O custo de ser o chefe: o que os empresários gastam em seu primeiro ano

Muitos empreendedores iniciam seus negócios com pouco mais do que um sonho e um orçamento apertado. Na verdade, alguns modelos de negócios exigem muito pouco custo inicial e, na Shopify, testemunhamos pessoalmente o sucesso de inúmeros empreendedores com origens humildes. Mas entre as pequenas empresas que decolam e não duram, mais de um terço cita a falta de dinheiro como o motivo.

Queríamos entender: quanto custa administrar um negócio — realmente ? E os empreendedores aspirantes têm algum equívoco sobre como serão esses custos em seu primeiro ano de negócios? Em outubro, pesquisamos 150 aspirantes a empreendedores e 300 proprietários de pequenas empresas nos EUA para descobrir exatamente isso.

Quanto custa administrar um negócio?

De acordo com nossa pesquisa, os proprietários de pequenas empresas gastam uma média de US$ 40.000 em seu primeiro ano completo de negócios.

Isso não   significa que você precisa de $ 40.000 em dinheiro para começar um pequeno negócio. Na verdade, para muitos fundadores, os custos do primeiro ano são incorridos no processo de obtenção de negócios – e a receita é reinvestida do negócio para cobrir as despesas. Sem mencionar que as empresas com funcionários gastam muito mais do que os empreendedores individuais, o que eleva esse número. Mas mais sobre tudo isso mais tarde.

• Produto: matérias-primas, estoque, fornecedor, fabricação, patentes, etc.
• Operacional: honorários de incorporação/legais, software adicional, contabilidade, etc.
• Loja online: assinatura de site/plataforma, hospedagem e nome de domínio, contrato de desenvolvedor/designer, etc.
• Envio: embalagem, rótulos, etc.
• Offline: taxas de barraca/mesa, aluguel, gás, etc.
• Equipe/Funcionários: salários, benefícios, regalias, etc.
• Marketing: logotipo, branding, anúncios, materiais impressos, etc.

O que nossa pesquisa mostra

Em seu primeiro ano, as pequenas empresas gastaram:

• 11% sobre os custos operacionais
• 10,3% nos custos de marketing
• 9% nos custos online
• 31,6% sobre os custos do produto
• 8,7% sobre os custos de envio
• 18,8% nos custos da equipe
• 10,5% nos custos offline

É importante observar que o valor que as empresas gastaram no primeiro ano variou significativamente, dependendo de fatores como setor e modelo de negócios; se o negócio era um empreendimento de tempo integral, meio período ou hobby; e se a empresa tinha empregados. Mas mais sobre isso mais tarde.

Fontes de financiamento para fundadores em estágio inicial

Embora os novos empreendedores geralmente dependam de suas economias pessoais para manter seus negócios funcionando nos primeiros dias, um terço dos entrevistados relatou reinvestir a receita de suas vendas comerciais para cobrir seus custos comerciais no primeiro ano.

O que nossa pesquisa mostra

Principais fontes de financiamento para empresários:*

• Poupança Pessoal (66%)
• Reinvestimento da receita de vendas (30%)
• Apoio financeiro de amigos e familiares (23%)
• Empréstimo Pessoal (21%)

* Os entrevistados poderiam selecionar mais de uma fonte de financiamento

Por que isso importa

Aceitar que seu primeiro ano de negócios pode não ser extremamente lucrativo é importante para o planejamento financeiro – e para a preparação mental. Em muitos casos, os fundadores são os últimos a serem pagos no primeiro ano, pois toda a receita da empresa volta para o negócio. E isso é perfeitamente normal.

Para as empresas que estão lutando para fazer vendas no primeiro ano, criar um plano financeiro abrangente descrevendo quanto você vai precisar e para que vai usá-lo facilitará quando você estiver se candidatando a um empréstimo bancário ou levantar dinheiro. Não pense nisso como assumir uma dívida – as despesas são incorridas para gerar receita, portanto, o retorno do seu investimento provavelmente será maior do que os custos iniciais.

Quanto as empresas gastam no primeiro ano depende do tamanho de sua equipe

Talvez sem surpresa, ter funcionários aumenta drasticamente os gastos gerais. Se você optar por seguir o caminho do empreendedor solo, poderá gastar menos de um terço do que as empresas com funcionários gastam.

O que nossa pesquisa mostra

• Proprietários de empresas com zero funcionários gastaram US$ 18.000 em seu primeiro ano.
• Proprietários de empresas com um a quatro funcionários gastaram US$ 60.000 em seu primeiro ano.

Custos inesperados no primeiro ano

Além dos custos fixos, os empresários também notaram os custos únicos comuns que surgiram no primeiro ano e alertaram sobre as despesas ocultas a serem observadas.

