11 ferramentas de comunicação corporativa para impulsionar o desempenho da equipe

As ferramentas de comunicação são decisivas para as empresas modernas

Porque todos os prazos perdidos, gargalos e pequenos mal-entendidos se espalham para impactar a produtividade de sua equipe.

Mas quanto maior a sua empresa, mais rápido esses problemas tendem a ficar fora de controle.

É por isso que as ferramentas de comunicação empresarial dedicadas tornaram-se essenciais para equipes presenciais, remotas e híbridas.

O problema? Não há falta de software lá fora. Junte isso ao fato de que integrar sua equipe a novas ferramentas não é pouca coisa. Isto é especialmente verdadeiro para as empresas.

Se você não sabe por onde começar, nós o cobrimos em nosso guia abrangente de comunicações corporativas.

Afinal, o que são comunicações corporativas?

As comunicações corporativas referem-se a como as partes interessadas nos negócios interagem com colegas (internos) e clientes (externos). De atualizações e expectativas a mensagens e resultados, as empresas priorizam as comunicações em prol da organização, produtividade e responsabilidade.

E, portanto, as ferramentas de comunicação corporativa representam o software e os aplicativos que as partes interessadas usam para gerenciar as interações acima.

Essas ferramentas podem ser colocadas em dois grupos com base em seus respectivos públicos - interno e externo.

Ferramentas de comunicação corporativa interna vs. externa

As comunicações internas abrangem as interações que acontecem entre as partes interessadas dentro de uma organização. Isso inclui funcionários, pessoal de nível C e outros colaboradores internos (pense: freelancers ou contratados).

Para gerenciar esses relacionamentos e manter as partes interessadas atualizadas, as empresas podem usar:

• Ferramentas de gerenciamento de projetos
• Ferramentas de bate-papo em equipe
• Ferramentas de videoconferência
• Intranet da empresa ou ferramentas wiki

Por outro lado, ferramentas de comunicação externa são usadas para entregar mensagens importantes a clientes, assinantes ou parceiros. Essas ferramentas podem incluir:

• Ferramentas de marketing (pense: social, CRM, e-mail)
• Ferramentas de comunicação com o cliente (pense: chat ao vivo ou software de suporte técnico)
• Ferramentas de relações públicas e mídia

Não existe uma abordagem única para a adoção de ferramentas de comunicação. Dito isso, uma combinação de ferramentas internas e externas é fundamental para manter todos os envolvidos com o seu negócio atualizados.

Por que as ferramentas de comunicação empresarial são tão importantes

Investir em comunicações digitais dedicadas deve ser uma questão de “quando” e não de “se” para empresas de todas as formas e tamanhos.

Empreendimento. PMEs. Só. O que você disser.

Considere os benefícios bem documentados da comunicação simplificada abaixo:

• Incentive a colaboração significativa entre sua equipe. Quando as tarefas e os objetivos das equipes estão alinhados, eles criam melhores resultados de negócios. Há uma razão pela qual a comunicação eficaz e as taxas mais altas de envolvimento dos funcionários andam de mãos dadas.
• Capacite as pessoas a serem mais produtivas. Uma pesquisa recente da Teamwork observa que as pessoas são até 25% mais produtivas quando têm acesso rápido a entregas, requisitos e outras informações críticas do projeto. Com as ferramentas de comunicação empresarial certas, você pode consolidar todos os itens acima em um só lugar.
• Crie uma cultura empresarial mais conectada . Alimento para reflexão: apenas 7% dos trabalhadores sentem que a comunicação é “precisa, aberta e oportuna” no trabalho. Isso sinaliza a necessidade de as empresas realmente colocarem suas comunicações corporativas sob o microscópio em prol não apenas da produtividade, mas do bem-estar de seus funcionários.

Além disso, lembre-se de que a eficiência das comunicações internas tem um impacto direto na forma como você se comunica com os clientes.

Por exemplo, considere como as mensagens de marketing e os criativos para campanhas exigem várias etapas, partes interessadas e aprovações.

Quando um departamento está na mesma página e é capaz de se comunicar de forma eficaz, suas mensagens para as partes interessadas externas são mais propensas a ressoar.

11 ferramentas de comunicação corporativa para experimentar

Abaixo está nosso detalhamento das melhores ferramentas de comunicação, todas comprovadas para unir as empresas e ajudar os trabalhadores a se comunicarem melhor.

Claro, nenhuma empresa precisa necessariamente de tudo nesta lista. Dito isso, as ferramentas internas e externas aqui podem destacar áreas onde as comunicações de sua empresa podem precisar de ajustes.

Ferramentas de comunicação interna

Construir uma estratégia de comunicação interna é uma obrigação, especialmente para equipes remotas e distribuídas. Vamos começar analisando as ferramentas para ajudar sua equipe internamente.

1. Ásana

Especialmente devido ao surgimento de equipes remotas, as ferramentas de gerenciamento de projetos são essenciais para empresas grandes e pequenas.

