Sistemas e ferramentas de gerenciamento de dados

Dados, informações, conhecimento e sabedoria

Com tantos dados sendo coletados pelas organizações, pode ser um desafio saber como gerenciá-los e analisá-los adequadamente. Entre nos sistemas e ferramentas de gerenciamento de dados...

Os sistemas de gerenciamento de dados ajudam as organizações a otimizar o uso de dados para tomar decisões e realizar ações que maximizarão os benefícios para a organização. Os sistemas fazem isso coletando, processando, protegendo e armazenando dados de forma que possam ser usados ​​para a tomada de decisões estratégicas.

Isso pode ser explicado ainda mais olhando para a pirâmide DIKW.

A pirâmide DIKW representa a relação entre dados , informações , conhecimento e sabedoria . Cada bloco de construção é um passo para responder a diferentes perguntas sobre a coleta de dados e agregar valor a ela. Você pode responder a perguntas como, de onde minhas vendas provavelmente virão no próximo ano ou quem são meus principais clientes? Quanto mais dados puderem ser enriquecidos com significado e contexto, mais conhecimento e percepções poderão ser extraídos.

Qual o papel de cada uma das etapas? Vejamos cada um deles por sua vez e, em seguida, as ferramentas aplicáveis ​​a cada um.

Dados

Este degrau na pirâmide refere-se à coleção de fatos discretos sobre eventos na forma de números, caracteres e valores específicos ou relativos que uma organização pode reunir. Essencialmente, são todos os dados que estão sendo capturados, conhecidos como dados brutos .

As principais atividades a serem executadas nesta fase são:

• Identificar uma fonte confiável para obter dados
• Arquivamento e exclusão de dados irrelevantes
  

Informação

Depois que os dados irrelevantes forem removidos, a tarefa é buscar as principais informações dos dados. Essas informações devem ser relevantes para a organização e sua tomada de decisão.

Conhecimento

Usando as principais informações dos dados, você pode transformá-las em conhecimento. Em essência, isso significa decidir se a informação pode ser desenvolvida em algo de valor intelectual e usada para ajudar a formular uma estratégia robusta.

Sabedoria

Se algo foi descoberto nos dados que os concorrentes ainda não descobriram, você pode traduzir esse conhecimento em insights essenciais. As organizações podem formular toda uma estratégia em torno desses insights para criar algo mágico. Isso é conhecido como o passo da sabedoria.

Ao aplicar os princípios dos quatro blocos de construção da pirâmide DIKW para interpretar dados brutos, você pode converter os dados em algo muito significativo e perspicaz.

Ferramentas de gerenciamento de dados

Felizmente, há uma variedade de ferramentas de gerenciamento à disposição de uma organização para auxiliar na interpretação de dados brutos. Muitas dessas ferramentas podem ser usadas como aplicativos e serviços baseados em nuvem.

Em uma 'nuvem', por exemplo, as organizações podem armazenar informações com muito mais facilidade, os arquivos podem ser transferidos rapidamente e diferentes conjuntos de dados podem ser analisados ​​e traduzidos em todo o mundo com eficiência.

Depois de concordar com os requisitos e considerações de armazenamento de dados, sua organização precisa considerar como analisar os conjuntos de dados. Várias empresas fornecem serviços e ferramentas de gerenciamento de dados para lidar com conjuntos de dados de médio a grande porte.

Esses incluem:

• A Teradata é uma empresa que fornece três serviços principais: análise de negócios, produtos de nuvem e consultoria. Ele lida com conjuntos de dados grandes e mistos e os mescla para criar insights significativos.
• A IBM automatiza o gerenciamento de dados de ponta a ponta. O uso da tecnologia de inteligência artificial (IA) permite que as organizações identifiquem novos padrões e tendências para melhorar as operações.
• O Oracle é um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional multimodelo que fornece computação em grade e armazenamento de dados.
• A SAP fornece várias ferramentas de gerenciamento de dados que ajudam a garantir a qualidade dos dados, migração de dados, análise de texto e interconectividade de Big Data adquiridos de várias fontes.
• A Cloudera HP permite que as empresas obtenham insights de Big Data, fornecendo uma infraestrutura para armazená-los, gerenciá-los e processá-los.
• O 1010data combina inteligência de mercado, gerenciamento de dados, análise empresarial granular e recursos de colaboração.
• Amazon Web Services (AWS) fornece servidores, armazenamento, rede, comutação remota, e-mail, desenvolvimento móvel e segurança.
  

