Colaboração entre equipes: melhores práticas, desafios e benefícios

A colaboração já é difícil o suficiente. Agora imagine colaborar com colegas que não estão no mesmo departamento que o seu. Ou talvez até um local diferente! Bem, as pessoas fazem isso todos os dias e isso se chama colaboração entre equipes.

À medida que essas equipes híbridas se tornam mais padronizadas, a colaboração entre equipes é a chave para conectar esses diferentes grupos e aumentar sua produtividade.

O que é colaboração entre equipes ou colaboração multifuncional?

A colaboração interfuncional, também conhecida como colaboração interfuncional, consiste em fazer com que diferentes departamentos trabalhem melhor juntos. Esses diferentes departamentos, como designers, desenvolvedores, profissionais de marketing e vendas, são todos encarregados de um objetivo comum, mas cada um é responsável por uma etapa diferente desse projeto.

Conseguir que essas equipes diferentes, que provavelmente têm formas únicas de trabalhar e ferramentas preferidas para fazer esse trabalho, atuem como um único grupo, pode ser difícil. A colaboração entre equipes é a ponte que você pode construir para conectar todos. Essa é a força da colaboração entre equipes. Ele pega os pontos fortes de todos e os combina para uma melhor entrega.

Se você precisar implementar a colaboração multifuncional em sua organização, equipe sua equipe com uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que permita que todos trabalhem como quiserem. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalhos com cinco visualizações diferentes, para que cada departamento possa ser produtivo e trabalhar da melhor maneira possível. Além disso, você pode acompanhar o progresso ao longo do caminho com painéis e relatórios. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Benefícios da colaboração multifuncional

O benefício da colaboração multifuncional é que ela cria sinergia e eficiência em um projeto multifuncional. Um gerente de projeto vai querer que suas equipes trabalhem juntas no mesmo projeto, mesmo que todos venham de perspectivas diferentes.

Quando você tem equipes unidas na entrega de um projeto, mas todas trabalham isoladas, você está pedindo problemas. As equipes precisam se comunicar, mesmo que estejam em departamentos diferentes. Todo o trabalho está relacionado. A colaboração entre equipes híbridas garante que todos trabalhem para o mesmo objetivo.

A colaboração multifuncional cria um progresso mais rápido do projeto e garante que nada seja negligenciado. Quanto mais departamentos você tiver trabalhando juntos, mais olhos estarão no projeto para capturar qualquer coisa que possa ter sido ignorada por engano. Eles também têm ideias melhores, porque podem devolvê-las aos outros e determinar o que é melhor para o projeto.

A empresa também se beneficia por ter equipes que se sentem mais conectadas ao negócio. Além disso, as equipes se beneficiarão ao trabalhar com um conjunto maior de talentos com os quais podem aprender. As partes interessadas são investidas no projeto, e os resultados orientados pela equipe só podem torná-los mais felizes à medida que o projeto oferece sucesso.

Relacionado: Modelo de gráfico RACI gratuito para Excel

Desafios da colaboração entre equipes

Sim, há muitos benefícios na colaboração entre equipes. Mas isso não significa que tudo será fácil. Existem vários obstáculos no caminho que você terá que suavizar antes de poder colher os frutos da colaboração em equipe.

A primeira coisa que você tem que construir é a confiança. A falta de confiança é um assassino de colaboração. Mas mesmo se você tiver um negócio em que todos os departamentos confiam totalmente uns nos outros, pode haver um problema de comunicação. Os departamentos podem operar como silos, e isso significa que nenhuma comunicação sai ou entra. Os gerentes de projeto devem trabalhar para criar canais de comunicação que fluam livremente.

Foi enfatizado anteriormente que ter uma visão compartilhada é fundamental para construir a colaboração multifuncional da equipe. Portanto, o gerente de projeto deve ter certeza de que essas metas e prioridades estão alinhadas em todos os departamentos. As metas e objetivos devem ser claramente declarados, comunicados e compartilhados por toda a empresa.

Depois, há as próprias equipes. Os engenheiros tendem a usar a linguagem de maneira diferente dos vendedores. E todos têm personalidades diferentes, algumas que não combinam facilmente com outras. Até mesmo equipes remotas podem sofrer porque a comunicação online é fácil de interpretar mal. As ferramentas de colaboração podem ajudar, mas principalmente essa é uma habilidade que os gerentes de projeto devem dominar para que os indivíduos atuem como um grupo.

