Como criar um plano de execução do projeto (PEP) - modelo gratuito incluído

Ter uma grande ideia é apenas o começo: para realizá-la, você precisa de um plano de execução do projeto (PEP). Um plano de execução do projeto é um documento para a execução de projetos que ajuda você a criar estratégias, criar processos de gerenciamento de projetos e colocar tudo em ação.

A criação de um plano de execução do projeto faz parte da fase de planejamento e permite que você realize sua ideia. Onde uma ideia pode ser aspiracional, o processo de execução do projeto é completo e prático, incluindo todas as atividades-chave. Desnecessário acrescentar, é um documento essencial de gerenciamento de projetos.

O que é um Plano de Execução do Projeto (PEP)?

Um plano de execução do projeto é um documento usado para definir como você executará um projeto. Isso deve ser óbvio pelo nome, mas também aborda o cronograma do projeto, o monitoramento e o controle necessários para trazer as entregas do projeto.

O documento descreve todas as partes da execução do projeto e mostra como gerenciá-las. Isso deve estar em conformidade com os requisitos do projeto ou do contrato entre as partes envolvidas. O PEP também observa os objetivos do projeto, juntamente com o cronograma e os recursos necessários para executá-lo.

Fica claro que, apenas a partir desses elementos fundamentais, o quão importante é o plano de execução do projeto. Mas, claro, há muito mais do que vai para ele.

Depois de criar o plano de execução do projeto, você ainda precisa cumprir esses marcos, dependências e atribuições. Se você realmente quer ficar no tempo, você vai querer usar um software de gerenciamento de projetos.

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalhos baseado em nuvem que organiza tarefas com gráficos de Gantt interativos para planejamento de execução. Você pode colocar marcos na linha do tempo, vincular dependências e filtrar o caminho crítico. Em seguida, defina uma linha de base e você poderá acompanhar a variação do projeto ao executar suas tarefas. Comece gratuitamente com o ProjectManager hoje.

Elementos de um Plano de Execução do Projeto

Os planos de execução do projeto combinam os elementos necessários para um roteiro de implementação do projeto definitivo e acionável. Isso pode incluir listar as partes interessadas do projeto e definir todas as tarefas do projeto. Aqui estão os seis elementos básicos de um plano de execução do projeto:

1. Escopo do Projeto

O escopo do projeto é uma visão ampla dos objetivos e uma lista detalhada de todos os elementos envolvidos no projeto. Defina o escopo do projeto identificando o que precisa ser feito. Faça isso em termos específicos. Isso fornece às partes interessadas do projeto um resumo do propósito do projeto e seus objetivos.

Alguns dos detalhes que você deseja incluir no escopo do seu projeto são:

• Uma declaração de trabalho para definir os papéis e responsabilidades da equipe do projeto
• Uma lista de limitações e limites dos recursos disponíveis
• Todos os resultados potenciais, não apenas o final
• Uma lista de quaisquer relatórios, produtos, serviços ou novos desenvolvimentos de software relevantes
• A qual parte interessada ou cliente estes serão entregues
• Alguns critérios para medir o sucesso da equipe do projeto

2. Padrões de Qualidade

Você conhece os resultados, agora é hora de definir a qualidade que você espera deles. Ter uma compreensão clara das expectativas de qualidade é a chave para um projeto bem-sucedido. Para começar, você deve definir o que é qualidade e garantir que toda a sua equipe concorde com essa definição.

Além disso, ter metas atingíveis manterá sua equipe motivada. Se o trabalho deles parecer inatingível, provavelmente corroerá o moral. Para manter a equipe comprometida, peça frequentemente feedback sobre o que é uma meta alcançável e aplique isso ao seu PEP.

3. Declarações de Objetivos

Uma declaração de meta descreve o que a equipe planeja implementar e concluir durante o projeto. Alguns exemplos de uma declaração de meta podem ser resultados esperados, marcos e o ciclo de vida de grandes tarefas de trabalho.

A declaração de meta também pode reiterar o propósito do projeto. Pode mostrar os benefícios que se espera que o projeto traga para a organização, partes interessadas ou clientes. Também pode haver a identificação de riscos e desafios com detalhes de como a equipe responderá a eles.

