Como gerenciar um orçamento de projeto com o software de orçamento de projeto

Seja você uma pessoa de números ou não, como gerente de projeto, a propriedade de um orçamento geralmente é uma parte fundamental das responsabilidades de seu trabalho. Criar e gerenciar um orçamento de projeto pode ser uma tarefa assustadora, mas pode ser fácil se você usar o software de orçamento de projeto certo.

Os projetos podem ter vários tipos diferentes de custos que precisam ser monitorados para garantir que tudo fique dentro do orçamento. Todas essas peças móveis e custos flutuantes podem ser melhor rastreados com um software de gerenciamento de projetos online como o ProjectManager.

Oferecemos ferramentas que simplificam o orçamento do projeto e o gerenciamento de custos, permitindo que você defina uma linha de base, acompanhe as taxas de mão de obra e adicione novos custos em um nível de tarefa. Com esses recursos, você pode simplesmente atualizar e adicionar itens à medida que surgem ao longo do projeto.

O ProjectManager é um software baseado em nuvem que permite planejar e acompanhar os custos do projeto em tempo real. Você tem as ferramentas para criar um orçamento preciso e definir uma linha de base para monitorar os custos do projeto e as taxas de recursos com nosso painel em tempo real. Obtenha mais controle, dados e visibilidade para seu projeto e orçamento. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente. Agora, antes de aprendermos a usar o software de orçamento de projeto, vamos definir um orçamento de projeto.

O que é um orçamento de projeto?

Um orçamento de projeto é como os gerentes de projeto estimam o custo de conclusão de um projeto. Isso inclui todas as fases do projeto e cada uma das muitas tarefas que compõem essas fases do projeto. A precisão da previsão do orçamento é fundamental para obter sucesso e garantir que seu projeto seja aprovado e financiado quando necessário.

Outro aspecto do orçamento do projeto é monitorar os custos à medida que você executa suas tarefas. Sem uma janela clara para seus gastos, é fácil que os custos saiam do controle. Este é um processo complicado, mas que é melhorado com o uso de software de orçamento de projeto.

Essa ferramenta precisa mostrar dados em tempo real, no entanto, para acompanhar os custos à medida que eles acontecem para dar aos gerentes de projeto tempo para fazer os ajustes necessários para manter seu orçamento. Vamos dar uma olhada na importância de usar um software de orçamento de projeto.

Por que você deve usar o software de orçamento de projetos?

O software de orçamento de projeto é uma ferramenta essencial para criar um orçamento preciso e acompanhar os custos à medida que você passa pelo ciclo de vida do projeto. Ele permite planejar orçamentos e controlá-los acompanhando as despesas. Portanto, eles auxiliam os gerentes de projeto em todo o processo orçamentário.

Não apenas isso, mas o uso de software de orçamento de projetos dá aos interessados, executivos e gerentes acesso ao orçamento e como ele está sendo gasto ao longo do projeto. Você pode orçar seu projeto com planilhas, mas são documentos pesados ​​e estáticos que são difíceis de atualizar.

A maioria dos softwares de orçamento de projetos está online e é atualizado à medida que sua equipe atualiza seus status. Isso fornece aos gerentes dados em tempo real que lhes permitem tomar decisões mais perspicazes à medida que gerenciam o orçamento do projeto. Quando você está fazendo e gerenciando um orçamento de projeto, você vive e morre pela precisão de seus números. O software de orçamento de projeto mantém você atualizado sobre o que está gastando para trazer seu projeto sem ultrapassar o orçamento.

Como criar um orçamento de projeto em 3 etapas

A chave para criar um orçamento de projeto é facilitar o rastreamento de todos os itens de linha. Se você puder aplicar um processo direto às despesas do projeto, poderá monitorar os gastos em um projeto com precisão e pontualidade.

Siga estas etapas simples para criar um orçamento de projeto que o preparará para o sucesso.

Identificar Despesas

O primeiro passo na criação de um orçamento é identificar as despesas. Você precisa listar tudo o que é necessário para concluir o projeto. Isso inclui salários por mão de obra, equipamentos, materiais e muito mais. Você vai querer examinar seu plano de projeto minuciosamente e identificar as despesas por conta própria para começar.

Então, os membros de sua equipe poderão ajudá-lo a reconhecer certas despesas que você não reconheceu imediatamente, portanto, peça a eles que examinem sua lista de despesas ao criar um orçamento. É imperativo que você liste absolutamente todas as despesas. Quanto mais você se identificar, menos ficará surpreso com gastos imprevistos mais tarde no projeto.

Estimar todos os custos

Agora estime cada item da sua lista. Se sua lista estiver no ProjectManager, você poderá adicionar sua estimativa ao item de linha imediatamente. Há uma série de estratégias que você pode usar para fazer suas estimativas. As técnicas de estimativa mais comuns são:

Estimativa de baixo para cima: comece com os componentes de cada tarefa e depois some-os
Julgamento especializado: peça a especialistas em sua equipe para calcular o custo de uma tarefa
Estimativa Análoga: Use a experiência passada para julgar quanto as tarefas do projeto custarão desta vez.

