Como definir um processo de fluxo de trabalho
Publicados: 2022-08-23Quer saber como você vai fazer esse projeto? Primeiro, você precisa definir um processo de fluxo de trabalho. Leia abaixo para saber como.
O que é um processo de fluxo de trabalho?
Workflow é o processo de definir, executar e automatizar processos de negócios onde tarefas, informações e documentos são passados de uma pessoa para outra para ação de acordo com um conjunto de regras de gerenciamento de processos de negócios. Envolve o trabalho de uma ou mais pessoas e transforma materiais, informações ou serviços.
O software de gerenciamento de projetos permite a automação perfeita do fluxo de trabalho. O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projeto com fluxos de trabalho personalizados e aprovações de tarefas para aumentar a eficiência e manter a qualidade. Defina quantos gatilhos forem necessários para cada processo e coordene ações para alterar status, prioridade, responsável e muito mais. Ao usar aprovações de tarefas, você escolhe quem tem autoridade para fazer essas alterações para controlar o processo. Comece gratuitamente hoje mesmo.
Processo de fluxo de trabalho versus processo de negócios
Processos de fluxo de trabalho e processos de negócios estão relacionados, mas não são a mesma coisa. Um processo de fluxo de trabalho é a automação de um processo de negócios que pode ser totalmente automatizado ou simplesmente parte do processo automatizado. O processo pode incluir documentos, informações ou tarefas que percorrem o processo de acordo com um conjunto de regras processuais.
Um processo de negócios, no entanto, é um conjunto de um ou mais procedimentos ou atividades vinculados que juntos ajudam você a realizar um objetivo de negócios ou uma meta de política. Isso geralmente está dentro do contexto de uma estrutura organizacional que define papéis e relacionamentos. Você pode pensar nisso como um processo aplicável a outro processo.
Em suma, um processo de negócio está relacionado a uma atividade que pode ser manual ou automatizada e realiza um objetivo de negócio. Um processo de fluxo de trabalho é um processo de negócios totalmente ou parcialmente automatizado. Representa uma abordagem e tecnologia para automatizar tarefas em um contexto de negócios. Um processo de negócios é mais genérico e geralmente envolve um fluxo complicado de tarefas automatizadas e manuais.
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Comece com o final em mente
Quando você está pensando em um fluxo de trabalho, você quer começar com o fim em mente. Isso significa que você deve olhar para o objetivo final e depois trabalhar para trás para descobrir o caminho certo para chegar lá. Isso o ajudará a determinar seu processo de fluxo de trabalho.
A partir dessa perspectiva, você deve se fazer algumas perguntas, como: quais são os processos, fluxos de trabalho e sistemas necessários para alcançar o ponto final do projeto e quais são as melhores práticas a serem empregadas? Você vai querer criar uma lista de verificação e fazer perguntas. Observe com quem você fará parceria e decida qual equipe de liderança conduzirá todo o empreendimento.
Como definir seu fluxo de trabalho
Definir um fluxo de trabalho para o seu projeto é a base do gerenciamento de trabalho. Aqui estão três dicas para fazer isso direito:
- Crie um diagrama de fluxo de trabalho realista e envolva as pessoas que fazem o trabalho.
- Obtenha a adesão da equipe, faça com que eles aprovem e, em seguida, adote o plano para o projeto.
- Combine o processo de fluxo de trabalho com a funcionalidade de uma ferramenta para que o processo conduza a seleção da ferramenta, e não o contrário.
São muitos os benefícios de seguir este curso. Isso melhorará sua produtividade, reduzirá erros enquanto você estiver trabalhando no projeto, ajudará a aliviar o estresse e o manterá consistente.
Automação de processos de fluxo de trabalho
Depois de definir seu fluxo de trabalho, você desejará torná-lo mais eficiente. Uma maneira de fazer isso é por meio da automação do fluxo de trabalho. Ele ajuda a simplificar o fluxo de trabalho interno, eliminando grande parte da entrada manual de dados e do tratamento de solicitações.
A automação também permitirá que você acompanhe o status das tarefas, como se estão concluídas, pendentes ou em andamento. Se o seu software for baseado em nuvem, como o ProjectManager, essas atualizações de status serão registradas em tempo real, adicionando mais eficiência.
