Segmentação de e-mail para organizações sem fins lucrativos

Trabalhei com organizações sem fins lucrativos por quase uma década como parte de uma carreira em marketing, comunicação e jornalismo. E diretores e líderes de desenvolvimento bem-sucedidos em quase todas as instituições de caridade que conheço priorizam os relacionamentos.

Isso porque os relacionamentos são as conexões entre as pessoas que ajudam as agências sem fins lucrativos a angariar doações notáveis ​​e apoio inabalável para suas missões. É por isso que saímos para almoçar com clientes em potencial, realizamos eventos especiais para membros do conselho e paramos o que estamos fazendo quando grandes doadores passam no escritório.

Você quer que as pessoas saibam que você se importa e compartilhem os mesmos valores e missão que eles.

Mas há apenas tantos almoços na semana. Você também precisa integrar o marketing digital para alcançar seus apoiadores. O e-mail direto é um dos métodos mais eficazes, se feito corretamente.

“Querido SEU NOME AQUI” não é bom o suficiente. Você não pode construir relacionamentos sem personalização consciente.

Para fazer com que seus apoiadores se sintam membros especiais da comunidade de sua instituição de caridade, você precisa integrar uma prática de marketing conhecida como segmentação de e-mail. Esse refinamento em sua campanha de e-mail direto pode mais que dobrar o engajamento de seus destinatários de e-mail, e não é tão complicado quanto você pensa.

Com a segmentação de e-mail para organizações sem fins lucrativos, é possível dividir sua lista em diferentes grupos ou segmentos. Você pode personalizar suas mensagens para se adequar a cada grupo, dando a cada pessoa um motivo claro para abrir seu e-mail e responder com um clique.

Pronto para aprender mais? Este guia ajudará você a entender rapidamente as práticas recomendadas de segmentação de lista de organizações sem fins lucrativos, para que você possa voltar a fazer a diferença em sua comunidade.

O que é um “segmento” de e-mail?

No mundo imobiliário, as pessoas sempre falam sobre “localização, localização, localização”. No marketing e na construção de relacionamento com o cliente, é “público, público, público”. Em outras palavras, você precisa criar a mensagem certa e usar as imagens mais relevantes para se conectar com dados demográficos específicos.

Segmentos de e-mail, então, são basicamente pequenos públicos-alvo que são separados de toda a sua lista de e-mail para personalizar seu conteúdo apenas para eles. Por exemplo, um grupo de idosos que vive em uma comunidade de aposentados responderá de forma muito diferente a um determinado prompt do que um punhado de millennials solteiros que moram no centro da cidade.

No entanto, os segmentos de e-mail não são separados apenas por idade ou localização. Você pode optar por dividir sua lista de e-mail em diferentes grupos de maneiras personalizadas que funcionam melhor para sua organização.

Por que as organizações sem fins lucrativos devem usar a segmentação de lista de e-mail?

Quando se trata da eficácia da segmentação de listas de e-mail, realmente não importa se sua organização é sem fins lucrativos ou com fins lucrativos – toda empresa deve segmentar suas listas de e-mail. Aqui estão duas razões principais:

1. Mais pessoas abrirão seus e-mails.

Se você nunca analisou o back-end do seu provedor de serviços de e-mail direto, pode ter um choque. Se você está alcançando ou acima da taxa de abertura média de 20,57% para organizações sem fins lucrativos, você está indo muito bem! Mas isso significa que 80% podem estar perdendo o que você deseja compartilhar. A segmentação de e-mail ajuda a melhorar essa estatística para você.

2. Mais pessoas se envolverão com sua mensagem.

Relacionamentos são vias de mão dupla. Você quer que as pessoas cliquem, enviem e-mail, leiam, baixem, liguem ou – o mais importante – doem. Quando você divide sua lista de e-mail em grupos diferentes, as pessoas sabem que você está falando diretamente com elas e estarão mais propensas a responder.

