Contrato de Reembolso de Custos: Um Guia Rápido

Existem muitas formas de contratação de trabalho. Mas quando o acordo é assinado, é juridicamente vinculativo. Ambas as partes devem aderir aos seus termos e condições. Por isso os contratos variam de contratos de preço fixo, em que o preço cotado é definitivo, a outros com maior flexibilidade.

Existem muitos tipos de contratos, o que torna necessário ter procedimentos de administração de contratos em vigor. Por exemplo, um contrato de preço fixo só é viável para o empreiteiro quando ele é capaz de prever com muita precisão quanto custará o projeto. Se houver muitas variáveis ​​e incógnitas, definir um custo arbitrário para o trabalho pode ser muito alto ou muito baixo. É muito arriscado.

Felizmente, existem muitos outros tipos de acordos contratuais que levam em consideração o fato de que nem todos os centavos podem ser contabilizados até que um projeto seja concluído. Para estes tipos de projetos, existe um contrato de reembolso de custos. Conheça os vários tipos de contratos de reembolso de custos e qual deles pode ser adequado para o seu próximo projeto.

O que se entende por reembolso de custos em um projeto?

Os custos são tudo o que o contratante deve pagar para executar o projeto e cumprir seu objetivo. Isso inclui mão de obra, materiais, equipamentos, ferramentas e muito mais.

Reembolso significa que qualquer dinheiro gasto pelo empreiteiro será devolvido durante ou após a conclusão do projeto. Portanto, o reembolso de custos é uma forma de um empreiteiro garantir a mão de obra e materiais necessários para a execução do projeto sem ter que encaixar esses recursos dentro de um preço bem definido e pré-determinado. Como se poderia esperar, ser reembolsado pelos custos de um projeto requer um acordo entre o contratante e o cliente para evitar mal-entendidos.

O que é um Contrato de Reembolso de Custos?

Um contrato de reembolso de custos é um acordo entre as partes em um projeto de construção que garante que o proprietário reembolse o empreiteiro pelos custos incorridos enquanto eles trabalham no projeto. O reembolso, no entanto, não é ilimitado. Há um teto.

O contratante não é pago apenas pelos custos, mas também é garantido um pagamento adicional. Este pagamento adicional será o lucro do contratante. O contrato ainda incluirá uma estimativa do custo total do projeto.

Ao contrário de um contrato de preço fixo em que o preço geral do projeto é acordado antes do início do trabalho e o preço é final (e, portanto, o risco recai principalmente sobre o empreiteiro), o contrato de reembolso de custos coloca o risco mais diretamente no proprietário do projeto . Isso não significa que não haja outros riscos, como fluência de escopo, onde os requisitos não são claros.

Quais são os quatro tipos de contratos de reembolso de custos?

Não existe um contrato único de reembolso de custos. Na verdade, existem quatro categorias distintas:

Custo Mais Taxa Fixa (CPFF)

A CPFF reembolsa o contratante por todos os custos incorridos, mais uma taxa fixa. Esta taxa adicional está incluída independentemente do desempenho do projeto por parte do contratante. O cliente, então, assume o risco. Esses contratos são frequentemente usados ​​em projetos de alto risco, onde pode ser difícil fazer com que os licitantes concorram. O incentivo é que o contratante esteja protegido do risco.

Existem dois tipos de contratos CPFF:

• Finalização, na qual é identificada uma meta ou produto que o contratante deve entregar para receber sua taxa
• Prazo, onde o contrato especifica um período de tempo e nível de esforço que o contratado deve alcançar

Custo mais taxa de incentivo (CPIF)

O CPIF dá ao contratado um reembolso por todos os custos incorridos e, em seguida, adiciona um incentivo baseado no cumprimento de certos objetivos de desempenho acordados, definidos no contrato. As duas partes chegarão a um acordo sobre uma fórmula para determinar qual é o preço de incentivo. O risco neste tipo de contrato é com o cliente (mas menor do que com CPFF), e o incentivo motiva o contratante. Normalmente, o incentivo é uma porcentagem da economia que ambas as partes compartilham.

Taxa de Prêmio Cost Plus (CPAF)

A CPAF concede ao contratado uma taxa de prêmio quando ele atende a determinadas métricas de desempenho descritas no contrato. Este tipo de contrato difere do CPIF porque a adjudicação não se baseia numa fórmula definida no contrato, mas sim na satisfação do cliente. Portanto, é uma decisão subjetiva e não pode ser apelada pelo contratante.

