Guia de práticas recomendadas de contabilidade e escrituração de comércio eletrônico

À medida que você inicia seu negócio on-line e procura maneiras de otimizar sua empresa, descobrirá que a contabilidade e a contabilidade do comércio eletrônico são essenciais.

Desde acompanhar suas vendas diárias até ter registros adequados para o tempo de impostos, o gerenciamento de seus livros nunca deve ser deixado de lado. Manter seus registros corretos e precisos garante que sua empresa também opere de forma eficiente e legal.

O software de contabilidade de comércio eletrônico só pode ajudá-lo muito.

Esteja você vendendo na Amazon ou executando seu próprio site Shopify, você precisa aprender o básico da contabilidade.

Contabilidade de comércio eletrônico e noções básicas de negócios

Contabilidade e escrituração são conceitos diferentes, mas ambos igualmente importantes para acompanhar o seu negócio. Essas tarefas tediosas podem não ser as coisas mais interessantes para os proprietários de pequenas empresas. É por isso que muitos vendedores de comércio eletrônico terceirizam essas tarefas para que outros façam por eles.

Se você mesmo lida com as tarefas de contabilidade e escrituração, ou terceiriza esses trabalhos para outras pessoas, saiba que essas tarefas são cruciais para qualquer empresa, pois mantêm os registros comerciais atualizados e precisos.

Qual é a diferença entre contabilidade e escrituração?

Há uma diferença distinta entre escrituração e contabilidade. No entanto, esses dois conceitos andam de mãos dadas ao administrar seu negócio de comércio eletrônico. A escrituração contábil é o registro das transações financeiras de uma empresa. A contabilidade, por outro lado, é a interpretação dessas transações comerciais.

Com a contabilidade de comércio eletrônico, os proprietários de empresas ou um contador contratado acompanham as vendas, compras e pagamentos. A escrituração contábil é a forma como sua empresa anota todos os custos e receitas. É também uma forma de você ficar de olho nos gastos e lucros das empresas e ter registros dessas transações.

A contabilidade é o processo de fazer registros contábeis e organizar os dados. Este procedimento se aplica se você estiver vendendo no WooCommerce ou em um mercado como Amazon ou Etsy.

Essencialmente, é rastrear e organizar:

• Ordens de venda
• Faturas
• Recibos de vendas
• extratos bancários
• Extratos de cartão de crédito

A contabilidade é a ação de interpretar, analisar, classificar, relatar e resumir os números. Não basta documentar gastos e receitas. Você deve analisar os números para ver se está lucrando ou perdendo dinheiro. Com essas respostas, o proprietário do e-commerce pode descobrir a melhor forma de prosseguir com seus negócios.

Quando você usa a contabilidade e a contabilidade em conjunto, pode acompanhar seus números financeiros. Você também terá uma visão clara do estado financeiro do seu negócio.

Como manter os dados financeiros mais precisos

Para saber como sua empresa está se saindo financeiramente, você precisa manter registros precisos. Ao fazer isso, você pode facilmente obter números e dados quando necessário. A manutenção de relatórios financeiros precisos mantém seu negócio legal. Ele permite que você relate números reais e precisos quando o tempo do imposto chegar.

Ao se esforçar para obter os dados financeiros mais precisos e concluir suas tarefas de contabilidade e escrituração, faça o seguinte:

1. Crie um roteiro financeiro
2. Escolha um método de contabilidade
3. Acompanhe compras e estoque
4. Acompanhe a folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento
5. Preparar uma demonstração financeira
6. Arquive impostos usando seus documentos
7. Obtenha ajuda quando necessário

Criando um roteiro financeiro com um plano de contas

Quando você começar a lidar com as tarefas de contabilidade e escrituração do seu negócio de comércio eletrônico, provavelmente ficará sobrecarregado. Afinal, há muitas figuras com as quais você tem que lidar nessa função. A melhor maneira de organizar os itens de contabilidade e escrituração é colocá-los em uma forma que você possa entender. Isso é possível criando um roteiro financeiro com um plano de contas ou razão geral.

Este plano de contas categoriza os números em áreas específicas e os organiza em forma de lista. Essa estratégia facilita a identificação de cada despesa ou lucro e a coloca em uma categoria de negócios específica. Seu plano de contas pode incluir:

• Número de item
• Nome da transação
• Tipo de transação
• Descrição
• Saldo de transações bancárias

A maneira como você organiza seu plano de contas dependerá do seu negócio e das seções que você incluir. Além disso, seu software de contabilidade e contabilidade pode incluir as categorias necessárias para você.

Não importa como você organiza seu plano de contas, você quer ter certeza de que é um gráfico atualizado em tempo real. Em outras palavras, toda vez que você vende um produto e é pago, deseja que esses números apareçam imediatamente. Além disso, as despesas pagas também devem ser adicionadas imediatamente.