4. Alocação de Recursos para o Plano de Execução do Projeto

Você também precisará de uma lista de todos os recursos necessários para concluir o projeto. Os recursos – ao contrário do escopo, especificações de qualidade e metas – são o que sua equipe precisa para colocar o plano em ação. Também é aqui que você definirá o orçamento do projeto, pois os recursos são caros.

Um recurso em um projeto pode ser capital, pessoas ou materiais. Na verdade, é tudo o que é necessário para executar as tarefas do plano de execução do projeto. Ter recursos para atender a capacidade de sua equipe é necessário para concluir seu projeto no prazo e dentro das expectativas de qualidade.

5. Cronograma do Projeto

Embora você já tenha criado um cronograma e marcos, é necessário um cronograma completo no PEP. Isso significa usar uma estrutura de divisão de trabalho para listar, priorizar e criar prazos para suas tarefas. Você pode então atribuir essas tarefas aos membros da equipe.

Mudanças no fornecimento de matérias-primas necessárias podem impactar um cronograma e, portanto, a expectativa de atrasos precisa ser gerenciada com as partes interessadas e as equipes. O gerente de projeto pode ter que fazer ajustes na tripla restrição de tempo, custo e escopo para responder às mudanças no fornecimento para manter o cronograma.

6. Componentes Organizacionais

Finalmente, o PEP precisa considerar os aspectos operacionais do projeto. Isso significa listar o pessoal-chave e suas funções e responsabilidades e, em seguida, distribuir essa lista para que todos saibam quem é responsável pelo quê.

Nesse sentido, você precisará identificar quem tem autoridade para tomar quais decisões. Isso ajudará a equipe a trabalhar melhor em conjunto, pois eles saberão a quem recorrer quando uma decisão tiver que ser tomada. Essas figuras de autoridade também estarão disponíveis para perguntas e preocupações.

Você deve descrever quaisquer métodos usados ​​no projeto para relatórios e comunicações no PEP. Isso inclui como você monitorará e acompanhará o progresso e o desempenho do seu projeto. Além disso, como sua equipe trabalha em conjunto e com outras equipes, se estiverem interagindo com outros departamentos.

Como criar um plano de execução do projeto

1. Reunião inicial

Uma reunião inicial permite que você comunique a estratégia, o processo e as ações à equipe e às partes interessadas. Você pode responder a quaisquer perguntas e garantir que todos entendam o projeto e tenham adesão. Esta não é uma reunião diária, é uma visão abrangente da implementação do projeto. Você deve compartilhar o plano do projeto neste momento para que todos estejam na mesma página. O software de planejamento de projetos pode facilitar essa etapa integrando todos e compartilhando rapidamente o plano e alocando tarefas.

2. Monitorar e Controlar o Plano de Execução do Projeto

O projeto prosseguirá normalmente através das etapas de execução, monitoramento e controle. Aqui, o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a manter o cronograma, orçamento e escopo do seu projeto. Você também deve ficar atento a quaisquer riscos em seu plano de gerenciamento de riscos e manter a carga de trabalho de sua equipe equilibrada. As partes interessadas podem ser fundamentais para ajudá-lo a identificar riscos antes que eles se tornem problemas. Em seguida, você desejará analisar seus dados para garantir que está cumprindo o progresso, os principais indicadores de desempenho (KPIs) e os marcos de desempenho.

3. Dados em tempo real

Você precisará de um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem para saber se está no prazo e não está gastando demais. Ter uma ferramenta em tempo real é essencial para monitorar um projeto, mas também é ótimo para facilitar a colaboração. Os gerentes podem gerenciar e as equipes podem se comunicar, estejam trabalhando lado a lado ou distribuídas pelo mundo. O uso de software em tempo real significa que todos estão trabalhando nos dados mais atuais e os gerentes podem tomar decisões mais perspicazes.

4. Aprovação

Entregar entregas no prazo e dentro do orçamento pode parecer o fim de um projeto, mas não é. Ainda há papelada que você precisa preencher. Isso não é trabalho árduo — é uma parte fundamental do ciclo de vida do projeto. Você precisa obter a aprovação de seus stakeholders para garantir que o produto ou serviço atenda às expectativas de qualidade. Você precisa pagar qualquer fornecedor ou contratado e depois liberar sua equipe. E não se esqueça de comemorar! Não é apenas divertido e merecido, mas mantém o moral de suas equipes.