Ferramentas de gerenciamento de informações

O gerenciamento de informações é essencialmente o gerenciamento de dados processados ​​para fornecer insights como uma saída; o grupo de dados que carrega coletivamente um significado lógico específico.

Aqui estão algumas ferramentas populares de gerenciamento de informações:

• O Evernote é um software de anotações que ajuda você a criar e organizar notas digitais, mantendo-as sincronizadas em todos os dispositivos do titular da conta. Ele também lembra você de ações futuras ou planejadas.
• O Instapaper é um serviço de bookmarking social que permite que o conteúdo da web seja salvo para que possa ser lido posteriormente e em um dispositivo diferente. Esse conteúdo salvo pode inspirá-lo posteriormente ao desenvolver sua estratégia digital.
• Pinboard é uma ferramenta de bookmarking social alternativa, semelhante ao Instapaper, mas com um layout mais básico.

Uma estrutura de gerenciamento de informações pode ajudá-lo a entender como essas ferramentas podem ser usadas com mais eficiência.

Fonte

A fonte de dados pode ser interna ou externa.

• Uma organização terá dados internos coletados sobre seus clientes, como arquivos de produtos, números de vendas, informações financeiras. Isso pode ser traduzido em insights valiosos.
• Ele também terá fontes externas de dados, como posicionamento GPS, diários, redes sociais e códigos postais.
  

Estrutura

Uma vez que as fontes de dados, tanto internas quanto externas, tenham sido consideradas, você deve descobrir como elas estão estruturadas. Quais informações podem ser obtidas de fontes internas e externas de dados estruturados e não estruturados?

• Dados estruturados são dados que foram organizados, de modo que seus elementos possam ser efetivamente processados ​​e analisados. Um exemplo de dados estruturados seria uma lista de seus 10 principais clientes de centenas de perfis de clientes de sua loja de comércio eletrônico
• Dados não estruturados são dados que não são armazenados em um formato organizado. Os dados não estruturados geralmente têm muito texto, mas também podem conter dados como datas, números e fatos.

As ferramentas de gerenciamento de informações podem armazenar dados estruturados e não estruturados e auxiliar no processo de gerenciamento do ciclo de vida completo das informações, desde sua identificação e coleta até seu descarte por meio de arquivamento ou exclusão. Eles podem abranger todos os dados físicos e eletrônicos coletados por uma empresa de seus clientes, funcionários e fornecedores.

Ferramentas de gestão do conhecimento

As ferramentas de gerenciamento de conhecimento podem ajudar uma organização a criar, organizar e gerenciar conteúdo para um público. Um exemplo simples são as perguntas frequentes que podem ser usadas por um público para encontrar respostas para perguntas comuns. Eles essencialmente armazenam e recuperam o conhecimento para melhorar a compreensão, a colaboração e o alinhamento do processo.

Aqui estão algumas ferramentas populares de gestão do conhecimento:

• Answerbase é uma plataforma de gerenciamento de conhecimento para suporte ao cliente e comércio eletrônico, permitindo que os usuários façam perguntas, recebam respostas e naveguem por conteúdo relevante para obter informações sobre os produtos e serviços de uma empresa.
• O Quip é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração de tarefas que permite que colegas trabalhem e comentem arquivos juntos em tempo real.
• O Bloomfire é uma plataforma que permite às empresas coletar, conectar e compartilhar conhecimento e insights existentes em toda a empresa.
• O Igloo Software fornece outra ferramenta que ajuda os colegas a trocar arquivos, agendar reuniões e controlar tarefas em uma plataforma.
• O KPS Knowledge Management Software fornece uma plataforma de colaboração para compartilhar conhecimento no local de trabalho por meio de uma base de autoatendimento para usuários finais. Ele permite que você indexe, pesquise e recupere informações de várias fontes.
  

Sistemas de gerenciamento de dados

Os sistemas de gestão podem ajudar a organização a usar e classificar seus dados. Esses sistemas de gerenciamento podem ser divididos em dois tipos de tecnologias: groupware e workflow.

1. Groupware

Groupware são tecnologias que facilitam a colaboração. (É por isso que eles também são chamados de software de colaboração.)

Plataformas de groupware comuns, como Google Workspace, Slack e MS Teams , por exemplo, permitem que uma empresa ou grupos colaborem, compartilhem, comuniquem e resolvam problemas em tarefas de projeto compartilhando arquivos, informações e documentos em um local simplificado.

