Como criar um resumo do projeto (exemplo incluído)

Projetos não acontecem simplesmente. Há muito trabalho antes de serem aprovados e, uma vez aprovados, há ainda mais planejamento e programação necessários! Como você comunica essas informações com as partes interessadas e a equipe para que eles entendam o projeto?

Você usa um resumo do projeto, um documento importante que descreve sobre o que é o projeto, para fazer exatamente isso. Um resumo do projeto permite transmitir os principais objetivos do projeto para que todos entendam o que farão.

Continue lendo para saber mais sobre eles e como fazer um para você.

O que é um resumo do projeto?

Um resumo do projeto comunica o motivo e a abordagem de um projeto e os processos que serão usados ​​para gerenciá-lo. Não é tão detalhado quanto um plano de projeto, embora seja importante.

As partes interessadas e a equipe do projeto precisam de um discurso curto e conciso para explicar o projeto. O resumo do projeto é uma forma de entregar essas informações em um resumo que delineará os objetivos do projeto, seu escopo, as principais entregas, marcos e o cronograma.

Reservar um tempo para criar um resumo completo do projeto ajuda a reunir todos para melhor cumprir o mandato do projeto. Ele também irá definir o cenário para um melhor plano e cronograma do projeto. Quanto melhor for o resumo do seu projeto, melhor você alcançará as metas e objetivos do projeto.

Qual é o propósito de um resumo do projeto?

O resumo do projeto faz mais do que enquadrar o projeto – ele também atua como uma ferramenta de comunicação eficaz. Um resumo forte do projeto ajuda as partes interessadas, equipes, designers e qualquer pessoa envolvida no projeto a entender seus requisitos e objetivos. É um documento-chave no início de um projeto, pois reúne todos para servir a um fim comum.

Não é exagero dizer que o resumo do projeto é o documento mais importante para liderar um projeto de sucesso. É aqui que você define o escopo do projeto e abre a porta para uma conversa entre todas as partes envolvidas na obtenção do objetivo de forma mais eficiente.

Em termos práticos, o resumo do projeto deixará claro quais são os objetivos do seu cliente, quem é o público-alvo ou o mercado para o produto ou serviço e até mesmo os principais concorrentes nesse espaço.

Quem cria um resumo do projeto?

Por ser um documento tão fundamental em qualquer projeto, o resumo do projeto é criado pelo gerente do projeto. O gerente de projeto é responsável por criar o plano e o cronograma do projeto, bem como gerenciar os recursos, por isso é natural que eles estejam envolvidos na criação do resumo do projeto, pois ele orientará todos os outros componentes do projeto.

No entanto, um gerente de projeto não tira do chapéu as informações contidas no resumo do projeto. Assim como produzir o plano e o cronograma do projeto, há recursos que um gerente de projeto usará para garantir que o documento capture com precisão a missão do projeto.

As primeiras e mais importantes pessoas com quem falar, naturalmente, são o cliente e as partes interessadas do projeto. São eles para quem o projeto existe e podem definir suas metas e objetivos.

Uma vez que a visão esteja clara, os gerentes de projeto podem consultar projetos mais antigos para obter dados históricos que podem ajudar a orientar a direção desse novo projeto. Outro recurso são outros gerentes de projeto que executaram projetos semelhantes e, claro, a equipe, que é montada por suas habilidades e experiência.

Enquanto a responsabilidade fica com o gerente de projeto, muitos cozinheiros estão nesta cozinha. Quanto mais pesquisa e preparação forem feitas antes do lápis atingir o papel, melhores serão os resultados, que darão o tom de todo o projeto que se segue.

O que um resumo do projeto deve incluir?

O resumo do projeto é um pouco um oxímoro. Deve descrever todo o projeto minuciosamente e, ao mesmo tempo, oferecer apenas um resumo. Não é tão diferente de um sumário executivo, pois atua em algum lugar entre um discurso de elevador e a visão geral de uma agenda.

Embora os resumos do projeto possam variar em formato, a maioria abordará esses tópicos.

• Título
• Cliente (informações de contato, tipo de negócio e base de clientes)
• Definição do projeto (background, resultados, escopo)
• Abordagem do Projeto (processos e procedimentos)
• Objetivo do projeto
• Detalhes do projeto (público-alvo, metas, cronograma, fase, revisão, etc.)

Exemplo de resumo do projeto

Vamos dar uma olhada em um resumo do projeto e ver um para reunir todos esses elementos em uma página. O ProjectManager tem muitos modelos gratuitos para todos os aspectos do gerenciamento de projetos, incluindo um modelo de resumo de projeto gratuito. Você pode ver que tudo está definido de forma clara e limpa. O nome do projeto está no topo, assim como a data em que o briefing do projeto foi criado, informações sobre o cliente e uma visão geral do projeto em si.

Os objetivos e objetos são descritos, as restrições e suposições são fornecidas e o escopo do projeto é detalhado. Você também pode adicionar o público-alvo e quem está autorizado a considerar o projeto um sucesso e por quais critérios.

Depois disso, seguem mais detalhes sobre a execução do projeto, como orçamento, cronograma, duração e marcos.

Como criar um resumo do projeto

Quando você escreve um resumo do projeto, você deve incorporar o histórico, os objetivos do projeto e o que determinará se ele será um sucesso. É preciso haver um esboço do cronograma do projeto e do público-alvo.

