Como escrever boletins informativos por e-mail corporativo que as pessoas lerão

O e-mail é a principal fonte de comunicação no trabalho. Nos correspondemos diariamente com colegas, gerentes, clientes e clientes, mas às vezes essa é uma atividade que pode lhe custar muito tempo. Aqui estão algumas dicas para criar e-mails corporativos melhores que tornarão esse processo de escrita e resposta mais rápido.

O email é a principal fonte de comunicação no trabalho e os emails corporativos continuam a ser uma parte importante do Email Marketing, mesmo que normalmente dediquemos mais atenção a newsletters e emails promocionais. Nos correspondemos diariamente com colegas, gerentes, clientes e clientes. Às vezes, os destinatários não chegam a um acordo ou gastam muito tempo com as cartas. Compilamos 12 regras que ajudarão você e seu cliente a economizar tempo e resolver problemas de trabalho com mais rapidez.

Escreva uma linha de assunto clara e específica

A linha de assunto funciona de maneira semelhante a um título, permitindo que você localize facilmente a correspondência que está procurando em sua caixa de entrada. Certifique-se de incluí-lo para simplificar o trabalho com e-mails. A formulação do tema deve ser informativa. Não ficará claro para o destinatário o que está sendo oferecido se a carta se intitular “Colaboração”, “Fotos”, “Isso”. Existe uma linha de assunto, mas é inútil. Adicione detalhes: “Oferecemos colocação em nossa revista” ou “Fotos para a seção de viagens”.

Se o assunto mudou durante a correspondência, não mude na carta. Digamos que você tenha iniciado uma conversa sobre a criação de um site para um consultório odontológico, mas, ao longo do caminho, recebeu um novo pedido: um site para um centro infantil. Não misture projetos em um e-mail e não mude de assunto quando receber uma nova pergunta. Comece uma nova cadeia de cartas para esta conversa. Os redatores de conteúdo do Essay Map sempre recomendam seguir uma regra: para cada grande questão, deve haver uma correspondência separada.

Personalizar

Se você souber o nome do destinatário, use o primeiro nome ao se dirigir a ele . Além disso, não está claro a quem a carta é endereçada e parece indelicado. Se houver vários destinatários, liste por nome todos aqueles de quem você espera uma resposta ou ação. Uma pessoa pode pensar que uma carta não se aplica a ela se for endereçada a todos. Ao abordar por nome, eliminamos esse problema.

Fale direto ao ponto

A carta de trabalho é um gênero curto. Considere quanto tempo levaria para o destinatário chegar ao cerne da carta, passando por longos argumentos e comentários vagos. Não é necessário escrever o que pode ser e o que acalmará o coração se não afetar a solução da questão. Não perca o seu tempo e o dos outros - vá direto ao ponto.

Indique a data exata do prazo.

Na linha de assunto ou no corpo da mensagem, evite usar a palavra “urgente” . Este conceito é extensível: para uma pessoa pode ser uma hora, para outra - uma semana. Seja específico sobre a hora e a data em que você está esperando por uma resposta ou resultado.

Formate o texto

O texto não formatado é de difícil leitura, por isso divida-o em pequenos parágrafos, respeitando as principais regras de formatação para uma legibilidade melhor e mais fácil. Após cada parágrafo, indente um espaço e, a seguir, dois espaços após a saudação e antes da assinatura. Explique cada link que você colocou em seu e-mail: a qual documento ele leva e por que o destinatário deve clicar nele. Tente não usar negrito, itálico e cores em excesso. Deixe o texto parecer calmo.

Escreva de forma neutra e delicada

É fácil evocar emoções negativas com uma carta. Uma vez que o destinatário pode interpretar o texto de maneira diferente, escreva o mais neutro possível para evitar confusão. Sempre seja educado e respeitoso. Se vocês não se conhecem bem, não faça perguntas pessoais, atrapalhe o espaço de outra pessoa, faça piadas ou traga assuntos não relacionados ao trabalho.

Salve seu histórico de bate-papo

No texto, mantenha toda a cadeia de mensagens anterior . É fácil perder o controle do que você estava lidando com o remetente em um mar de informações; o histórico de correspondência o ajudará a se lembrar. Isso é especialmente verdadeiro para funcionários que recebem um grande número de e-mails contendo problemas e perguntas.

Cartas de sinal

Sua correspondência de trabalho deve ter um nome neutro, como sobrenome @ empregador. Indique o nome, sobrenome, cargo e nome da empresa na assinatura. Adicione informações adicionais: contato telefônico, mensageiros, redes sociais - e um link para o site corporativo em seu rodapé . Use “Atenciosamente” ou “Melhores votos” neutros. Não escreva palavras de agradecimento em meia página na assinatura automática, coloque anúncios, coloque links para coletar assinaturas e projetos semelhantes.

Adicionar todos os links e arquivos de uma vez

Acontece que somente após o envio de um e-mail é descoberto que um arquivo importante não foi anexado ou o link correto não foi especificado. Muitas pessoas enviam anexos e suplementos em uma carta separada - “aqui está o documento que esqueci de enviar”. E a correspondência se divide: em uma história - a discussão, na outra - os documentos necessários. Não se sabe a qual carta o destinatário responderá, provavelmente aquela sem histórico de correspondência. Portanto, é melhor duplicar o anterior e adicionar um arquivo a ele. Na mensagem, você deve pedir ao destinatário que exclua a carta sem o arquivo para evitar confusão.

Além disso, envie todos os anexos juntos. Ou, se houver muitos deles, envie um link para o serviço de hospedagem de arquivos

Responde rapido

Os remetentes não esperam uma resposta imediata aos e-mails, mas quase metade dos 2 milhões de entrevistados respondem aos e-mails em uma hora. Escreva de volta o mais rápido possível. Se isso for parte de suas responsabilidades diretas - por exemplo, você trabalha no suporte ou como coordenador de projeto - tente responder dentro de 15-30 minutos.

Se seu trabalho principal não exige que você lide com e-mail, reserve duas vezes durante o dia para separar as correspondências e responder. Por exemplo, às 11 horas e no final do dia às 17 horas. Assim, você não perderá mensagens importantes e manterá sua caixa de correio em ordem. Não se preocupe: se tiver uma questão urgente, será contactado de outra forma - via messenger ou por telefone.

Envie cartas durante o horário de trabalho

Três razões para seguir esta regra:

1. Uma notificação sonora pode despertar o destinatário.
2. Algumas pessoas consideram inaceitável corresponder após o expediente, incluindo fins de semana.
3. Sua carta pode simplesmente se perder entre outras.

Configure o envio atrasado . Por exemplo, o Gmail tem a função “Agendar envio”. Se você estiver escrevendo uma carta no sábado de manhã, programe a carta para segunda-feira às 10h . Desta forma, é mais provável que o destinatário não perca. Se o e-mail se tornar irrelevante a essa altura, vá para Enviados e cancele o envio.

Não envie as palavras “Obrigado” e “De nada” em um e-mail separado

Leva tempo para abrir e ler uma carta. Enviar apenas “Obrigado”, “De nada” e mensagens semelhantes apenas distrai a pessoa com quem você está falando. Melhor agradecer na próxima vez que você enviar documentos adicionais ou responder a novas perguntas. Dessa forma, haveria benefício e gratidão em uma carta.

Sempre observe seu tom e expressões. Não escreva coisas que possam ofender outra pessoa ou refletir negativamente na imagem do empregador.

Existem muitas regras, mas você não precisa memorizá-las todas. O principal é respeitar seu oponente, sua opinião e seu tempo, e ser feliz com os negócios comuns.