2. Fluxo de trabalho

As tecnologias de fluxo de trabalho facilitam a representação de processos associados à criação, uso e manutenção do conhecimento organizacional. Muitas dessas ferramentas são plataformas de gerenciamento personalizáveis ​​que ajudam equipes e organizações com eficiência operacional, rastreando projetos, visualizando dados e colaborando em equipe. Além disso, eles também podem incluir recursos de automação e oferecer suporte a integrações com outros aplicativos de trabalho para simplificar o trabalho entre plataformas.

Empresas populares que fornecem ferramentas de fluxo de trabalho para atribuir e acompanhar o progresso do projeto e da tarefa, compartilhar arquivos, comentários e anotações e acompanhar os prazos para equipes e colaboradores incluem Asana, Monday.com e Airtable .

Sistemas de gerenciamento de conteúdo

Um sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) é um sistema que ajuda você a automatizar o processo de criação de conteúdo ou documentos da web. Ele permite que os usuários combinem diferentes partes do conteúdo para formar um conjunto holístico de informações, que pode ser distribuído entre as partes interessadas internas e externas ou clientes, se necessário.

Documentar CMSs

Os CMSs de documentos permitem que vários usuários compartilhem e editem documentos para backup, revisão e aprovação conforme necessário.

Alguns exemplos de CMSs de documentos incluem o seguinte:

• O Google Docs é um processador de texto on-line incluído como parte do pacote de editores gratuitos do Google. Ele permite que os usuários criem e editem documentos online enquanto colaboram com outros usuários em tempo real. As edições são rastreadas pelo usuário que faz a edição, com um histórico de revisão apresentando as alterações.
• O MS SharePoint é a versão da Microsoft de uma plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos, que também permite aos usuários criar, editar e colaborar em documentos em tempo real.
• O Dropbox permite que você armazene e compartilhe arquivos com segurança em um local seguro. Depois de armazenados, os arquivos podem ser compartilhados por meio de um link do Dropbox, o que pode eliminar a necessidade de enviar anexos grandes.
• O IBM Box é outro exemplo de serviço de armazenamento em nuvem. Ele permite que você carregue vários tipos de arquivos que podem ser acessados ​​em vários dispositivos.
  

CMS do site

Os CMSs de sites normalmente permitem que você crie páginas, imagens, vídeo, áudio e conteúdo de texto e gerencie tudo em um só lugar.
As ferramentas de CMS mais usadas para criação e gerenciamento de sites incluem as seguintes:

• O WordPress é um software CMS de código aberto usado para criar, modificar e manter sites personalizáveis.
• Shopify é uma plataforma CMS de comércio eletrônico. Ele permite que os proprietários de lojas carreguem e gerenciem facilmente produtos, variantes, coleções e modelos de envio.
• Magento (agora Adobe Commerce) é outra plataforma de comércio eletrônico de código aberto. Ele permite que os vendedores controlem a aparência, o conteúdo e a funcionalidade de sua interface CMS e fornece gerenciamento de catálogo e ferramentas de marketing.
• O Wix é um construtor de sites online que usa a simplicidade de arrastar e soltar ao projetar e publicar seu site, blog ou loja online.
• Joomla é um desenvolvimento de site gratuito de código aberto e plataforma CMS.
• Drupal é uma plataforma CMS que permite projetar, desenvolver e gerenciar um site.

Outro tipo de ferramenta CMS é aquele que permite inserir diferentes partes do conteúdo usando um modelo, por exemplo, um modelo de e-mail. Isso é então enviado para diferentes tipos de clientes, dependendo dos tipos de processos e preferências que o cliente indicou que deseja ver.

O LinkedIn é um bom exemplo desse tipo de CMS. O conteúdo que um usuário vê em sua página inicial é gerado por um sistema de gerenciamento de conteúdo, que reconhece o tipo de conteúdo que um determinado usuário deseja ver.

portais corporativos

Um portal corporativo é uma estrutura para integrar informações, pessoas e processos em organizações inteiras ou para grupos como equipes de projeto. Ele fornece um ponto de acesso seguro e centralizado a documentos e informações e é usado principalmente por organizações de médio a grande porte.

