O que é uma linha de base de custos no gerenciamento de projetos? Um guia rápido

A maioria dos projetos tem partes interessadas que esperam um retorno sobre seu investimento. Para que isso aconteça, o projeto deve cumprir seu prazo e ficar dentro do orçamento. Para criar um orçamento de projeto, primeiro você precisa criar uma linha de base de custos para poder comparar os gastos planejados com os gastos reais.

É com essa linha de base de custo que você pode fazer estimativas de custo para cada tarefa do seu projeto e ver se está no prazo ou gastando demais. Vamos dedicar um momento para entender completamente esse conceito básico de gerenciamento de custos e como você pode usá-lo para manter seu projeto nos trilhos.

O que é uma linha de base de custos no gerenciamento de projetos?

Uma linha de base de custo é o orçamento que foi aprovado para o projeto, dividido em uma lista de salários, materiais, equipamentos e muito mais. É a soma das estimativas de custo de todas as tarefas do cronograma do projeto. Depois de ter uma linha de base de custos, você precisa adicionar uma reserva de gerenciamento, que é uma parte do orçamento do projeto usada como reserva de contingência para controle de gerenciamento e custos inesperados. Esses dois elementos compõem o orçamento do seu projeto.

Criar um orçamento é o primeiro passo para controlar suas despesas. Como qualquer linha de base de gerenciamento de projetos, uma linha de base de custo é usada para comparar o gasto real com as estimativas de custo.

Idealmente, as estimativas de custos e os números de custos reais do projeto devem corresponder ou, melhor ainda, os custos reais devem ser menores do que a linha de base do custo. Se os custos reais forem mais altos, você está gastando demais. Isso levanta uma bandeira vermelha de que seu projeto corre o risco de falhar devido ao excesso do orçamento.

Você deseja definir a linha de base entre a fase de planejamento do projeto e o início da execução do projeto. A linha de base do orçamento não deve ser tocada a menos que haja uma grande mudança no escopo do projeto, recursos ou estimativas de custo; por exemplo, atrasos, estouro do orçamento ou perda de recursos-chave. A linha de base do orçamento só pode ser alterada por meio de uma solicitação de alteração.

O uso do software de gerenciamento de projetos ajuda você a acompanhar os custos do seu projeto. O ProjectManager é um software de gerenciamento de custos premiado que permite definir uma linha de base do projeto e comparar seus custos reais com suas estimativas de custo. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo!

O que está incluído em uma linha de base de custo do projeto?

Uma linha de base de custo é o plano de gastos autorizado ao longo do ciclo de vida do projeto. Inclui todas as atividades do projeto, tarefas e recursos associados que são necessários para um projeto.

Isso inclui quaisquer fundos de reserva de contingência reservados para lidar com possíveis problemas identificados em uma análise de risco. Esses problemas podem atrasar o projeto, impactar na qualidade de suas entregas e, claro, fazer com que você ultrapasse o orçamento.

Por que eles são importantes?

Definir uma linha de base de custos é importante porque manter o orçamento do projeto é importante. Ultrapassar o orçamento é um sinal claro de que seu projeto está indo na direção errada. Errar o alvo com o orçamento, e você terá algumas partes interessadas insatisfeitas.

A linha de base de custo é uma questão de resultado final, mas também é uma maneira de avaliar a variação de custo, o desempenho de custo e o esforço planejado versus o esforço real. Sem uma linha de base, você não tem nada para medir seus gastos e controlar os custos. Poucas coisas são mais importantes do que o gerenciamento de custos ao gerenciar um projeto.

Como criar uma linha de base de custo

A criação de uma linha de base de custos começa com a estimativa dos custos totais do projeto. Isso inclui as tarefas e os recursos necessários para realizá-las. A maneira mais fácil de fazer isso é tarefa por tarefa. Estime o custo de mão de obra, materiais, etc., depois some tudo. Este é o orçamento inicial estimado para o projeto.