O que nossa pesquisa mostra

Os custos inesperados mais citados para administrar um negócio foram:

1. Envio. 34% das empresas citaram custos de embalagem, itens danificados ou devolvidos e taxas gerais de envio. Isso foi particularmente doloroso para empresas com baixos volumes de remessa nos estágios iniciais.
2. Jurídico. 23% das empresas citaram custos de inicialização únicos, como seguros, licenças e autorizações, como inesperadamente caros. Eles também ficaram surpresos por terem sido acusados ​​de incorporar tanto em nível estadual quanto federal nos EUA.
3. Estoque e produto. 21% das empresas disseram que os custos associados ao seu estoque, como testes de produtos e recebimento e devolução de produtos defeituosos, bem como estoque excedente, podem acumular contas rapidamente.
4. Impostos e contabilidade. No componente qualitativo de nosso estudo, os empresários mencionaram repetidamente os impostos e a contabilidade como dolorosamente complicados – e para os quais vale a pena contratar ajuda profissional.

Por que isso importa

Quanto mais você sabe! Despesas recorrentes e custos fixos são apenas parte de seu plano financeiro - custos ocultos, custos únicos e custos variáveis ​​também precisam ser planejados com antecedência. O que acontece se um evento inesperado, como o COVID-19, atrapalhar suas projeções? É sempre uma boa ideia fazer algum planejamento de contingência e reservar uma reserva de caixa, apenas por precaução.

Aspirantes a empreendedores superestimaram os custos online

Quando perguntamos aos nossos aspirantes a empreendedores quanto eles achavam que seu primeiro ano de negócios lhes custaria, eles superestimaram totalmente em uma área: eles esperavam que os custos on-line fossem mais caros do que os proprietários de empresas estabelecidas relataram.

O que nossa pesquisa mostra

• Os aspirantes a empreendedores devem gastar 12% de seu orçamento em custos on-line em seu primeiro ano.
• Os proprietários de empresas relataram gastar apenas 9% de seu orçamento em custos on-line no primeiro ano.

Por que isso importa

Além do orçamento ineficaz, os empreendedores que esperam gastar mais podem acabar pagando mais do que deveriam. A lógica é simples: se os empresários estão entrando no negócio esperando gastar mais em um serviço, o que eles estão dispostos a pagar por esse serviço aumenta de acordo.

É importante que os empreendedores façam suas pesquisas ao optar por contratar designers ou desenvolvedores para evitar cobranças excessivas – ou opte por um provedor de comércio eletrônico que examina e seleciona especialistas para você.

O custo percebido e a complexidade de lançar um negócio online continuam a ser uma barreira saliente à entrada de muitos empreendedores aspirantes. Mas é em grande parte infundado. Da parte da Shopify, nosso principal ethos – ou razão de ser , se você preferir – é permitir precisamente que os empreendedores que não têm habilidades de codificação ou design construam uma loja online. E para fazê-lo de forma acessível.

Nossa pesquisa corrobora isso: dos 300 empresários que pesquisamos, descobrimos que os clientes da Shopify gastaram uma média de US$ 38.000 no primeiro ano, em comparação com os clientes que não são da Shopify que gastaram uma média de US$ 41.000 no primeiro ano.

Padrões de gastos entre empresas de alta renda

Só porque os empresários gerenciaram seu orçamento de uma certa maneira no primeiro ano não significa que foi o caminho certo. De fato, a maioria de nossos entrevistados admitiu que, em retrospectiva, eles teriam gasto seu dinheiro de forma diferente em seu primeiro ano.

Para fornecer melhores diretrizes para empreendedores aspirantes, decidimos examinar mais de perto os dados de empresas que relataram receita mais alta em seu primeiro ano para ver se as decisões orçamentárias contribuíram para o sucesso financeiro. Aqui está o que encontramos.

Empresas de alto rendimento gastam mais em custos de equipe

As empresas que relataram receita mais alta no primeiro ano gastaram significativamente mais em custos de equipe – quase um terço de seu orçamento total.

O que nossa pesquisa mostra

• As empresas com receita anual inferior a US$ 10.000 gastaram 8% de seu orçamento em custos de equipe.
• As empresas com receita anual de US$ 10.000 a US$ 100.000 gastaram 23% de seu orçamento em custos de equipe.
• Empresas com receita anual de mais de US$ 100.000 gastaram 32% de seu orçamento em custos de equipe.

Por que isso importa

A relação entre receita e custos da equipe pode parecer óbvia – em outras palavras, se você ganhar mais dinheiro, poderá pagar a si mesmo e contratar funcionários. Mas a relação vai nos dois sentidos: adicionar membros à sua equipe pode impulsionar o crescimento da receita.

