Como criar um cronograma de implementação impecável para um projeto

Os projetos requerem um plano de implementação, e esse plano requer um cronograma de implementação. Um cronograma define quando as fases do projeto começarão e terminarão. Essas datas podem mudar dependendo do risco e das restrições, mas sem um cronograma de implementação, as coisas rapidamente saem dos trilhos.

Colocar seu plano de projeto em ação requer um cronograma de implementação. Um cronograma de implementação de projeto pega todas as suas tarefas e as organiza em um cronograma tático e acionável. Ter um plano de implementação de projeto bem pensado ajuda a trazer seu projeto com sucesso.

O que é um cronograma de implementação para um projeto?

Um cronograma de implementação do projeto é um gráfico que mapeia todas as tarefas necessárias para concluir um projeto, cada uma com um prazo específico. Essa é a pedra angular de qualquer plano de projeto, pois você a usará durante a execução para monitorar e avaliar o progresso do projeto.

Comece com uma lista de todas as tarefas necessárias para chegar à sua entrega final. Essa lista precisa ser completa, e é por isso que recomendamos que você use uma estrutura analítica do projeto (WBS).

Em seu cronograma de implementação, você classificará a prioridade de cada tarefa e identificará quaisquer tarefas que tenham dependências. Conhecer as tarefas dependentes ao criar um cronograma de implementação é como você pode evitar atrasos posteriormente na fase de execução do projeto. A representação visual de um cronograma de implementação do projeto geralmente é feita em um gráfico de Gantt. Os gráficos de Gantt podem ser complicados se houver muitas tarefas associadas ao projeto, mas o uso de software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager facilita o uso. Seu gráfico de Gantt será atualizado automaticamente à medida que as alterações ocorrerem, e o cronograma de implementação do projeto pode ser compartilhado facilmente com as partes interessadas.

Por que os cronogramas de implementação são importantes?

Use um cronograma de implementação para garantir que todos na equipe do projeto permaneçam no caminho certo, mantendo o cronograma e o orçamento do projeto. A base para o sucesso do projeto é estabelecida durante a fase de planejamento, quando você cria o cronograma de implementação do projeto.

Em suma, um cronograma de implementação é como você pega uma ideia e a torna realidade. Os projetos têm maior sucesso quando possuem um cronograma de implementação.

Exemplo de cronograma de implementação

Para ajudá-lo a entender o que é um cronograma de implementação, fornecemos o exemplo a seguir usando o modelo de plano de implementação gratuito do ProjectManager.

Você notará que nosso exemplo de cronograma de implementação está dividido em fases do projeto. Neste gráfico de Gantt, três dessas fases são detalhadas: coletar requisitos, desenvolver o cronograma e projetar a solução. Em cada uma dessas fases estão as tarefas e subtarefas que devem ser concluídas na fase.

Para cada tarefa, há uma data de início planejada e uma data de término planejada. A porcentagem concluída é calculada no gráfico de Gantt conforme as equipes atualizam seu status. A prioridade e os marcos são definidos e as dependências de tarefas são vinculadas, a fim de evitar gargalos de membros da equipe bloqueados.

Dicas para criar um cronograma de implementação do projeto

Projetos muitas vezes falham. Você pode perder prazos, ultrapassar o orçamento ou não atender às expectativas de qualidade. Ninguém quer que um projeto entregue nada menos que sucesso e, para isso, você precisa ter um cronograma de implementação do projeto. Veja algumas dicas de como fazer um:

• Comece definindo o que é o sucesso do projeto: comunique o que é o sucesso do projeto e certifique-se de que todos os envolvidos no projeto estejam cientes de como ele é definido. Isso ajuda a equipe a saber o que está no escopo e o que não está. Ter uma visão compartilhada cria unidade e essa é a definição de uma equipe.
• Defina a estrutura do projeto: Defina as funções e responsabilidades dos membros da equipe que trabalham em seu projeto. A implementação é um esforço de equipe, e sua equipe precisa saber o que está fazendo e onde sua autoridade começa e termina. Quanto mais claro você for, melhor será o plano de implementação do projeto.
• Comunique-se bem: Um cronograma de implementação do projeto vive ou morre em quão bem você se comunica. A comunicação da equipe não é uma via de mão única. Enquanto um gerente de projeto deve dirigir sua equipe, um gerente de projeto também deve estar aberto a feedback. Sua equipe é seu melhor recurso.
• Mantenha os recursos em mente: já mencionamos como é importante identificar as dependências de tarefas para manter as coisas funcionando sem problemas. Mas é igualmente importante que você conheça os recursos necessários para executar tarefas e garantir que eles estejam disponíveis quando você precisar deles.
• Saiba quem faz o quê: Enquanto mencionamos ter os papéis e responsabilidades da equipe do projeto definidos, também é importante conhecer a estrutura hierárquica da cadeia de comando do projeto. Ou seja, quem tem governança sobre determinados aspectos do projeto? Saiba quem são os tomadores de decisão, quem assina quais entregas, etc.
• Seja flexível: os cronogramas de implementação são um equilíbrio entre escopo e cronograma. À medida que as coisas mudam, você precisa ser flexível. O compromisso é importante, assim como poder ver o que deve ser feito e o que pode ser deixado de lado. Isso envolve calcular o caminho crítico do seu cronograma de implementação. Pode ser uma equação complexa, mas vale a pena o esforço.

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Como o ProjectManager ajuda com os cronogramas de implementação

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que organiza tarefas, conecta equipes e fornece dados em tempo real sobre seus projetos. Fazer um cronograma de implementação faz parte de qualquer plano de projeto, e o ProjectManager ajuda você a planejar, acompanhar e relatar o progresso e o desempenho. Veja como criar um cronograma em nossa ferramenta assistindo a este pequeno vídeo tutorial.

Criar um cronograma em um gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt online do ProjectManager ajuda você a priorizar, vincular dependências e definir marcos. Também facilitamos a localização do caminho crítico do plano de implementação do seu projeto. Em seguida, defina uma linha de base do cronograma, que permite comparar o esforço planejado com o esforço real, para que você possa ver se está no caminho certo.

Comunique-se facilmente com sua equipe

O ProjectManager promove a colaboração em equipe e mantém as linhas de comunicação abertas. Os membros da equipe podem fazer logon, estejam eles no escritório ou remotamente, e podem comentar e adicionar arquivos às tarefas. As alterações no status da tarefa acionam notificações automáticas por e-mail e no aplicativo para manter todos na mesma página.

Monitorar e relatar o progresso para as partes interessadas

Monitorar o progresso é crucial para manter o cronograma de implementação. Você pode obter uma visão de alto nível com o painel ao vivo. enquanto os relatórios de um clique podem ser compartilhados com as partes interessadas. As ferramentas de gerenciamento de recursos, como o gráfico de carga de trabalho, ajudam a garantir que a carga de trabalho de sua equipe seja equilibrada para mantê-la produtiva.

O ProjectManager é um software premiado que ajuda os gerentes de projeto, equipes e partes interessadas a se manterem informados. Gerencie seu projeto com recursos que ajudam com planos, recursos, planilhas de horas e muito mais. Junte-se às dezenas de milhares de equipes em organizações tão variadas como NASA e Ralph Lauren que usam nosso software para gerenciar seus projetos. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente.