Como escrever um e-mail de fatura [modelo gratuito]

Saber como escrever um e-mail de fatura é um fator crítico para receber o pagamento em dia. Seus principais objetivos são permitir que o destinatário saiba o que você deseja de maneira clara, concisa e educada. Normalmente enviado como anexo, você precisará de um modelo de fatura de e-mail padronizado para servir como uma breve carta de apresentação e otimizar sua eficiência.

Aqui no Twilio SendGrid, temos 101 práticas recomendadas de E-mail Writing e modelos gratuitos para economizar tempo e dores de cabeça com suas tarefas essenciais do dia-a-dia. Continue lendo para dicas sobre e-mails de fatura, em particular, bem como um modelo de e-mail de fatura gratuito que você pode usar imediatamente. Também lançamos modelos de e-mail de bônus para lembretes de faturas e faturas vencidas.

Dicas para escrever um e-mail de fatura

Com nosso modelo de e-mail para faturas, você não precisará de dicas de redação. Basta preencher os espaços em branco para personalizar e criar o email perfeito pronto para enviar! No entanto, por uma questão de rigor, vamos incluir alguns pontos aqui para esclarecer por que optamos por esse modelo específico de fatura e recibo.

Evite surpresas com preços transparentes e correspondência regular

Mesmo com o modelo perfeito, as reações ao seu e-mail de fatura podem ser negativas. Você pode evitar atrasos e insatisfação de seus clientes comprometendo-se com a transparência em sua estrutura de preços e comunicando antecipadamente quaisquer diferenças nas expectativas. Se houver grandes alterações no total previsto, você precisará enviar um e-mail preliminar descrevendo por que a próxima fatura se desvia do valor acordado anteriormente.

Melhor ainda, se você encontrar obstáculos para cumprir sua parte do contrato conforme planejado, pause sua atividade e discuta opções com o cliente para eliminar surpresas de orçamento excessivo.

Mantenha seu e-mail simples, mas amigável

Embora o objetivo do seu e-mail seja ser pago, qualquer tipo de correspondência regular com um cliente é uma oportunidade de solidificar um relacionamento. Você não precisa falar sobre seus planos de fim de semana ou perguntar ao seu cliente o que há para o jantar hoje à noite. No entanto, você deseja personalizar o e-mail com o nome do cliente, expressar gratidão pelo negócio e fornecer informações suficientes para que seu cliente se sinta confortável com a transação. Você notará que nosso modelo usa uma linguagem simples e expressa esses pontos no menor número de frases possível.

Plano para contingências

Perseguir pagamentos é uma realidade infeliz para muitas pessoas que enviam e-mails de fatura. Mesmo as pessoas honestas estão ocupadas, esquecidas e talvez fazendo malabarismos com várias obrigações financeiras. Sem mencionar que os e-mails podem cair em uma pasta de spam ou chegar na caixa de entrada errada. Você pode considerar o envio de faturas um mês antes da data de vencimento, com um lembrete amigável enviado com 1 ou 2 semanas de antecedência, caso não tenha recebido imediatamente o pagamento da fatura.

Além disso, pode ser necessário criar um modelo de fatura vencida ou 2 para se preparar para o momento em que um cliente não pagar imediatamente. E-mails de faturas vencidas tendem a ser um pouco mais formais e firmes, mantendo a cortesia.

Por que usar um modelo de e-mail de fatura?

Um e-mail comercial não deve levar mais de 5 minutos para ser enviado. Se demorar mais do que isso, ou se você estiver enviando várias faturas, não há substituto para um modelo de recibo de fatura rápido e fácil que reduz esse tempo para 30 segundos ou menos.

Freelancers e proprietários de pequenas empresas muitas vezes lutam para receber o pagamento em tempo hábil. Embora existam inúmeras causas de atraso, um modelo de fatura por e-mail fácil de entender geralmente exige mais atenção, esclarece as condições de pagamento e alivia muito esse incômodo.

Modelo de e-mail para faturas

Idealmente, você criará sua fatura real como um PDF para download que facilita para os clientes imprimir, salvar e carregar em seu software de contabilidade. O modelo de e-mail de envio de fatura a seguir pode ser personalizado para sua empresa e inserido na linha de assunto e no corpo do e-mail.

