6 etapas para um sistema de design de e-mail poderoso que sua equipe vai adorar

Os comerciantes por email - e especialmente os designers que criam campanhas - estão constantemente procurando maneiras de melhorar o processo de produção. Seja adotando pré-visualizações automatizadas e ferramentas de garantia de qualidade (QA) ou procurando maneiras mais rápidas de codificar e-mails, a eficiência é o nome do jogo.

Combinada com a necessidade de velocidade está a necessidade de escala. Especialmente com o início do COVID-19 e as pessoas que trabalham e compram em casa, as empresas estão enviando mais e-mails do que nunca. 54% aumentaram o volume de e-mail desde antes da pandemia, de acordo com nosso 2020 State of Email, Fall Edition. E as equipes estão lutando para acompanhar o aumento da demanda, ao mesmo tempo em que são inovadoras e mantêm padrões de alta qualidade.

Uma ferramenta que achamos cada vez mais útil - e vimos outras pessoas adotarem com grande sucesso - é um sistema de design de e-mail. Os sistemas de design em geral são construídos por dois motivos: eficiência e consistência. Mas o que são sistemas de design de e-mail e como eles podem ser usados ​​para melhorar o desempenho de sua equipe?

O que é um sistema de design de e-mail?

Um sistema de design de e-mail é uma coleção de componentes e padrões reutilizáveis ​​que as equipes usam para orientar seu trabalho e criar e-mails da marca sem erros com mais rapidez e consistência.

Os componentes de um sistema de design de e-mail geralmente consistem em:

• Cores e recursos da marca, como logotipos, ícones e imagens
• Módulos de e-mail (como snippets e parciais) usados ​​para construir e-mails
• Modelos completos de e-mail que podem ser reutilizados em campanhas

Os padrões geralmente ditam o uso desses componentes e podem incluir:

• Reuniões de lançamento e treinamento contínuo sobre o uso do sistema de design
• Comentários HTML sobre o uso incluídos em módulos e modelos
• Documentação, como a lógica por trás das decisões de design e implementação

Combinados, os dois elementos formam um sistema que pode capacitar as equipes a escalar sua produção de marketing por e-mail, mesmo em face de desafios como uma pandemia global em andamento.

Em nosso webinar, Como os sistemas de design capacitam equipes de e-mail em todos os lugares, especialistas em e-mail compartilharam suas experiências e percepções pessoais.

“O sistema de design do Stack Overflow permite que qualquer um de nós contribua e o use, mesmo que não seja nosso trabalho em tempo integral.” Ted Goas, Designer de produto principal (anteriormente na Stack Overflow)

Como criar seu próprio sistema de design de e-mail

Há muitas coisas que podem entrar em um sistema de design de e-mail, desde gráficos e ativos de marca até o código real e a cópia incluída nos e-mails. Mas os sistemas de design mais bem-sucedidos são criados usando uma série de etapas bem testadas. Veja como você pode criar seu próprio sistema de design de e-mail.

1. Comprometa-se a construir um sistema de design

A primeira etapa é determinar se você precisa de um sistema de design de e-mail e então se comprometer como uma equipe para construir um. Faça a si mesmo algumas perguntas:

• Leva muito tempo para construir campanhas de e-mail?
• Freqüentemente, cometemos erros durante o processo de controle de qualidade ou após enviar?
• Há muitas pessoas ajudando com marketing, design e desenvolvimento por e-mail?
• Nós nos sentimos prejudicados por nosso atual processo de produção de e-mail?

Se você respondeu sim, então criar seu próprio sistema de design de e-mail faz sentido. Discuta os desafios que sua equipe enfrenta com as partes interessadas, descreva os muitos benefícios de um sistema de design para obter adesão e, em seguida, reserve o tempo e os recursos para realizar o trabalho.

“Os sistemas de design mantêm as empresas na marca e capacitam as equipes de pequeno e grande porte para construir perfeitamente.” Crystal Ledesma, gerente de engenharia, sistemas de design da Zillow

2. Audite seu programa de marketing por e-mail existente

A próxima etapa é auditar seus emails existentes - tanto de marketing quanto transacionais - e identificar o que precisa ser incluído em seu sistema de design de email.

Semelhante a como você dividiria um e-mail em um modelo modular, o objetivo da sua auditoria é descobrir quais componentes são comuns em todos os e-mails (ou são únicos e precisam ser contabilizados) para que você saiba o que realmente precisa construir e os padrões que você precisa escrever para usar esses componentes.

