15 melhores ferramentas de software de agendamento de funcionários (gratuitas e pagas)

À medida que o mundo continua a mudar para o digital, novas ferramentas surgiram para facilitar todos os aspectos dos negócios, da contabilidade à publicidade e ao agendamento de funcionários.

Se você é um empregador, provavelmente já se perguntou se existe uma maneira mais fácil de agendar seus funcionários. Embora o uso de caneta e papel ou planilhas definitivamente funcione, hoje em dia existem caminhos muito mais eficientes a serem considerados.

Aqui, vamos apresentar algumas de suas opções para ferramentas de software de agendamento de funcionários. Abordaremos 15 das melhores ferramentas do mercado e o que as torna únicas. Ao final deste guia, você deve ter uma boa ideia de qual ferramenta é a mais adequada para suas necessidades.

Características das melhores ferramentas de software de agendamento de funcionários

Antes de nos aprofundarmos nos detalhes de cada ferramenta individual, vamos ter uma visão geral mais ampla do que você deve procurar em uma ferramenta de agendamento de funcionários. Isso ajudará você a entender como cada ferramenta se encaixa no cenário de mercado mais amplo.

• Interface do usuário: Ninguém quer olhar para uma interface feia – isso diminui o moral do trabalhador e torna tudo muito menos agradável. Além disso, algumas interfaces de usuário são tão difíceis de navegar que podem diminuir a produtividade. Certifique-se de que, independentemente do software que você escolher, a interface do usuário seja agradável e intuitiva.
• Preço: Infelizmente, o dinheiro não é ilimitado e as empresas sempre precisam trabalhar dentro de seus orçamentos. Embora algumas das opções mais sofisticadas possam parecer atraentes, certifique-se de não exagerar e gastar dinheiro onde não precisa.
• Recursos de agendamento: as ferramentas de agendamento atuais oferecem uma ampla variedade de recursos diferentes, como solicitações de troca de turno, agendadores de arrastar e soltar e agendamento automatizado. Analise cuidadosamente cada uma das ofertas e anote quais recursos são mais importantes para você.
• Ferramentas de análise: algumas ferramentas de agendamento fornecem recursos de análise de custo de mão de obra detalhada que podem ajudá-lo a maximizar seu ROI e melhorar a eficiência do trabalhador. Nem todas as ferramentas incluem isso.
• Ferramentas de RH e folha de pagamento: Algumas das ferramentas que estamos cobrindo são suítes de RH e folha de pagamento que incluem recursos de agendamento. Para muitas empresas, isso pode ser um exagero, portanto, lembre-se de suas necessidades ao ler este guia.

As 15 principais ferramentas de software de agendamento de funcionários

Agora que você tem uma compreensão básica do que as ferramentas de agendamento de funcionários podem oferecer, vamos dar uma olhada em algumas das melhores opções disponíveis no mercado no momento.

1. ZoomShift

Site: zoomshift.com

Preço: A partir de US$ 2 por membro ativo da equipe/mês

O ZoomShift é uma ferramenta robusta que facilita a comunicação da equipe, rastreamento de tempo e agendamento. Os empregadores podem adicionar turnos ao calendário, que é atualizado em tempo real para garantir que os membros da equipe estejam sempre na mesma página.

Além disso, o aplicativo móvel ZoomShift permite que empregadores e funcionários levem todos os recursos do software em movimento e façam alterações de qualquer lugar. Usando o ZoomShift, os empregadores podem enviar automaticamente lembretes de turno por SMS, e-mail e notificações push para melhorar a responsabilidade dos funcionários e reduzir erros.

O ZoomShift também facilita para os funcionários solicitar novos turnos, pedir folga e trocar turnos com outros funcionários. O recurso Troca de Turno ajuda os funcionários a se comunicarem com seus colegas de trabalho para preencher turnos quando um membro da equipe tem outra obrigação. Os gerentes podem exigir aprovação para trocas de turno ou permitir que os funcionários trabalhem de forma totalmente autônoma.