Como se comunicar com seus segmentos

Até agora, você já deve estar inventando maneiras de segmentar sua lista de e-mail. Aqui estão alguns dos meus anos em organizações sem fins lucrativos, com sugestões sobre a melhor forma de se comunicar com cada uma delas:

Membros do conselho

Estas são suas melhores ligações de desenvolvimento com amigos endinheirados prontos para apoiar sua missão. Limite a comunicação a artigos e fotos de bem-estar, convites para eventos especiais, boletins eletrônicos e informações importantes necessárias para que eles tomem decisões. Lembre-se: eles têm tempo limitado, por isso é importante chegar rapidamente ao ponto.

Doadores

Se alguém participou de um evento especial de “criador de amigos” alguns anos atrás – independentemente de licitar no leilão silencioso ou não – é um doador. Verifique o relatório anual da organização para obter uma lista dos doadores e certifique-se de que eles tenham seu próprio segmento.

Voluntários

Esses indivíduos generosos e atenciosos são o coração de qualquer organização sem fins lucrativos. Mostre que você valoriza o interesse e a dedicação deles, mantendo-os atualizados sobre o que está acontecendo em sua organização.

Você não apenas pode enviar a eles todas as atualizações que os membros do conselho recebem, mas também pode incluir pesquisas ou atualizá-las sobre necessidades administrativas que podem ajudar sua agência a se fortalecer. Eles estão prontos para ajudar, então dê a eles oportunidades para fazê-lo.

Destinatários do Serviço

É importante lembrar que todos os que se beneficiam de sua organização sem fins lucrativos estão no mesmo nível quando se trata de representar sua missão em toda a comunidade. Sejam pais em um programa pós-escola ou proprietários de terras nas proximidades para iniciativas ambientais, as pessoas que se beneficiam de seu bom trabalho podem se tornar alguns dos defensores mais valiosos que você tem.

Funcionários

Não negligencie os funcionários que passam todos os dias trabalhando em sua organização. Algumas organizações sem fins lucrativos são grandes ou remotas o suficiente para que as comunicações entre agências possam ser um desafio. Aqueles que estão envolvidos no funcionamento interno precisam se sentir inspirados e motivados para continuar o trabalho, e você vai querer falar com eles de maneira muito diferente do que com qualquer outra pessoa.

Como começar a segmentar listas

Às vezes, é óbvio com base na estrutura da sua organização sem fins lucrativos. Por exemplo, uma vez trabalhei como diretora de comunicação para um programa pós-escola. Tínhamos cinco locais, com conselhos consultivos para cada local. Era simples criar segmentos de e-mail com base na geografia. Outras maneiras de segmentar listas incluem:

Usando seu conhecimento existente

Você pode cruzar listas de membros do conselho ou voluntários com sua lista de e-mail. Você pode reunir uma lista de empresas locais em uma determinada cidade por meio de uma associação à Câmara de Comércio. Você também deve ter acesso a um diretório de funcionários. Você pode se surpreender com o quão longe o conhecimento institucional pode levá-lo.

Pesquise o comportamento passado

Quando você sair em branco, poderá usar um software de doação ou até mesmo planilhas internas de rastreamento de doações para reconhecer membros de diferentes segmentos. Se alguém doou ou foi voluntário no passado, você pode usar essas informações para colocá-lo no segmento certo.

Faça uma pesquisa

Trabalhei, fui voluntário e doei para muitas organizações sem fins lucrativos ao longo dos anos, então sei que a organização e a manutenção de registros nem sempre são uma prioridade. Se você não sabe como dividir sua lista de contatos, pergunte diretamente a eles!

Não há necessidade de desculpas: uma simples pesquisa por e-mail alertando-os sobre seus esforços para fornecer as notícias mais importantes e agradáveis ​​para eles será suficiente.

Faça uma aula de tecnologia

Se você ainda está um pouco preocupado com suas habilidades técnicas nos bastidores, o Constant Contact ajuda você. Confira nosso guia sobre como segmentar uma lista de e-mail.

A segmentação de e-mail economiza tempo

Depois de descobrir o back-end, você descobrirá que esse processo o ajudará a refinar suas mensagens a longo prazo. Você pode aumentar os esforços de angariação de fundos e manter seus apoiadores engajados, economizando tempo que gastaria criando mensagens genéricas e não direcionadas.