Como organizar seu calendário de e-mail marketing da melhor maneira (modelo)
Publicados: 2022-12-21
O email marketing bem-sucedido tem tudo a ver com consistência e entrega da mensagem certa, para o público certo, na hora certa. Como você mantém todo o conteúdo do seu e-mail agendado e organizado de forma eficaz para atender a essas expectativas? A resposta? Um calendário de e-mail marketing. Seu calendário é uma ferramenta essencial para planejar, agendar e organizar seu conteúdo e datas de entrega para manter sua estratégia no caminho certo. Aqui estão algumas coisas que seu calendário de marketing por e-mail ajudará você a alcançar: Quando se trata de marketing por e-mail, a principal lição deve ser sempre planejar com antecedência e fazer o trabalho com antecedência para suas campanhas. Os calendários de marketing por e-mail são uma maneira de toda a sua equipe ver os próximos projetos, quem está fazendo o quê e quais projetos estão prontos para lançamento. Se você não planejar com antecedência suas campanhas de marketing por e-mail, mais cedo ou mais tarde ficará sobrecarregado com prazos que se aproximam e pequenas janelas de projeto. Para ajudá-lo a entender como seu calendário de marketing por e-mail deve funcionar, fornecemos um ótimo modelo no download para você começar. Quando você se sentir confortável com um modelo de planilha simples como este, tente usar o software CoSchedule Marketing Calendar como seu calendário de marketing por e-mail e faça mais com suas campanhas.
- Planeje o conteúdo que você compartilhará por e-mail com antecedência.
- Forneça visibilidade para toda a equipe sobre sua estratégia e execução de e-mail.
- Acompanhe seus envios e cumpra os prazos.
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Facilite as coisas para você e baixe seu pacote de marketing por e-mail . Esta planilha do Excel fácil de usar dará a você e sua equipe de marketing por e-mail a visão panorâmica necessária para manter todas as campanhas de e-mail enviadas organizadas. Além disso, você recebe um modelo de calendário de boletim informativo de bônus para continuar compartilhando um ótimo conteúdo com seus assinantes durante todo o ano. Além disso, existem vários outros modelos de marketing por e-mail neste kit que você achará úteis.Crie seu calendário de marketing por e-mail com um software simples
Com o software Calendário de Marketing gratuito para sempre da CoSchedule, você pode:- Integre-se perfeitamente à sua plataforma de marketing por e-mail favorita. Você já tem uma plataforma de e-mail incrível que conhece e adora, então por que desistir dela? Conecte facilmente sua plataforma de e-mail preferida ao CoSchedule Marketing Calendar com apenas alguns cliques.
- Escreva sempre linhas de assunto de e-mail dignas de cliques. Use o testador de linha de assunto de e-mail exclusivo do CoSchedule Marketing Calendar para otimizar e aperfeiçoar cada linha de assunto para gerar mais aberturas, cliques e conversões.
- Obtenha visibilidade total de TODA a sua estratégia de marketing. Diga “adeus” ao conteúdo de marketing desconexo e pule constantemente de uma tela para outra. Com o marketing por e-mail, é fácil ver como suas campanhas de e-mail se relacionam com o restante de sua estratégia de marketing e fazer ajustes rapidamente, se necessário.
O que é um calendário de marketing por e-mail?
Antes de seguirmos as etapas envolvidas na criação do melhor calendário de marketing por e-mail, vamos abordar o elefante na sala: o que exatamente É um calendário de marketing por e-mail?Definição do calendário de marketing por e-mail:
Um calendário de marketing por e-mail é uma estrutura que ajuda os profissionais de marketing a planejar, organizar, agendar e executar projetos de e-mail. Ele fornece uma única fonte de verdade para e-mails pontuais (por exemplo, disparos de e-mail), programas de e-mail recorrentes (por exemplo, boletins mensais), campanhas de e-mail (por exemplo, lançamentos de produtos), marketing por e-mail de evento (por exemplo, e-mails de webinar), marketing por e-mail automações (por exemplo, novos fluxos de boas-vindas aos assinantes de e-mail) e todos os outros projetos de marketing por e-mail.