Além disso, o recurso GPS Time Clock ajuda a garantir que os funcionários estejam marcando o ponto no local certo, na hora certa. Os gerentes podem optar por ser alertados sobre qualquer marcação de ponto inválida para que possam ficar no topo de sua equipe o tempo todo.

2. Adjunto

Site: deputado.com

Preço: a partir de US$ 2,50 por usuário/mês

A combinação de análises detalhadas e recursos exclusivos de agendamento do Deputy o tornam um dos principais players do setor. Um dos principais recursos do Deputy é a capacidade de importar horários de planilhas e informações pessoais de outras ferramentas como Gusto, Oracle NetSuite OneWorld e Quickbooks.

Além disso, o Deputy fornece ferramentas úteis de análise de custos que ajudam os empregadores a decidir qual funcionário será a escolha mais econômica para um turno específico. Ele também inclui um perfil de estresse, que ajuda os gerentes a ficarem atentos aos funcionários sobrecarregados ao fazer horários. Isso pode reduzir a incidência do temido “clopening” (quando um funcionário está programado para fechar uma noite e abrir na manhã seguinte), o que pode afetar negativamente o moral dos funcionários.

3. Quando eu trabalho

Site: wheniwork.com

Preço: a partir de US$ 0 por usuário/mês

When I Work é uma plataforma compatível com dispositivos móveis com uma interface de usuário intuitiva que ajuda a melhorar o processo de agendamento de funcionários. Embora não possa importar dados de funcionários como o Deputy, ele permite que os funcionários preencham suas informações por conta própria, o que pode acelerar os tempos de configuração.

When I Work coloca muito do processo de agendamento nas mãos dos funcionários. Por exemplo, os funcionários podem selecionar os horários em que estão disponíveis para trabalhar e trocar turnos com outros colegas de trabalho com ou sem aprovação do gerente, dependendo das configurações.

Assim como o Deputy, ele fornece análises de custo de mão de obra para ajudar a maximizar a eficiência de uma perspectiva de ROI. Você também pode usar a API do When I Work para se conectar a um POS (ponto de venda) ou software de folha de pagamento.

4. Planilhas Google

Site: google.com/sheets/about

Preço: Gratuito

O Planilhas Google não foi projetado especificamente para agendamento de funcionários, mas merece um lugar nesta lista, pois é totalmente gratuito, muito flexível e a maioria dos gerentes e funcionários já terá alguma experiência com ele.

O Planilhas Google é simplesmente um programa de planilhas. No entanto, ao contrário do Excel, é baseado em nuvem, portanto, as alterações são atualizadas em tempo real. Isso significa que você não terá problemas com funcionários olhando para versões mais antigas do cronograma e faltando turnos ou aparecendo para os errados.

No geral, o Planilhas Google pode ser uma solução adequada para equipes com apenas alguns funcionários que não podem gastar dinheiro extra em uma ferramenta de agendamento. Ele não foi projetado para agendamento, mas fará o trabalho em um piscar de olhos.

5. Documentos Google

Site: google.com/docs/about

Preço: Gratuito

Assim como o Planilhas Google, o Documentos oferece uma maneira gratuita e baseada na nuvem de agendar funcionários. A única diferença é que o Docs é um processador de texto, não uma planilha. Como resultado, você não terá a flexibilidade adicional de escrever código para expandir sua funcionalidade.

O Google Docs também é atualizado em tempo real para que todos possam ficar na mesma página. É essencialmente apenas um passo à frente do agendamento de papel e lápis e não oferece muitos benefícios.

6. Google Agenda

Site: calendar.google.com/calendar

Preço: Gratuito

Fonte

Assim como o Documentos e o Planilhas, o Agenda é um programa gratuito que permite agendar funcionários usando um calendário. Em comparação com os outros dois produtos do Google, no entanto, o Agenda também pode enviar notificações por e-mail para alertar os funcionários sobre os turnos.