O software com recursos de automação também pode ajudar as equipes a permanecerem na tarefa. Quando o status está atrasado ou um prazo está se aproximando, uma notificação automática pode ser enviada por e-mail para o membro da equipe responsável por essa tarefa. Tão importante quanto, quando a tarefa é concluída, a equipe é notificada, ajudando a facilitar a transição de uma tarefa para outra.
Modelos gratuitos para ajudar no processo de fluxo de trabalho
O processo de fluxo de trabalho envolve automação e para isso funcionar você precisa de software. Mas nem todos estão prontos para essa atualização ainda. Se você ainda está em dúvida, temos modelos gratuitos de gerenciamento de projetos que podem ajudar no seu processo de fluxo de trabalho. Aqui estão algumas das dezenas que o ProjectManager oferece gratuitamente em nosso site.
Modelo de Matriz RACI
Antes de criar um processo de fluxo de trabalho, você precisa entender quem está fazendo o quê em sua equipe. Essa organização da equipe é feita com a ajuda de nosso modelo de matriz RACI gratuito para Excel. Você pode usar o modelo gratuito para coletar os membros da equipe em categorias que correspondem à sigla: responsável, responsável, consultado e informado.
Modelo de Ordem de Serviço
Se o seu processo de fluxo de trabalho envolver pessoas de fora da sua organização, você precisará do nosso modelo de ordem de serviço gratuito para Excel. Abrange mão de obra, ferramentas e materiais necessários para concluir o trabalho com instruções sobre o que deve ser feito, quanto vai custar, o prazo para terminar o trabalho e quem é designado para quais tarefas.
Modelo de Plano de Sprint Ágil
As equipes podem não funcionar da mesma maneira que os gerentes planejam, e é por isso que você precisa falar a língua deles. Se você estiver trabalhando em um ambiente ágil, use nosso modelo de plano de sprint ágil gratuito. Ele oferece à sua equipe a flexibilidade inerente do Agile com seus sprints curtos e iterativos que duram apenas algumas semanas.
Como o ProjectManager melhora o processo de fluxo de trabalho
ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que automatiza grande parte do trabalho manual para tornar seu fluxo de trabalho mais produtivo. Nosso software alerta os membros da equipe designados quando os prazos se aproximam, garantindo que todos estejam cientes do cronograma e mantenham o projeto nos trilhos.
Criar fluxos de trabalho em quadros Kanban
Temos recursos que agregam eficiência ao fluxo de trabalho, como quadros kanban que visualizam o fluxo de trabalho. Como um quadro kanban tradicional, você pode ter três colunas: fazer, fazer e feito. Abaixo de cada um deles estão os cartões, as tarefas individuais que podem ser atribuídas aos membros da equipe. Esses cartões podem ser marcados para facilitar a filtragem e comentários e documentos podem ser adicionados para uma melhor colaboração.
Os cartões podem ser expandidos para mostrar ainda mais detalhes sobre a tarefa. A visualização expandida mostra as horas trabalhadas, você pode criar uma lista de tarefas e muito mais. Se você quiser atrair outro membro da equipe que não esteja atribuído à tarefa, basta marcá-lo e ele será notificado por e-mail.
Acompanhar o progresso nos painéis
O fluxo de trabalho deve ser analisado para otimizá-lo, outra área na qual o ProjectManager pode ajudar. Você pode ver como seu projeto está progredindo em tempo real com nosso painel de projetos. Ele rastreia todas as suas tarefas em uma visualização, mostrando a porcentagem concluída. Você também pode visualizar o fluxo de trabalho de sua equipe e monitorar seu progresso.
O ProjectManager tem as ferramentas para fazer isso e muito mais ao planejar, acompanhar e relatar seu projeto. Veja como ele pode ajudar com seu fluxo de trabalho e muito mais fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias hoje.
Assista a este vídeo para saber mais sobre o processo de fluxo de trabalho
O ProjectManager tem vídeos tutoriais para expandir nossa grande biblioteca de postagens de blog sobre todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Neste breve vídeo de treinamento, Jennifer Bridges, PMP, define o que é um processo de fluxo de trabalho.