Some todas as estimativas. Isso fornece o orçamento total planejado para o projeto, cobrindo o custo de cada tarefa. Nosso modelo de orçamento pode ajudá-lo a fazer isso.

Adicione os Extras

Extras? Quais extras? Bem, o custo de cada tarefa individual não será suficiente, infelizmente. Você ainda pode querer adicionar:

• Reservas de gestão: Este é um pote de dinheiro para usar a critério da gestão.
• Contingência: Os custos de contingência são úteis para cobrir custos imprevistos devido a estimativas inadequadas. É prática comum adicionar uma contingência de 10% apenas no caso de as estimativas serem imprecisas.
• Orçamento de resposta a riscos: se sua empresa estiver madura no gerenciamento de riscos do projeto, você poderá incorporar o orçamento de resposta a riscos separadamente de seu orçamento principal. O orçamento de resposta a riscos inclui financiamento para implementar quaisquer ações de mitigação de riscos.

Como gerenciar um orçamento de projeto com o ProjectManager

Agora que você estabeleceu o orçamento do projeto e identificou as despesas, você pode inserir essas informações no ProjectManager, caso ainda não tenha feito isso. Para inserir o orçamento do seu projeto, basta clicar na guia “Informações” e inserir um valor na caixa.

O ProjectManager oferece diferentes caminhos para adicionar despesas do projeto. Primeiro, você pode entrar na guia de despesas e adicionar despesas fixas que não têm taxas horárias ou flutuações. Por exemplo, você pode inserir o custo do material necessário para seu projeto. Você pode optar por adicionar isso como um custo planejado no início e, em seguida, pode adicionar mais tarde e adicionar outra despesa como o "custo real". Isso ajudará você a rastrear os custos planejados versus reais em seu painel à medida que o projeto se desenrola.

Outra maneira de inserir despesas no projeto é por meio de nossas ferramentas de gerenciamento de recursos. Atribua seus recursos ou força de trabalho, taxas horárias e, em seguida, atribua tarefas a eles e, à medida que trabalham, seu custo de mão de obra será adicionado automaticamente ao projeto. Você também pode adicionar despesas no nível da tarefa. Digamos que surja uma tarefa inesperada que não estava no seu plano inicial. Tudo bem porque você pode usar seu dinheiro de contingência para cobri-lo. Basta adicionar um valor de custo à sua nova tarefa em seu plano de projeto e esse novo custo será refletido em seu painel e relatórios.

Monitore as despesas em todo o projeto

Depois de identificar e registrar as despesas, você precisa monitorar as despesas reais em comparação com as estimativas. Isso significa que você precisa atualizar constantemente as despesas do seu projeto com os valores que você realmente gasta nas tarefas.

Como você inseriu todas as suas despesas planejadas no sistema, você pode usar nossos painéis em tempo real para rastrear custos reais versus custos planejados. Nossos painéis de projeto oferecem uma janela clara para os custos contínuos do projeto e apresentam gráficos de barras coloridos e fáceis de ler para uma análise rápida de onde está seu orçamento. Essa visão instantânea pode ser vital ao gerenciar um orçamento de projeto, especialmente um orçamento apertado.

Relatório sobre despesas até o nível de tarefa

Sem as ferramentas certas, a geração de relatórios de projetos pode ser um aborrecimento. E quando você finalmente produz o relatório, os números mudaram e seu relatório já está obsoleto. O ProjectManager pode ajudar. Nosso software pode criar relatórios instantâneos e detalhados que você pode compartilhar com pessoas relevantes em toda a organização no formato que preferirem.

Há uma série de relatórios que você pode fazer, mas o relatório de despesas será o mais crucial para gerenciar seu orçamento. Com um relatório de despesas, você pode obter uma análise detalhada do orçamento total, despesas reais e despesas planejadas, até o nível da tarefa.

Revise suas estimativas iniciais

Finalmente, você vai querer voltar a esses relatórios e certificar-se de que eles estão de acordo com o cronograma do seu projeto. Se eles não estiverem alinhados ao seu cronograma, você precisa olhar para trás em suas despesas e verificar novamente se incluiu tudo e não deixou nada de fora.

Isso nos leva ao nosso último passo: revisar. Você pode ter que revisar as estimativas feitas anteriormente. Não fique preso em mantê-los se o projeto ditar outra coisa. Ao revisar em tempo real, você garante que o orçamento não seja apenas números em uma planilha, mas uma previsão precisa de despesas para o projeto.

O ProjectManager tem tudo o que você precisa para gerenciamento de orçamento

Quando você considera que pode acompanhar seu orçamento com painéis em tempo real, inserir despesas recorrentes como custos de mão de obra e relatar todos os aspectos do projeto, fica claro que o ProjectManager tem o que você precisa para criar e gerenciar as despesas de um projeto. Conclua seu próximo projeto dentro do orçamento com esta avaliação gratuita de 30 dias do nosso software PM.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho premiado que planeja, monitora e relata projetos. Obtenha dados em tempo real para gerenciar melhor os orçamentos. Compartilhe relatórios com as partes interessadas para mantê-las atualizadas e gerenciar suas expectativas. Junte-se às equipes da NASA, Siemens e Nestles que já estão gerenciando seus orçamentos de projetos com sucesso com nossa ferramenta. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.