O que é uma estrutura analítica de custos (CBS) no gerenciamento de projetos?

Fabricar um produto ou construir um edifício é um processo complicado, o que, por sua vez, torna a determinação do preço desse produto igualmente difícil de discernir. Há muitos fatores que devem ser considerados, e os gerentes de projeto usam uma estrutura de divisão de custos para ajudá-los a determinar o custo desse produto.

O uso de uma divisão de custos é essencial para desenvolver uma análise sólida de divisão de custos e vender esse produto ou entregar o projeto com lucro. Isso requer uma compreensão do que é uma análise de detalhamento de custos, o que está incluído em uma estrutura de detalhamento de custos e como fazer uma.

O que é análise de detalhamento de custos?

A análise de detalhamento de custos é o processo de identificação do que determinará o preço de um produto, serviço ou qualquer entrega final do projeto. Alguns se referem a isso como uma análise de custos. Como quer que seja chamado, o processo encontra todos os elementos que compõem a entrega final e a partir disso determina quanto deve custar.

Essa ferramenta de economia de negócios permite que as organizações marquem o preço de seu produto ou serviço por seus direcionadores de custo ou pelos componentes que compõem a entrega final. Esse processo faz parte de uma estratégia maior de redução de custos e oferece oportunidades para que os negócios permaneçam viáveis ​​e lucrativos.

O preço do produto ou serviço é desenvolvido usando uma análise de detalhamento de custos para descobrir quanto custa o produto ou serviço e, em seguida, adiciona a margem de lucro. Isso é ainda dividido em custos diretos e indiretos. As empresas não podem influenciar o último, mas podem ter alguma influência sobre o primeiro, o que inclui mão de obra, matérias-primas e subcontratação.

Uma vez concluída a análise de detalhamento de custos, é importante que você se atenha a esse cálculo ao executar seu projeto para obter a lucratividade que você descobriu. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado com poderosos gráficos de Gantt que gerenciam e rastreiam seus recursos e custos para ajudá-lo a manter o orçamento. Depois de definir uma linha de base, seu plano é capturado e comparado ao seu progresso real. Isso permite que você acompanhe a variação do projeto em tempo real. Se houver uma discrepância, você pode responder rapidamente e permanecer no caminho certo. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

O que é uma estrutura de divisão de custos?

Para conduzir uma análise de detalhamento de custos, você precisa de uma estrutura de detalhamento de custos (CBS), que é um mapa hierárquico dos custos em seu projeto. A estrutura de divisão de custos funciona a partir de uma estrutura de divisão de trabalho (WBS), que também é um gráfico hierárquico, mas mapeia as entregas e tarefas do projeto, determinando os custos dessas entregas e tarefas.

Uma estrutura de divisão de custos é uma ferramenta vital ao gerenciar os aspectos financeiros de um projeto e ajuda não apenas a criar uma estimativa do projeto, mas também a criar controles de custos mensuráveis. Os gerentes de projeto usam essa ferramenta para ajudá-los a gerenciar o ciclo de vida do projeto, especificamente os elementos financeiros.

Estranhamente, as estruturas de divisão de custos muitas vezes não são incluídas no gerenciamento e no cronograma do projeto, enquanto a WBS é uma parte fundamental do cronograma do projeto. Mas os dois são complementares e devem ser usados ​​juntos para identificar todas as entregas e custos do projeto. O uso de um CBS permite que os gerentes de projeto rastreiem pedidos de alteração, revisões e transferências, contingências, variações e muito mais.

Quais custos podem ser incluídos em uma estrutura de divisão de custos?

Em geral, existem quatro tipos de custos essenciais para a criação de uma estrutura completa de divisão de custos: mão de obra, material, equipamento e despesas gerais. Vamos explorar cada um e por que eles são importantes para a CBS.

Custos de mão de obra

Os custos trabalhistas são o dinheiro gasto com as pessoas que executarão o projeto. Estes são custos diretos na medida em que são custos que podem estar diretamente ligados à produção de um produto ou serviço. Os custos trabalhistas são divididos em categorias, como serviço ou fabricação. Uma taxa é então atribuída a cada categoria de trabalho, bem como as horas trabalhadas. Os custos trabalhistas são fáceis de identificar e, portanto, o primeiro foco de redução de custos.