As planilhas são muito úteis para conduzir auditorias. Abra um e comece a documentar todos os e-mails que você enviar, diferentes tipos de conteúdo, imagens, botões, cabeçalhos, rodapés, isenções de responsabilidade, etc.

E certifique-se de incluir capturas de tela de exemplo ou links para e-mails ativos sempre que possível. Eles funcionarão como um bom ponto de referência quando se trata de realmente construir seus componentes.

3. Discutir e documentar as decisões de design

Em seguida, vem a parte divertida: conversar sobre como implementar seu sistema de design.

Faça reuniões, trabalhe em conjunto em ferramentas de design colaborativo como o Figma ou comece a digitar um documento compartilhado para tomar decisões importantes sobre o que deve ser incluído no sistema de design e como deve ser implementado.

A parte importante aqui é documentar o processo e o raciocínio por trás das decisões para que todos tenham clareza sobre o quê, por quê e como está por trás de seu sistema de design.

4. Construa seu sistema de design e guia

Uma vez que haja um consenso geral, você precisa construir e organizar os componentes reais do seu sistema de design de e-mail. A parte da organização é especialmente importante porque ajuda sua equipe a encontrar facilmente os módulos certos para usar - tornando a adoção fácil.

Isso é algo que estamos fazendo do nosso lado usando nossa Biblioteca de Design no Litmus, que permite salvar cores da marca, módulos e modelos completos para sua equipe usar ao criar novas campanhas. Você também pode categorizar seus módulos, marcando-os por tipo de módulo (por exemplo, cabeçalhos ou botões), tipo de e-mail (por exemplo, boletim informativo ou evento) ou o que mais se adequar às suas necessidades.

E com o seu sistema de design de e-mail no Litmus, você pode automatizar o teste de controle de qualidade para garantir que tudo esteja perfeito e, então, capacitar qualquer pessoa - mesmo os não-codificadores - para criar e-mails rapidamente usando o Editor Visual de arrastar e soltar.

Além de onde os componentes são armazenados, no entanto, você precisa documentar a outra metade do seu sistema de design - os padrões de uso. Para nós, isso acontece em grande parte no Confluence, mas qualquer tipo de documento compartilhado, fácil de atualizar e de referência rápida serve. Vimos equipes usarem de tudo, desde PDFs e apresentações de slides a sites completos para documentar seus sistemas de design. Somos grandes fãs do guia de design de e-mail da Mutual of Omaha, se você quiser um pouco de inspiração.

5. Faça com que outras pessoas participem

Depois de construído e documentado, você precisa envolver as pessoas e realmente usar o sistema de design de e-mail. As reuniões de lançamento e as sessões de treinamento da equipe são uma ótima maneira de manter as pessoas atualizadas sobre o sistema de design e como ele deve ser usado no futuro. Muitas vezes, entretanto, as equipes param após uma explosão inicial de treinamento e o uso do sistema de design de e-mail acaba.

“Se você quer que as pessoas usem seu sistema de design, dê tempo para elas começarem a trabalhar, torne-o acessível e incentive as pessoas a fazerem perguntas.” Ted Goas, Designer de Produto Principal

Comprometa-se com o treinamento contínuo e atualizações em seu sistema de design - seja por meio de reuniões presenciais (ou virtuais), documentos atualizados rotineiramente, lançamentos trimestrais ou até mesmo um boletim informativo interno - para que sua equipe saiba por que e como continuar usando o design sistema.

“Conte com a integração presencial, construa relacionamentos entre as equipes e mantenha os recursos atualizados.” Crystal Ledesma, gerente de engenharia, sistemas de design da Zillow

6. Enxágue e repita

A etapa final na implementação de seu próprio sistema de design de e-mail é aquele que nunca termina!

Os sistemas de design não foram feitos para ser estáticos.

Os melhores crescem e evoluem com o tempo, assim como as empresas e pessoas que atendem. Configure blocos de tempo periódicos para revisar coletivamente os componentes e padrões do sistema de design. E não se esqueça de revisar suas metas gerais de negócios, iniciativas de marketing e atualizações de produtos ou serviços para ter certeza de que seu sistema de design está fazendo o que deve fazer: ajudar sua equipe a prosperar em um cenário em constante mudança.

Construa seu sistema de design e e-mails em um só lugar

Precisa de um lugar para iniciar seu próprio sistema de design de e-mail? Somos parciais (trocadilhos) para Design Library in Litmus. A Design Library é um local centralizado para armazenar, organizar e testar o controle de qualidade dos ativos, módulos e modelos de sua marca para facilitar as atualizações. Em seguida, acesse rapidamente seus componentes e crie e-mails com eles no Visual Editor. Experimente Litmus hoje!

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