Práticas recomendadas de colaboração entre equipes

Existem práticas recomendadas a serem aplicadas ao trabalhar com equipes multifuncionais em um projeto multifuncional:

• Embora haja um gerente de projeto responsável por coordenar o trabalho entre todos os departamentos, é útil que os líderes de equipe assumam a responsabilidade de liderar seus departamentos individuais.
• Uma carta de equipe ajudará na colaboração e comunicação da equipe. Mencionamos colocar todos na mesma página, compartilhando as metas e objetivos do projeto, mas como exatamente isso é feito? Várias maneiras. Uma das melhores é ter um estatuto de equipe que todos possam consultar para entender quais são os principais indicadores de desempenho do projeto.
• O estatuto da equipe incluirá a declaração de missão e as metas e objetivos do projeto. Ele definirá os papéis da equipe, quem é uma equipe e pelo que eles são responsáveis. As expectativas também serão descritas na carta da equipe. É melhor entregar esta carta de equipe em uma reunião com a participação de todos os departamentos onde você possa explicar a carta de equipe e entregá-la.
• Falando em reuniões, deve haver reuniões regulares ao longo do projeto. Haverá reuniões de departamento, é claro, mas também deve haver reuniões interdepartamentais que permitam que toda a equipe do projeto se reúna, transmita atualizações e perguntas de campo e obtenha feedback. A transparência ajuda na colaboração. As reuniões podem ser um desligamento para muitos, portanto, mantenha-as direcionadas com uma agenda apertada.
• Fazer com que os membros dos departamentos treinem ou orientem outros é outra maneira de conectar as equipes de uma maneira poderosa que troca habilidades, aumenta o moral e a confiança. Os gerentes de projeto podem definir os objetivos dessas atividades de coaching ou mentoring. Esses objetivos compartilhados da equipe conectarão diferentes departamentos e facilitarão sua colaboração em conjunto.

Dicas para melhorar a colaboração entre equipes

Uma das coisas mais importantes a fazer ao trabalhar com colaboração multifuncional é obter adesão. Você não pode lançar a ideia no negócio e esperar que eles peguem a bola e corram com ela. Esse buy-in não é apenas para a equipe, mas para toda a empresa. Se não houver suporte executivo para a colaboração entre equipes, não terá sucesso.

Outra dica para uma melhor colaboração entre equipes é ter uma fonte central de verdade. Esse é um canal central onde todas as equipes podem se comunicar e compartilhar arquivos, não importa onde estejam ou em que departamento estejam. A comunicação interfuncional é fundamental para que os projetos multifuncionais atinjam os objetivos da empresa. Essas informações devem ser atualizadas em todos os departamentos em tempo real para que ninguém trabalhe com dados antigos.

Por fim, use ferramentas de gerenciamento de projetos, especialmente aquelas baseadas em nuvem e que fornecem dados em tempo real para melhor colaboração e comunicação multifuncional. O tipo de software de colaboração que você deseja promoverá a comunicação, independentemente de onde ou quando o membro da equipe estiver trabalhando, e dará aos gerentes de projeto transparência para monitorar e rastrear sem atrapalhar suas equipes.

Como o ProjectManager ajuda na colaboração multifuncional

ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho para equipes distribuídas. Os dados em tempo real mantêm as equipes multifuncionais colaborando, não importa onde trabalhem ou como trabalhem. Várias visualizações de projeto permitem que cada departamento trabalhe como quiser, enquanto os gerentes de projeto podem obter relatórios detalhados sobre seu progresso e desempenho.

Trabalhar em várias visualizações de projeto

Múltiplas visualizações de projetos significam que os gerentes que trabalham de forma mais planejada podem usar gráficos de Gantt, que organizam as tarefas de forma estruturada e sequencial, vinculando dependências, priorizando e adicionando marcos. Eles podem então definir uma linha de base para capturar o plano do projeto, de modo que, quando for executado, eles possam monitorar a variação do projeto e permanecer no caminho certo.

Gerenciar a produção em quadros Kanban

A visualização kanban é mais para o trabalhador ágil em seu projeto. Essa ferramenta visual possui os mesmos dados que foi planejado no Gantt mas em cartões fragmentados que são tarefas colocadas em colunas que definem em que ciclo de produção se trata. Os membros da equipe podem gerenciar seu backlog e planejar sprints. Os gerentes de projeto obtêm visibilidade de seu trabalho e podem realocar recursos conforme necessário para mantê-los trabalhando em sua capacidade.

Acompanhar o progresso das equipes nas tarefas

Saber quem está trabalhando no que dá aos gerentes uma melhor visão das atribuições. Eles podem consultar a seção de equipe do ProjectManager para obter detalhes sobre as tarefas de todos e, em seguida, usar ferramentas de gerenciamento de recursos, como nosso gráfico de carga de trabalho codificado por cores para equilibrar o trabalho e manter todos felizes e produtivos. Há também um painel em tempo real que acompanha o progresso à medida que ele acontece.

As equipes podem comentar e anexar arquivos a tarefas, o que aciona automaticamente notificações por email e no aplicativo para manter todos alertas sobre alterações e atualizações. Não importa onde você esteja ou quando você trabalha, todos estão na mesma página.

O ProjectManager é um software premiado desenvolvido para equipes híbridas. Nossa ferramenta foi projetada para ajudar todos a trabalhar melhor juntos, não importa onde trabalhem, como trabalhem ou quais sejam seus conjuntos de habilidades. Junte-se aos mais de 35.000 usuários que já estão obtendo sucesso com nossa ferramenta em organizações tão variadas quanto NASA, Siemens e Nestles. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente!