Resposta eficaz à RFP: como redigir uma resposta a uma solicitação de proposta que garanta novos clientes

Uma solicitação de proposta é um documento de impressão poderoso que contém todas as informações importantes e relevantes sobre um projeto que você precisa para ser concluído.

O que é melhor, escrevemos extensivamente sobre como criar uma RFP detalhada, abordando todas as questões sobre como escrevê-la e o que ela deve conter. Este guia oferece informações sobre o que é uma RFP, sua importância e onde ela se encaixa no mundo dos negócios, marketing e design.

Neste artigo, no entanto, estamos mudando de marcha e dizendo às agências como escrever a resposta RFP perfeita que os ajudará a garantir mais clientes.

Mas primeiro, aqui está algo para se pensar:

Sua resposta à RFP não precisa ser tão boa quanto a RFP do cliente. Tem que ser muito melhor .

E isso deve fazer sentido para você. Uma empresa que está decidindo qual empreiteiro contratar deve escolher o melhor dentre as inúmeras solicitações de respostas às propostas.

Ao criar uma proposta impactante que mostre o valor da sua empresa e as campanhas ou trabalhos que você poderia fazer para o cliente, você já está facilitando a vida do cliente, que é o objetivo final da terceirização de um projeto.

As boas notícias? Você pode melhorar a redação de respostas de RFP mais eficazes e atrair mais clientes seguindo este guia prático.

Como funciona o processo de licitação e seleção de RFP

Para entender como criar a melhor resposta a uma RFP, você precisa primeiro entender todo o processo.

Antes mesmo de você se envolver, uma empresa cria uma solicitação de proposta descrevendo o projeto, o orçamento, a visão ideal e as informações que gostariam de ver nas respostas e, em seguida, a envia a vários fornecedores e contratados. Com alguma sorte, você será um dos destinatários.

As agências interessadas em trabalhar no projeto irão, então, criar uma proposta personalizada, específica para o cliente potencial, projeto e informações solicitadas, e enviar essa resposta até a data de vencimento.

As empresas então analisarão as propostas, reduzirão os candidatos, listarão as melhores propostas e começarão a se envolver com possíveis agências para ver se elas se encaixam perfeitamente no projeto em questão. Este também é o momento em que os remetentes das respostas selecionadas podem fazer perguntas adicionais para aprimorar a estratégia proposta.

Se você chegou a esse estágio, esteja atento às perguntas que faz a seus clientes em potencial, pois esse ainda é um aspecto crucial do processo de seleção. Assim como em qualquer entrevista de emprego, as empresas irão julgá-lo com base em suas perguntas - e você não quer vir para a mesa despreparado. Se você fizer as perguntas certas, poderá demonstrar ainda mais suas habilidades e percepção profissional.

Portanto, prepare-se como faria para uma entrevista de emprego padrão. Descreva várias questões específicas e gerais que a empresa usará para obter um melhor entendimento de quem você é e do que você é capaz E o ajudará a entender o escopo do projeto e o que eles estão procurando.

Após a discussão do projeto e da proposta, o candidato selecionado deverá verificar sua proposta e enviar uma versão final, na qual a empresa selecionará o licitante que considerar o melhor.

Quanto tempo dura a seleção da proposta de RFP?

O processo de seleção pode levar de dias ou semanas a meses. Infelizmente, não há um tempo definido para as empresas escolherem uma proposta final, portanto, esperar pelos resultados pode ser uma tarefa tediosa.

É seguro dizer que empresas menores e ágeis com um problema que precisa de uma solução rápida serão mais rápidas ao selecionar o vencedor da RFP.

No entanto, grandes corporações e empresas são muito mais difíceis de definir. Mas isso faz sentido porque geralmente há muitas pessoas que precisam chegar a uma decisão mútua, e cada decisão precisa ser verificada por vários profissionais em diversos níveis.

A maioria dos pedidos de propostas incluirá datas de vencimento gerais para submissões e também podem incluir as datas em que o cliente entrará em contato para continuar a conversa, se assim o desejar. Essas informações podem ajudar a fornecer um cronograma geral.