Custos de material

Quaisquer materiais comprados pela empresa se enquadram nos custos de material. Alguns exemplos de custos de materiais incluem matérias-primas, peças e componentes e suprimentos de fabricação. Mas não são apenas os itens tangíveis que se enquadram nos custos de material; também estão incluídas as despesas com seguro e frete. Ao contabilizar, separe os custos de materiais diretos dos indiretos, pensando nos materiais diretos como tendo um objetivo de custo, enquanto os materiais indiretos têm vários objetivos de custo.

Custos de equipamento

Embora alguns dobrem os custos de equipamentos com os custos de material, é melhor separá-los como um item de linha distinto enquanto você trabalha em sua estrutura de divisão de custos. Sim, peças e componentes são considerados custos de material, mas o equipamento real que você está usando se enquadra nessa categoria de custo. Se preferir, você pode retirar as peças e componentes que estão diretamente relacionados ao equipamento e listá-los aqui, deixando as peças e componentes utilizados na fabricação de seus produtos em materiais.

Custos fixos

Os custos indiretos são considerados custos ocultos, pois são despesas contínuas que não são alocadas diretamente a um custo específico. Embora possam não contribuir para os lucros, fazem parte das atividades do projeto maior. Os custos indiretos são os custos que fazem parte da administração do negócio ou organização, como espaço de escritório, serviços públicos, benefícios, impostos e assim por diante.

Estrutura de Divisão de Custos vs. Estrutura de Divisão de Trabalho

Já mencionamos a diferença entre uma estrutura analítica de custos e uma estrutura analítica do projeto, mas é uma distinção importante que requer mais detalhes. Claramente, a estrutura analítica do custo representa os custos de todas as partes da estrutura analítica do projeto.

A estrutura analítica do projeto define as entregas do projeto e, ao fazê-lo, decompõe o trabalho que deve ser concluído pela equipe do projeto. A estrutura analítica do projeto é feita pela equipe do projeto, mas a estrutura analítica dos custos está sob a responsabilidade do departamento financeiro ou comercial de uma organização.

A estrutura analítica do custo e a estrutura analítica do projeto são usadas juntas, conforme observado, mas a estrutura analítica do projeto é específica do projeto e uma estrutura analítica do custo pode ser usada em um portfólio de projetos.

Estrutura de Divisão de Custos vs. Estrutura de Divisão de Recursos

Explicamos uma estrutura analítica de custos, mas como ela se compara a uma estrutura analítica de recursos (RBS)? Por um lado, uma estrutura analítica de recursos é uma lista de recursos, não de custos. Identifica todos os recursos que serão necessários para executar o projeto.

Uma estrutura analítica de recursos define cada recurso por sua função e tipos. Isso inclui as pessoas que executarão o projeto. Na verdade, os recursos tendem a ser qualquer coisa que custe dinheiro em um projeto.

Portanto, há um vínculo comum entre a estrutura de detalhamento de custos e a estrutura de detalhamento de recursos, pois o RBS coleta recursos como pessoas (mão de obra), ferramentas de gerenciamento (equipamentos), materiais e muito mais.

Como fazer uma estrutura de divisão de custos

Deve ficar claro que uma estrutura de divisão de custos é uma parte importante do processo de planejamento e programação do projeto. O trabalho não é excessivamente difícil e você já está fazendo muito dele com outras estruturas de detalhamento que fazem parte das técnicas normais de gerenciamento de projetos. Siga estas etapas para criar uma estrutura de divisão de custos.

1. Crie uma Estrutura Analítica de Trabalho (WBS)

Conforme observado, a estrutura analítica do projeto faz parte da criação de uma estrutura analítica do custo. Você provavelmente já está fazendo um para identificar suas entregas e tarefas necessárias para completá-las. Use a estrutura analítica do projeto para ver todo o projeto em um gráfico. Tudo o que você precisa fazer está descrito, então determine quais dessas peças vão contribuir para o custo do projeto.

