Gerenciamento de rejeição de e-mail: um guia prático

O gerenciamento de devoluções de email é um tópico em marketing por email que às vezes pode ser esquecido por alguns remetentes. Como remetente, você deve saber que as devoluções de e-mail (ou seja, erros de entrega) podem ser gerenciados por meio de seu ESP, mas não se esqueça de definir um procedimento em sua empresa sobre como lidar adequadamente com as devoluções de e-mail. Isso nos leva a duas questões básicas: “por que devo gerenciar rejeições de e-mail?” e "quem faria isso na minha empresa?"

Por que e quem deve gerenciar rejeições de e-mail?

Vamos responder à primeira pergunta com outra pergunta. Por que você deve continuar enviando seus e-mails para uma caixa de entrada que não existe mais? Dependendo do tipo e do número de rejeições, os provedores de caixa de entrada (ISPs), como o Gmail, monitoram as rejeições de e-mail e podem reduzir sua taxa de entrega. Os ISPs podem até mesmo impedir que seus e-mails cheguem à caixa de entrada dos assinantes. Não é nenhuma surpresa que o engajamento da caixa de entrada seja uma métrica importante para os ISPs. Esse é um dos motivos pelos quais a maioria dos remetentes de alto volume adotam táticas de gerenciamento de rejeição e se comunicam regularmente com a equipe ESP.

Quando sua campanha de e-mail mostra um grande número de rejeições de e-mail e endereços de e-mail incorretos / inválidos, os ISPs veem isso como um possível sinal de alerta e é um dos muitos parâmetros que os ISPs usam para estabelecer a reputação do remetente. Um grande número de rejeições também pode ser uma indicação de que você pode ter coletado (ou comprado) endereços de e-mail sem seguir as melhores práticas de opt-in de marketing por e-mail.

Como você pode ver, as rejeições afetam os profissionais de marketing, ESPs e ISPs de maneiras diferentes. Cada um pode e gerencia devoluções de e-mail! Isso explica o “quem” das perguntas acima. Vamos ver como:

• Os profissionais de marketing gerenciam rejeições para poder alcançar todos os contatos de suas listas de mala direta.
• Os provedores de serviços de e-mail (ESPs) enviam milhões de e-mails por mês e é importante manter as taxas de entrega altas. Os ESPs tentam ser conservadores, pois até mesmo um pequeno erro pode ter um grande impacto no e-mail de todos os seus clientes.
• Os provedores de serviços de Internet (ISPs) usam estatísticas de rejeições de e-mail para estabelecer a qualidade dos e-mails recebidos dos remetentes. Os ISPs também têm a opção de permitir ou rejeitar seu e-mail em suas caixas de entrada. Se você estiver interessado, o IETF tem algumas diretrizes técnicas.

Quando ocorrem as devoluções de e-mail?

Outra pergunta que os remetentes podem ter é "a que horas ocorrem as devoluções?" A resposta depende do tipo de salto. Algumas rejeições acontecem imediatamente no momento do envio, em diferentes estágios intermediários ou em um estágio posterior, como em uma rejeição assíncrona. Os ESPs são notificados sobre devoluções e tentam coletar todas as informações de devolução, como a análise da mensagem de e-mail e o código de erro de devolução.

No entanto, essas informações de rejeição não são muito intuitivas para os profissionais de marketing, o que leva a alguma confusão e ambiguidade sobre o que fazer. Um bom artigo sobre esse assunto vem do Port25, no qual eles propõem um novo sistema de código de rejeição.

O que é um tratamento de rejeição adequado?

Durante os primeiros dias da Internet no Email Deliverability Summit em 2000, os ISPs e ESPs se reuniram e definiram quando um endereço de e-mail deve ser removido de uma lista de mala direta:

1. Ocorreram três (3) rejeições de entrega consecutivas; E
2. O tempo entre a rejeição da entrega consecutiva mais recente e a rejeição da entrega consecutiva inicial é superior a quinze (15) dias.

Para obter mais informações, consulte os padrões de política de e-mail do ISIPP.

Até o momento, essa regra continua sendo um bom ponto de partida para avaliar quando remover endereços de e-mail de uma lista de distribuição. Mais recentemente, o Grupo de Trabalho Anti-Abuso de Mensagens, Malware e Dispositivos Móveis (M3AAWG) reafirma a importância do gerenciamento de rejeições adequado na versão 3.0 de sua publicação de Melhores Práticas para Remetentes.

