Escrita de e-mail 101: como escrever e-mails melhores em 2021 (mais de 14 maneiras)

Escrever e-mails de alto nível é mais fácil falar do que fazer. Ao contrário de uma postagem de blog ou tela em branco, você tem apenas alguns campos e tantos personagens para brincar para criar uma obra-prima envolvente.

Faça certo e seu e-mail será notado, aberto e clicado. Se errar, seus e-mails acabarão sendo ignorados.

Escrever e-mail é uma arte e uma ciência. É uma arte porque requer criatividade, técnica e uma boa narrativa geral. E é uma ciência porque existem fórmulas e práticas recomendadas que você pode seguir para identificar as necessidades do cliente e aumentar o engajamento.

É também uma habilidade — não um talento inerente. Aprender a escrever e-mails excelentes leva tempo, prática e um pouco de conhecimento.

Esteja você escrevendo um e-mail profissional para seu chefe, colega ou cliente, ou um e-mail comercial para uma lista de mais de 100.000 destinatários, existem práticas recomendadas universais para tornar suas mensagens mais eficazes – e elas funcionam para outras formas de comunicação empresarial também.

Primeiro, vamos detalhar o ponto em que a redação de e-mails é importante (tipo, muito) - depois, abordaremos as práticas recomendadas para escrever e-mails melhores.

Por que a escrita de e-mail é importante (e dados para fazer backup)

A qualidade da redação de e-mails é importante, mas não acredite apenas em nossa palavra – veja o que os dados têm a dizer:

• A sobrecarga de e-mail é real
• Conteúdo cativante leva à ação
• Os leitores estão sempre assistindo
• Os usuários formam opiniões fortes rapidamente

A sobrecarga de e-mail é real

Os usuários enviaram uma média de 306 bilhões de e-mails por dia em 2020, o que significa que os 4 bilhões de usuários de e-mail do mundo receberam uma média de 77 e-mails por dia.

Toda vez que você envia um e-mail, essa mensagem compete com mais de 70 outros e-mails. Os usuários não estão abrindo e lendo mais de 70 e-mails todos os dias - eles estão escolhendo os mais interessantes, e o restante é excluído ou permanece fechado.

Uma linha de assunto bem escrita e um texto de pré-cabeçalho levarão a uma maior taxa de abertura. Então, cabe ao seu conteúdo de e-mail ganhar cliques e gerar conversões.

Conteúdo cativante leva à ação

Os entrevistados em nosso Relatório Global de Engajamento de Mensagens de 2020 afirmaram que o conteúdo cativante/divertido era o segundo elemento mais memorável e influenciador de cliques de um e-mail (depois de descontos/ofertas).

A personalização era importante, assim como os layouts e a marca, mas o conteúdo bem escrito superava o resto quando se tratava de influenciar a ação.

Os leitores estão sempre assistindo

Os leitores da Web têm uma incrível capacidade de detectar erros gramaticais e de digitação. A sério. Às vezes, eles são melhores do que uma equipe editorial em tempo integral.

Na verdade, 74% dos leitores da web prestam atenção à qualidade da gramática e da ortografia em seu site, e 59% afirmam que não lidam com empresas que cometem erros de digitação e erros óbvios online.

“O fato de uma porcentagem tão alta não confiar em uma empresa com ortografia ou gramática ruim apenas mostra como é crucial que as empresas aproveitem ao máximo todas as oportunidades”, diz Richard Michie, Diretor de Marketing e Tecnologia da Global Lingo.

“Você tem pouco tempo para causar uma boa impressão em um cliente em potencial, e se seu site ou anúncio [ou e-mail] estiver cheio de erros gramaticais, isso não o colocará em uma luz favorável”, continuou Michie.

Os usuários formam opiniões fortes rapidamente

Os usuários gastam apenas uma média de 5,59 segundos olhando o conteúdo escrito de um site antes de formar uma opinião e agir. Espere que seu e-mail tenha ainda menos tempo.

Se o seu destinatário digitalizar o conteúdo e ele não causar impacto, ele passará para algo que o faça. Cada parágrafo, frase e palavra precisa ser intencional. Com menos de 6 segundos de sobra, você não pode oferecer nada além do melhor.

Como escrever e-mails melhores: mais de 14 práticas recomendadas

1. Aprenda a escrever linhas de assunto de e-mail como um chefe

Tudo começa com a linha de assunto do seu e-mail. Não importa o quão bom seja seu conteúdo, descontos ou criativo - se a linha de assunto não for irresistível o suficiente para obrigar os leitores a clicar, ninguém nunca a verá.

Mantenha-o curto: cerca de 4 palavras.

