Por que os e-mails retornam e como você pode diminuir sua taxa de rejeição?

Publicados: 2021-01-25

As devoluções de e-mail acontecem com todos. É importante entender o que são e por que ocorrem, pois o sucesso do seu email marketing depende de suas mensagens chegarem às caixas de entrada dos destinatários.

Neste artigo, você aprenderá:

O que é um e-mail de retorno?
O que faz com que um e-mail seja devolvido?
Como você pode reduzir sua taxa de retorno?

O que é uma rejeição de e-mail?

Uma devolução de e-mail (ou “rejeição”) é uma mensagem de erro que você recebe quando o e-mail enviado não é entregue. Seu servidor de e-mail ou o servidor de e-mail de destino envia este relatório de falha na entrega (NDR). Uma mensagem de devolução de e-mail também informa o que causou a falha na entrega do seu e-mail.

Você pode pensar que pular é divertido, mas seus e-mails com certeza não.

Para entender os e-mails de retorno, primeiro responda: quais são as etapas para entregar um e-mail?

Você endereça um e-mail preenchendo os campos “De” e “Para” e clica no botão “Enviar”
Seu e-mail é fornecido ao seu servidor SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) para entrega. Pense no seu SMTP como um correio local.
O servidor SMTP verifica seu e-mail com o DNS (Domain Name Server). O DNS é um catálogo de endereços para nomes de domínio e endereços IP de servidores.
Assim que o servidor do destinatário for localizado, o servidor SMTP entrega sua mensagem ao MTA (Mail Transfer Agent) para concluir a entrega do e-mail. O MTA é o carteiro neste cenário.
Seu e-mail foi entregue com sucesso na caixa de entrada do seu destinatário

Mas às vezes, o último passo não sai como planejado. Em vez disso, o que acontece é:

Um cachorro meme da internet intercepta e come seu e-mail antes de ser entregue com sucesso

Ok, não é isso que acontece, embora uma mensagem de e-mail devolvida possa parecer assim. Felizmente, os retornos têm causas claras… e muitas vezes uma solução fácil.

O que faz com que um e-mail seja devolvido?

Os motivos para devoluções de e-mail incluem caixas de entrada cheias, servidores que não estão respondendo, envios para endereços de e-mail que não existem mais e envios para endereços de e-mail falsos.

Há muitos motivos pelos quais você recebe uma notificação de status de entrega de que o e-mail foi devolvido (ainda mais do que a lista acima).

Essas razões podem ser temporárias – mas outras são permanentes. Você saberá como solucionar problemas de devolução de e-mail se primeiro entender o tipo de categoria de devolução em que seu e-mail se enquadra.

Os três tipos de devoluções que atrapalham a entrega do seu e-mail são:

E-mails de retorno suave
E-mails de devolução definitiva
E-mails bloqueados

1. E-mails de retorno suave

Emails soft bounce quando um servidor rejeita um email temporariamente . A maioria dos serviços de e-mail tenta reenviar as mensagens de e-mail após o soft bounce.

As razões para um salto suave incluem:

Caixa de correio cheia: se um destinatário tiver muitos e-mails e atingir a capacidade máxima, seu e-mail será devolvido até que haja espaço livre
Tamanho do e-mail: se você empacotar e-mails com imagens pesadas em megabytes ou incluir um anexo enorme, ele poderá ser devolvido se houver um filtro em vigor
O servidor está inativo: um servidor inacessível pode ter travado, estar sobrecarregado ou estar em manutenção. Isso significa que você deve esperar para enviar o e-mail para o endereço novamente.
Resposta automática : se alguém sair de férias e definir uma resposta automática, seu e-mail geralmente será devolvido

2. E-mails de devolução definitiva

Um hard bounce acontece quando seu e-mail não pode ser entregue permanentemente em um endereço de e-mail.

Os motivos para um e-mail de devolução definitiva incluem:

Endereço de e-mail falso: algumas pessoas fornecem endereços de e-mail falsos. A probabilidade aumenta quando você pede um endereço em troca de algo online, como conteúdo ou desconto. Usar o opt-in duplo pode ajudar a evitar essas rejeições.
Endereço de e-mail incorreto: não há verificação ortográfica nos campos de endereço de e-mail — erros de digitação acontecem!
E-mail bloqueado: alguns domínios (como governamentais ou institucionais) têm configurações de filtro de spam mais rígidas. Ou (triste, mas verdadeiro) o destinatário pode ter bloqueado propositalmente seu endereço de e-mail. Se for o primeiro, peça para adicioná-lo aos seus contatos.

Você não pode corrigir problemas de e-mail de devolução definitiva. O que você pode fazer é remover endereços de e-mail devolvidos de sua lista de e-mails. Se você não fizer isso e eles começarem a se acumular, você corre o risco de seus e-mails serem bloqueados.

3. E-mails bloqueados

Quase 85% dos emails enviados diariamente são considerados spam.

As listas de bloqueio de e-mail são criadas por ESPs (provedores de serviços de e-mail) para filtrar conteúdo prejudicial ou de exploração, como spam ou malware. Eles não existem para dificultar o envio de e-mails — eles existem para proteger os destinatários dos quase 300 bilhões de e-mails enviados diariamente.

