Análise de custo-benefício para projetos: um guia passo a passo

Ao gerenciar um projeto, é necessário tomar muitas decisões importantes. Os gerentes de projeto se esforçam para controlar os custos enquanto obtêm o maior retorno sobre o investimento e outros benefícios para seus negócios ou organização. Uma análise de custo-benefício (ACB) é exatamente o que eles precisam para ajudá-los a fazer isso.

Em um projeto, sempre há algo que precisa ser executado, e cada tarefa tem um custo e benefícios esperados. Por causa dos altos riscos, bons gerentes de projeto não tomam decisões apenas com base no instinto. Eles preferem minimizar o risco ao máximo e agir apenas quando há mais certeza do que incerteza.

Mas como você pode conseguir isso em um mundo com inúmeras variáveis ​​e economia em constante mudança? A resposta: consulte dados concretos coletados com software de gerenciamento de projetos, ferramentas de relatórios, gráficos e planilhas. Você pode usar esses dados para avaliar suas decisões com um processo chamado análise de custo-benefício (CBA). O uso inteligente da análise de custo-benefício o ajudará a tomar decisões econômicas e maximizar os ganhos tanto para seu projeto quanto para sua organização.

Antes de explicarmos como fazer uma análise de custo-benefício, vamos definir brevemente o que é.

O que é uma análise de custo-benefício?

Uma análise de custo-benefício (ACB) é um processo que é usado para estimar os custos e benefícios das decisões, a fim de encontrar a alternativa mais econômica. Um CBA é um método versátil que é frequentemente usado para decisões de negócios, projetos e políticas públicas. Um CBA eficaz avalia os seguintes custos e benefícios:

Custos

• Custos diretos
• Custos indiretos
• Custos intangíveis
• Custos de oportunidade
• Custos de riscos potenciais

Benefícios

• Direto
• Indireto
• Benefícios totais
• Benefícios líquidos

Vamos expandir esses custos e benefícios em nosso exemplo de análise de custo-benefício abaixo.

Manter o controle de todos esses números é facilitado com o software de gerenciamento de projetos. Por exemplo, ProjectManager tem uma visualização de folha, que é exatamente como um Gantt, mas sem uma linha do tempo visual. Você pode alternar entre a visualização de Gantt e a de planilha quando quiser apenas ver seus custos em uma planilha. Você pode adicionar quantas colunas desejar e filtrar a planilha para capturar apenas os dados relevantes. Manter o controle de seus custos e benefícios é o que traz um projeto de sucesso. Use nossa ferramenta para obter o controle que você precisa fazendo este teste gratuito.

Análise Custo-Benefício em Gerenciamento de Projetos

No gerenciamento de projetos, uma análise de custo-benefício é usada para avaliar o custo versus os benefícios em sua proposta de projeto e caso de negócios. Começa com uma lista, como muitos processos fazem.

Há uma lista de todas as despesas do projeto e quais serão os benefícios esperados após a execução bem-sucedida do projeto. A partir disso, você pode calcular a relação custo-benefício (CBR), retorno sobre o investimento (ROI), taxa interna de retorno (TIR), valor presente líquido (VPL) e o período de retorno (PBP).

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Se os benefícios superam os custos ou não, determinará se a ação é justificada ou não. Na maioria dos casos, se o custo for 50% dos benefícios e o período de retorno não for superior a um ano, vale a pena tomar a ação.

O Objetivo da Análise de Custo-Benefício

O objetivo da análise de custo-benefício no gerenciamento de projetos é ter uma abordagem sistêmica para descobrir as vantagens e desvantagens de vários caminhos ao longo de um projeto, incluindo transações, tarefas, requisitos de negócios e investimentos. A análise de custo-benefício oferece opções e oferece a melhor abordagem para atingir seu objetivo, economizando no investimento.

Existem dois propósitos principais no uso do CBA:

1. Determinar se o business case do projeto é sólido, justificável e viável, descobrindo se seus benefícios superam os custos.
2. Oferecer uma linha de base para comparar projetos, determinando quais benefícios do projeto são maiores que seus custos.