Nossos dados de e-mail anteriores revelaram que os destinatários preferem linhas de assunto curtas e doces. Sinta-se à vontade para experimentar os mais longos, mas cerca de 4 palavras é um bom lugar para começar.

Adicione intriga ou uma chamada à ação (CTA) à sua linha de assunto. Faça com que seu destinatário tenha que abrir sua mensagem para ver o que está dentro.

Vá com calma nos pontos de exclamação, no entanto. No geral, vemos um engajamento menor quando as marcas usam exclamações nas linhas de assunto (taxa de abertura única de 20% versus 25% sem).

E não diga o óbvio. Você só tem tantos personagens para jogar em sua linha de assunto, então não desperdice imóveis valiosos lembrando a alguém que é uma venda de Black Friday, Cyber ​​Monday ou Memorial Day - eles sabem por que há uma venda. Nossos dados mostram que as linhas de assunto que mencionam um feriado de compras tendem a ter um desempenho pior do que aquelas que não mencionam.

Precisa de alguma inspiração? Confira 39 linhas de assunto de e-mail que abalaram nossa caixa de entrada !

2. Não se esqueça do seu texto de visualização

O texto de visualização (também conhecido como texto de pré-cabeçalho) é a cópia imediatamente à direita da sua linha de assunto. Se você deixar em branco, os provedores de serviços de e-mail (ESPs) geralmente o preencherão automaticamente com texto ou HTML na parte superior do seu e-mail, que geralmente é algo como: "Para visualizar este e-mail como uma página da Web, clique aqui".

Este é um imóvel nobre (perdendo apenas para sua linha de assunto), então não o desperdice! Se o seu destinatário está tomando uma decisão de fração de segundo para abrir seu e-mail ou pular para o próximo, este é o texto que pode empurrá-lo para o reino de “aberto”.

Mantenha este texto curto e vinculado à sua linha de assunto. Por exemplo, veja este texto de visualização do Ladders: “O que você faria se encontrasse um pinguim no freezer?” Isso é simplesmente intrigante o suficiente para me fazer clicar e descobrir a resposta.

3. Escolha o remetente de e-mail certo

De quem vem o e-mail é fundamental. Nossa pesquisa descobriu que os consumidores em todo o mundo concordam que o remetente é o fator mais influente na decisão de abrir um e-mail.

Certifique-se de escolher um endereço de e-mail e um nome que seus destinatários reconhecerão. Se eles não o reconhecerem, é provável que a mensagem vá para a pasta de spam.

4. Escreva uma introdução que dê um soco

Prenda seu leitor desde o início com uma primeira frase poderosa! Em seguida, siga uma linha de assunto forte com uma cópia sólida do e-mail que conduz o destinatário pelo restante do e-mail.

Entregue em sua linha de assunto e visualize as promessas de texto o mais rápido possível. Por exemplo, se você promoveu 50% de desconto na linha de assunto, não faça seus leitores procurarem pelo e-mail para encontrar essa oferta – deixe claro e óbvio.

5. Concentre-se acima da dobra

Você tem 8 segundos ou menos para cativar e reter seu público - cada rolagem conta. Projete seus e-mails para que seu conteúdo acima da dobra forneça o suficiente (sem entregar tudo) para atrair seu leitor a continuar rolando.

É mais fácil falar do que fazer – e é por isso que escrevemos um guia passo a passo sobre Como projetar conteúdo acima da dobra para um bom envolvimento da Uber .

6. É tudo sobre o desconto

Embora gostemos de pensar que os destinatários abrem e-mails por causa da estratégia de conteúdo, fidelidade à marca e designs de e-mail elegantes, geralmente esse não é o caso. Os destinatários de e-mail querem ofertas.

Nossa pesquisa descobriu que ofertas e descontos são os aspectos mais influentes (e memoráveis) de um email. Descontos profundos (40% ou mais), em particular, são mais legítimos e dignos de cliques.

O marketing tem tudo a ver com dar e receber - e você precisará tirar grandes descontos para que seus clientes lhe dêem o dinheiro deles.

7. Só envie se tiver algo a dizer

Suas palavras e e-mails devem agregar valor aos seus clientes.

“Em grande parte, a capacidade de entrega de e-mail é auto-realizável”, diz Dale Langley, líder de consultoria de entregabilidade do Twilio SendGrid. “Se você enviar um conteúdo que seu público deseja receber e que ele ache interessante, os algoritmos aprenderão que seu e-mail deve ser entregue na caixa de entrada.”

