Como melhorar o tempo de resposta do seu e-mail

Nada é mais valioso do que enviar uma resposta rápida a um cliente com problemas. Enviar uma resposta rápida tem muitas vantagens.

Um cliente que recebe uma resposta instantânea fica satisfeito com o seu serviço. Se eles tiverem que tomar uma decisão sobre a escolha de um produto ou serviço, eles podem decidir mais rapidamente. Se eles estiverem enfrentando um problema e o suporte for fornecido a eles rapidamente, eles elogiarão o atendimento ao cliente pós-venda da empresa. Além disso, uma taxa de resposta rápida no e-mail significa que o nome da sua empresa permanece fresco na mente dos usuários.

Vamos discutir as maneiras pelas quais sua taxa de resposta de e-mail pode ser melhorada.

Configurar respostas de e-mail automatizadas para perguntas genéricas

Assim, por exemplo, se um cliente em potencial perguntar quanto tempo levará a entrega do produto, ele poderá receber uma resposta padrão relacionada aos prazos de entrega. Ao criar a resposta automática, personalize a mensagem de e-mail com os detalhes do cliente.

Neste caso, o número de rastreamento do pedido deve ser incluído no e-mail. Da mesma forma, adicionar o endereço do cliente no e-mail melhorará a satisfação do usuário.

Use ferramentas de e-mail que funcionam usando inteligência artificial

Ferramentas artificialmente inteligentes fazem uso do processamento de linguagem natural para fazer uma análise de sentimento.Ao ler o conteúdo do e-mail a ferramenta consegue classificar o tom do cliente.Se o remetente estiver insatisfeito, ele pode receber uma resposta relevante. Por exemplo, se o cliente enviar um e-mail dizendo que o serviço foi ruim, ele poderá receber uma resposta de desculpas ou talvez um brinde.

Os representantes de atendimento ao cliente geralmente levam muito tempo pensando na resposta certa, especialmente se o cliente estiver de mau humor. Por outro lado, as ferramentas de IA podem enviar uma resposta imediata, procurando a resposta mais adequada no banco de dados.

Além de analisara intenção da mensagem, os e-mails podem ser categorizados com base em seu conteúdo e linha de assunto. Ao gerenciar e-mail com AI , a marcação automática pode ser feita. Assim fica mais fácil classificá-los e eles podem ser encaminhados para os departamentos competentes.

As ferramentas ajudam na criação de fluxos de trabalho. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode rotear e-mails de acordo com os tipos de assunto. Cada representante de atendimento ao cliente pode ser atribuído no assunto do e-mail específico. No entanto, isso representa uma ameaça de trabalho monótono para os funcionários.

Deixe clara a responsabilidade de cada membro da equipe

Atribua e-mails a membros designados da equipe. Não deve haver nenhuma confusão sobre quem está respondendo aos e-mails. Os e-mails ficam sem resposta quando os membros da equipe pensam que outra pessoa pode estar respondendo a um e-mail do cliente.

Para suporte contínuo ao cliente, contrate pessoas em diferentes fusos horários. Um representante deve ser designado para responder à sua consulta em todos os momentos. Para responder mais rapidamente, os representantes devem usar modelos pré-criados e modificá-los conforme necessário.

Contrate pessoas dedicadas a fornecer suporte por e-mail. Se o representante for responsável por fornecer suporte por meio de ligações e e-mails, sua atenção será desviada. Se você não estiver usando ferramentas automatizadas,uma taxa de resposta rápida será possível se um membro da equipe se concentrar no e-mail.

Use uma ferramenta de verificação ortográfica

Ao enviar e-mails profissionais, é importante usar a gramática e ortografia corretas. Mesmo que as habilidades linguísticas dos representantes sejam excepcionais, os humanos cometem erros. Ter uma extensão de uma ferramenta de gramática garantirá que não haja erros gramaticais. O e-mail fica pronto para ser enviado em menos tempo com o auxílio de uma ferramenta.

Você não quer cometer erros como escrever “envio” em vez de “envio” ou “pedido” em vez de “pedido”. Em outras palavras,a ferramenta ajuda a enviar respostas rápidas por e-mail, garantindo que o tom e a linguagem sejam consistentes e profissionais.

Contrate pessoas com grandes habilidades analíticas

Os clientes enviam e-mails de todos os tamanhos. Os representantes de suporte ao cliente podem não ter tempo para ler e-mails longos. Leitura rápida ou folhear é uma habilidade valiosa.