As empresas populares que fornecem ferramentas de portal corporativo incluem as seguintes:

• Amazon Web Services (AWS) fornece computação em nuvem sob demanda e soluções de software empresarial. Ele permite que os departamentos de uma organização centralizem a documentação com segurança e oferece fortes recursos de segurança, como autenticação multifator.
• O Microsoft Azure fornece uma variedade de serviços de nuvem, incluindo análise, armazenamento e rede.
• SAP : é outro exemplo de portal corporativo que facilita o alinhamento de pessoas e processos de negócios entre fronteiras organizacionais e técnicas.
  

Ferramentas de agendamento e planejamento

As ferramentas de agendamento e planejamento são projetadas para ajudá-lo a determinar o momento certo para alimentar um determinado conteúdo para um público-alvo. Em outras palavras, o que você está dizendo ao seu público-alvo e quando? Isso pode aumentar a relevância da sua empresa para seu público. Ele também permite que você alcance um público-alvo quando ele estiver online, mesmo que seja inconveniente para você.

Algumas ferramentas populares de agendamento e planejamento incluem o seguinte:

• O Sprout Social é uma ferramenta de gerenciamento de mídia social. Ele permite que você planeje e agende conteúdo em todos os seus perfis de mídia social e visualize tudo em um único calendário.
• O Hootsuite permite que você agende postagens de mídia social em massa em várias plataformas ao mesmo tempo ou em horários diferentes.
• O Outlook tem sido uma ferramenta comumente usada há anos e, como resultado, às vezes é negligenciado em favor de ofertas mais recentes. Ele auxilia no agendamento de e-mail e pode ajudar na criação, planejamento e gerenciamento de tarefas. Centraliza e exibe as tarefas em um calendário
  

ferramentas de CRM

CRM refere-se à gestão de relacionamento com o cliente. As ferramentas que fornecem recursos de CRM ajudam a fornecer serviços de gerenciamento para todos os relacionamentos comerciais com clientes existentes e potenciais. Essencialmente, uma ferramenta de CRM é um banco de dados onde você pode armazenar informações de contato, como nome, endereço de e-mail e números de telefone de clientes anteriores, clientes em potencial e leads existentes e detalhes de contato de qualquer pessoa que você usa para fins comerciais. É claro que isso deve ser armazenado com segurança e os dados devem ser usados ​​de forma ética.

Como um CRM é o ambiente de gerenciamento de dados e relatórios onde muitas das vendas e atividades comerciais são registradas, geralmente é a única fonte de verdade para as funções de vendas e marketing de muitas empresas. Quando combinado com uma campanha e dados de tráfego do site, um CRM pode fornecer uma imagem clara de todo o ciclo de vendas digital, apresentando vários pontos de contato com o cliente, os quais podem ajudar os profissionais de marketing digital a tirar melhores conclusões, decidir sobre cursos de ação eficazes e otimizar desempenho geral.

Normalmente, os dados contidos em seu CRM são coletados online em locais como um site, canais de mídia social ou formulários de campanha. Os sistemas de CRM são úteis para empresas de comércio eletrônico para ajudá-las a gerenciar e segmentar seus dados de clientes e listas de e-mail, e também para empresas que geram solicitações de contato ou coletam leads para vender por telefone. Como em toda coleta de dados, a precisão dos dados coletados terá impacto nos tipos de decisões que podem ser extraídas deles.

Os CRMs geralmente preenchem a lacuna entre as atividades de geração de leads online e as conversas de vendas offline por telefone, por exemplo. Em escala, os dados em um CRM podem fornecer informações sobre os caminhos para a conversão e identificar tendências e padrões para os clientes. Isso ocorre porque todos os detalhes de contato e pontos de interação com o cliente, desde o interesse inicial (quando ele é um lead) até a venda final (quando ele se torna um cliente), são rastreados e podem ser relatados ao longo do tempo. Essa função é crucial para ajudar a identificar tendências e descobrir insights.

Nos CRMs modernos, os dados de origem do canal são registrados e associados aos detalhes do contato, permitindo que você veja quais canais e campanhas geram leads, bem como quantos desses leads se tornam vendas. Essas informações são úteis para ajudar a formular decisões em relação ao planejamento de canal, orçamento, tempo, esforço e priorização de recursos. Ele pode identificar quais canais geram mais leads e vendas nos quais colocar mais foco.

CRM Social

O Social CRM é uma estratégia baseada em ferramentas, que envolve a aplicação de uma abordagem colaborativa, interna e externamente, para o envolvimento e as interações com o cliente. Social CRMs são mais do que apenas um banco de dados de contatos, eles visam mostrar como os contatos estão conectados uns aos outros para que você possa alavancar esses relacionamentos em sua estratégia.

