Estimativa de Custos no Gerenciamento de Projetos: Como Estimar os Custos do Projeto

Uma boa estimativa de custos é essencial para o sucesso do gerenciamento de projetos. Muitos custos podem aparecer ao longo do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, e um método preciso de estimativa de custos pode ser a diferença entre um plano bem-sucedido e um fracassado. A estimativa de custos, no entanto, é mais fácil dizer do que fazer. Projetos trazem riscos e riscos trazem custos inesperados e problemas de gerenciamento de custos.

A estimativa de custos é o processo que leva em conta os custos diretos, custos indiretos e outros fatores, e calcula um orçamento que atenda ao compromisso financeiro necessário para um projeto bem-sucedido. As técnicas de estimativa de custo do projeto se aplicam a qualquer projeto, desde a construção de uma ponte até o desenvolvimento desse novo aplicativo matador. Tudo custa dinheiro, portanto, quanto mais claro você for sobre o valor necessário, maior a probabilidade de atingir seu objetivo.

A estimativa de custos é simplificada com a ajuda de um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager. Adicione orçamentos de projeto, custos planejados para tarefas específicas e inclua taxas de mão de obra para sua equipe. Quando você cria seu plano em nosso gráfico de Gantt, os custos estimados do projeto serão calculados automaticamente. Além disso, à medida que o projeto se desenvolve, você pode acompanhar seus custos em tempo real em nosso painel automatizado. Experimente gratuitamente hoje.

O que é estimativa de custos?

No gerenciamento de projetos, a estimativa de custos é a soma de elementos de custo individuais, usando métodos de estimativa estabelecidos e dados válidos, para estimar os custos futuros de um projeto, com base no que é conhecido hoje.

Além disso, define as características básicas de estimativas de custos confiáveis, incluindo:

• Identificação clara das tarefas
• Ampla participação na preparação de estimativas
• Disponibilidade de dados válidos
• Estruturas padronizadas para as estimativas
• Provisões para incertezas do programa
• Reconhecimento da inflação
• Custos excluídos
• Revisões independentes de estimativas
• Revisão das estimativas para mudanças significativas no programa

Por que a estimativa de custos é importante?

A estimativa de custos e o gerenciamento de custos são uma parte essencial do gerenciamento de projetos. O gerente de projeto é responsável por fazer o orçamento do projeto mais preciso possível usando uma estrutura analítica do projeto (WBS) e técnicas de estimativa de custos para visualizar o escopo do projeto e então atribuir custos a cada tarefa do projeto. Conhecer o escopo do projeto ajudará não apenas na fase de planejamento, mas em todo o ciclo de vida do projeto, principalmente durante a execução, monitoramento e controle de um projeto.

Ter um processo de estimativa de custos é como os gerentes de projeto são capazes de atingir as metas e objetivos do projeto estabelecidos pelos executivos e partes interessadas do projeto. O orçamento do projeto coletará os custos indiretos e os custos diretos, pois estima o custo geral de entregar o projeto no prazo e atender às expectativas de qualidade. Isso significa que tudo o que você vai precisar para tornar o projeto bem-sucedido será pensado durante o processo de estimativa de custos.

Técnicas de estimativa de custos

Todos esses fatores afetam a estimativa de custos do projeto, dificultando a obtenção de estimativas precisas. Felizmente, existem técnicas de estimativa de custos que podem ajudar a desenvolver uma estimativa de custos mais precisa.

1. Estimativa Análoga

Procure a ajuda de especialistas que tenham experiência em projetos semelhantes ou use seus próprios dados históricos. Se você tiver acesso a dados históricos relevantes, tente uma estimativa análoga, que pode mostrar precedentes que ajudam a definir quais serão seus custos futuros nos estágios iniciais do projeto.

2. Estimativa paramétrica

Existe modelagem estatística, ou estimativa paramétrica, que também usa dados históricos dos principais direcionadores de custos e, em seguida, calcula quais seriam esses custos se a duração ou outra do projeto fosse alterada.

3. Estimativa de baixo para cima

Uma abordagem mais granular é a estimativa de baixo para cima, que usa estimativas de tarefas individuais e as soma para determinar o custo geral do projeto. Este método de estimativa de custos é ainda mais detalhado do que a estimativa paramétrica e é usado em projetos complexos com muitas variáveis, como desenvolvimento de software ou projetos de construção.

4. Estimativa de três pontos

Outra abordagem é a estimativa de três pontos, que apresenta três cenários: faixas mais prováveis, otimistas e pessimistas. Estes são então colocados em uma equação para desenvolver uma estimativa.

5. Análise de Reservas

A análise de reservas determina quanto de reserva de contingência deve ser alocada. Essa abordagem tenta lidar com a incerteza.

6. Custo da Qualidade

O custo da qualidade usa o dinheiro gasto durante o projeto para evitar falhas e o dinheiro aplicado após o projeto para resolver as falhas. Isso pode ajudar a ajustar sua estimativa de custo geral do projeto. E comparar lances de fornecedores também pode ajudar a calcular os custos.

7. Ferramentas Dinâmicas

Sempre que você estiver estimando custos, é útil usar um software online para coletar todas as informações do seu projeto. Software de gerenciamento de projetos que pode ser usado em congresso com muitas dessas técnicas para ajudar a facilitar o processo. Use software online para definir suas equipes de projeto, tarefas e objetivos. Até mesmo gerencie seus fornecedores e acompanhe os custos à medida que o projeto se desenvolve. Nós vamos te mostrar como.

Como estimar custos em 10 etapas

O governo dos EUA identificou um processo de 12 etapas que resulta em estimativas de custo confiáveis ​​e válidas para o gerenciamento de projetos. Esses doze passos são descritos abaixo.

1. Defina o objetivo da estimativa de custo

Determine a finalidade da estimativa de custos, o nível de detalhe necessário, quem recebe a estimativa e o escopo geral da estimativa.

2. Desenvolva o Plano de Estimativa

Monte uma equipe de estimativa de custos e descreva suas técnicas de estimativa. Desenvolva um cronograma e determine quem fará a estimativa de custo independente. Por fim, crie o cronograma da equipe.

3. Defina as características

Crie uma descrição básica da finalidade, do sistema e das características de desempenho. Isso inclui quaisquer implicações tecnológicas, configurações do sistema, cronogramas, estratégias e relações com os sistemas existentes. Não se esqueça de suporte, segurança, itens de risco, teste e produção, implantação e manutenção e quaisquer sistemas legados semelhantes.

4. Determinar as técnicas de estimativa de custos

Defina uma estrutura analítica do projeto (WBS) e escolha um método de estimativa mais adequado para cada elemento da WBS. Verificação cruzada de direcionadores de custo e cronograma; em seguida, crie uma lista de verificação.

5. Identificar Regra, Suposições e Obter Dados

Defina claramente o que está incluído e excluído da estimativa e identifique premissas específicas.

6. Desenvolva a estimativa de pontos

Desenvolva um modelo de custo estimando cada elemento PEP.

7. Realizar Análise de Sensibilidade

Teste a sensibilidade dos custos às mudanças na estimativa de valores de entrada e premissas-chave e determine os principais geradores de custos.

8. Conduzir Análise de Risco e Incerteza

Determine o custo, cronograma e riscos técnicos inerentes a cada item da EAP e como gerenciá-los.

9. Documentar a estimativa e apresentar à administração

Tenha documentação para cada etapa do processo de estimativa de custos para manter todos na mesma página com a estimativa de custos. Em seguida, você pode informar as partes interessadas do projeto sobre as estimativas de custo para obter sua aprovação.

10. Atualizar estimativa de custo

Quaisquer alterações na estimativa de custo devem ser atualizadas e relatadas. Além disso, faça uma autópsia onde você possa documentar as lições aprendidas.

Modelo de Estimativa de Custo Gratuito

O ProjectManager possui modelos gratuitos para todos os aspectos do gerenciamento de um projeto, incluindo um modelo de estimativa de custo gratuito para Excel. Ele pode ser usado para qualquer projeto simplesmente substituindo os itens na coluna de descrição pelos itens relevantes ao seu projeto.

Este modelo de estimativa de custo gratuito tem todos os campos que você precisa preencher ao estimar os custos do projeto. Por exemplo, há a coluna de descrição, seguida pela coluna do fornecedor ou subcontratado e, em seguida, há colunas para capturar os custos de mão de obra e matérias-primas. Estes podem ser somados por linha e, em seguida, um custo total do projeto pode ser calculado pelo modelo.