Como criar um calendário de marketing por e-mail
Embora existam mais itens de ação sobre os quais você aprenderá nas etapas a seguir, aqui está o TL;DR sobre como criar um calendário de marketing por e-mail:- Determine suas campanhas de marketing por e-mail e quem será responsável por liderar cada uma. Começar com uma lista simples funcionará bem.
- Decida quando cada campanha de e-mail será enviada (pense nas datas de início e término de cada campanha). Descubra quantos e-mails você incluirá em cada uma das campanhas. Adicione cada e-mail para cada campanha ao seu calendário. Dica: Recomendamos criar uma campanha de marketing no CoSchedule Marketing Suite para cada campanha de e-mail. Em seguida, basta adicionar cada projeto de e-mail na respectiva data de envio.
- Decida como deseja segmentar sua lista de e-mail. Escolha seus segmentos com base em onde seus assinantes estão em seu processo de compra. Identifique quais das suas listas de e-mail devem ser excluídas de cada campanha.
- Use suas datas de envio de e-mail para determinar quando sua equipe precisa começar a trabalhar em cada uma de suas campanhas.
Etapa 1: determinar quem é o proprietário de cada envio de e-mail
A primeira coisa que você precisa identificar em seu calendário de email marketing é quem é o proprietário de cada campanha. Essa pessoa é a pessoa-chave para todos os aspectos de uma campanha e garante que tudo ocorra sem problemas. As principais funções desta função serão:- Escrever linhas de assunto e conteúdo do corpo do e-mail.
- Colaborar com designers para criar gráficos de e-mail, se necessário.
- Determinar quais segmentos da lista receberão o e-mail.
Etapa 2: determinar tópicos, temas e periodicidade do e-mail
Antes de começar a planejar sua campanha, decida quais tópicos seus e-mails abordarão. Você está lançando um novo produto ou promovendo um próximo webinar, ou espera fornecer aos novos assinantes um conteúdo introdutório útil? Trabalhe com sua equipe para decidir o tópico que cada e-mail de sua campanha abordará. Alguns temas comuns são:- Lançamento de novo produto
- Próximo webinar
- Boletim semanal (os tópicos mudarão semana a semana)
- Novo conteúdo que você escreveu
- Nova funcionalidade para o seu produto existente
- Próxima venda ou evento
- Trabalhe com sua equipe de marketing por e-mail para determinar os tópicos de cada uma de suas campanhas.
- Registre cada tópico em seu modelo de calendário de marketing por e-mail que complementa este artigo.
- Decida em que temporada cada campanha de e-mail será enviada.
Etapa 3: estabeleça uma cadência de envio de e-mail
Nesta etapa, você identificará a quantidade de emails a serem criados para cada campanha. Esse número pode ser difícil de descobrir. Quantos e-mails são demais? Qual é o limite entre enviar spam para o seu público e enviar a eles a quantidade certa de conteúdo? Comece com esses cronogramas básicos de entrega de e-mail para diferentes tipos de conteúdo que você pode precisar promover. E se você estiver fazendo mais do que apenas um único conteúdo? E se você estiver promovendo o lançamento de um produto? Aqui está sua programação de publicação de e-mail para isso também. Que tal um modelo promocional de e-mail de webinar? Se você decidir enviar um boletim informativo, tente enviar um pelo menos uma vez por mês ou semanalmente, se conseguir criar conteúdo suficiente. Se você estiver indo para um por semana ou uma vez por mês, envie seus boletins às quartas-feiras, pois é considerado o melhor dia para enviar e-mails. Registre cada e-mail que deseja enviar em seu calendário. Itens de ação:- Puxe o número de e-mails projetados para cada campanha.
- Liste cada e-mail da campanha em seu calendário.
Etapa 4: Identifique o segmento de e-mail da campanha e considere sua lista de supressão
Seu calendário de e-mail marketing também deve conter informações sobre qual lista você planeja enviar nesta campanha. Por exemplo, você pode ter uma campanha que vai para todos em sua lista, ou você pode dizer que esta campanha deve ir apenas para as pessoas que assistiram ao seu último webinar. Você não quer enviar seus e-mails para todas as pessoas da sua lista porque nem todos os seus assinantes estão na mesma fase do seu funil de marketing. Por exemplo, se você tem um cliente que está aprendendo sobre seu produto, ele não precisa ver um e-mail que o incentive a comprar neste segundo. Como você pode fazer tudo isso? Primeiro, você precisa construir sua lista. Experimente algumas das táticas a seguir e veja a quais seu público responde:- Adicione CTAs ao seu site.