Principais agências digitais

Cada resposta RFP deve incluir ...

1. Capa

Isso é simples - sua solicitação de resposta à proposta deve começar com uma página de rosto bem projetada. Afinal, somos criaturas visuais. Além disso, as empresas serão inundadas com essas respostas ... e você quer que a sua se destaque.

Inclua o logotipo deles, bem como o seu, para iniciar a ideia de que esta resposta foi criada especificamente para eles. Utilize um design, layout e esquema de cores agradáveis ​​para atrair a empresa e se destacar da concorrência.

Finalmente, certifique-se de que as informações são relevantes e que você se refere à empresa corretamente - anote as letras maiúsculas ou espaçamentos exclusivos nos nomes das empresas criativas.

2. Índice

Esta seção é bastante autoexplicativa. Um índice claro torna mais fácil para as empresas revisar partes específicas de sua proposta, como experiência, táticas e preço.

Eles não terão que percorrer todas as páginas do documento para encontrar o que procuram. Ao eliminar esse ponto problemático, você tornará a experiência geral deles com sua agência agradável, criando uma grande associação emocional com você e fazendo com que sua proposta se destaque em suas mentes.

3. Resumo Executivo

Este é o lugar para você resumir os requisitos do cliente. Usar respostas curtas e precisas realmente mostrará que você entende perfeitamente o que eles precisam e pode oferecer isso sem perder muito tempo.

Lembre-se de que o sumário executivo é um lembrete rápido sobre os parâmetros do projeto, não a RFP regurgitada.

Demonstre que você entende exatamente o que a empresa deseja em uma proposta E em um projeto.

Sinta-se à vontade para falar sobre a identidade da marca do cliente ou incluir seu logotipo novamente para uma camada adicional de detalhes.

4. Visão geral da agência

Pegue três ou quatro slides para falar sobre sua agência. Isso permitirá que o potencial cliente tenha uma ideia melhor da sua equipe, expertise e cultura da empresa sem dominar a proposta.

Na visão geral da sua agência, você também pode discutir por que será uma escolha forte. No entanto, certifique-se de incluir os seguintes itens:

• Fale sobre quem você é.
• Mencione o que o torna diferente.
• Forneça ideias e exemplos de seu trabalho, incluindo prêmios, links de portfólio e muito mais.
• Descreva a estrutura da equipe.
• Dê a eles um gostinho da área de especialização de sua agência que se alinha com suas necessidades específicas. Você precisa mostrar que tem todas as funções preenchidas.

5. Visão geral do cliente

Não é novidade que um cliente potencial já está muito familiarizado com sua empresa. Portanto, não apenas reitere a página “Sobre nós” para eles.

No entanto, você deve incluir uma seção de visão geral do cliente para provar que entende seu modelo de negócios e pode identificar suas dores e fraquezas que poderiam ser melhoradas.

Os slides devem conter:

• Análise do modelo de negócios do cliente.
• Público-alvo do cliente.
• Suas principais diferenças no mercado e sua proposta de venda única.

Preste atenção especial à definição de seus dados demográficos para mostrar que você entende quem eles estão almejando. As empresas querem ver se você compreende totalmente sua marca.

6. Idéias para projetos

A parte mais importante da proposta é a estratégia específica que você tem em mente para resolver o problema do cliente.

Os clientes em potencial estão procurando ideias de campanhas criativas e acionáveis, baseadas em pesquisas.

A frase-chave aqui é "enraizada na pesquisa". Portanto, não basta reunir algumas pesquisas básicas ou definições simples e chamá-las de estratégia - essas são informações que eles podem encontrar ou já conhecem.

As empresas que procuram uma agência parceira querem o como. Como você aumentará o tráfego, incentivará os consumidores a fazerem conversões ou criará uma plataforma de comércio eletrônico mais eficiente? Projete criativos simulados, forneça ideias reais e prove que você pode fazer mais do que apenas utilizar análises e bancos de dados de pesquisa.

