5 estratégias eficazes para e-mails de lembretes de eventos

O planejamento de eventos não é para os fracos de coração. A parte mais estressante também é a mais importante: fazer as pessoas quererem aparecer (pessoalmente ou digitalmente). Para obter esses RSVPs, você precisa ter uma bela e intrigante campanha por e-mail.

Uma parte crítica dessa campanha é o e-mail de lembrete do evento , que mantém os inscritos interessados, fornece informações essenciais sobre o evento e ajuda a trazer uma rodada final de RSVPs.

A postagem de hoje é sobre nossas 5 principais dicas de design de e-mail para fazer seu e-mail de lembrete de evento cantar !

O que incluir em qualquer e-mail de lembrete de evento

Como seguimento de seu convite inicial, o e-mail de lembrete não precisa ser tão detalhado quanto seu convite original, mas aqui estão alguns detalhes importantes que você deseja incluir:

• O QUE : Relembre aos inscritos ou possíveis inscritos o que é o evento. Inclua estas informações: o título do evento, um slogan e o (s) nome (s) dos apresentadores, quando relevante.
• QUANDO : Sempre inclua a data e a hora - e o fuso horário, especialmente para eventos da web!
• ONDE : forneça um endereço para eventos presenciais, juntamente com informações de trânsito relevantes.
• COMO SE INSCREVER OU COMPARTILHAR : Se o seu e-mail de lembrete está cutucando os membros da audiência que ainda não se comprometeram, certifique-se de que ainda seja fácil se inscrever. (Dica: pense no botão CTA otimizado). Se você estiver entrando em contato com aqueles que já confirmaram presença, torne mais fácil para eles compartilharem com os amigos.
• COMO OBTER MAIS INFORMAÇÕES : Os e-mails de lembrete são curtos, portanto, certifique-se de ter um link para uma página de destino com mais detalhes.
• COMO RESPONDER COM PERGUNTAS : E se alguém quiser mudar um RSVP, convidar um amigo ou tiver dúvidas sobre o local? Certifique-se de incluir informações de contato ou um link para uma página de perguntas frequentes.

1. Mantenha a mensagem concisa

Este e-mail de lembrete amigável da Assembleia Geral é um exemplo perfeito de como a simplicidade pode melhorar a comunicação. A mensagem é surpreendentemente simples, mas inclui todas as informações de que um registrante precisa.

A melhor coisa sobre este e-mail é que provavelmente é um modelo pré-criado. O texto do cabeçalho extra grande, a ilustração e as informações do rodapé podem ser reciclados de um lembrete para o outro .

Basta atualizar a hora e o local do evento e o e-mail estará pronto para envio. Ter um modelo como este disponível é definitivamente uma maneira inteligente de agilizar seu fluxo de trabalho.

O Punchbowl, o site de convite digital, também criou um modelo para seu sistema de lembretes de e-mail. Como a Assembleia Geral, a legibilidade do e-mail é auxiliada por um layout simples e branco , texto ativo que é usado com moderação e a inclusão apenas das informações mais importantes.

Para os participantes que já estão inscritos e prontos para ir, pense no seu e-mail de lembrete como um cutucão amigável. Você não precisa incluir uma descrição longa do evento no e-mail; apenas torne mais fácil para os leitores clicarem para obter mais informações.

2. Ainda tem vagas abertas? Incentivar convites de amigos de última hora

CourseHorse organiza eventos locais e os torna fáceis de encontrar e registrar. Além de um e-mail de lembrete enviado alguns dias antes do início do curso, o CourseHorse também envia um e-mail de incentivo para ajudar a preencher as vagas disponíveis . Aqui está um exemplo:

Um conceito inteligente, não é? E o design do e-mail ajuda a retirá-lo: o cabeçalho deixa claro do que se trata a mensagem, as informações principais são listadas em linhas separadas e um botão de CTA em negrito facilita a ação de acordo com o incentivo.