Na sua forma mais simples, um resumo do projeto pode responder a essas perguntas e servir ao seu propósito. Você pode listar as seções como marcadores em um documento de uma página ou se for um link digital para a documentação de suporte. Não há uma maneira única de criar um resumo do projeto, mas o seguinte é um guia geral de como começar:

Visão Geral do Projeto

Comece coletando as informações de contato. É um bom e fácil começo. Anote o cliente, seu contrato, um resumo sobre seus negócios e base de clientes. Ter um histórico sólido informará o restante do seu resumo de negócios.

Objetivos do projeto

Saber quais são os objetivos do seu projeto é como você obtém uma melhor compreensão do projeto em geral. Veja quais entregas você tem, especialmente a final. É também assim que você começa a definir como é um projeto de sucesso. Use o método SMART, como sendo específico, mensurável, alcançável, realista e com prazo.

Cronograma do projeto

Você definiu o que precisa entregar, agora precisa descobrir o prazo em que precisa fazer essas entregas. Isso significa saber quando você vai começar e qual é o cronograma do projeto. O que você está fazendo aqui é o T em SMART, a parte com limite de tempo. Para refinar ainda mais o cronograma, observe os marcos (datas importantes, como quando uma fase termina e outra começa).

Quem é o Público Alvo?

O resumo do projeto é mais do que apenas o que você está fazendo e, quando você está fazendo, você precisa delinear para quem você está fazendo. Sem um público-alvo, você não pode definir se seu projeto é um sucesso ou não. Você pode fazer tudo no prazo e dentro do orçamento e ainda falhar porque não atendeu às expectativas de qualidade do seu público-alvo. Isso significa dados demográficos e outros perfis para garantir que você atenda às necessidades desse público.

Vincule-o às partes interessadas e à equipe

Por fim, você deseja vincular todas as partes às partes interessadas e à equipe, que são o público-alvo do resumo do projeto. Isso significa torná-lo relevante para eles, incluindo recursos para o projeto, delineando o orçamento, até mesmo um plano de comunicação e definindo os papéis e responsabilidades. Quanto mais você deseja adicionar depende de você, mas deve encontrar um bom equilíbrio entre o que é importante e o que há demais nas ervas daninhas. Lembre-se, você não quer obscurecer sua mensagem.

Coisas a evitar ao fazer um resumo do projeto

Existem erros comuns que as pessoas cometem ao elaborar o resumo do projeto; vamos dar uma olhada rápida nesses erros abaixo.

Mordendo mais do que você pode mastigar

Esteja atento a armadilhas, como definir muitos objetivos. O resumo do projeto precisa ser, bem, breve e muitos objetivos não apenas o tornarão mais longo, mas também mais difícil de entender.

Comunicação confusa

A clareza é a chave para um resumo de projeto bem-sucedido. Se você não for claro ao definir seu público-alvo, os pontos de vista do projeto estarão desligados desde o início. Mesmo que o objetivo esteja apenas um pouco errado, ao longo do projeto o efeito será cumulativo e sua entrega final estará bem fora do alvo.

Falta de precisão

Outra coisa a evitar é generalizações. Uma boa redação é específica, e um resumo de projeto bem escrito compartilha a mesma precisão. Evite jargão e qualquer preenchimento sem sentido. Diga o que você quer são algumas palavras bem direcionadas que descrevem o que você está falando, colocando-o em foco.

Ligando para ele

Finalmente, não seja preguiçoso. Coloque no trabalho. Faça toda a pesquisa, converse com todos que você precisa para entregar um resumo forte do projeto. Este é um documento fundamental que leva ao plano do projeto, mas também é uma ferramenta de comunicação. Se você não tiver um resumo claro do projeto, o resto do projeto sofrerá.

Como o ProjectManager possibilita projetos bem-sucedidos

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que transforma um briefing em um projeto de sucesso. Com recursos que podem planejar, monitorar e relatar o progresso e o desempenho, você só precisará de um software para gerenciar todos os aspectos do seu projeto.

Todas as tarefas que levam a entregas no resumo do projeto precisam ser feitas dentro do prazo e do orçamento estimados. Para controlar todos esses elementos, temos uma visualização de projeto de gráfico de Gantt online. Ele organiza suas tarefas e subtarefas, recursos e custos.

Listas de tarefas para fácil execução

Agora você tem suas tarefas definidas, mas as tarefas precisam de pessoas para executá-las e levar seu projeto adiante. Você pode direcionar sua equipe para usar nossas listas de tarefas, que listam suas descrições de tarefas e anexos de arquivos. Em seguida, eles podem trabalhar juntos, comentando no nível da tarefa com outros membros da equipe, que são notificados por e-mail.

Acompanhe projetos com painéis automatizados

Você pode acompanhar seu progresso com ótimos recursos de monitoramento, como um painel em tempo real que exibe o status da tarefa, custos e outras visualizações de alto nível do projeto. Nosso software calcula as atualizações de tarefas e as exibe em tabelas e gráficos codificados por cores, perfeitos para compartilhar em reuniões de stakeholders para mantê-los informados.

ProjectManager é um software baseado em nuvem que organiza tarefas, equipes e projetos. Ele ajuda você a transformar o resumo do seu projeto em um plano de projeto, agendando tarefas em um gráfico de Gantt e fornecendo às equipes quadros kanban para visualizar sua carga de trabalho. Painéis em tempo real e relatórios com um clique mantêm você no caminho certo e as partes interessadas atualizadas. Veja você mesmo fazendo este teste gratuito de 30 dias.