Na verdade, os clientes basearão a maior parte de suas decisões de contratação nas ideias que você tiver. Suas estratégias o prepararão para o sucesso, mas sua engenhosidade tem o poder de impressionar os clientes e colocá-lo uma liga acima de seus concorrentes.

7. Estudos de caso

Promessas, possibilidades e bate-papos desempenham um papel importante, mas nada diz mais sobre sua agência do que resultados frios e difíceis.

Os estudos de caso são uma forma eficaz de mostrar sua habilidade e experiência. Os dados não mentem e, com estudos de caso cuidadosamente preparados, você pode mostrar como ajudou a transformar outros negócios e estratégias no passado.

O relatório de marketing de conteúdo B2B da BrightTALK afirma que mais de 55 por cento dos diretores executivos B2B acham que os estudos de caso ajudam efetivamente a impulsionar as taxas de conversão e vendas.

Os estudos de caso mostram como você resolve problemas e supera desafios.

Se você é uma empresa B2C, deve criar uma marca que jogue com as experiências e emoções do cliente.

Mas os modelos de negócios B2B giram em torno de resultados e não há maneira melhor de exibi-los do que um estudo de caso.

Em ambos os casos, certifique-se de fornecer todos os detalhes, incluindo os criativos usados ​​e as táticas empregadas.

8. Cronogramas e marcos

Quanto melhor você segmentar suas atividades e explicar sua jornada para alcançar a meta do cliente, mais bem-sucedida será sua resposta à proposta de RFP. Certifique-se de formulá-los com precisão, porque você não deseja prometer demais e entregar de forma insuficiente.

Adicione um cronograma claro - em que consistirá o produto e quando você o enviará?

Os clientes que enviam RFPs entendem que algumas tarefas demoram, mas também vão conceder o projeto a uma agência que tenha as ferramentas, recursos e mão de obra disponíveis para concluí-lo em tempo hábil.

Seja realista sobre suas capacidades. Quanto mais você deixa para a imaginação, mais perguntas a empresa pode ter e mais difícil será A) Aterrar o projeto e B) Na verdade, cumprir seus prazos e marcadores se o fizer.

9. Preço do Projeto

Determinar as taxas projetadas pode ser a parte mais difícil de sua proposta. As agências precisam determinar um preço que faça valer a pena assumir um projeto sem prejudicar o cliente e levar em consideração muitos custos diferentes que podem se acumular.

No entanto, você também precisa ter um preço competitivo. As empresas quase nunca divulgam seu orçamento departamental total, e você pode facilmente citar algo que está bem acima de suas possibilidades. Por outro lado, as agências podem facilmente fazer orçamentos muito baixos.

Preste atenção especial ao desenvolvimento de seu custo. Calcule bem e com justiça. Não se venda a descoberto, mas não exagere. Você tem que ser crítico e deliberado para garantir que você forneça uma figura em seu ponto ideal.

10. Apêndice

O apêndice é o lugar perfeito para oferecer mais explicações sobre vários termos e processos. Amarre pontas soltas, forneça mais contexto e clareza, defina quaisquer termos que você usou em toda a proposta e feche sua proposta com uma nota poderosa e impactante.

Quer mais informações sobre o crescimento dos negócios? Inscreva-se para o DesignRush Daily Dose!

Como formular diferentes respostas para diferentes propostas

Analisamos o que cada resposta de RFP deve ter, então o próximo em nossa lista é como ajustá-la para o tipo de projeto. Embora as propostas não sejam muito diferentes, uma ligeira mudança deve ser observada.

Marketing

Ao oferecer seus serviços de marketing digital a um cliente, concentre-se nos dados concretos de suas campanhas anteriores. O que exatamente você fez por seus clientes e como alcançou esses resultados?

Estudos de caso aprofundados podem ser facilmente criados, especialmente com acesso aos resultados de campanhas de mídia social, Google Analytics e outras ferramentas. Use-os a seu favor.

Designer de Web

Concentre-se no seu portfólio. Se você for solicitado a enviar uma resposta de proposta RFP para um trabalho de web design, é melhor deixar os links e as imagens falarem - especialmente se você tiver exemplos das soluções que criou para clientes anteriores que estão no mesmo objetivo ou setor como o remetente da RFP.