Uma taxa de resposta rápida depende da eficiência com que o representante do suporte ao cliente analisa o problema e envia uma resposta .Obviamente, a velocidade de resposta também depende da rapidez com que o representante pode digitar. O representante se tornará um especialista à medida que ganha mais experiência no trabalho.

Uma regra prática é não entregar toda a tarefa de responder a e-mails a um novo contratado. É provável que o iniciante tenha muitas perguntas. Confirmar respostas de gerentes ou outros membros da equipe levará tempo, o que, por sua vez, diminui a taxa de resposta. Um iniciante deve sempre trabalhar em parceria com um representante sênior do cliente.

Crie uma ampla base de conhecimento

É improvável que o representante de atendimento ao cliente se lembre de todas as soluções de perguntas - especialmente se ele fizer parte de uma empresa técnica. Os artigos da base de conhecimento devem ser facilmente acessíveis.

A equipe que cria artigos e documentação precisa apresentar nomes detalhados. Um exemplo dessa convenção de nomenclatura é “política de remessa – clientes locais – versão atualizada”.

Idealmente, deve haver uma barra de pesquisa onde as palavras-chave podem ser pesquisadas. Os representantes do cliente podem procurar instantaneamente o artigo mais relevante que contém a solução para a consulta do cliente.

Importância do tempo da taxa de resposta no SEO Link Building

Para a equipe de otimização de mecanismo de pesquisa (SEO) que está entrando em contato com sites de postagem de convidados, uma resposta rápida pode melhorar muito seus esforços de criação de links. Uma taxa de resposta rápida significa:

• O processo de obtenção de links é mais rápido – resulta em uma colaboração mais rápida com a equipe de conteúdo para redigir um artigo e publicá-lo.
• Se o webmaster não estiver interessado em colaborar, é melhor ser rejeitado do que ser fantasma.

Uma taxa de resposta rápida mantém os construtores de links motivados a alcançar mais pessoas.

Imagine como será desanimador se você perder tempo criando uma lista de prospects, elaborando e-mails personalizados para cada um deles e ainda assim não obter resposta de nenhum deles.

O envio de conteúdo direcionado ajuda a melhorar os esforços de SEO da seguinte maneira:

1. Um cliente lhe envia um e-mail perguntando sobre um determinado produto ou serviço.
2. Você responde a eles enviando um blog relevante ou artigo de help desk do site.
3. Seu site obtém um aumento no tráfego (como o conteúdo é direcionado, o usuário provavelmente permanecerá na página da Web por mais tempo e a taxa de rejeição é baixa).
4. O Google acha que a página da Web corresponde à intenção do usuário e a move para uma posição mais alta nas páginas de resultados de pesquisa.

Como os e-mails ajudam no SEO

Este artigo discutiu como enviar respostas rápidas por e-mail. A questão é: isso afeta o SEO de alguma forma? Vamos dividir a resposta em duas categorias.

Envio de e-mails para clientes em potencial

O e-mail marketing é um canal de aquisição de clientes muito importante. Se alguém nunca ouviu falar da sua empresa ou se esqueceu o nome da sua empresa, pode procurá-lo imediatamente nos mecanismos de pesquisa.

Leia: Como o email marketing pode ajudar a impulsionar seus resultados de SEO usando vídeo

Se o seu site ou aplicativo tem um bom desempenho em relação ao SEO, sua marca aparecerá no topo dos resultados. Dessa forma, o tráfego em seu site ou aplicativo aumentará e resultará diretamente em um aumento na taxa de conversão. É importante lembrar que o SEO não é um serviço autônomo, mas também ajuda a direcionar o tráfego por outros canais.

Envio de e-mails para clientes existentes

Como empresa, você tem os endereços de e-mail dos clientes existentes. Se alguém se inscreveu em seu boletim informativo, eles podem receber atualizações regulares sobre descontos, promoções especiais, conteúdo informativo, novos produtos ou serviços.

O tráfego direcionado também tem uma probabilidade maior de conversão.

Se um cliente existente enviar a você um problema específico, ele poderá receber links para o conteúdo do site relacionado ao problema.

Para grandes empresas, os boletins também podem ser categorizados em diferentes tópicos. Os clientes potenciais e existentes podem se inscrever em tópicos de nicho nos quais estão interessados. Dessa forma, o site da sua marca começará a receber tráfego útil que ajudará nos esforços de SEO .

O objetivo do SEO é criar um serviço que atenda às necessidades dos clientes.Mesmo que a satisfação do usuário não esteja diretamente ligada ao SEO, um atendimento ao cliente de primeira linha resultará em marketing boca a boca. As pessoas pesquisarão o nome da sua marca e permanecerão mais tempo na página da Web, o que já é uma vitória.