipe. Como é a atitude da equipe em relação ao seu trabalho? O moral está alto? Como estão as comunicações entre a equipe e o gerente? A equipe é leal entre si, seu gerente e a empresa?

Embora sejam padrões intangíveis, juntos eles pintam um quadro do desempenho do gerente. Todas essas perguntas falam sobre a capacidade do gerente de gerenciar com sucesso sua equipe. Esboce o padrão para medir o que as equipes fazem, qual é o desempenho esperado etc. Você pode coletar esses dados regularmente por meio de relatórios, sejam semanais, mensais, trimestrais ou anuais.

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3. Comparar o desempenho real com os padrões de desempenho

Depois de ter uma linha de base para o desempenho de suas equipes na fabricação, embalagem, entrega etc., você pode comparar o desempenho real com o planejado e determinar a extensão do desvio. Isso é chamado de variação, ou a diferença entre o desempenho real e as metas. Os cronogramas podem ser imensamente úteis quando se trata de analisar a variação.

O ProjectManager tem gráficos de Gantt online que permitem definir marcos concretos e fases do projeto, para que você possa ver rapidamente se está adiantado ou atrasado. Além disso, o Gantt é atualizado em tempo real à medida que sua equipe conclui o trabalho. Faça um teste gratuito e crie um cronograma em minutos.

O gerente deve analisar esses dados e aceitar ou rejeitar o resultado. Isso depende do desvio e do impacto no negócio. Se tudo estiver indo conforme o esperado, isso é ótimo, mas é mais provável que haja algum tipo de desvio. Cabe ao gerente determinar se essa lacuna pode ser ignorada ou tratada.

4. Analisar Desvios

Isso nos leva ao próximo passo: onde você analisa os dados usando os limites aceitáveis. Se os padrões não foram atendidos, o gerente deve então descobrir se é necessário mais controle - ou se talvez, o próprio padrão deve ser alterado.

Se houver uma lacuna entre o desempenho planejado e o real, o próximo passo é descobrir o que está causando isso e qual é a extensão disso. Em seguida, você precisa determinar como esse desvio está afetando os negócios. Se a diferença for pequena, provavelmente não há problema em ignorá-la. Mas se a lacuna reflete ganhos, nomeação de trabalhadores, troca ou reparo de equipamentos e outras questões críticas, ela deve ser abordada. Um modelo de análise de lacunas pode ajudar nesse processo de tomada de decisão.

5. Tome Ações Corretivas

Depois de analisar o desvio e determinar sua causa, o gestor terá que montar um plano no qual medidas corretivas, controle de pontos críticos e outros meios sejam utilizados para resolver o problema. Isso é para reduzir o desvio e garantir que o padrão seja atendido. Isso pode envolver mudanças nos processos e/ou comportamentos.

Algumas das situações descobertas em um processo de controle podem exigir ações corretivas para salvar o negócio, enquanto outras podem ser apenas um desempenho abaixo do padrão que precisa ser corrigido para melhorar os processos e trazer a produção de volta ao cronograma. Portanto, ações podem ser necessárias imediatamente devido à urgência.

As ações corretivas incluem uma variedade de atividades. Por exemplo, você pode alterar como determinadas operações comerciais são realizadas. No entanto, algumas operações e desempenhos podem não ser alterados e podem exigir mais recursos. Por exemplo, contratar mais membros da equipe pode ser a solução para corrigir o desvio que você descobriu.

É importante que os gerentes monitorem e controlem o processo do início ao fim. Isso inclui não apenas o processo de controle, mas quaisquer ações planejadas para resolver o desvio ou redefinir os padrões. Uma compreensão do processo de controle mostra se os planos estão sendo cumpridos e, caso contrário, quais ações precisam ser tomadas para que sejam cumpridas.

Como o ProjectManager ajuda com as etapas do processo de controle

O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem que gerencia planos e monitora o desempenho em tempo real para ajudar os gerentes a tomar decisões mais perspicazes. Várias visualizações de projeto facilitam para as equipes híbridas usarem a ferramenta como quiserem, não importa onde estejam, o que façam ou seu nível de especialização.

Acompanhar o progresso em gráficos de Gantt

A definição de padrões de desempenho pode ser feita nos gráficos de Gantt interativos do ProjectManager. Marcos podem ser definidos, tarefas atribuídas e prioridade e outras tags adicionadas para melhor organizar os padrões. Uma linha de base é definida para capturar o plano, que pode ser usado posteriormente para comparar o desempenho real com os padrões e metas estabelecidos. Em seguida, o gerente pode compartilhar o Gantt com a equipe e as partes interessadas.

Medir o desempenho em painéis

Medir o desempenho real é mais preciso com o software de relatórios baseado em nuvem do ProjectManager. Ele coleta dados em tempo real e os exibe no painel ao vivo, que também pode ser compartilhado com as partes interessadas. Os relatórios são uma maneira de aprofundar os dados. As equipes podem fornecer relatórios de status para atualizar seu desempenho à medida que executam suas tarefas, e os gerentes podem gerar relatórios sobre variação, carga de trabalho, planilhas de horas e muito mais.

Gerenciar a carga de trabalho e realocar recursos

As ferramentas de gerenciamento de recursos ajudam você a analisar e tomar medidas corretivas. A carga de trabalho é um dos padrões que pode desacelerar a produção se poucos membros da equipe forem encarregados de muitas tarefas. O gráfico codificado por cores do ProjectManager mostra quem está superalocado e, em seguida, você pode realocar recursos diretamente do gráfico de carga de trabalho. Uma vez que a carga de trabalho esteja equilibrada, a produção aumentará, assim como o moral da equipe.

ProjectManager é um software premiado que ajuda no controle de processos. Possui recursos para ajudá-lo a planejar, monitorar e relatar o desempenho. Várias visualizações de projeto o tornam acessível a qualquer pessoa, desde a gerência até os membros da equipe. É perfeito para equipes híbridas que desejam melhorar seu gerenciamento de trabalho. Experimente o ProjectManager hoje!