Modelo de Plano de Execução de Projeto Gratuito

O ProjectManager oferece um modelo de plano de implementação gratuito para Excel que pode ajudá-lo a levar seu projeto ao sucesso. Este modelo de implementação gratuito ajuda você a levar sua ideia por meio de uma estratégia, processo e ação sem perder nada crucial. É um exemplo útil de plano de execução de projeto.

Crie seu plano de execução de projeto em nosso modelo de implementação gratuito para melhorar seu trabalho de projeto. Tem espaço para tudo o que você precisa para gerenciar.

Cada ação é uma tarefa e as tarefas são organizadas em uma linha do tempo. Aqui eles têm datas para um início planejado e um término planejado para cada um. A linha do tempo também tem um lugar para horas planejadas. Há também uma coluna onde você pode observar se a tarefa está adiantada ou atrasada, o que o ajudará a acompanhar seu progresso.

A última parte do modelo é para recursos. Os gerentes de projeto podem anotar qual departamento lida com o que e os materiais necessários para executar suas tarefas. Há também um local para estimar o custo da tarefa. Tudo isso combinado cria um roteiro para a execução do seu projeto. Agora cabe a você monitorá-lo e controlá-lo.

Use o ProjectManager para criar seu plano de execução do projeto

Um modelo é uma ótima ferramenta, mas é estática. Se você estiver encontrando modelos lentos e não precisos o suficiente, convém mudar para o ProjectManager, que automatiza grande parte do trabalho e oferece transparência em tempo real para gerenciar melhor seu projeto para um final bem-sucedido.

Várias visualizações de projeto para cada equipe

Esteja você trabalhando em marketing, TI, serviços profissionais ou qualquer setor, você terá muitas equipes diferentes trabalhando juntas. O ProjectManager tem várias visualizações de projeto para dar a todos as ferramentas que eles desejam. Por exemplo, o quadro Kanban é um recurso de fluxo de trabalho visual que permite que as equipes gerenciem seu backlog e planejem sprints juntos. Ele também oferece aos gerentes visibilidade de seu trabalho para que eles possam alocar recursos conforme necessário para evitar obstáculos e manter as equipes trabalhando na capacidade máxima.

Gerencie os recursos da sua equipe facilmente

Você precisa ter certeza de que sua equipe está trabalhando na capacidade. Embora você possa visualizar suas tarefas em qualquer uma das várias visualizações do projeto, como visualização de lista, planilha ou calendário, o ProjectManager possui ferramentas de gerenciamento de recursos para equilibrar sua carga de trabalho de maneira rápida e fácil. O gráfico de carga de trabalho é codificado por cores para que você possa visualizar a carga de trabalho rapidamente e realocar o trabalho diretamente dessa página.

Acompanhar alterações em painéis dinâmicos

Gerenciamento de mudanças significa saber quando as mudanças ocorrem. Isso significa monitoramento em tempo real com o painel ao vivo do ProjectManager. Ele coleta automaticamente os dados do projeto e calcula os números para mostrar suas métricas em tempo, custo e muito mais em gráficos e tabelas fáceis de ler. Para obter mais detalhes, use relatórios de um clique sobre o status do projeto, status do portfólio, variação do projeto, planilhas de horas e muito mais. Esses relatórios podem ser filtrados para mostrar o que você deseja e facilmente compartilhados para atualizar as partes interessadas.

O ProjectManager pode fazer seu plano de execução, compartilhá-lo com a equipe do projeto e monitorá-lo e controlá-lo durante todo o ciclo de vida do seu projeto. Receba notificações por e-mail e alertas no aplicativo em tempo real para estar sempre atualizado sobre o progresso e colaborar com sua equipe.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho premiado para equipes híbridas, não importa onde trabalhem, em que departamento estejam ou seu conjunto de habilidades. Junte-se aos mais de 35.000 profissionais que já utilizam nossa ferramenta para executar seus projetos com sucesso. Comece gratuitamente com o ProjectManager agora.