Se você tem uma empresa de pequeno ou médio porte e deseja que algum software ajude nessa tarefa, o Quickbooks Online é uma opção a ser considerada. Outras opções de contabilidade na nuvem incluem:

• Freshbooks
• Xero
• E mais

Este programa de software irá organizar seu plano de contas e ajudá-lo a melhorar seu fluxo de caixa. Este programa é ideal para indivíduos com experiência em tecnologia que precisam das habilidades de organização e matemática de um programa de software para ajudar nessa tarefa. O uso de um programa de software de plano de contas também reduzirá a probabilidade de erros de erro humano.

Depois de saber como manter seus registros organizados, é hora de passar para a próxima etapa, escolhendo um método de contabilidade.

Escolhendo um método de contabilidade

Antes de começar a inserir números no plano de contas, você precisa decidir como vai acompanhar as receitas e despesas.

Dois métodos contábeis primários incluem regime de caixa e regime de competência.

Base de caixa

Um sistema de contabilidade de caixa é quando você registra vendas e despesas quando o dinheiro atinge sua conta bancária comercial ou sai dela. É quando você recebe o dinheiro em mãos ou envia para pagamento que você registra esse valor.

Regime de competência

Um sistema de contabilidade de competência está em vigor quando os valores são inseridos em seu plano de contas no momento em que a transação ocorreu. Não é quando o dinheiro é recebido em mãos ou enviado para pagamento.

O método de contabilidade escolhido é aquele que você continuará a usar ao registrar transações financeiras no futuro.

Acompanhamento do fluxo de caixa: compras e estoque

Os deveres de contabilidade e escrituração envolvem o rastreamento de compras e estoque a cada passo do caminho. Você precisa saber quanto estoque vende e o que resta em estoque. Dessa forma, você sabe que suas vendas são contabilizadas e também sabe quando é hora de pedir mais produtos.

Ao registrar quanto de seu inventário foi vendido, você deve calcular o preço de cada item vendido para manter a contagem adequada. Por exemplo, você precisa observar que vendeu um número “x” de moletons ao preço “y” por moleton.

Outra etapa necessária no rastreamento de compras e estoque é a análise do ponto de equilíbrio. A análise do ponto de equilíbrio é um cálculo financeiro que determina o número de produtos e serviços que você precisa vender para cobrir seus custos. Por exemplo, você pode ter que vender 200 unidades de seu estoque para pagar a taxa de armazenamento do mês.

Usar uma calculadora de ponto de equilíbrio pode ajudá-lo a determinar se suas vendas serão suficientes para cobrir seus custos e até que ponto. Com esta calculadora, você poderá descobrir quantos produtos você deve vender para atingir o ponto de equilíbrio. Você também saberá quantos produtos deve vender para atingir sua meta de lucro bruto.

Entendendo o Custo das Mercadorias Vendidas

Há quatro fatores a serem considerados ao rastrear suas compras e o valor do estoque. Esses incluem:

• Vendas: Acompanhe seu fluxo de caixa na forma de vendas. Você quer saber o quão bem sua empresa está indo e se você está ganhando ou perdendo dinheiro. Os dados de vendas ajudarão você a fazer tudo isso.
• Descontos: considere os descontos que você oferece nos produtos que vende. Essa diferença de preço afetará a linha de fundo.
• Devoluções: Acompanhe as devoluções, tanto por motivos monetários quanto por motivos de estoque.
• Ativos: os ativos podem incluir dinheiro, estoque e qualquer outra coisa em sua empresa com valor monetário.

Ficar de olho nesses itens e rastreá-los adequadamente manterá seus registros precisos. Ele também irá fornecer-lhe uma representação adequada do seu negócio. Você precisa saber quais produtos estão entrando e saindo do seu negócio de comércio eletrônico. Você também precisa saber quanto vale tudo isso.

Contas a receber é um conceito essencial nesta seção. É o processo de envio de faturas e acompanhamento do pagamento ou não das faturas. As contas a receber, como pagamentos com cartão de crédito, são receitas no momento da venda.

Os deveres de contas a receber são tarefas que eram feitas à mão no passado. Esta foi uma tarefa extremamente oportuna. Hoje, muitos programas de software de contabilidade de comércio eletrônico incluem funções úteis de contas a receber.

Integrações de plataforma

Com as integrações de plataforma certas, você pode acompanhar facilmente suas vendas, devoluções e outros números. Todo o seu software deve se integrar para que sua empresa opere como uma máquina bem lubrificada.

Ao escolher um software de comércio eletrônico de contabilidade, considere como ele funciona com suas plataformas de comércio eletrônico e atendimento online. Você precisa que todas as suas plataformas de comércio eletrônico funcionem juntas para levar aos resultados mais eficazes.