- Forneça a eles algo de valor que eles possam baixar em troca de seu endereço de e-mail.
- Publique conteúdo em outros sites e incentive os leitores a aprender mais, ingressando em sua lista de e-mail.
- Construa sua lista de e-mail.
- Decida como deseja segmentar sua lista de e-mail.
- Escolha seus segmentos com base em onde seus assinantes estão em seu processo de compra.
- Identifique quais das suas listas de e-mail devem ser excluídas de cada campanha.
Passo 5: Esclareça o objetivo da sua campanha de e-mail
Qual objetivo você deseja que sua campanha de e-mail alcance? Você está tentando vender mais de um determinado produto ou está tentando criar reconhecimento para sua marca? Definir metas afeta todas as partes do seu marketing, incluindo seus e-mails. Esses objetivos ajudam a definir o objetivo do envio do seu e-mail em primeiro lugar. Cada meta que você cria para suas campanhas de e-mail deve ser SMART ou: Criar metas não precisa ser complicado. Como você conhece os tópicos de cada uma de suas campanhas, suas metas devem surgir naturalmente. Por exemplo, se você está lançando um novo produto, sua meta pode ser atingir uma quantidade X de vendas em uma semana. Se você estiver promovendo um webinar, seu objetivo girará em torno de aumentar suas inscrições. Item de ação: defina metas de marketing por e-mail.Etapa 6: escreva as linhas de assunto do seu e-mail
As linhas de assunto podem ser um pouco difíceis de escrever. O que faz uma boa linha de assunto? Você deve incluir emojis em suas linhas de assunto? Que idioma você deve adicionar em suas linhas de assunto para ajudar a aumentar as taxas de abertura? O CoSchedule tem uma ferramenta gratuita para facilitar a escrita de ótimas linhas de assunto com o Email Subject Line Tester. Hit Score My Subject Line, e o testador mostrará maneiras de melhorar sua linha de assunto: Inclua pelo menos duas linhas de assunto para seu teste A/B e registre-as em seu calendário. Itens de ação:- Escreva linhas de assunto em potencial.
- Execute-os por meio do Testador de linha de assunto de e-mail.
- Escolha suas duas principais linhas de assunto para seu teste A/B.
Etapa 7: planeje o conteúdo do seu e-mail (não se esqueça de incluir links para gráficos e vídeos)
Em seguida, determine qual conteúdo você compartilhará em cada e-mail. Por causa deste modelo, chamaremos cada bloco de conteúdo em seu boletim informativo de "história principal". Cada história principal deve ser um link, artigo, produto ou outro conteúdo que você colocará no e-mail. Não precisa ser a cópia exata do e-mail que você escreverá, apenas os itens que o e-mail promoverá. Um dos últimos elementos a registrar em seu calendário de e-mail marketing são os links para gráficos e vídeos que foram criados para cada e-mail em sua campanha. Isso é importante para toda a sua equipe de marketing por e-mail porque eles precisam acessar quais imagens e vídeos estão associados a cada e-mail. Se tudo estiver em uma pasta, você corre o risco de a imagem errada ser enviada para o e-mail errado. Cada imagem e vídeo deve estar vinculado ao seu calendário para que seja facilmente acessado pelo proprietário da campanha. Itens de ação:- Trabalhe com designers para criar gráficos ou vídeos para seus e-mails.
- Carregue-os em um sistema de armazenamento de arquivos como Dropbox ou Google Drive.
- Vincule de volta à pasta em seu calendário.