Tenha em mente que o custo real de qualquer tarefa pode não ser claro durante a fase de planejamento do projeto. Você pode descobrir que os custos de material aumentaram ou outros custos adicionais imprevistos. Você também pode precisar de mais tempo para realizar seu projeto, o que também afeta os custos.

É por isso que é importante ter uma reserva para contingências no orçamento para tratar dos riscos do projeto. Quando tudo estiver pronto, você desejará gerenciar seu projeto com um software de gerenciamento de projetos. Dessa forma, você pode definir uma linha de base do projeto e calcular automaticamente a variação do projeto enquanto trabalha.

Qual é a diferença entre um orçamento de projeto e uma linha de base de custos?

A confusão é compreensível porque ambas são ferramentas de gerenciamento de custos, mas uma linha de base de custos não é o mesmo que um orçamento de projeto. Em vez disso, a linha de base de custos é o primeiro passo para criar um orçamento de projeto. Primeiro, você precisa reunir todas as estimativas de custo para cada tarefa do projeto e adicionar uma reserva de gerenciamento para despesas inesperadas. Depois de tê-los, você pode criar um orçamento de projeto que inclua todos os fundos necessários para executar seu projeto.

Quando seu projeto for iniciado, o orçamento do projeto será usado para aprovar os custos do projeto e acompanhar as despesas, enquanto a linha de base de custo será usada para comparar os custos reais do projeto com as estimativas de custo registradas pela primeira vez na linha de base de custo.

A linha de base de custos também é usada como uma métrica para medir o desempenho de custos. Seu orçamento é a melhor estimativa para o que você espera que seja o custo do projeto. Portanto, você pode chamar a linha de base de custo de linha de base do orçamento, porque é uma régua que você usa para medir o desempenho de custo.

Uma linha de base de custo é usada para medir o orçamento enquanto a criação do próprio orçamento faz parte do processo de planejamento do projeto. A orçamentação ocorre perto do início, enquanto as linhas de base de custos são uma ferramenta de gestão de custos para medir o progresso durante a execução.

Como o ProjectManager define sua linha de base de orçamento

Criar uma linha de base de custo é uma das maneiras mais eficazes de medir o desempenho de custo do seu projeto. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que coleta os dados do seu projeto em tempo real, fornecendo as informações necessárias para tomar decisões de gerenciamento de custos informadas e manter seu projeto operando conforme planejado.

Planeje em gráficos de Gantt

Antes de definir uma linha de base de custos, você precisa fazer um plano de projeto. O gráfico de Gantt online do ProjectManager permite traçar seu trabalho em uma linha do tempo visual, vincular dependências e definir marcos. Uma vez feito, você pode filtrar o caminho crítico e definir uma linha de base do cronograma para medir seu progresso. Tudo isso pode ser visto no gráfico de Gantt, que pode ser compartilhado com toda a equipe do projeto.

Acompanhe o progresso em tempo real em painéis

Para uma visão de alto nível do projeto, você pode usar o painel em tempo real do ProjectManager. O painel está configurado e pronto para medir os custos do projeto, a variação do projeto (e muito mais!), tudo exibido automaticamente em gráficos e tabelas fáceis de ler.

Crie relatórios de variação instantaneamente

As partes interessadas querem saber se você está dentro do orçamento. O ProjectManager tem relatórios de um clique que exibem o status do projeto e do portfólio. Há também um relatório de variação do projeto. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas as informações que você deseja ver.

O ProjectManager é um software premiado que organiza suas tarefas, equipes e projetos para que você possa cumprir o orçamento e o cronograma. A plataforma colaborativa do ProjectManager conecta as equipes e oferece aos gerentes a transparência necessária para manter todos no alvo. Junte-se a dezenas de milhares de equipes da NASA a Ralph Lauren que usam o ProjectManager para entregar no prazo e dentro do orçamento. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje.