Como fazer um plano de gerenciamento de custos

Você sabe como é - você está a alguns meses do prazo e sua equipe não está nem perto de terminar o projeto. Você está rapidamente ficando sem orçamento e tempo, e está começando a se estressar. Você deve contar às partes interessadas ou esperar um pouco mais?

Bem, você não está sozinho, pelo menos, pois essa situação acontece com mais de 45% de todos os projetos de TI de grande escala. Para muitos, isso prejudica tanto o cronograma de um projeto quanto o produto final, com 56% dos projetos entregando menos valor do que o previsto. Caramba. Como você pode impedir que isso aconteça? Um plano de gerenciamento de custos pode ajudar.

O que é um plano de gerenciamento de custos?

Um plano de gerenciamento de custos é um método de estratégia de planejamento e execução do orçamento de um projeto. Obviamente, isso é feito para concluir seu projeto no prazo e no orçamento. No entanto, sem um plano de gerenciamento de custos adequado, ambas as coisas irão falhar – custando imensamente a você e sua organização.

Além disso, o sucesso do projeto depende do gerenciamento de custos, pois o custo é o principal fator determinante para o sucesso ou fracasso do empreendimento como um todo.

Como um plano de gerenciamento de custos é tão importante, você precisa usar um software de gerenciamento de projetos para rastrear seus custos. O ProjectManager é um software de trabalho e projeto baseado em nuvem que pode rastrear os custos do seu projeto em tempo real. Crie seu plano em nosso premiado gráfico de Gantt e acompanhe-o com um painel ao vivo que não requer configuração. Você sempre saberá se está cumprindo o plano de gerenciamento de custos com o ProjectManager, então comece hoje gratuitamente!

Como criar um plano de gerenciamento de custos

O gerenciamento de custos às vezes também é conhecido por seus nomes de subtarefas mais específicos, como gerenciamento de gastos, transparência de custos e contabilidade de custos. Geralmente é composto de quatro etapas: planejamento de recursos, estimativa de custos, orçamento e controle de custos. É altamente recomendável que você use um software de planejamento de projeto para ajudá-lo no processo de criação de um plano de gerenciamento de custos, pois haverá muitas tarefas, custos e recursos para acompanhar.

1. Planejamento de recursos

Começando com o plano de recursos, os gerentes de projeto normalmente usam uma estrutura de divisão de trabalho para mostrar o projeto e suas entregas em uma hierarquia do mais importante ao menos. Esta peça ajuda os gerentes de projeto a entender para onde a maior parte dos custos será canalizada e quais componentes do projeto exigirão menos despesas.

2. Estimativa de Custo

O segundo estágio, a estimativa de custos, é um processo iterativo, o que significa que foi projetado para mudar à medida que o projeto muda. Este estágio usa muitas técnicas de estimativa diferentes que são determinadas por objetivos conceituais, conhecimento histórico, julgamento de especialistas, técnicas de determinação ou uma base componente por componente.

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Historicamente falando, as técnicas determinativas têm se mostrado as mais precisas. No entanto, esse processo só faz sentido quando todos os detalhes do projeto forem mapeados, incluindo o escopo e as entregas. Para projetos que carecem de letras miúdas, técnicas de estimativa de custos menos precisas ainda serão valiosas durante esse estágio.

3. Orçamento

Agora, a fase de estimativa de custos pode parecer que você já mapeou seu orçamento, mas na verdade você apenas mapeou os planos para o seu orçamento. O orçamento do seu projeto será um pouco mais preciso por essa medida e permitirá que o projeto seja realmente bem-sucedido.

Os orçamentos são formados e aprovados após a fase de estimativa e normalmente são liberados para o projeto em uma série de fases, dependendo do andamento do projeto. Isso ajudará o projeto a atingir seus marcos em cada fase orçamentária, em vez de tentar corresponder a um orçamento geral do projeto.

4. Controle de Custos

O controle de custos é simples — você medirá o desempenho do valor em dólares do seu projeto em relação ao seu custo total e cronograma. Isso ajudará a fornecer uma referência em todo o processo do projeto.