No geral, é um pouco mais adequado para agendamento (afinal, é um calendário), mas não fornece todos os recursos úteis que uma ferramenta de agendamento dedicada pode oferecer. Ainda assim, pelo preço muito baixo do grátis, é uma opção que vale a pena considerar se você estiver com um orçamento apertado.

7. Planday

Site: planday.com

Preço: a partir de US$ 2 por usuário/mês

O Planday é uma ferramenta de agendamento baseada em nuvem que oferece um relógio de ponto, planejador de turnos, calendário de trabalho por turnos e cronograma de trabalho. Um dos recursos mais úteis do Planday é o relatório financeiro dentro do cronograma.

Isso permite que os empregadores vejam os custos da folha de pagamento, as horas trabalhadas e a porcentagem da receita paga em salários diretamente na exibição do cronograma. O Planday também permite que os empregadores criem configurações de conformidade, que enviarão alertas quando uma programação estiver infringindo as regras de conformidade.

8. Quadro de mudanças

Site: shiftboard.com

Preço: Desconhecido

Um dos melhores recursos do Shiftboard é sua interface de usuário – a maior parte dela é incrivelmente limpa e bem organizada, o que torna o uso da ferramenta uma experiência agradável. No entanto, a visualização do calendário é um pouco apertada e confusa, portanto, os administradores podem não ter uma experiência tão boa com o Shiftboard quanto os funcionários.

Assim como o Deputy, o Shiftboard pode importar dados de funcionários do Excel, o que acelera a integração. Também possui uma subseção para solicitações pendentes, o que pode facilitar a contratação de novos funcionários.

9. Aplicativos de bate-papo (WhatsApp, Messenger)

Site: Vários

Preço: Gratuito

Aplicativos de bate-papo, como WhatsApp, Messenger e Telegram, não são projetados para agendamento, mas muitas empresas os usam com sucesso para esse fim. Eles não são as melhores ferramentas para o trabalho, mas podem ser usados ​​para agendar funcionários gratuitamente.

No entanto, embora o preço inexistente seja definitivamente atraente, você pode acabar perdendo dinheiro por erro humano. Os aplicativos de bate-papo não podem atualizar agendas em tempo real, como outras ferramentas, então você depende de funcionários e gerentes para acompanhar manualmente as agendas e atualizar os funcionários de acordo. Se você tem uma equipe pequena, isso pode funcionar bem, mas pode ser um pesadelo logístico para empresas maiores.

10. Ásana

Site: asana.com

Preço: a partir de US$ 0/mês

Asana é outra ferramenta que, embora não projetada para agendamento de funcionários, pode ser improvisada para fazê-lo muito bem.

Em sua essência, a Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Para usá-lo para agendamento de funcionários, você pode configurar tarefas que correspondam a turnos e atribuir diferentes funcionários a elas. A Asana pode enviar e-mails para alertar os membros da equipe sobre os turnos que se aproximam, e os funcionários podem comentar sobre as tarefas para se comunicarem.

As equipes que já usam a Asana ou software semelhante podem considerar essa opção. No entanto, a Asana não oferece recursos adicionais para troca de turnos, análise de custos de mão de obra ou qualquer outra coisa que esteja diretamente relacionada ao agendamento de funcionários.

11. Humanidade

Site: humanity.com

Preço: a partir de US$ 3 por usuário/mês com um mínimo de US$ 80/mês

Humanity é uma das melhores escolhas para empresas que já utilizam ferramentas de RH ou POS em suas operações do dia a dia. Ele se integra a muitas ferramentas padrão do setor e também oferece uma API para que usuários experientes possam fazer suas próprias integrações.

A ferramenta permite que os empregadores programem, integrem e atualizem os funcionários. Dois recursos exclusivos da plataforma são suas previsões de vendas e agendamento automatizado. A Humanity extrai dados do software POS para analisar quantos funcionários precisam trabalhar para maximizar as vendas.

Para automatizar os agendamentos, os empregadores inserem dados e requisitos de turnos, e a Humanity os compara com as previsões de vendas para criar um agendamento otimizado. No entanto, os empregadores interessados ​​em usar esse recurso precisarão pagar uma taxa adicional.