Como fazer uma análise de custo-benefício

Segundo o Economist, a CBA existe há muito tempo. Em 1772, Benjamin Franklin escreveu sobre seu uso. Mas o conceito de CBA como o conhecemos data de Jules Dupuit, um engenheiro francês, que delineou o processo em um artigo em 1848.

Desde então, o processo CBA evoluiu muito. Vamos passar por esta lista de verificação para aprender a fazer uma análise de custo-benefício:

1. Quais são as Metas e Objetivos do Projeto?

Crie um caso de negócios para o seu projeto e defina suas metas e objetivos.

2. Quais são as alternativas?

Antes de saber se o projeto está certo, você precisa compará-lo com projetos anteriores semelhantes para ver qual é o melhor caminho a seguir. Você pode verificar rapidamente suas métricas de sucesso, como retorno do investimento, taxa interna de retorno, período de retorno e relação custo-benefício.

3. Quem são as partes interessadas?

Liste todas as partes interessadas no projeto. Eles são os afetados pelos custos e benefícios. Descreva quais deles são tomadores de decisão.

4. Como você medirá custos e benefícios?

Você precisa decidir sobre as métricas que usará para medir todos os custos e benefícios. Alguns deles terão um valor em dólar, enquanto outros precisarão de outras métricas. Além disso, como você fará relatórios sobre essas métricas?

O processo pode ser muito melhorado com software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager tem relatórios de um clique que permitem criar oito relatórios de projetos diferentes. Obtenha dados sobre o status do projeto, variação e muito mais. Os relatórios podem ser facilmente compartilhados como PDFs ou impressos para as partes interessadas. Filtre qualquer relatório para exibir apenas os dados necessários no momento.

5. Qual é o Resultado dos Custos e Benefícios?

Analise quais são os custos e benefícios do projeto, atribua-lhes um valor monetário e mapeie-os ao longo de um período de tempo relevante. É importante entender que a CBA estima o valor monetário dos custos e benefícios presentes e futuros.

6. O que é a moeda comum?

Conforme mencionado na última etapa, você não pode comparar o valor monetário atual dos custos e benefícios com as taxas futuras. É por isso que você terá que calcular o valor do dinheiro no tempo, a taxa de desconto e o valor presente líquido dos fluxos de caixa.

No entanto, em alguns casos, os benefícios de um projeto não são mensuráveis ​​em valor monetário. Se você se encontra nessa posição, deve fazer uma análise de custo-benefício.

7. Qual é a taxa de desconto?

A taxa de desconto é usada para calcular o valor presente dos fluxos de caixa futuros que entram ou saem do seu projeto.

8. Qual é o Valor Presente Líquido do Projeto?

O valor presente líquido de um projeto é uma medida de lucro que é calculada subtraindo os valores presentes das saídas de caixa dos valores presentes das entradas de caixa durante um período de tempo.

9. O que é a Análise de Sensibilidade?

Uma análise de sensibilidade é um método de probabilidade usado em gestão e negócios para determinar como a incerteza afeta suas decisões, custos e lucros.
Em um CBA de gerenciamento de projetos, a análise de sensibilidade é usada para determinar a relação custo-benefício de cenários prováveis. Você pode usar o Excel ou um software mais especializado para fazer análises de sensibilidade.

10. O que você faz quando seu CBA estiver completo?

A etapa final após a coleta de todos esses dados é fazer a escolha recomendada pelo CBA, que é a que apresenta a maior relação custo-benefício.

Exemplo de análise de custo-benefício

Agora vamos colocar essa teoria em prática. Para nosso exemplo de análise de custo-benefício, faremos uma avaliação de um projeto que tem como objetivo principal a entrega de um produto.