Recomendamos apenas algumas melhorias de design : corrigir a imagem borrada no cabeçalho (uma correção fácil) e dar à imagem de estoque um pouco de amor por meio de personalizações simples. No entanto, conceitualmente, essa é uma excelente tática a ser experimentada quando você precisar preencher aqueles lugares vazios de última hora!

3. Mantenha as informações importantes no topo, sobre uma imagem

Um lembrete de evento eficaz torna impossível ignorar informações importantes, então detalhes como o nome do evento, data e local devem sempre ser listados em texto HTML (para que sempre apareçam) e mostrados em linhas separadas (não perdidos no corpo de um parágrafo )

A Social Media Week fez exatamente isso no exemplo abaixo. Mas o que torna o e-mail de lembrete especial é que os detalhes foram apresentados sobre uma imagem de fundo. A tática permitiu que o SMW mostrasse detalhes importantes “acima da dobra” em vez de abaixo de uma imagem.

As marcas usam sobreposição de texto o tempo todo com imagens, mas o que é crucial aqui é que o design do SMW inclui texto ao vivo sobre uma imagem, junto com um botão CTA à prova de balas. Dessa forma, os detalhes ainda serão exibidos , mesmo que o leitor esteja com a visualização da imagem desligada ou a imagem não carregue. Não vemos essa técnica usada com frequência em e-mail, mas é uma maneira poderosa de otimizar sua mensagem.

4. Inclua um mapa para eventos presenciais

A última coisa que você deseja em um evento presencial é confusão entre os participantes sobre como chegar lá . Se houver algo peculiar em sua localização - como passar tempo passando pela segurança, esperando por um elevador ou estacionando no quarteirão - inclua em seu e-mail de lembrete de evento. Uma maneira básica, mas importante, de tornar a viagem a um evento mais fácil para os participantes? Basta incluir um mapa. A Eventbrite, especialista em eventos, inclui mapas em todos os seus lembretes de e-mail, como este:

O Eventbrite também inclui recursos de adicionar ao calendário, que é uma maneira inteligente de ajudar os inscritos a colocar o evento em seus calendários - e aumentar a probabilidade de lembrar de comparecer.

5. Otimize sua linha de assunto

Ah, o bom e velho assunto. Os profissionais de marketing por e-mail ficam ansiosos para escrever e selecionar o modelo perfeito. E não é à toa: cerca de 35% dos assinantes decidem abrir ou não seu e-mail com base apenas no assunto .

A boa notícia: os inscritos para um evento podem estar mais propensos a abrir seu e-mail de lembrete do evento, uma vez que já se inscreveram. Ainda assim, certificar-se de que seu e-mail se destaque com uma linha de assunto sólida é a chave para garantir que seu e-mail de lembrete faça seu trabalho. Aqui está uma amostra das linhas de assunto do e-mail de lembrete:

• Você tem uma aula chegando!
• Lembrete para o workshop de introdução ao gerenciamento de projetos
• Lembrete para a marcha feminina em Nova York
• Lembrete de evento: uma noite com Ray LaMontagne
• Lembrete: Safari de aniversário de Seth!
• Lembrete - você está convidado! Festa do livro com Lori Weitzner
• [TODAY] Podcast ao vivo: Prêmio UnSpammy de 2016
• [Última chance!] Reserve seu lugar no Launch a Design Career Summit
• Lembrete: O prazo para envio de eventos é 2 de dezembro para #SMWNYC em 2017

Observe as tendências? Aqui estão nossas lições :

• Inclua a palavra LEMBRETE na linha de assunto. É transparente e claro.
• Nomeie o evento - e o nome do convidado em destaque - quando aplicável.
• Faça a linha de assunto aparecer colocando o texto entre colchetes e / ou usando todas as letras maiúsculas.

Conclusão

Projetar um ótimo lembrete de e-mail não precisa ser complicado! Quanto mais claro e conciso você puder ser, melhor. E, se você criar um modelo, enviar um e-mail de lembrete de evento pode ser muito fácil.

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