Ao enviar uma resposta RFP de web design, certifique-se de mostrar claramente que entende as necessidades do cliente em primeiro lugar. As respostas de RFP de design da web estão entre as mais difíceis de obter porque os clientes muitas vezes não têm certeza do que desejam.

Se eles fizerem ... bem, vamos apenas dizer que se tivéssemos um dólar para cada vez que os clientes pedissem “algo como a Apple”, seríamos ricos.

Concentre-se nos objetivos que eles esperam alcançar e, em seguida, mostre trabalhos semelhantes e crie ideias em potencial a partir deles.

Criação de conteúdo

É bastante fácil redigir uma resposta RFP para criação de estratégias de conteúdo e trabalhos de redação. Você realmente não precisa de exemplos visuais, embora, como já dissemos, as pessoas são visuais e responderão bem a uma boa estética.

Em última análise, seu estilo de escrita e capacidade de adaptá-lo às necessidades do cliente serão o fator determinante para garantir um projeto como este.

Um bom conteúdo deve transmitir o sentimento exato do cliente e a mensagem da marca. Com uma RFP bem escrita e personalizada, você já está no caminho certo para mostrar suas habilidades.

SEO e otimização de sites

Esta também é uma área que depende muito de resultados concretos. SEO e otimização de sites são muito orientados por dados. Mostre essas informações, o que você pode fazer pelo cliente e como planeja executar suas táticas.

Muitos clientes não entendem realmente como a otimização de SEO funciona do ponto de vista técnico, por isso é importante exibir táticas e ideias que lhes trarão sucesso de uma forma que seja fácil para eles absorverem. Divirta-se, mas certifique-se de fornecer informações valiosas.

Melhores empresas de design e desenvolvimento de sites

O que é uma RFP cega?

Uma RFP cega ou não solicitada é uma instância em que uma empresa pede que você envie uma proposta, mas você não tem conexões com essa empresa e não sabe nada sobre ela. Nesses casos, você pode estar confuso sobre por que eles o escolheram e talvez indeciso sobre como você deve responder.

O RFP cego pode ser difícil de acertar. Eles podem levar dias para criar uma resposta e você ainda pode falhar em conseguir o cliente.

Alguns profissionais afirmam que nem respondem a eles, e há um bom motivo para isso. Depois que uma empresa cria sua RFP, ela pode enviá-la facilmente a vários fornecedores em potencial de uma vez, o que é impessoal e transacional. E as agências não estão preparadas para o sucesso porque não conhecem realmente uma marca ou o que precisam.

As RFPs cegas geralmente são distribuídas por empresas que buscam apenas o lance mais baixo, o que é um tipo de cliente notoriamente difícil de colaborar.

Algumas empresas usam esses lances mais baixos para iniciar guerras de lances entre os concorrentes. Mesmo depois de você conseguir o cliente, ele pode não valorizar ou se importar com a qualidade do seu trabalho.

Eles também podem tirar seu trabalho e deixá-lo seco. Se você investir tempo e esforço em analisar e fornecer percepções sobre as estratégias de uma determinada empresa, eles terão a oportunidade de reivindicá-las sem lhe conceder o trabalho.

Além do mais, às vezes, os RFPs são enviados com o único propósito de coletar informações sobre os preços do setor. Shady, nós sabemos! Em última análise, os clientes que dedicam tempo para criar um relacionamento durante o processo de RFP provavelmente serão melhores parceiros profissionais.

Como criar a resposta de RFP mais eficaz

As respostas de RFP mais eficazes abrem oportunidades para colaboração futura e permitem que você defina os menores detalhes do projeto. Aqui estão algumas maneiras de redigir uma resposta de proposta de RFP vencedora.

Adicionar alguma margem de manobra de preços

Mesmo os clientes precisam de uma vitória às vezes. Em vez de cotar o seu melhor e o mais baixo preço, deixe algum espaço para negociação. É melhor deixá-los pensar que podem fazer você ceder um pouco do que ser intransigente.