Custos

• Custos diretos: São todos os custos que estão diretamente relacionados à fabricação do produto. Como materiais, equipamentos, mão de obra, etc.
• Custos indiretos: outras despesas que não estão diretamente relacionadas ao produto, como aluguel, serviços públicos ou custos de transporte.
• Custos intangíveis: Quaisquer outros custos que não podem ser quantificados, como o dano à marca se o mercado não responder positivamente ao produto.
• Custos de oportunidade: A perda de oportunidades que ocorre quando uma decisão é tomada em vez de outra. Por exemplo, você poderia ter escolhido fabricar um produto que poderia ter sido mais lucrativo do que aquele que você escolheu fazer.
• Custos de riscos potenciais: Qualquer projeto é suscetível a uma variedade de riscos. Você deve sempre considerar que pode ter custos inesperados em algum momento.

Benefícios

• Benefícios diretos: Os benefícios mensuráveis ​​em valor monetário que você obtém do projeto. Neste caso, a receita, as vendas e o lucro obtido com seu produto.
• Benefícios indiretos: benefícios que você pode perceber, mas não necessariamente medir, como o aumento do reconhecimento da marca.

Agora que você tem os custos e benefícios do seu projeto, é hora de atribuir um valor monetário a eles. Nesse caso, só podemos fazer isso com nossos custos diretos e indiretos e nossos benefícios diretos. No entanto, você deve atribuir outras métricas, como indicadores-chave de desempenho, àquelas que não podem ser medidas com uma quantia em dinheiro.

Depois de estimar o valor em dólares de seus custos e benefícios usando dados de projetos anteriores, você terá que compará-los para ver se os custos superam os benefícios.

No entanto, para fazer um CBA mais confiável, você precisará de uma análise de sensibilidade para avaliar diferentes cenários e como eles afetam sua relação custo-benefício. Por exemplo, tente diferentes níveis de demanda em sua equação de programação linear.

É importante ter em mente que, dependendo do prazo do seu projeto, você pode ter fluxos de caixa entrando e saindo em momentos diferentes. Por esse motivo, você precisará considerar o valor do dinheiro no tempo, a taxa de desconto e o valor presente líquido ao comparar os fluxos de caixa custo-benefício.

Capture todos os custos e benefícios com o software de gerenciamento de projetos. Mas, ao contrário de muitos aplicativos com listas de tarefas inferiores, o ProjectManager tem uma visualização de lista dinâmica. Ele adiciona prioridade, tags personalizadas e você pode atribuir aos membros da equipe a propriedade de cada item. Nossa ferramenta baseada em nuvem também rastreará automaticamente em tempo real a porcentagem concluída de cada item. Todos os dados que você coleta em nossa visualização de lista também são visíveis em toda a ferramenta. Use a visualização que desejar, todas atualizadas ao vivo e prontas para você trabalhar.

Quão precisa é a análise de custo-benefício?

Quão preciso é o CBA? A resposta curta é que é tão preciso quanto os dados que você coloca no processo. Quanto mais precisas forem as suas estimativas, mais precisos serão os seus resultados.

Algumas imprecisões são causadas pelo seguinte:

• Confiar demais em dados coletados de projetos anteriores, especialmente quando esses projetos diferem em função, tamanho, etc., daquele em que você está trabalhando
• Usando impressões subjetivas ao fazer sua avaliação
• O uso indevido de heurísticas (resolução de problemas empregando um método prático que não é garantido) para obter o custo dos intangíveis
• Viés de confirmação ou usando apenas dados que respaldam o que você deseja encontrar

Existem limitações à análise de custo-benefício?

A análise de custo-benefício é mais adequada para projetos de pequeno e médio porte que não demoram muito para serem concluídos. Nesses casos, a análise pode ajudar os tomadores de decisão a otimizar a relação custo-benefício de seus projetos.

No entanto, grandes projetos que duram muito tempo podem ser problemáticos em termos de CBA. Existem fatores externos, como inflação, taxas de juros, etc., que afetam a precisão da análise. Nesses casos, calcular o valor presente líquido, valor do dinheiro no tempo, taxas de desconto e outras métricas pode ser complicado para a maioria dos gerentes de projeto.

Existem outros métodos que complementam a ACB na avaliação de projetos maiores, como VPL e TIR. No geral, porém, o uso do CBA é um passo crucial para determinar se vale a pena prosseguir com algum projeto.