Modelo de e-mail padrão para faturas

Linha de assunto: Fatura #[NUMBER] para [PRODUCT/SERVICE] com vencimento em [DATE]

Olá [NOME DO CLIENTE],

Espero que você esteja bem. Consulte a fatura em anexo nº [NÚMERO] para [PRODUTO/SERVIÇO] com vencimento em [DATA]. Sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida.

Atenciosamente,

[SEU NOME E ASSINATURA DE E-MAIL]

BÔNUS – Modelo de lembrete de e-mail de fatura de acompanhamento

Linha de assunto: A fatura #[NUMBER] para [PRODUCT/SERVICE] vence em breve em [DATE]

Olá [NOME DO CLIENTE],

Espero que você esteja bem. Este é um lembrete amigável de que a fatura anexa #[NUMBER] para [PRODUCT/SERVICE] vence em [TIME FRAME] em [DATE]. Por favor, deixe-me saber se você tem alguma dúvida.

Agradeço pelos seus serviços,

[SEU NOME E ASSINATURA DE E-MAIL]

BÔNUS – Modelo de e-mail de fatura vencida nº 1

Linha de assunto: Fatura vencida #[NUMBER] para [PRODUCT/SERVICE] com vencimento em [DATE]

Prezado [NOME DO CLIENTE],

Espero que você esteja bem. Ainda não recebemos o pagamento da fatura n.º [NÚMERO] para [PRODUTO/SERVIÇO], que venceu há [NÚMERO] dias em [DATA]. Informe-nos quando podemos esperar receber o pagamento e sinta-se à vontade para entrar em contato se tiver alguma dúvida ou preocupação.

Atenciosamente,

[SEU NOME E ASSINATURA DE E-MAIL, INCLUINDO UM NÚMERO DE TELEFONE]

BÔNUS – Modelo de e-mail de fatura vencida nº 2

Linha de assunto: Fatura n.º [NÚMERO] para [PRODUTO/SERVIÇO] **VENCIDO**

Prezado [NOME DO CLIENTE],

Em anexo está uma fatura para o [PRODUTO/SERVIÇO] fornecida em [SERVICE/RECEIPT DATE], que era devida em [DUE DATE].

Observe que uma taxa de atraso de [AMOUNT] será aplicada e o valor total devido agora é de [TOTAL].

Os pagamentos são aceitos via PayPal, Venmo, Apple Pay ou em [LINK DO PORTAL DA WEB].

Se preferir, você pode enviar um cheque para [SEU NOME OU EMPRESA] para:

[ENDEREÇO ​​PROFISSIONAL].

Por favor, deixe-me saber quando esperar o pagamento e se houver dúvidas ou preocupações adicionais.

Obrigado,

[SEU NOME E ASSINATURA DE E-MAIL, INCLUINDO UM NÚMERO DE TELEFONE]

Como enviar uma fatura por e-mail

Depois de ter seu modelo, é fácil enviar sua fatura por e-mail por:

• Adicionando uma linha de assunto padronizada para que o cliente possa notá-la e localizá-la facilmente
• Inserindo o modelo no corpo do e-mail
• Personalizando campos abertos do modelo
• Anexando a fatura pendente clicando no símbolo do clipe de papel e localizando o arquivo
• Revisando o e-mail para garantir que você não tenha perdido nenhum campo
• Enviando agora ou agendando um horário por meio de sua interface de programação de aplicativos (API)

É altamente recomendável usar uma API como o Twilio SendGrid como parte de seu processo, pois você pode criar um modelo, testar variações, agendar automaticamente e-mails e rastrear respostas. Se você está no negócio por conta própria, encontrará uma grande variedade de recursos em nosso site, incluindo modelos de e-mail de recibo de compra de varejo gratuitos que economizam tempo e aborrecimento para freelancers ocupados e proprietários de empresas.

Envie seus e-mails de fatura comercial com o Twilio SendGrid

O Twilio SendGrid oferece uma plataforma fácil e intuitiva para criar modelos e enviar e-mails de fatura. Fornecemos a base para você criar campanhas de e-mail bem-sucedidas em escala, incluindo criação, teste e rastreamento de faturas para vários clientes.

Ao automatizar mais do seu processo, você garantirá que seus e-mails de fatura comercial atendam aos padrões apropriados e sejam entregues sem erros, permitindo que você concentre sua atenção e esforço em agregar valor ao seu negócio. Visite nossa página de API de e-mail para saber mais!