12. Estilingue

Site: getling.com

Preço: Gratuito

O Sling é uma ferramenta líder de agendamento de funcionários que é confiável para empresas como Amazon, Subway e The UPS Store. Talvez o mais impressionante do Sling seja que os principais recursos da ferramenta estão disponíveis gratuitamente.

De fato, pelo baixo preço de $ 0 por mês, os empregadores têm acesso ao agendamento de turnos, solicitações de turnos, ofertas de turnos, alarmes de turnos, solicitações de folga e muitos outros recursos para um número ilimitado de usuários.

No entanto, recursos mais avançados, como geofencing, rastreamento de horas extras, sincronização do Google Agenda e troca de turnos, estão disponíveis apenas em planos pagos. No geral, o Sling é uma boa maneira de testar as águas antes de fazer um investimento monetário considerável em uma ferramenta de agendamento.

13. Pronto para a Força de Trabalho Kronos

Site: kronos.com/products/workforce-ready-suite

Preço: A partir de US$ 6 por funcionário/mês

Kronos Workforce Ready é uma solução de RH. Embora o Kronos afirme que foi projetado para pequenas e médias empresas, seu conjunto de recursos fala com foco em empresas e empresas maiores. De fato, muitos proprietários de pequenas empresas se sentirão perdidos percorrendo os extensos recursos.

Embora a Kronos forneça uma plataforma de RH abrangente, também oferece uma ferramenta de agendamento como parte do pacote ou como ferramenta independente. Um de seus melhores recursos é o Schedule Settings, que permite executar vários agendamentos com regras diferentes (pausas para almoço, número máximo de turnos, etc.), tudo sem interferir entre si.

Infelizmente, o Kronos não inclui um recurso de bate-papo para facilitar a comunicação dos funcionários.

14. APS Online

Site: apspayroll.com

Preço: $ 3 por funcionário/mês apenas para agendamento

O APS OnLine é um software de RH, folha de pagamento e agendamento voltado para empresas com 100 a 3.000 funcionários. Muitas pequenas empresas acharão um exagero (especialmente considerando seu alto preço de US $ 5 por usuário por mês), mas se você precisar de uma solução que cuide de todas essas três tarefas, é uma opção que vale a pena considerar.

Se você deseja manter um controle próximo sobre seus funcionários, o recurso de configuração de presença do APS pode permitir que você defina configurações avançadas para marcação de ponto e ponto de saída. Por exemplo, você pode optar por receber um alerta se um funcionário chegar cinco minutos atrasado. No entanto, a estética da plataforma é bastante sombria e cinza, o que não a tornará um sucesso entre os funcionários.

15. HotSchedules

Site: quarto.com

Preço: a partir de US$ 49/mês para um local e até 30 usuários

Ao contrário de algumas das outras ferramentas que analisamos, o HotSchedules é totalmente focado no agendamento de funcionários, o que o torna uma ótima opção para empresas que precisam de ferramentas de agendamento sem muitos recursos de folha de pagamento e RH.

É particularmente adequado para equipes que dependem de seus telefones celulares em vez de desktops. Isso o torna a escolha perfeita para restaurantes, lojas de varejo e outras empresas onde os funcionários estão em pé. Na verdade, há um conjunto de software complementar disponível especificamente adaptado para restaurantes e empresas de hospitalidade.

Além disso, o HotSchedules é uma das poucas plataformas que fornece atualizações em tempo real sobre custos e outras métricas. No entanto, a interface do usuário da área de trabalho é um pouco sem brilho.

A linha inferior

Com tantas ferramentas de agendamento de funcionários para escolher, os empregadores não têm desculpa para continuar usando métodos de agendamento ineficientes e desatualizados. Na melhor das hipóteses, eles são um incômodo extra e, na pior das hipóteses, eles perdem dinheiro.

Esta lista deve fornecer um ponto de partida sólido para iniciar sua pesquisa. Embora pesquisar tantas opções possa parecer assustador, os resultados de seus esforços valerão a pena.