Modelos para ajudar na sua análise de custo-benefício

Enquanto você trabalha para calcular a análise de custo-benefício do seu projeto, você pode obter ajuda de alguns dos modelos gratuitos de gerenciamento de projetos que oferecemos em nosso site. Temos dezenas de templates gratuitos que auxiliam em todas as fases do ciclo de vida do projeto. Para análise de custo-benefício, use estes três.

Matriz RACI

Uma das etapas ao executar uma análise de custo-benefício (conforme detalhado acima) inclui a identificação das partes interessadas em seu projeto. Você precisa listar essas partes interessadas, mas nosso modelo de matriz RACI gratuito dá um passo adiante, descrevendo quem precisa saber o quê. RACI é um acrônimo para responsável, responsável, consultado e informado. Ao preencher este modelo, você organizará sua equipe e as partes interessadas e manterá todos na mesma página.

Orçamento do projeto

Você não pode fazer uma análise de custo-benefício sem antes delinear todas as suas despesas. É aí que entra nosso modelo de orçamento de projeto gratuito. Ele ajuda você a capturar todas as despesas relacionadas ao seu projeto, desde custos de mão de obra, honorários de consultoria, preço de matérias-primas, licenças de software e viagens. Há ainda espaço para capturar outros itens de linha, como tarifas telefônicas, aluguel de espaço, equipamentos para o escritório, administração e até seguro. Um orçamento completo contribui para uma análise de custos mais precisa.

Registro de Riscos do Projeto

Você tem seus stakeholders identificados e seu orçamento delineado, mas sempre há o desconhecido para enfrentar. Você não pode deixar isso ao acaso: você deve gerenciar o risco, e é por isso que nosso registro de risco de projeto gratuito é tão essencial. Use-o para delinear os riscos inerentes ao projeto. Há locais para listar a descrição do risco, seu impacto, o nível de risco e quem é o responsável por ele. Mantendo um bom registro de riscos você pode controlar as variáveis ​​do seu projeto e fazer uma melhor análise de custo-benefício.

Torne qualquer projeto lucrativo com o ProjectManager

Não importa quão grande seja o retorno do investimento no papel, muito desse valor pode evaporar com a má execução do seu projeto. ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que possui as ferramentas que você precisa para realizar o potencial do seu projeto. Primeiro, você precisa de um plano hermético.

Planejamento

Nossos gráficos de Gantt on-line têm recursos para planejar seus projetos e organizar suas tarefas, para que levem a uma entrega final bem-sucedida. Se as coisas mudarem, e elas mudarão, o Gantt é fácil de editar, para que você possa dinamizar rapidamente.

Gestão de recursos

Outro obstáculo que pode atrapalhar um projeto são seus recursos. O ProjectManager possui ferramentas de gerenciamento de recursos que rastreiam seus materiais, suprimentos e seu recurso mais valioso: a equipe do projeto. Se eles estão sobrecarregados, o moral corrói e a produção sofre.

A página de carga de trabalho no ProjectManager é codificada por cores para mostrar quem está trabalhando em quê e fornece as ferramentas para reatribuir para manter a carga de trabalho equilibrada e a equipe produtiva.

Acompanhamento de custos em tempo real

A maneira mais segura de matar qualquer projeto é sangrar dinheiro. O ProjectManager permite definir um orçamento para o seu projeto desde o início. Esse número é refletido em relatórios e nos gráficos do painel em tempo real, para que você esteja sempre ciente de como os custos estão afetando seu projeto. O ProjectManager tem os recursos que você precisa para levar seu projeto à lucratividade.

A análise de custo-benefício é um processo orientado a dados e requer um software de gerenciamento de projetos robusto o suficiente para digerir e distribuir as informações. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com ferramentas, como um painel em tempo real, que pode coletar, filtrar e compartilhar seus resultados em gráficos e tabelas fáceis de entender. Experimente hoje com esta avaliação gratuita de 30 dias.