Naturalmente, um modelo de estimativa de custo é um documento estático. É útil em termos de coletar todos os custos do projeto e, em seguida, rastreá-los ao longo do ciclo de vida do projeto. No entanto, todos esses dados devem ser adicionados manualmente, o que leva tempo e esforço – duas coisas que você não tem em abundância ao gerenciar um projeto. Quando estiver pronto para otimizar o processo de estimativa de custos, você descobrirá que existem muitas soluções de software de gerenciamento de projetos que podem criar orçamentos e rastreá-los em tempo real para evitar gastos excessivos.

Exemplo de estimativa de custo do projeto

Vamos criar um projeto hipotético e analisar um exemplo geral de estimativa de custo para ver como esse processo funciona. A estimativa de custo de construção é direta, então usaremos um exemplo de estimativa de construção. Este projeto de construção se concentrará nos requisitos gerais para estimativa de custos em gerenciamento de projetos.

Primeiro, você vai querer ter uma lista descrevendo os vários elementos necessários para construir seu projeto de construção. Reúna todos os seus documentos de gerenciamento de projetos de construção, como planos, projetos e especificações, plantas e licenças para descobrir os dados de custo. Em seus documentos, você encontrará custos administrativos, custos de financiamento, taxas de locação, taxas de engenharia, seguros e outros itens de custo.

Agora é hora de usar uma estrutura analítica do projeto (WBS) para identificar todas as atividades do projeto de construção. Identifique os custos de mão de obra, custos diretos e custos indiretos associados a cada atividade em seu cronograma de projeto. Existem várias técnicas de estimativa de custos, como a estimativa de baixo para cima, que permite que os empreiteiros estimem os custos de cada atividade de construção para criar propostas precisas para o processo de licitação de construção.

Esses custos são então somados para um total de linha. Todos esses totais de linha são somados e você tem o custo total do projeto. Ter um modelo de estimativa de custos é uma boa ferramenta para coletar e rastrear essas informações.

Como o ProjectManager pode ajudar na estimativa de custos

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que possui recursos para ajudar a criar uma estimativa de custo de projeto mais precisa. Nosso gráfico de Gantt on-line pode ser usado para ajudá-lo a rastrear custos e despesas de projetos e tarefas.

Estimar Custos de Tarefas Específicas

Ao estimar tarefas individuais, os custos também podem ser coletados e rastreados em nosso gráfico de Gantt online. Aqui você pode adicionar uma coluna para os custos estimados, custo da linha de base e os custos reais para ajudá-lo a manter o projeto dentro do orçamento depois de executado.

Nosso gráfico de Gantt online pode não apenas rastrear tarefas, mas você pode configurá-lo para rastrear materiais e custos fixos associados a cada tarefa do projeto e monitorar a diferença entre o orçamento e os custos reais, como você pode fazer com cada tarefa. Todos esses dados são coletados em uma página.

Comece criando um projeto e, em seguida, vá para a visualização Gantt no ProjectManager. Se você já possui dados, pode importá-los clicando no botão de importação no canto superior direito da página. Ou você pode usar este gráfico de Gantt online para coletar os dados. Ele pode ser facilmente compartilhado com membros da equipe e partes interessadas quando você estiver pronto para receber contribuições ou aprovação.

Estimativa de Custo de Recursos

O recurso de gerenciamento de recursos do ProjectManager é outra ferramenta que pode ajudá-lo a obter uma estimativa de custo de projeto mais precisa. Ele oferece uma maneira de analisar seus custos por meio da carga de trabalho em tarefas e projetos.

Ao planejar um projeto com nossa ferramenta de gerenciamento de recursos, você pode contabilizar os horários dos funcionários, aluguel de equipamentos, férias e espaço de escritório, entre outros fatores que terão impacto no seu orçamento. Distribuir os recursos do projeto é uma forma de equilibrar um orçamento.

Crie um plano de recursos agendando as datas dos recursos planejados, por quanto tempo você precisará deles e as pessoas que estarão envolvidas. Isso inclui qualquer aluguel de equipamentos ou locais. Além disso, divida isso na quantidade de recursos necessários para cada atividade diariamente. Em seguida, crie um cronograma com recursos detalhados, incluindo duração e custos estimados.

Ao estimar os custos de um projeto, você deseja ter as melhores ferramentas para ajudá-lo a calcular um orçamento mais preciso. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com gráficos de Gantt online e recursos de gerenciamento de recursos que oferecem controle sobre os custos do projeto. Veja como o ProjectManager pode ajudar com a estimativa de custo do seu projeto fazendo hoje mesmo esta avaliação gratuita de 30 dias.