Aqui está uma captura de tela para sua referência!
Obrigado por assistir!
Transcrição:
Hoje vamos falar sobre como definir um processo de workflow. Bem, muitas vezes, quando você gerencia uma nova iniciativa ou um novo projeto, você precisa definir um novo processo para realizar o trabalho.
Bem, isso é mais fácil dizer do que fazer às vezes. Se você olhar para uma nova iniciativa ou novo projeto, há vários atores envolvidos, então você pode ter um gerente de projeto ou vários gerentes de projeto, você tem diferentes membros da equipe, muitas vezes você tem designers, parceiros, clientes, empreiteiros e até fornecedores.
E com isso, alguns dos desafios que ocorrem são que você está lidando com processos legados, talvez coisas que foram feitas no passado, então às vezes as pessoas meio que se apegam ao jeito que costumava ser. E então você tinha processos diferentes, especialmente se forem terceiros ou talvez fornecedores, eles têm seu próprio processo.
Portanto, tentar fazer com que todos falem na mesma língua ou façam as coisas da mesma maneira é difícil. E então, às vezes, alguns desses jogadores não têm nenhum processo, e algumas pessoas têm seus processos projetados de acordo com a ferramenta, o que às vezes dificulta a obtenção dos resultados.
Então, quando estamos projetando um processo de fluxo de trabalho, queremos começar com o fim em mente. Então, o que isso significa? Analisamos como operamos agora versus como queremos operar no futuro. E então precisamos olhar, o que precisamos fazer de novo ou diferente?
Então, algumas das coisas que queremos analisar são definir como são os processos, fluxos de trabalho e sistemas, práticas recomendadas, lista de verificação, quais perguntas precisamos fazer, quais parceiros precisamos ter a bordo e o que nossos equipe de liderança precisa se parecer. Mas hoje, na sessão do quadro branco de hoje, quero focar no fluxo de trabalho.
Então, vamos começar analisando o que realmente é um fluxo de trabalho. É a definição, execução e automação de processos de negócios onde tarefas, informações e documentos são passados de uma pessoa para outra de acordo com um conjunto de regras de procedimento. E o trabalho pode ser feito por uma ou mais pessoas e transforma materiais, informações ou serviços. Basicamente, estamos vendo como funciona o fluxo de trabalho?
Então, vamos falar sobre como definimos um. Portanto, isso está em um nível muito alto, mas as três etapas principais são, antes de tudo, criar um diagrama de fluxo de trabalho. Então é literalmente um diagrama de como esse trabalho passa de uma pessoa para outra, ou de um grupo para outro. E, claro, você pode imaginar que pode chegar a um nível muito detalhado. Mas o importante a lembrar é envolver as pessoas que estão fazendo o trabalho para que seja realista.
E, em segundo lugar, depois de concluir o diagrama, você deseja socializar isso com toda a equipe e garantir que haja adesão, garantir que não haja lacunas e garantir, novamente, que seja realista. Você quer que todos aprovem o processo e o adotem e implementem em todo o projeto ou iniciativa.
E então, no terceiro, combine o processo de fluxo de trabalho com a funcionalidade da ferramenta. Aqui, queremos deixar o processo conduzir a ferramenta. Mas, novamente, às vezes as pessoas dizem: “Bem, isso não é no mundo real”, porque muitas vezes essa ferramenta é selecionada ou já usada por uma corporação. Mas com isso, queremos usar o bom senso.
Também queremos... que você veja a importância das ferramentas de gerenciamento de projetos. E com isso usando as ferramentas que queremos automatizar o máximo possível. Então, portanto, as pessoas que fazem o trabalho podem fazer o que fazem melhor e esse é o trabalho. E então... então quais são os benefícios de tudo isso? Realmente melhora a produtividade, reduz erros, elimina o estresse e mantém as coisas consistentes entre a iniciativa ou o projeto.
Portanto, se você precisar de uma ferramenta que possa ajudá-lo com seu processo de fluxo de trabalho, inscreva-se em nosso software agora no ProjectManager.