Não dê a eles todos os detalhes

Este é difícil. Você está conquistando um cliente (ou não) com base apenas em seu plano estratégico e preço. Você quer impressioná-los, mas não quer dar-lhes todas as respostas para que possam fazer tudo sozinhos.

Mostre resultados apoiados por estudos de caso e crie campanhas e criativos de exemplo, mas sinta-se à vontade para guardar alguns detalhes para si mesmo.

Responda a perguntas e forneça insights

A melhor maneira de superar a concorrência é dar respostas ao cliente para as dúvidas que ele nem sabia que tinha. Isso aumenta sua autoridade e mostra que você está realmente compreendendo todos os aspectos da organização, os objetivos de negócios e o panorama geral.

Identificar Possíveis Problemas

Em seguida, crie planos de contingência. Certifique-se de prestar atenção extra às questões de entrega, expectativas irrealistas e itens que exigirão terceirização adicional.

Faça uma referência cruzada das informações do cliente em sua RFP. Se você encontrar inconsistências ou atribuições pouco claras, adicione-as à lista de perguntas que você enviará durante as perguntas e respostas da RFP.

Crie um modelo

Você precisa criar um modelo bem escrito e pesquisado que permitirá automatizar o processo de resposta à RFP. Você não precisa escrever novas respostas de novo para as partes que não mudam, mas precisa ter certeza de que há espaço para crescimento e flexibilidade.

Melhores empresas de marketing digital

O que não fazer em uma solicitação de resposta à proposta

Faça pequenos erros

Leve o seu tempo para criar a resposta certa à proposta. Não se apresse - cada resposta RFP deve ser personalizada e sob medida para conseguir negócios.

Preste atenção aos detalhes. Use o nome correto, mantenha a capitalização consistente, certifique-se de que não haja erros ortográficos ou gramaticais e formate o documento corretamente. Basicamente, apenas reserve um tempo para se certificar de que tudo está ótimo, para que você não dê uma ética de trabalho profissional desgrenhada.

Insulte o cliente

Os clientes que estão enviando RFPs não são estúpidos, então você não precisa explicar os termos e itens básicos. Vai parecer pouco profissional da sua parte se o fizer.

Se você quiser adicionar explicações ou definições, não perca tempo nos slides propriamente ditos. Basta adicionar essa informação ao apêndice.

Generalizar

Certifique-se de que suas respostas sejam comoventes, concisas e essenciais. Procure uma cópia curta, simples e doce. Não aborreça clientes em potencial antes de intrigá-los.

Cada agência tentará atrair a atenção de um cliente alegando que eles são os melhores para o trabalho, mas é seu trabalho provar que você é o melhor. Conhecimento, experiência e um plano de ação claro são as únicas coisas que o diferenciam de seus concorrentes.

Esqueça a Comunicação

Certifique-se de escolher uma pessoa encarregada de enviar a proposta e facilitar qualquer outra comunicação, chamadas e reuniões. Isso minimizará a confusão e garantirá que sua proposta não se perca no trânsito.

Como você pode começar a receber solicitações de propostas?

Existem algumas maneiras de obter RFPs.

A primeira etapa (e a mais conveniente) é já estar na lista restrita. Assim, os RFPs vão encontrar você! No entanto, isso geralmente depende de uma identidade de marca já existente e de grande reputação, que muitas agências novas podem não ter ainda.

Você também pode encontrar agregadores de RFP específicos para nichos e entrar em suas listas, como o Onvia.

Além disso, a fonte mais inexplorada de RFPs está no governo. Você sabia que embora o governo assine mais de 11 milhões de contratos por ano, menos de 5% das empresas americanas fazem negócios com o governo americano?

Mais de 95% dos contratos federais são concedidos a PMEs diariamente.

Na verdade, há aproximadamente US $ 1 bilhão em novas oportunidades às quais você pode se inscrever com uma resposta de RFP bem elaborada. Você pode encontrar RFPs governamentais em FindRFP e GovernmentBids.