Primeiro, seus requisitos são estabelecidos com bastante antecedência, durante a fase de planejamento do projeto. Então, eles são usados ​​como um método para desafiar as razões para mudanças no custo. Isso ajudará a corrigir o curso, caso um aumento de custo ultrapasse o limite orçamentário e impedirá que o projeto fique fora de controle.

Em última análise, seu plano de gerenciamento de custos o ajudará a planejar o custo do projeto e gerenciar o custo do seu projeto ao longo do ciclo de vida do projeto. À medida que seu projeto está em andamento, suas despesas de projeto serão cuidadosamente documentadas ao longo do projeto para que seu projeto possa ficar dentro do orçamento.

Termos e fórmulas do plano de gerenciamento de custos, definidos

Ao mapear seu plano de gerenciamento de custos, você precisará fazer muitos cálculos diferentes, praticar muitas fórmulas e verificar três vezes sua matemática quando terminar. Mas dito isso, essas ações têm muitos nomes específicos. Vamos defini-los.

• Estrutura de divisão de trabalho: semelhante em estilo ao método em cascata ou a um fluxograma hierárquico simples, este é um layout de trabalho, tarefas e atividades orientado ao produto a ser feito pelos membros da equipe.
• Linha de base de custo: Isso é criado pela estimativa de seus custos em relação ao período de tempo geral em que seu projeto ocorrerá. Sua linha de base de custo é, em última análise, o que você usará para comparar seu desempenho, geralmente ilustrado em uma curva S.
• Limite de controle: assim como você define sua linha de base, seu limite de custo é o gasto mais alto ou mais baixo que seu projeto pode atingir. Qualquer coisa acima ou abaixo disso é considerada inaceitável em termos de gerenciamento de custos.
• Nível de precisão: esta unidade de medida mostrará o quão íngreme suas estimativas de custo serão arredondadas para baixo ou para cima. Seu nível de precisão também será definido pelo escopo e tamanho total do seu projeto.
• Medição do valor agregado: A equação do valor agregado ajuda os gerentes de projeto a medir melhor a quantidade de trabalho que já foi realizada no referido projeto com a maior precisão possível.
• Estimativa de três pontos: Usando esta fórmula, você obterá três números. O primeiro seria o seu melhor palpite (BG) sobre a quantidade de trabalho que uma atividade levaria se fosse executada 100 vezes. A segunda seria sua estimativa pessimista (P) , que é quanto tempo o projeto levaria e quanto custaria se todos os riscos negativos ocorressem. E a terceira é sua estimativa otimista (O) se todos os riscos positivos ocorreram.
• Estimativa de baixo para cima: essa fórmula envolve o uso das estimativas menores do seu projeto e, em seguida, a agregação delas em uma soma total para determinar a estimativa de custo geral do projeto.
• Estimativa Análoga: Esta estimativa é calculada comparando todas as estimativas de custo de projetos anteriores e medindo-as em relação ao tempo e custo do seu projeto atual. Isso geralmente é feito quando há poucos detalhes do projeto disponíveis.
• Estimativa paramétrica: essa estimativa é calculada vinculando um custo a cada tarefa e mapeando esse custo em relação ao cronograma do projeto. No entanto, muitas tarefas que existem ajudarão você a encontrar sua estimativa de custo total. Isso pode ser feito no ProjectManager usando nosso gráfico de Gantt online. Aqui, você pode atribuir um custo a cada tarefa e, à medida que o projeto é concluído, o custo total é calculado automaticamente e comparado ao orçamento.

Como acompanhar os resultados do seu plano de gerenciamento de custos

Metade do seu plano de gerenciamento de custos é, bem, gerenciar seus custos ao longo do ciclo de vida do projeto.

Ao monitorar o custo do seu projeto, use seus benchmarks, pois eles serão a chave para decodificar se seu projeto está no caminho certo, atrasado ou acima do orçamento. Por causa disso, você desejará ver o progresso planejado em relação ao progresso realizado para garantir que ainda esteja no caminho certo. Muitas pessoas usam seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos (seja por meio da metodologia em cascata, um gráfico de Gantt ou uma ferramenta kanban) para avaliar essa métrica.

3 coisas a evitar ao fazer um plano de gerenciamento de custos

Saber o que não fazer é tão importante quanto saber o que não fazer ao fazer um plano de gerenciamento de custos. Um plano de gerenciamento de custos é complicado e erros podem ser cometidos. Quanto mais consciente você estiver de quais são esses erros, menos provável será que você os tome. Aqui estão alguns para ficar de olho.