Etapa 8: determine as datas e horários de envio de cada e-mail
Em que data e hora cada e-mail está sendo enviado? Este é um elemento essencial a ser estabelecido em seu calendário de marketing por e-mail, pois permite que sua equipe de marketing determine quando precisa começar a trabalhar em um e-mail para garantir que seja feito a tempo. Primeiro, vamos cobrir o melhor momento para enviar seus e-mails. De acordo com dez estudos, os melhores horários para enviar seus e-mails são: Enquanto os melhores dias para enviar e-mails são: Agora, isso não quer dizer que esses são os horários e dias para enviar seus e-mails. Você precisará experimentar e ver quais dias e horários seu público prefere ou é mais ativo. Tente os seguintes horários e datas para começar. Depois de determinar os dias e horários para cada envio de e-mail, você pode retroceder para determinar quando sua equipe precisa começar a trabalhar na campanha para concluí-la no prazo. Por exemplo, digamos que seu fluxo de trabalho de publicação de e-mail seja mais ou menos assim:- O proprietário da campanha de e-mail escolhe os tópicos da campanha e o número de envios: um dia
- Redatores escrevem e-mails: dois dias
- Redatores editam e-mails: um dia
- O proprietário da campanha aprova e-mails: um dia
- Designers criam imagens e vídeos: Três Dias
- Designers editam imagens e vídeos: One Day
- Imagens e vídeos são aprovados pelo proprietário da campanha: One Day
- Cópia e gráficos são adicionados à plataforma de e-mail: One Day
- As listas de e-mail são escolhidas: Um dia
- O e-mail está pronto para publicação: um dia
- Usando os melhores horários para enviar um e-mail e as preferências do seu público, determine a que horas você enviará seus e-mails.
- Repita o processo para decidir em quais dias você enviará seus e-mails.
- Use essas datas para determinar quando sua equipe precisa começar a trabalhar em cada uma de suas campanhas.
Etapa 9: acompanhe o status de cada campanha
Seu calendário de marketing por e-mail deve mostrar o status de cada uma de suas campanhas de marketing por e-mail. Dessa forma, você, como gerente, pode ver o que está por vir, o que está preparado e pronto para enviar e no que sua equipe está trabalhando a seguir. Divida o status da sua campanha em três seções:- Novo: esta é uma nova campanha que foi adicionada recentemente ao seu calendário. Ninguém em sua equipe de marketing por e-mail tocou nesta campanha.
- Em andamento: sua equipe de e-mail está trabalhando em conteúdo, gráficos e muito mais para este e-mail. Depois de concluídos, eles passarão para o proprietário do projeto para revisão final.
- Completo: Neste ponto, o e-mail foi projetado, as linhas de assunto foram escritas e o proprietário do projeto está confiante de que este e-mail está pronto para ser enviado à lista identificada.
- Configure sincronizações semanais com sua equipe de marketing por e-mail.
- Revise todas as novas campanhas que foram adicionadas ao calendário. Atualize seu status.
- Revise as campanhas em andamento. Atualize seu status conforme necessário.
- Revise as campanhas concluídas. Atualize o status deles em seu modelo de calendário de marketing por e-mail quando terminar.
Etapa 10: registre os resultados do teste A/B de suas linhas de assunto
Depois de enviar sua campanha, identifique qual das duas linhas de assunto que você criou venceu o teste A/B. A maioria dos provedores de serviços de e-mail permite que você teste A/B suas linhas de assunto dentro da plataforma. Com base no desempenho de cada linha de assunto, sua plataforma de e-mail pegará a linha de assunto vencedora e a enviará para o restante da sua lista. Itens de ação:- Puxe os resultados do seu teste A/B.
- Registre a linha de assunto vencedora.