Como MailUp lida com rejeições?

Ao longo dos anos, a equipe de entregabilidade da MailUp sempre manteve um olho no gerenciamento de rejeições, permitindo aos clientes saber as melhores táticas de marketing por email para lidar com rejeições e, de forma mais geral, como aumentar sua lista de correspondência seguindo as melhores práticas de marketing por email, incluindo dupla opção na inscrição para limitar endereços de e-mail incorretos ou inválidos sendo adicionados às suas listas de mala direta.

E isso não é tudo. Nos bastidores, a plataforma MailUp possui uma série de algoritmos e sistemas automatizados sofisticados que são a base para nosso processo de verificação. Esses sistemas nos permitem monitorar os milhões de e-mails que nossos clientes enviam todos os meses por meio de nossa infraestrutura de envio. Por exemplo, monitoramos o número de rejeições bruscas de nossos remetentes, segmentadas por indústria e dados históricos, que por sua vez podem ser usados ​​para fornecer conselhos se uma campanha de e-mail em particular obteve rejeições maiores do que o esperado para nossos remetentes. Além disso, se uma determinada campanha de e-mail obtiver um grande número de reclamações de spam, nossos sistemas automatizados podem ver isso como spam e evitar mais problemas de entrega suspendendo temporariamente uma conta MailUp.

A equipe de capacidade de entrega é muito transparente com os clientes MailUp e nossos desenvolvedores estão constantemente introduzindo novos recursos na plataforma MailUp para melhor gerenciar rejeições e cancelamentos de assinaturas. Um exemplo recente é o recurso especial de cancelamento de assinatura , que adiciona endereços de e-mail devolvidos a um status especial após a ocorrência de um determinado número de devoluções consecutivas.

Dependendo do tipo de devolução e do intervalo de tempo, esses endereços de e-mail devolvidos podem ser colocados de volta em sua lista de mala direta (como após uma devolução cheia de caixa de correio) ou cancelar a assinatura de sua lista de mala direta. Em detalhes, isso depende de:

• O tipo de salto . Um salto forte ou um salto suave de erro de DNS é muito diferente de um salto suave temporário e um salto completo de caixa de correio.
• O método opt-in . Um opt-in confirmado é um método muito mais confiável de um único método de opt-in ou uma importação em massa. É muito menos provável que assinantes confirmados optem por rejeitar. Leia mais sobre o método de aceitação confirmado.
• O nível de envolvimento do assinante . Assinantes ativos que abriram e clicaram em e-mails no passado são uma boa indicação de seu envolvimento. É muito menos provável que assinantes recentes e ativos rejeitem assinantes inativos para os quais você não tem nenhum dado anterior de abertura ou clique.

Esses três parâmetros devem ser vistos como uma diretriz ao tomar uma decisão sobre cancelar ou não endereços de e-mail devolvidos. Não existe necessariamente uma abordagem única para todos e você deve usar seu bom senso ao gerenciar saltos, especialmente com saltos fortes e suaves.

Algumas dicas práticas: Manter sua lista de e-mails atualizada

A primeira dica é usar um método de aceitação confirmado para coletar endereços de e-mail em seu site e outras propriedades sociais e da web. Mas não pare por aqui, certifique-se de enviar e-mail para seus assinantes de vez em quando. Não deixe sua lista de e-mails ficar inativa.

Se a sua lista de mala direta tem mais de alguns meses e você não enviou um e-mail desde então, configurar uma campanha de reengajamento pode ser uma boa abordagem. Porque? Porque alguns desses endereços de e-mail podem não estar mais em uso, daí a probabilidade de um grande número de rejeições, o que queremos evitar!

Uma campanha de reengajamento simples deve declarar e estabelecer claramente:

• Quem é o remetente. Deixe seus assinantes saberem que é sua empresa.
• Explique por que você está entrando em contato com seus assinantes e como coletou seus endereços de e-mail.
• Enfatize sua proposta de valor e por que seu e-mail é relevante para seus assinantes.

Para obter ideias, veja estes exemplos de campanhas de reengajamento e aprenda como configurar uma campanha de reengajamento no MailUp neste artigo de ajuda.

Como você gerencia rejeições de e-mail?

Você achou esta postagem do blog útil? Deixe-nos saber nos comentários abaixo! E deixe-nos saber como você gerencia rejeições de e-mail.