Folha de pagamento e impostos sobre a folha de pagamento

Como empresário de comércio eletrônico, você ficará cara a cara com os impostos sobre a folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento. É inevitável se você tiver funcionários trabalhando para você. Felizmente, a tecnologia torna essa tarefa desafiadora um pouco mais fácil.

Se você tem funcionários, precisa acompanhar o processamento da folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento. No entanto, se você quiser adotar uma abordagem prática, pode contratar um contador ou contador para fazer isso por você.

Se você quiser fazer isso sozinho, há muitos programas de software para guiá-lo ao longo do caminho. Basta ter em mente os seguintes fatores:

• Acompanhe seus funcionários remotos por meio de software de contabilidade e escrituração.
• Certifique-se de que o programa escolhido lide com a folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento.
• Verifique se este software de folha de pagamento se integra com suas outras plataformas.

Quando você tem o sistema certo para rastrear a folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento, você pode manter os documentos atualizados. Isso garante que os membros da sua equipe sejam pagos em dia e tenham seus impostos retirados. Você também terá registros úteis para consultar quando chegar a hora do imposto e preparar seus documentos fiscais anuais.

Preparando Demonstrações Financeiras

As demonstrações financeiras são a próxima peça do quebra-cabeça da contabilidade e da contabilidade. Esses requisitos consistem em três áreas principais, incluindo princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP)/padrões contábeis, demonstrações de resultados e balanços.

Todas as três ferramentas ajudarão você a organizar suas receitas e despesas. Esses itens identificam o que está entrando e saindo da sua empresa, além de colocar tudo em um formato ordenado.

O software de contabilidade e escrituração de comércio eletrônico pode ajudar com essas tarefas contábeis e tornar sua vida mais fácil e organizada em geral.

GAAP/Padrões Contábeis

GAAP é um conjunto comum de princípios contábeis. Esses padrões e procedimentos são instituídos pelo Financial Accounting Standards Board (FASB).

Com o GAAP, os proprietários de empresas de comércio eletrônico precisam combinar cada despesa com a receita associada. Além disso, o valor do estoque deve ser rastreado desde o ponto de produção até o ponto de venda.

Um bom sistema de gerenciamento de estoque ajudará a acompanhar o estoque desde a produção até a venda.

Declaração de renda

A demonstração de resultados, também chamada de demonstração de lucros e perdas, indica como sua empresa está se saindo financeiramente em um determinado período, como alguns meses ou um ano. Este documento acompanha as vendas e despesas e mostra a diferença entre os dois itens, seu lucro líquido.

As declarações de renda são úteis para entender as tendências de vendas, prever o desempenho futuro e monitorar seus principais indicadores de desempenho (KPIs). Eles incluirão o custo das mercadorias vendidas ou o custo das vendas, para que você possa ver qual receita você tem devido às vendas.

Dica profissional: como CEO/CFO, certifique-se de entender seus custos de aquisição de clientes. Você não pode deixar isso para um serviço de contabilidade.

A margem entre o custo das mercadorias vendidas e o lucro líquido deve ser estável e previsível. E lembre-se sempre de registrar o custo dos produtos vendidos ao vender cada peça do estoque. Isso garante que sua declaração de renda esteja correta.

Balanço patrimonial

O balanço é o que mantém o controle da riqueza do seu negócio ao longo da vida da empresa. Este documento contábil é o quadro maior quando comparado com a demonstração de resultados.

O balanço patrimonial destaca a saúde financeira de longo prazo da sua empresa para que você possa ver o desempenho da sua empresa atualmente e como isso se compara aos anos anteriores nos negócios.

Este documento abrange ativos, passivos e patrimônio líquido. Ativos são itens de valor que você possui, passivos são suas dívidas e patrimônio é a diferença entre esses dois itens.

Os ativos vêm em várias formas, incluindo:

• Dinheiro
• Contas recebíveis
• Estoque
• Edifícios
• Equipamento
• Seguro pago

Os passivos também incluem alguns itens, como:

• Contas a pagar
• Taxas pagáveis
• Salários pagáveis
• Empréstimos a pagar
• Juros do empréstimo
• Despesas a pagar
• Contratos de locação de equipamentos

Você deve revisar todos esses itens para determinar a saúde financeira geral da sua empresa.

Demonstrativo de fluxo de caixa

A demonstração dos fluxos de caixa é especialmente importante se você estiver envolvido com quaisquer atividades de financiamento, como investimentos ou empréstimos.

Este documento extremamente útil mantém o controle de dinheiro e equivalentes de dinheiro que entram e saem da sua loja online também.

Sua demonstração de fluxo de caixa ajuda você a entender quanto fluxo de caixa livre sua empresa tem à sua disposição.

Impostos de arquivamento

Pagar impostos é algo que você terá que fazer continuamente como um negócio de comércio eletrônico. Você pode lidar com essa tarefa sozinho ou contratar alguém para fazer os impostos para você.