E embora fazer isso sozinho seja um bom senso comercial no início, vale a pena notar que há um teto com essa abordagem. Quando você é um empreendedor solo, você tem recursos limitados: eles começam e terminam com você. Você está limitado às habilidades que possui e às habilidades que está disposto a aprender.

Muitos empresários atingem um marco em sua carreira em que precisam pesar os custos financeiros da contratação de ajuda com os custos de tempo de fazer tudo sozinhos.

É importante que os empreendedores saibam quais são os sinais de alerta que indicam que é hora de contratar ajuda. Algumas bandeiras vermelhas incluem recusar o trabalho porque você não consegue acompanhar, ver a qualidade do seu produto ou serviço sofrer ou ver a qualidade do seu sono ou a saúde mental sofrendo. Não se coloque em uma posição em que você esteja tão espalhado que não possa administrar seus negócios de maneira sustentável.

As empresas que ganharam menos no primeiro ano gastaram mais em marketing

Quando perguntamos aos proprietários de empresas: “Quanto o marketing representa como porcentagem do seu orçamento geral?” encontramos uma relação significativa entre gastos de marketing e receita.

Quanto menos dinheiro uma empresa ganha em geral, mais ela gasta em marketing. E o inverso também era verdadeiro: quanto mais dinheiro um negócio ganhava em geral, menos ele gastava em marketing.

O que nossa pesquisa mostra

• As empresas com receita anual inferior a US$ 10.000 gastaram 13% de seu orçamento em marketing.
• As empresas com receita anual entre US$ 10.000 e US$ 100.000 gastaram 7% de seu orçamento em marketing.
• Empresas com receita anual de mais de US$ 100.000 gastaram 7% de seu orçamento em marketing.

Por que isso importa

Se as empresas estão gastando demais em marketing sem um retorno claro do investimento, isso pode ser um sinal precoce de problemas maiores, como um site que não converte ou, pior ainda, um ajuste fraco do produto ao mercado. É imperativo, então, que os empresários acompanhem, relatem e revisem obsessivamente seus esforços de marketing regularmente.

Ainda assim, o marketing é mais uma arte do que uma ciência, e obter o orçamento exatamente no início é difícil. Gaste muito pouco e você não está divulgando seu nome, gaste muito e não verá um retorno lucrativo.

Nossas descobertas, bem como as descobertas de especialistas da Administração de Pequenas Empresas dos EUA, sugerem que o ponto ideal para um orçamento de marketing para um negócio B2C em estágio inicial é entre 7% e 8% da receita.

Nossas recomendações de orçamento

Dissemos antes, mas é importante reiterar: os custos de iniciar um negócio variam muito e dependem de muitos fatores diferentes, como o setor em que você está operando, seu modelo de negócios, o tamanho de sua equipe, seu custo de mercadorias e em breve. Em última análise, não há quantia certa ou errada de dinheiro para gastar em seu primeiro ano, é sobre como você gasta o que tem.

Ainda assim, depois de analisar as tendências entre empresas de alto rendimento e consultores de startups de consultoria, parece haver uma faixa geral que é aconselhável gastar em cada categoria de custo em seu primeiro ano:

• Operações: 10%–15%
• Produto: 28%–36%
• Envio: 8%–12%
• On-line: 9%–10%
• Comercialização: 7%–12%
• Equipe: 14%–30%

Lembre-se: iniciar um negócio de sucesso é uma maratona, não um sprint. É fundamental, então, que você não meça o sucesso do seu negócio pela lucratividade do primeiro ano. Dê a si mesmo uma pista de 18 a 24 meses para o seu negócio decolar. Passe seu primeiro ano testando, reiterando e reinvestindo suas vendas em seus negócios usando as diretrizes de orçamento acima.

Ser empreendedor requer um certo apetite pelo risco. Mas com as informações corretas e uma noção clara de seus objetivos financeiros, você pode evitar muitos dos erros financeiros comuns aos novos empreendedores. E com a plataforma de comércio eletrônico certa, gerenciar todas as outras partes móveis também é muito mais fácil.

*Todo o custo de abertura de uma empresa em 2020 da Shopify é baseado em dados de pesquisa coletados em outubro de 2020 de 300 proprietários de pequenas empresas e 150 empreendedores aspiracionais nos EUA. Todos os valores são médias arredondadas. Todos os dados não são auditados e estão sujeitos a ajustes. Todos os valores financeiros estão em USD, salvo indicação em contrário.

Ilustração de Isabella Fassler

Visualização de dados por Datalands