Ferramentas como a Asana fornecem às empresas um local unificado para planejar e acompanhar o progresso de qualquer projeto. De tarefas e listas de tarefas a cronogramas de projetos completos e calendários de departamentos, a Asana facilita o acompanhamento com:

• Múltiplas visualizações de projetos (incluindo quadros Kanban, listas e calendários) que fornecem um pulso constante sobre o progresso de uma tarefa
• A capacidade de atribuir funções e permissões para colaboradores (incluindo funcionários de nível básico, contratados e nível C) para manter os fluxos de trabalho estruturados
• Atualizações e notificações automatizadas para manter um pulso constante no progresso da tarefa

2. Folga

É difícil encontrar uma equipe que não esteja usando o Slack (ou uma ferramenta de bate-papo de equipe semelhante) para se manter conectada.

Com o Slack, você pode organizar as comunicações da sua equipe em canais de toda a empresa, específicos do departamento ou da função. Isso permite uma comunicação imediata e oportuna que não interrompe totalmente os trabalhadores nem causa reuniões desnecessárias. Indiscutivelmente, o maior ponto de venda do Slack é sua facilidade de uso e integrações infinitas (incluindo muitas das ferramentas desta lista).

3. Trabalho em equipe

Uma solução de gerenciamento de projetos que é quase um híbrido das duas ferramentas acima, o Teamwork se diferencia por sua capacidade de rastrear dados granulares do projeto, além de atualizações e mensagens. Por exemplo, você pode acompanhar as contribuições individuais para qualquer tarefa, bem como o tempo de toda a equipe gasto em tarefas.

O trabalho em equipe responde “o que foi feito, o que precisa ser feito e o que vem a seguir” em um só lugar. Os recursos de rastreamento de projetos da plataforma representam uma enorme economia de tempo e criam menos idas e vindas entre os colaboradores.

4. Confluência

De documentos e políticas internas a páginas de referência e wikis, o Confluence representa uma espécie de “base” para as equipes consultarem.

A plataforma serve como uma ferramenta de gerenciamento de projetos por si só, mas também fornece às equipes um quadro branco digital para debater e fazer anotações conforme necessário. Os recursos do Confluence são mais um exemplo de como você pode consolidar as comunicações corporativas em vez de pular entre vários aplicativos, caixas de entrada ou unidades internas.

5. Bambu por Broto

A defesa dos funcionários está na moda agora. Bambu capacita seus colegas de equipe internamente para ganhar o máximo em mensagens de marketing externas.

Por exemplo, o Bambu torna mais fácil impulsionar os maiores anúncios da sua marca e as últimas postagens do blog. Em vez de criar atualizações ou legendas individuais, a plataforma fornece modelos, inspiração e opções criativas para impulsionar suas mensagens de postagens sociais da maneira mais envolvente possível.

6. Teclado

O Dialpad representa uma solução completa de videoconferência, bate-papo e telefone, ideal para equipes distribuídas.

Talvez o mais “corporativo” de nossas comunicações corporativas devido à sua clientela corporativa, o Dialpad possui vários recursos para melhorar as comunicações da equipe. Isso inclui ferramentas de IA, como análise de sentimento de chamadas, notas automatizadas para lidar com objeções de vendas e transcrições automáticas de chamadas.

Ferramentas de comunicação externa

Para a segunda metade do nosso detalhamento, veremos ferramentas externas que você pode considerar como parte de sua pilha de tecnologia de marketing.

7. Sprout Social

Aqui não há surpresas! O Sprout Social é uma ferramenta poderosa e completa para simplificar as comunicações internas e externas relacionadas às mídias sociais.

Como assim? Para começar, permitimos que as equipes consolidem todas as suas mensagens e notificações sociais em um só lugar. Isso não apenas significa menos saltos entre plataformas, mas também permite que as equipes respondam a mais mensagens mais rapidamente por meio de recursos colaborativos. A capacidade de combinar suas caixas de entrada economiza muito tempo e, da mesma forma, oferece uma visão mais abrangente de suas comunicações com o cliente.

Além disso, o Sprout também serve como base para todo o seu conteúdo social externo.

Atualizações e anúncios. Vídeos e imagens. Histórias, bobinas e tudo mais.

Com o Sprout, você pode agendar e otimizar seu conteúdo em várias redes sociais ao mesmo tempo. Ter todos os seus ativos e atualizações de mídia social em uma única plataforma permite maximizar seu alcance e transmitir sua mensagem aos públicos apropriados mais rapidamente.

E não paramos por aí!

Abaixo estão mais algumas maneiras de usar o Sprout como uma ferramenta de comunicação corporativa:

• Desenvolvendo e implementando seu plano de crise de mídia social
• Ouvir conversas sociais cruciais e gritos para descobrir oportunidades de intervir ou responder a perguntas para os clientes
• Incentivar a colaboração entre equipes e comunicações unificadas entre todo o seu departamento de marketing (incluindo marketing social, design e conteúdo)

8. SendinBlue

Enquanto as tendências de marketing vêm e vão, o e-mail continua sendo um elemento básico das comunicações externas.