Vamos encarar. Pagar impostos é uma tarefa tediosa, mas você tem que fazê-lo. E quando a temporada de impostos chegar e você apresentar suas declarações de impostos, verifique se elas estão corretas e completas.

Dependendo da sua localização, você provavelmente pagará impostos federais, estaduais e outros. Além disso, você terá que pagar o imposto sobre vendas que coleta dos clientes às entidades governamentais corretas. Normalmente, as plataformas de comércio eletrônico incluem uma parte do imposto sobre vendas e coletam esse imposto dos clientes quando eles compram seus produtos.

Com isso dito, você provavelmente fará com que seu contador lide com a parte do imposto sobre vendas na outra extremidade quando chegar a hora de pagá-lo ao governo para conformidade com o imposto sobre vendas. Seu contador também informará se há um nexo de imposto sobre vendas e quem recebe o imposto cobrado da venda. Você deve seguir as leis de impostos sobre vendas, portanto, certifique-se de saber quem deve pagar e quanto deve. Isso também é verdade ao vender na Amazon.

Para garantir que você esteja pagando todos os impostos exigidos às entidades governamentais corretas, é melhor consultar um profissional de impostos ou usar um software de declaração de impostos. Qualquer um desses métodos irá ajudá-lo com essa dor de cabeça de uma tarefa e certifique-se de fazê-lo da maneira certa.

Conseguindo ajuda

Antes de entrar na internet e começar a procurar empresas de comércio eletrônico para ajudá-lo em todas as etapas da lista de contabilidade e escrituração, tente entender o que cada conceito envolve.

Felizmente, este guia 101 ativou seu cérebro contábil. Se você é um vendedor da Amazon, confira este guia.

Depois de revisar os tópicos acima, você pode descobrir que pode facilmente atingir uma ou mais dessas metas por conta própria. Ao fazer isso, você estará no controle das diferentes áreas do seu negócio e poderá economizar algum dinheiro a longo prazo. Você pode até usar modelos de modelos financeiros para ajudá-lo.

Com isso dito, é essencial saber quando você não pode fazer isso sozinho. Se algo listado acima estiver fora da sua zona de conforto ou você não tiver tempo para fazer bem essas tarefas contábeis, peça ajuda. Você deve se concentrar nas tarefas que faz melhor e terceirizar os trabalhos que realmente não pode ou não quer fazer.

Ao contratar uma empresa de contabilidade ou contador, você pode concentrar seus esforços em outros aspectos do seu negócio. Você pode gastar tempo comercializando seu site de comércio eletrônico para atrair novos clientes e lidar com outras decisões comerciais importantes, enquanto os profissionais financeiros lidam com essas tarefas para você.

Se você decidir que está pronto para contratar uma empresa de contabilidade para ajudá-lo, considere suas opções. Você pode contratar pessoas reais para fazer o trabalho para você ou comprar software para ajudá-lo em sua busca para concluir esses trabalhos por conta própria.

Quando chegar a hora de obter ajuda, aqui estão algumas informações a serem conhecidas:

Consultores e Soluções Contábeis

A assistência contábil e contábil vem de várias formas, incluindo software, profissionais de CPA e contadores.

Ecom CPA é um provedor de serviços que você pode querer usar. Esta empresa é especializada em serviços de contabilidade e escrituração para empresas de comércio eletrônico, como contabilidade de exercício, preparação de extratos mensais e análise de lucratividade.

Você também pode usar os serviços de CFO da Lyfe Accounting para ajudá-lo com suas necessidades de negócios.

E, como ter uma boa quantidade de opções é o ideal, não deixe de conferir também os serviços de contabilidade do software Webgility.

Precisa de mais ajuda e quer um software de contabilidade para guiá-lo ao longo do caminho? Confira a publicação do software de contabilidade no EcommerceCEO.com e encontre o programa de software que atende às suas necessidades!

Sinta-se confiante sobre a contabilidade da sua empresa

Agora que você conhece os princípios básicos de contabilidade para sua loja de comércio eletrônico, pode se sentir confiante em saber exatamente por onde começar. Depois de revisar este guia de procedimentos e práticas recomendadas de contabilidade e escrituração, você pode decidir se é capaz de lidar com as tarefas por conta própria ou precisa de ajuda externa.

Se você sabe que precisará de um profissional para ajudá-lo com essas tarefas, terceirize esses trabalhos para empresas terceirizadas. Afinal, esses indivíduos são bem versados ​​nessas áreas e treinados para concluir as tarefas de contabilidade e escrituração de comércio eletrônico para você.

Seja qual for o caminho que você decidir tomar, certifique-se de revisar seus documentos financeiros continuamente. Essa tarefa ajuda a garantir que as informações estejam corretas e você realmente entenda o bem-estar financeiro de sua empresa de comércio eletrônico.