“Se você enviar um e-mail que não foi solicitado e não agrega valor, seus destinatários agirão de forma passiva ou negativa, e os algoritmos que controlam a filtragem aprenderão a entregar seu e-mail na pasta de lixo eletrônico. É claro que existem outros fatores de influência que contribuem para o sucesso do e-mail, mas, em última análise, se você enviar e-mails que as pessoas adoram, será bem-sucedido”, continuou Langley.

Saiba mais sobre como enviar seus e-mails importantes para as caixas de entrada de seus clientes em nosso mais recente Guia de capacidade de entrega .

8. Apare a cobertura

Hedging é quando você usa qualificadores para minar o que você está dizendo para ser mais educado ou menos abrupto. Por exemplo, quando você inicia um e-mail com "Acho que deveríamos..." ou "Seria bom se...", esses são casos de hedging.

Essas frases simples podem parecer maneiras seguras de expressar seus pensamentos, mas na verdade fazem você parecer incerto e inseguro. Retire-os da sua escrita de e-mail para ajudar seu e-mail a ir direto ao ponto principal.

9. Trabalhe em sua assinatura de e-mail

Sua assinatura de e-mail é uma peça importante, especialmente em e-mails formais ou e-mails comerciais profissionais. Reserve um tempo para refinar o seu para oferecer o pitch de elevador perfeito.

Sua assinatura de e-mail pode ser mais do que uma saudação ou uma simples aprovação - ela também pode fornecer mais informações aos seus destinatários e inspirá-los a agir.

Pense no tempo que você dedica ao design de seus cartões de visita. Você queria garantir que encontrou a imagem perfeita, informações de contato e CTA – faça o mesmo com sua assinatura de e-mail.

Por exemplo, aqui está minha assinatura de e-mail profissional:

Se desejar, sinta-se à vontade para incluir links de mídia social em seus perfis do LinkedIn, Twitter ou Facebook.

10. Simplifique

Não complique demais seus e-mails com vários CTAs ou grandes palavras.

Escreva seus e-mails em um nível de leitura da terceira série.

Dados do Boomerang descobriram que os e-mails de nível de leitura da terceira série recebem uma taxa de resposta 36% maior do que os e-mails de nível universitário e uma taxa 17% maior do que os e-mails de nível de leitura do ensino médio.

Sempre que possível, simplifique seus e-mails, remova jargões, use marcadores e corte o fluff – isso melhorará sua taxa de resposta.

11. Não tenha medo de se emocionar

Às vezes, tentamos escrever nossos e-mails de maneira profissional, quase robótica. No entanto, isso não parece ajudar nas taxas de resposta. Dados do Boomerang descobriram que e-mails com emoção (positiva ou negativa) tiveram 10 a 15% mais respostas do que e-mails de tom neutro.

12. Experimente emojis

Os emojis podem ser um pouco polarizadores, mas isso não significa que você não deva usá-los. Nossa pesquisa descobriu que as gerações mais jovens geralmente são bem receptivas aos emojis ocasionais, enquanto as gerações mais velhas são um pouco mais hesitantes.

Experimente e veja como seu público reage. Se você achar que as linhas de assunto com emojis tendem a obter taxas de abertura mais altas, tente usá-las com mais frequência.

13. Escreva CTAs poderosos

Com tudo isso entrando em um e-mail, os CTAs geralmente se tornam uma reflexão tardia. No entanto, esses são os elementos mais críticos do seu e-mail – é quando você obriga seu público a realmente fazer algo com sua mensagem de e-mail.

Se você deseja que seus destinatários façam uma ligação telefônica, assinem uma lista, insiram um número de telefone ou se inscrevam em um evento, deixe claro o que você deseja que seu leitor faça com o e-mail.

Aprimore seus CTAs com perfeição para inspirar ação. Precisa de ajuda para escrever CTAs de e-mail mais eficazes? Dê uma olhada em nosso Guia para testes A/B de e-mail e otimização de seu apelo à ação .

14. Revise de novo e de novo

Depois de terminar de escrever seu e-mail, execute-o em um corretor ortográfico e gramatical para encontrar os erros comuns. Em seguida, dê-lhe outra leitura. Em seguida, entregue-o a um colega ou amigo.

Depois de ter alguns conjuntos de olhos em seu e-mail, execute-o através de um teste de e-mail adequado. A ferramenta de teste de e- mail do Twilio SendGrid vai além da verificação gramatical do inglês para encontrar renderização de imagem e formato, teste de spam de URL e validação de link. Ele garante que seus destinatários recebam seus e-mails da maneira que você os projetou.

Comece a escrever e-mails de alto nível

Coloque essas dicas em prática e você estará no caminho certo para escrever e-mails estelares na primeira vez, todas as vezes.

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