Frequentemente, os profissionais de marketing digital combinam e comparam dados de CRM com plataformas sociais e dados analíticos de sites para criar uma visão holística das interações com os clientes. Isso é concluído importando análises e dados da plataforma para um CRM e combinando os fluxos de dados em uma ferramenta ou planilha de inteligência de negócios. O objetivo é criar uma visão completa de todos os canais e pontos de contato que impulsionam as vendas e as receitas registradas em um CRM.

Passando de uma perspectiva de marketing (geração de leads e dados de tráfego) para o lado das vendas, é importante reconhecer que pode haver várias partes interessadas em uma decisão de compra. Ao criar um processo de CRM social, você pode identificar as pessoas 'ao redor' de um comprador-alvo que interagem com a decisão. Ao criar relacionamentos e associações entre dados e contatos em um CRM, você pode criar campanhas para envolver seus leads com base em relacionamentos, como quem se reporta ao seu comprador-alvo (a equipe) e a quem o comprador-alvo se reporta (ao chefe). Ao identificar associações entre os dados em um CRM, você pode combinar os pontos de contato do cliente com as partes interessadas e tomar decisões que podem simplificar o processo de vendas com um melhor planejamento de campanha.

Benefícios do uso do CRM para inteligência de negócios

Os benefícios de usar um CRM para inteligência de negócios (BI) incluem:

• Melhor gerenciamento de vendas: pipelines e funis de vendas podem ser mapeados e gerenciados de forma eficiente entre equipes de vendas e produtos.
• Conversões aumentadas: a identificação de locais, fontes de tráfego e tipos de clientes permite que você tenha conversas de vendas mais eficazes.
• Atendimento ao cliente aprimorado: o gerenciamento de consultas e interações com o cliente cria uma visão histórica das interações com o cliente, que pode ser utilizada para melhorar o desempenho do atendimento ao cliente.
• Maior satisfação do cliente: as interações simplificadas do cliente com a equipe de vendas e suporte usando automação de resposta e análise podem ser usadas para melhorar o CX geral.
• Maior visibilidade interdepartamental nas interações com o cliente: por ser uma fonte única de verdade para muitas organizações, todos os departamentos podem fazer referência e usar dados de CRM.
  

Ferramentas de planejamento de recursos empresariais

Para organizações maiores, as ferramentas de planejamento de recursos empresariais (ERP) podem ajudar a impulsionar a eficiência usando dados, colaboração e funcionalidade de automação.

O software ERP permite que as organizações gerenciem atividades comerciais diárias, como contabilidade, compras, gerenciamento de projetos, gerenciamento de riscos e conformidade, gerenciamento de estoque e operações da cadeia de suprimentos em uma ferramenta digital ou ambiente de software.

O benefício de usar um ERP é que ele pode ajudar a gerenciar processos de negócios juntos em várias equipes, departamentos e funções. Ele facilita a conexão de todos os aspectos da organização e permite uma melhor comunicação e coleta de dados para geração de relatórios e otimização de negócios. Quando as empresas são muito grandes, pode ser difícil identificar problemas e manter o controle das operações de negócios em um nível gerenciável e com escopo para aumentar o desempenho. O uso da funcionalidade de colaboração, dados e relatórios do ERP pode simplificar isso para grandes organizações e permite que elas gerenciem e aumentem suas operações de maneira eficiente.

ferramentas de software de RH

Embora as ferramentas de software ERP possam ajudar a gerenciar várias tarefas de recursos humanos, também existem vários softwares de RH autônomos para organizações.

Algumas ferramentas populares de software de gerenciamento de RH incluem HRM Direct e Tribe HR. Essas e outras ferramentas podem ajudar as funções de RH nas seguintes áreas:

• Gestão de contratos
• detalhes de pagamento
• Rastreamento de tempo e presença
• Relatórios e avaliações de funcionários
• Otimização de recursos

Como estrategista, parte de sua função é usar dados e rastreamento para identificar oportunidades potenciais para maximizar a disponibilidade de recursos humanos e habilidades para seu planejamento.

Dependendo dos requisitos, do orçamento disponível e do tamanho de uma organização, vale a pena explorar algumas das ferramentas disponíveis para entender melhor como otimizar a equipe e o aspecto humano de sua estratégia de marketing digital.