Estatísticas de e-mail e spam para junho de 2019 (Fonte: Cisco Talos)

Por que os e-mails são bloqueados? Geralmente acontece por causa de:

Reclamações de spam: A reclamação rara não é bem-vinda, mas esperada. Mas se as reclamações atingirem um certo nível, os ISPs podem enviar seus e-mails para pastas de spam ou uma lista de bloqueio.
Altas taxas de rejeição: se você não tiver uma boa higiene na lista de e-mails, suas taxas de rejeição podem começar a se acumular
Um aumento no tamanho da lista ou no volume de e-mails: se sua lista cresce muito rápido, é um sinal de alerta de que você pode ter comprado uma lista. Se você começar a enviar grandes quantidades de e-mail, isso pode sinalizar spam.
Conteúdo ruim: se você usar palavras com spam em sua linha de assunto, como “GRATUITO” em letras maiúsculas seguidas de 17 pontos de exclamação, pare agora. Aqui estão os tipos de e-mails que você deve enviar.

Ser colocado em uma lista de bloqueio pode ser um pequeno aborrecimento – ou pode significar que sua campanha de e-mail não é entregue a nenhum de seus assinantes.

Grandes ISPs podem ter suas próprias listas de bloqueio. No entanto, as listas mais populares estão disponíveis publicamente, usadas por provedores de e-mail e empresas em todo o mundo.

Como você sai de uma lista de bloqueio?

Com o tempo: você pode ser removido de uma lista de bloqueio automaticamente após um período de tempo predeterminado
Entre em contato com a lista de bloqueio: envie uma solicitação ao site do titular da lista de bloqueio para ser removido
Mantenha a higiene da lista: remova endereços sem saída que foram devolvidos com força – e nunca, nunca compre uma lista de e-mail
Forneça valor: envie e-mails com conteúdo relevante para engajar os assinantes e evitar reclamações de spam
Altere seu ISP: se o IP atribuído a você estiver comprometido, altere os provedores para ficar fora das listas de bloqueio

Se você se encontrar em uma lista de bloqueio, isso pode significar que algo está errado no seu email marketing. As chances de você ser confundido com spam e colocado em uma lista de bloqueio aumentam se você usar explosões de e-mail. Você provavelmente usa as explosões de e-mail de forma errada, mas não precisa.

As listas de bloqueio são assustadoras, mas não são para sempre . Se você seguir as etapas corretas para sair das listas de bloqueio, poderá evitá-las no futuro.

Leia nossa postagem no blog sobre listas de bloqueio de e-mail para resolver mais problemas de lista de bloqueio, como:

Como você sabe se está em uma lista de bloqueio de e-mail?
Como você fica fora das listas de bloqueio de e-mail?
Se você esteve em uma lista de bloqueio, o que isso significa para você?

Como reduzir sua taxa de rejeição

Uma taxa de rejeição de e-mail é a porcentagem de seus e-mails que são devolvidos como não entregues.

Ao contrário de outras métricas de email marketing, como cliques e aberturas, em que taxa alta = boa , uma taxa de rejeição alta de mensagem é ruim. Você deseja manter a taxa de rejeição o mais baixa possível.

Calcular sua taxa de rejeição de e-mail é importante. A taxa de rejeição mostra a integridade de suas implantações de e-mail.

Bounce backs (especialmente hard bounces) prejudicam sua reputação. Se sua taxa de e-mail não entregue for alta (acima de 5%), a entrega negativa afetará o sucesso de sua campanha de e-mail.

Até mesmo campanhas futuras.

Isso ocorre porque as redes de e-mail monitoram as tendências da taxa de rejeição de todas as suas campanhas atuais para decidir se aceitarão seu e-mail posteriormente.

Procure manter sua taxa de rejeição de e-mail inferior a 2%. Qualquer coisa acima dessa taxa de rejeição para uma campanha de e-mail precisa de sua atenção. Tweet isso!!

Maneiras de manter sua taxa de rejeição baixa incluem:

Limpe sua lista: Identifique e remova regularmente endereços de e-mail não engajados ou abandonados. Verifique se sua plataforma remove automaticamente as devoluções de e-mail.
Listas baseadas em permissão: envie e-mails apenas para pessoas que consentem em receber suas campanhas. Decida se você deseja usar um processo de e-mail de dupla aceitação.
Envie e-mails regularmente: envie e-mails para sua lista com frequência (mas não excessivamente). Isso leva a menos reclamações de spam, maior engajamento... e menores taxas de rejeição.
Central de preferências do usuário: dê aos assinantes controle sobre quais tipos de e-mails eles recebem e com que frequência eles os recebem
Autenticar e-mails: a autenticação fortalece ainda mais sua reputação. ActiveCampaign faz isso automaticamente.
Use a segmentação de lista: a segmentação melhora seu marketing. Envie um e-mail para seus clientes mais engajados primeiro. Isso mostra aos filtros de spam do ESP que você tem um bom conteúdo com resultados positivos de engajamento.

Seu objetivo é reduzir o número de rejeições em sua lista.

A eliminação completa não é possível. As devoluções ainda acontecerão - os endereços de e-mail são digitados incorretamente e os servidores ficam inativos para manutenção.

Controle apenas as coisas que você pode controlar. Resolva os problemas do servidor de e-mail à medida que eles aparecem. Cultive sua lista baseada em permissão. Envie às pessoas o conteúdo que elas desejam receber de você.

O resultado serão campanhas de e-mail de marketing de alta qualidade que garantem que sua lista não saia do seu controle.