Boletins informativos. Mensagens de boas-vindas. Campanhas de retorno. A lista continua.

Plataformas como SendinBlue são escaláveis ​​e facilitam a configuração de fluxos de trabalho automatizados para qualquer campanha que você possa imaginar. A capacidade de avaliar as métricas de engajamento e ajustar suas campanhas ao longo do tempo significa que você pode maximizar os olhos em suas mensagens de marketing.

9. HubSpot

O conjunto de ferramentas de comunicação corporativa da HubSpot inclui um CRM robusto, plataforma de marketing por e-mail e CMS reunidos em um.

Ter todos os itens acima em uma plataforma oferece aos profissionais de marketing a oportunidade de ter uma compreensão mais completa de seus clientes e de suas necessidades.

Por exemplo, com qual conteúdo nossos leads se envolvem mais? Qual é a nossa objeção de vendas mais comum? Qual das nossas campanhas resulta na receita mais direta?

Com o HubSpot, você tem uma visão holística de seus canais de marketing e também o que motiva seus clientes.

10. Rack de lixo

Relações públicas e relacionamentos com blogueiros, jornalistas e meios de comunicação são fundamentais para as empresas que desejam ganhar a tão necessária exposição.

Ferramentas como o Muck Rack tornam o processo de encontrar alvos de divulgação relevantes e lançá-los mais rápido. Fornecendo acesso instantâneo a milhares de jornalistas, a plataforma permite acompanhar o andamento de suas campanhas de pitching e automatizar o processo de acompanhamento conforme necessário.

11. Taquigrafia

Shorthand é uma ferramenta autoproclamada de “scrollytelling” que permite aos usuários criar experiências digitais (como sites e páginas de destino) para compartilhar com os clientes. A ferramenta possui uma variedade de recursos de colaboração em equipe que facilitam a união de escritores, designers e outros profissionais de marketing para criar as histórias mais atraentes possíveis.

Abaixo está um resumo de como a plataforma funciona:

Como escolher suas ferramentas de comunicação corporativa

Nós entendemos: escolher entre ferramentas pode ser difícil.

Isso é especialmente verdadeiro se você estiver em busca de uma solução corporativa.

Para encerrar, vamos analisar alguns detalhes importantes que ajudarão você a tomar uma decisão mais rapidamente.

Fique atento ao seu orçamento

Acéfalo, certo? A maioria das ferramentas SaaS exige preços negociados para equipes maiores. Independentemente disso, tente escolher soluções que sejam razoáveis ​​para escalar e que não envolvam preços baseados no uso.

A integração deve ser fácil

Idealmente, você deve ser capaz de adotar e implantar ferramentas de comunicação corporativa em sua equipe o mais rápido possível. Muitas ferramentas fazem um grande esforço para educar e capacitar as equipes quando se trata de integração. Alguns basicamente seguram sua mão durante o processo para torná-lo menos assustador.

Por exemplo, a Asana tem muitos recursos, guias e vídeos para ajudar as equipes a começar.

Não duvide da segurança

A segurança é importante para qualquer software e suas ferramentas de comunicação de negócios não são diferentes. Potenciais violações ou perda de dados não são uma opção quando você está lidando com materiais confidenciais da empresa.

Por exemplo, muitas empresas optaram pelo Zoom durante a pandemia. No entanto, as preocupações contínuas com a privacidade destacam como a escolha de uma ferramenta antes de fazer compras pode resultar em dores de cabeça no futuro.

Verifique novamente as integrações com seu software atual

Conforme observado anteriormente, qualquer coisa que você possa fazer para consolidar ferramentas e comunicações é uma vantagem. A maioria das principais ferramentas de comunicação se conectam para ajudar a aumentar a produtividade e também reduzir o spam de notificação.

Abaixo está um instantâneo de duas das integrações mais populares do Sprout para comunicações internas e externas.

Certifique-se de que suas ferramentas de comunicação tenham um histórico

Na dúvida, leia os comentários! Embora não haja nada de errado em testar novas ferramentas, recomendamos manter uma plataforma mais “comprovada” para comunicações.

Sites de resenhas como o G2 podem destacar quais aplicativos têm usuários de longa data e os clientes mais satisfeitos. As informações dos compradores também podem detalhar recursos ou preocupações específicas que podem ser relevantes para sua equipe.

Quais ferramentas de comunicação corporativa você utiliza?

Se você deseja que suas equipes se comuniquem de forma mais eficaz, comece com sua pilha de tecnologia.

Qualquer combinação das ferramentas acima é um ponto de partida sólido para construir um negócio mais conectado e alinhado. Isso não apenas facilita a vida de seus funcionários, mas também capacita sua equipe a enviar a mensagem certa para seus clientes.

Se você ainda não o fez, certifique-se de verificar ou orientar para aprimorar suas habilidades de comunicação corporativa para fazer exatamente isso.