Custo Mais Porcentagem de Custos (CPPC)

O CPPC concede ao empreiteiro todos os custos do projeto e uma porcentagem desses custos. Esta não é uma escolha popular entre os proprietários de projetos, a menos que eles confiem no empreiteiro, pois transfere o risco para o proprietário. Existe o risco de os custos serem artificialmente aumentados para lucrar com o contratante. Esses contratos, portanto, têm maior regulamentação aplicada a eles para evitar tais riscos.

O que normalmente está incluído em um contrato de reembolso de custos?

Os contratos são documentos juridicamente vinculativos entre duas partes que definem os termos e condições da relação de trabalho entre elas, geralmente adjudicados após um processo de licitação de construção. Portanto, um contrato é um contrato, e muito do clichê segue o exemplo de um para outro, apesar das diferenças nos tipos.

Todos os contratos terão uma oferta válida e aceitação entre as partes e um preço, respeitando as normas legais. Haverá descrições detalhadas do serviço a ser prestado e quais são as expectativas para ambas as partes. A maioria dos contratos são os mesmos a esse respeito.

A diferença com um contrato de reembolso de custos é que ele reembolsa com base no custo e não na entrega. Portanto, o que é considerado custos admissíveis precisa ser definido. Como os custos podem aumentar se um projeto atrasar por qualquer motivo, muitas vezes um contrato de reembolso de custos terá um teto que os reembolsos não podem exceder, que também é definido no contrato.

Prós e contras de um contrato de reembolso de custos

Um contrato de reembolso de custos é melhor para projetos em que o escopo é incerto e o risco é alto, pois o risco está sendo assumido pelo cliente que paga por todos os custos. Mas um contrato de reembolso de custos nem sempre é o melhor tipo de curso jurídico a ser seguido entre as partes.

Aqui estão algumas das vantagens e desvantagens de usar um contrato de reembolso de custos:

Prós

• Empreiteiros têm pouco incentivo para cortar custos
• Ideal quando a qualidade sobre os custos é o objetivo
• Os custos finais são normalmente mais baixos porque não há necessidade de inflar os preços para cobrir o risco do contratado

Contras

• Os custos finais não são certos
• Precisa de supervisão para garantir que apenas os custos acordados sejam pagos
• Mais supervisão é necessária para tornar qualquer prêmio ou taxa de incentivo justa
• Menos incentivo à eficiência

Há razões para usar um contrato de reembolso de custos em vez de, digamos, um contrato de preço fixo, mas todos os contratos têm seus prós e contras. É melhor entender o escopo e o risco do trabalho para determinar qual contrato é o melhor.

Como o ProjectManager ajuda você com projetos de reembolso de custos

O ProjectManager é um software premiado que permite criar um orçamento, acompanhar os custos e gerar relatórios sobre esses custos. Se você usa um contrato de reembolso de custos, precisa ter um controle sobre o que está gastando. Quanto menos reembolso for necessário, maior a probabilidade de você receber o prêmio de incentivo e evitar quebrar o teto de preço estabelecido no contrato.

Criar orçamentos

Você pode criar um orçamento a qualquer momento no projeto, embora seja mais provável que isso seja feito quando você estiver nos estágios de planejamento. Seu orçamento, no entanto, pode ser alterado a qualquer momento ao longo do ciclo de vida do projeto. Uma vez definido, o projeto será exibido em seu painel em tempo real e acessível em relatórios para acompanhar seus custos.

Gerenciar e acompanhar custos

Gerencie ambos os tipos de custos em nossa ferramenta, tanto recursos quanto custos gerais. Os custos de recursos são calculados automaticamente à medida que sua equipe registra horas em suas tarefas quando você define sua taxa horária. Tudo isso é mostrado na exibição de Gantt e de planilha, onde você pode organizar todas as suas tarefas e criar um cronograma vendo todo o projeto apresentado em uma linha do tempo visual.

Criar relatórios instantâneos

Os relatórios com um clique fornecem ainda mais dados sobre seus custos e orçamento. Você pode obter essas informações em relatórios como o status do portfólio, que é codificado por cores para ver facilmente se você está acima ou abaixo do orçamento. O status do projeto, o plano do projeto e o relatório de tarefas também fornecem valores de custo. Todos os relatórios podem ser filtrados para se concentrar apenas no que você deseja ver e, em seguida, compartilhados para manter as partes interessadas atualizadas.

O ProjectManager é um software baseado em nuvem que rastreia os custos em tempo real para ajudá-lo a manter seu orçamento. Use nossa ferramenta para gerenciar todas as fases do seu projeto, desde o planejamento até o encerramento. Obtenha dados ao vivo para tomar melhores decisões e use nossa plataforma colaborativa para ajudar todos a trabalhar melhor juntos. Veja o que podemos fazer para aumentar a eficiência do seu projeto fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias hoje.