1. Comunicação deficiente com as partes interessadas: Os relatórios são o principal veículo pelo qual os gerentes de projeto comunicam estatísticas de custos vitais às partes interessadas do projeto. As partes interessadas têm interesse no sucesso do projeto e, portanto, estão muito interessadas em como ele está progredindo.
2. Não usar uma estrutura de divisão de trabalho: Não mapear todas as etapas necessárias para alcançar a entrega final do seu projeto afetará seu orçamento e, assim, seu plano de gerenciamento de custos.
3. Usando apenas planilhas: As planilhas são poderosas e funcionam muito bem. Mas eles não são o que você deseja para gerenciar um plano de gerenciamento de custos. É fácil cometer erros ao inserir dados, eles podem rapidamente se tornar excessivamente complexos e há recursos visuais e de relatórios limitados.

Modelos gratuitos para ajudar no planejamento de gerenciamento de custos

É mais produtivo gerenciar seu plano de gerenciamento de custos com um software de gerenciamento de projetos, mas se você não estiver pronto para investir em ferramentas digitais, existem modelos que podem funcionar como uma solução alternativa. O ProjectManager possui dezenas de modelos gratuitos, muitos dos quais são ótimos para gerenciamento de custos. Selecionamos três dos melhores modelos gratuitos relacionados ao planejamento de gerenciamento de custos para você baixar abaixo.

Modelo de orçamento do projeto

Um plano de gerenciamento de custos começa com um orçamento de projeto que prevê todos os custos associados ao seu projeto e ajuda a monitorar esses custos à medida que você executa o projeto. Nosso modelo de orçamento de projeto gratuito para Excel orienta você no processo de orçamento, desde a captura de custos de mão de obra e materiais até outros itens de linha, como viagens, equipamentos e itens fixos. Existe até um local para rastrear seus custos planejados versus custos orçamentários reais.

Modelo de painel do projeto

Manter o controle de seu plano de gerenciamento de custos à medida que você implementa é como você mantém esse plano. Embora o software em tempo real seja mais preciso e envolva menos trabalho, você pode inserir dados em nosso modelo de painel de projeto gratuito para Excel e ver como estão seus custos com gráficos e tabelas fáceis de ler. Dessa forma, você pode detectar quando os custos excederem os custos planejados e ajustar de acordo para ficar dentro do seu orçamento.

Modelo de Plano de Ação

Para executar seu plano de gerenciamento de custos, você precisará ter um conjunto de tarefas atribuídas aos membros da equipe. Nosso modelo de plano de ação gratuito para Excel descreve essas etapas para transformar sua estratégia em realidade. Você encontrará espaço para listar suas tarefas e em que fase do projeto você as executará, sua prioridade, quem está designado, duração, datas de início e vencimento, recursos necessários e até o status do trabalho que está sendo realizado.

Como o ProjectManager ajuda com os planos de gerenciamento de custos

Seja seu próximo projeto grande ou pequeno, você precisará garantir que sua estimativa de custo seja a mais precisa possível e fácil de gerenciar a longo prazo.

Com o ProjectManager, você terá o poder de personalizar os relatórios do seu projeto para obter apenas os dados de que precisa, além de poder ver o progresso real do projeto sobre os membros da equipe e suas tarefas.

E se você estiver usando técnicas de determinação, dados históricos, estimativas análogas ou estimativas de três pontos para avaliar as estimativas de custos de seu projeto, você terá uma ferramenta que pode conectar seus dados de projeto e calcular suas estimativas para você. Além disso, com nossos painéis em tempo real, você poderá obter uma visão geral dos benchmarks estimados do seu projeto, para ver se está adiantado ou atrasado com o clique de um botão.

Estimar seus custos e obter uma leitura precisa antes do início do projeto é um dos componentes mais importantes para garantir o sucesso do projeto. É por isso que o ProjectManager se dedica a fornecer às equipes o software necessário para planejar estimativas de custos, empregar um plano de gerenciamento e colaborar de forma eficaz, não importa onde estejam localizadas. Inscreva-se para uma avaliação gratuita de 30 dias do ProjectManager hoje.