Finalmente, você pode começar a receber RFPs fazendo networking e conhecendo novos clientes em potencial. Quanto mais as empresas souberem seu nome, conjunto de habilidades e que você está procurando um novo trabalho, maior será a probabilidade de enviarem uma RFP para você.

Quais são os benefícios de uma boa resposta à RFP?

Obviamente, o principal benefício para você é o fluxo de trabalho, que todas as agências desejam. Mas, fora desse benefício abrangente, há muito que você pode aprender com as excelentes habilidades de redação de propostas.

Potencial de emprego futuro adicional

Além de conseguir o cliente para um projeto no curto prazo, se tudo correr bem, uma vitória de RFP pode trazer muito trabalho para você no futuro. As empresas muitas vezes testam os empreiteiros, oferecendo-lhes empregos menores no início, a fim de cortar possíveis perdas, caso não estejam satisfeitos com os resultados.

Portanto, proteger um projeto e executá-lo bem é uma ótima maneira de garantir negócios repetidos e talvez até mesmo um cliente para toda a vida. Pense desta forma - é mais fácil expandir um contrato existente do que passar pelo processo de envio de novas propostas e revisão de lances adicionais.

Uma grande RFP coloca seu pé na porta e abre um mundo de possibilidades no futuro.

Habilidades de negociação aprimoradas

Habilidades de negociação são um dos conjuntos de habilidades mais valiosos para se ter ao discutir um relacionamento comercial potencial. E quanto mais você fizer isso, melhor você se tornará.

Não há melhor maneira de aprender mais sobre como os clientes pensam em um nicho ou setor específico do que passar por algumas negociações de RFP. Mesmo que não seja bem-sucedido no início, você está reunindo conhecimento e experiência para mais tarde.

Criação de um processo simplificado

Elaborar algumas respostas tornará o processo mais fácil com o tempo. Por exemplo, sua primeira resposta RFP pode levar dias, mas a quinta só levará uma parte do seu tempo.

Embora você não possa realmente agilizar a pesquisa e a exploração de informações que está conduzindo, você saberá onde procurar na próxima vez.

Experiência e Aprendizagem Contínua

Você não pode vencer todas as RFP, mas pode aprender com cada uma. Você pode até mesmo pedir às empresas um feedback honesto para que possa trabalhar em sua resposta daqui para frente.

Então, lenta mas seguramente, você aprenderá a reconhecer o que é importante para clientes em potencial e no que se concentrar ao elaborar sua próxima resposta de RFP.

Curadoria de sua oferta

Ao preencher as respostas da RFP, você descobrirá como apresentar seu valor da melhor maneira possível.

Talvez você precise alterar sua oferta geral e torná-la mais atraente para os clientes. Isso não significa necessariamente que você precise mudar seu modelo de negócios, apenas sua apresentação.

Depois de entrar no ritmo das coisas, você aprenderá a elaborar propostas que demonstrarão suas habilidades e conhecimento, o que é um passo importante para vencer uma licitação.

Elaborar a resposta perfeita à RFP pode prepará-lo para o sucesso futuro

Uma solicitação de resposta à proposta é um documento intrincado que pode fornecer grandes ganhos para você e sua empresa - desde que você coloque o tempo, a pesquisa e o esforço necessários.

Claro, isso não significa que você terá sucesso na primeira tentativa ou acertará em todas as propostas. Mas é um começo.

Para redigir a proposta mais eficaz, leia a solicitação de proposta com atenção e, em seguida, crie uma resposta deslumbrante e complexa que se destaque dos concorrentes.

Na criação de sua proposta, siga as dicas acima, não tenha pressa e tenha paciência. É uma maratona, não uma corrida. Além disso, uma cabeça nivelada pode destacar certos problemas ou erros em sua resposta RFP que você pode corrigir antes que seja tarde demais.

Mas uma coisa é certa - quanto mais você oferece e envia respostas de RFP, melhor você se tornará na elaboração de um documento vencedor.

Receba ainda mais dicas de crescimento de negócios diretamente em sua caixa de entrada ao se inscrever em nosso boletim informativo.

Descubra as melhores agências digitais na seção Lista de agências da DesignRush !