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2. Identifique os custos de cada tarefa do projeto

Depois de delinear as atividades do projeto, você precisa estimar quanto elas custarão. Você pode dividir esses custos em mão de obra ou custos diretos, bem como materiais, equipamentos, despesas gerais, etc. Para obter a estimativa mais precisa possível, convém usar técnicas de estimativa de custos. Depois de estimar com precisão os custos de todos esses itens, você terá o custo final do seu projeto.

3. Defina uma Margem de Contingência

Não importa o quão cuidadoso você seja, as estimativas são apenas isso, estimativas. Você precisa construir uma almofada se suas estimativas estiverem erradas e levar em consideração as mudanças que podem afetar os custos do projeto. Isso é chamado de margem de contingência. Leve em consideração suas despesas gerais, custos diretos e indiretos e custos administrativos e forneça espaço de manobra suficiente para concluir o projeto sem afetar negativamente seu orçamento.

Exemplo de estrutura de divisão de custos

Vejamos uma estrutura de divisão de custos mais concreta, aplicando-a a um exemplo. Suponha que estamos fazendo uma casinha de cachorro para um amigo que disse que nos pagaria pelo trabalho. A primeira coisa que teríamos que fazer é criar uma estrutura de divisão de trabalho com a casinha de cachorro pronta por cima e a montagem de madeira, uso de pregos, martelos, cola e outros materiais.

Depois de listar esses itens, podemos começar a estimar os custos. Achamos que a madeira custa $ 20, os pregos e cola outros $ 5 e o equipamento que temos, então isso será dobrado em nosso trabalho. Devemos levar duas horas para conseguir os materiais para terminar o projeto. Nosso trabalho é $ 25 por hora. Adicionaremos $ 5 extras para nossa margem de contingência. Isso nos dá um total de $ 80, mais um lucro de $ 20 para um total geral de $ 100.

O ProjectManager ajuda no controle de custos

Naturalmente, seus projetos serão muito diferentes e mais complicados do que o exemplo de detalhamento de custos acima. É por isso que você precisa de um software de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a gerenciar e rastrear os custos do seu projeto em tempo real. Nossos robustos gráficos de Gantt ajudam você a planejar e agendar seus recursos com uma estrutura de divisão de trabalho que se ajusta automaticamente à medida que você cria tarefas e tarefas de resumo.

Obtenha uma visão de alto nível dos custos do projeto

Depois de fazer todo o trabalho com uma estrutura de detalhamento de custos, você deseja garantir que esses custos estejam de acordo com o plano. A única maneira de fazer isso é monitorando e controlando seu projeto. Você pode alternar para nosso painel em tempo real a qualquer momento para obter uma visão de alto nível do progresso e desempenho do projeto. Nosso software coleta os dados automaticamente e exibe métricas como custo, carga de trabalho e muito mais em gráficos e gráficos fáceis de ler. Ao contrário do software leve, não há configuração demorada. Está pronto quando você precisar.

Gere relatórios personalizáveis ​​para obter mais detalhes

Quando você precisar de mais informações do que pode obter no painel ao vivo, use nossos recursos de relatório. Você pode criar um relatório pressionando uma tecla sobre o status do projeto ou do portfólio se estiver gerenciando mais de um projeto. Há também relatórios sobre quadros de horários, tarefas e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que você deseja ver. Em seguida, eles podem ser facilmente compartilhados em vários formatos com as partes interessadas para mantê-los atualizados.

Mais do que apenas monitorar seus custos, você também pode gerenciá-los. Nosso software oferece recursos de gerenciamento de tarefas, gerenciamento de recursos e gerenciamento de riscos que ajudam a controlar seus custos para entregar um projeto bem-sucedido.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que capacita as equipes a planejar, gerenciar e acompanhar projetos em tempo real. Nossas ferramentas de rastreamento de recursos e custos facilitam o cumprimento do orçamento e a entrega de um projeto no prazo. Junte-se a equipes de empresas tão diversas quanto Avis, Nestlé e Siemens, que usam nosso software para alcançar o sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.