O que incluir no seu calendário de e-mail marketing
Diferentes tipos de envio de e-mail podem entrar em um calendário de marketing por e-mail. Inspire-se na lista abaixo e preencha as lacunas com as necessidades exclusivas de e-mail da sua empresa.1. Boletins informativos
Newsletters são uma ótima maneira de manter seus contatos informados sobre atualizações importantes ou novos produtos/serviços em seu setor. Eles também podem ser usados como uma forma de compartilhar notícias da empresa ou aumentar o entusiasmo sobre seu próximo evento. De acordo com as estatísticas de e-mail, os clientes geralmente querem receber notícias suas mais de uma vez por mês. Com isso em mente, aponte para 2-4 newsletters por mês.2. Promoções
Você sabia que em 2022, 76% dos clientes planejam fazer compras na Black Friday? As promoções de varejo populares sempre devem ter um lugar no seu calendário de marketing por e-mail. O planejamento ajudará você a executar campanhas bem-sucedidas, deixando tempo suficiente para avaliar a estratégia e fazer os ajustes necessários. Além disso, planeje testar o tamanho do e-mail, cores, produtos em destaque e linhas de assunto para maximizar o desempenho.3. Eventos
Você hospeda regularmente eventos, webinars ou podcasts online ou presenciais? Dependendo do tamanho do evento, avise seus contatos com antecedência de 1 a 12 semanas sobre esses eventos. Esse planejamento ajudará a aumentar a frequência e o engajamento. Nos e-mails, inclua informações de inscrição, como taxas de ingressos, localização, link de inscrição, palestrantes e muito mais. Além disso, adicione depoimentos de participantes anteriores para obter credibilidade.4. Lançamentos
Ter um público de e-mail disponível para um lançamento pode definir o tom da demanda e do entusiasmo em relação ao seu novo produto ou serviço. Use o e-mail para anunciar o lançamento, mas também agende de 3 a 5 atualizações sobre o processo de desenvolvimento e ofereça aos primeiros usuários uma chance de serem reconhecidos por seu envolvimento.5. Temas
Uma campanha de e-mail baseada em tema permite enviar mensagens direcionadas que são relevantes e interessantes para seus assinantes. Planeje seus temas anuais para incluir os próximos feriados e temporadas ou abordar importantes pontos problemáticos que seus leitores enfrentam. Por exemplo, se sua empresa estiver no nicho de bem-estar, você pode agendar uma série de e-mails com foco na saúde a partir de novembro sobre como se manter saudável durante a temporada de gripes e resfriados.6. Temporadas
Aproveite as diferentes estações e eventos ao longo do ano para envolver seus assinantes. Por exemplo, se você é uma loja de roupas, pode enviar um e-mail para desejar um feliz inverno aos seus contatos e promover suas meias e luvas mais aconchegantes ao mesmo tempo.7. Feriados
As férias são uma oportunidade de ouro para enviar e-mails temáticos que envolvem seus assinantes. É obrigatório adicioná-los ao seu calendário. Dependendo do seu público, considere adicionar e-mails sobre Natal, Hanukkah, Ação de Graças, 4 de julho, Kwanzaa ou Memorial Day.8. E-mail Marketing Automatizado
Por fim, as campanhas automatizadas de marketing por e-mail podem ser sua arma secreta de geração de leads. Você sabia que os e-mails de boas-vindas automatizados contribuem com a maior porcentagem de vendas? Eles permitem que você colete assinantes, alcance-os e envolva-os ou converta-os no momento certo. Criar um plano automatizado pode ser assustador, por isso é importante consultar seu calendário de marketing por e-mail e descobrir a segmentação e o tempo.Como organizar todos os seus envios de e-mail com um calendário de marketing por e-mail
Organizar todo o marketing por e-mail em um só lugar é mais fácil com uma ferramenta projetada para organizar todo o seu marketing por e-mail em um só lugar. Os modelos de calendário de marketing por e-mail de planilha que fornecemos nesta peça são um bom começo. Mas se você quiser melhorar seu jogo, considere o seguinte processo que sugerimos como uma prática recomendada. Com o CoSchedule Marketing Suite, você terá um calendário de conteúdo como este: Vamos transformar essa página em branco em um calendário de marketing por e-mail adicionando primeiro boletins informativos por e-mail. Os boletins geralmente têm cadências de envio regulares, como semanal ou mensal. Com o CoSchedule Marketing Suite, você pode criar um projeto recorrente para newsletters como este: Você notará que pode definir expectativas claras para garantir que os boletins sempre saiam como desejado:- O fluxo de trabalho da tarefa atribui automaticamente a propriedade a um membro da equipe que você escolher com uma data de vencimento específica para que você possa responsabilizá-lo pela conclusão do trabalho.
- A newsletter também pode ser agendada para ser enviada em um horário específico, como meio-dia neste caso.
- Este boletim informativo também será repetido às segundas-feiras para sempre e será adicionado automaticamente ao seu calendário de e-mail quatro semanas antes da data de envio, para que você esteja sempre cerca de um mês adiantado. Isso é útil em caso de doenças inesperadas, mau tempo e outras circunstâncias imprevistas.