O que é Gerenciamento de Conteúdo Corporativo? Guia para ECM

Enterprise content management (ECM) é uma estratégia para criar e organizar vários tipos de conteúdo que se tornou cada vez mais popular ao longo dos anos. Na verdade, o mercado de gerenciamento de conteúdo empresarial mais que dobrou desde 2017 – de US$ 31,66 bilhões para US$ 67,14 bilhões.

Se sua empresa cria regularmente conteúdo para compartilhar com seus funcionários, partes interessadas, líderes de equipe, C-suite, clientes e muito mais, o gerenciamento de conteúdo corporativo pode ser uma ótima solução.

Ao longo deste guia, falaremos mais sobre o que é o ECM, os principais benefícios de usá-lo, os cinco principais componentes e muito mais.

O que é Gerenciamento de Conteúdo Corporativo? Guia para ECM:

O que é Enterprise Content Management (ECM)?

O gerenciamento de conteúdo corporativo, ou ECM para abreviar, é uma estratégia que muitas grandes organizações empregam para gerenciar todos os cinco componentes: captura, gerenciamento, armazenamento, preservação e entrega de conteúdo importante para as partes necessárias. (Mais sobre esses componentes em breve.)

O ECM envolve os vários processos e ferramentas necessários para esses componentes e garante que sua organização seja capaz de acompanhar o fluxo de conteúdo em toda a empresa — e que nada essencial seja perdido.

Suas soluções de ECM geralmente se concentram em conteúdo interno, como relatórios, documentos de treinamento e qualquer outro tipo de planilha, PDF, documento do Word, etc.

Ele também pode conter informações estruturadas e informações não estruturadas. Informações estruturadas referem-se a documentação, dados e outras informações que estão em um formato mais padronizado, como arquivos do Excel ou bancos de dados SQL. A informação não estruturada, por outro lado, não possui um formato padronizado ou estruturado e pode vir em todos os tipos de formas e tamanhos.

Por que o gerenciamento de conteúdo empresarial é importante?

O ECM tornou-se muito mais prevalente e importante ao longo dos anos, à medida que as violações de dados aumentaram e os governos tomaram medidas para ajudar a manter o máximo possível de informações privadas para os cidadãos.

Porém, mais do que isso, o ECM é importante porque ajuda a armazenar e gerenciar os milhares de documentos perdidos que as empresas poderiam ter. Não confie em e-mail e armazenamento inseguro para manter os contratos de clientes e arquivos de funcionários.

Em vez disso, invista em um software ECM que pode ajudá-lo a armazenar arquivos essenciais, organizá-los em pastas flexíveis para facilitar o acesso e manter as informações confidenciais seguras.

Principais benefícios do Enterprise Content Management

Por que outra razão sua organização deveria considerar investir tempo e dinheiro no gerenciamento de conteúdo empresarial? Há uma série de benefícios a serem considerados.

Organize a documentação importante

Seu sistema ECM provavelmente abrigará vários documentos internos, ajudando a manter todas as partes mais essenciais do conteúdo em um só lugar. Isso fornece à sua empresa o que é chamado de “fonte única da verdade”, certificando-se de que não haja duplicatas, erros e documentos soltos (especialmente contendo informações confidenciais) espalhados por toda a empresa, exceto no armazenamento do ECM.

Reduza os riscos de segurança e conformidade

As ferramentas ECM podem garantir que seu conteúdo seja armazenado em um repositório seguro, permitindo apenas que aqueles com acesso pesquisem e encontrem a documentação de que precisam. Isso pode ajudar a aliviar possíveis problemas de segurança e conformidade, garantindo que apenas aqueles que precisam da documentação possam acessá-la.

Torne mais fácil encontrar conteúdo

Com ferramentas de busca fáceis e todos da sua equipe sabendo que o conteúdo de que precisam estará armazenado em um lugar seguro, fica muito mais fácil buscar e localizar os documentos, planilhas, arquivos, contratos, etc., que as pessoas precisam para o dia-a-dia. tarefas do dia a dia.

Aumentar a eficiência

Os sistemas ECM podem reduzir tarefas manuais, automatizando seu gerenciamento de conteúdo. Também torna mais fácil para seus funcionários encontrarem o que precisam para concluir suas tarefas, ao mesmo tempo em que evita trabalho redundante, como recriar documentos perdidos, melhorando a produtividade e a eficiência gerais.

Elementos de gerenciamento de conteúdo empresarial

O gerenciamento adequado de conteúdo corporativo pode ser dividido em cinco componentes principais. Sua estratégia de ECM deve ter cada uma dessas peças no lugar para garantir que nada fique entre as rachaduras.

Capturar

Este primeiro componente, capture , trata-se de capturar ou reunir a documentação existente para trazê-la para o seu novo sistema ECM.Você precisará converter quaisquer documentos em papel em formatos eletrônicos, importar arquivos eletrônicos existentes e compilar uma lista de toda a documentação existente que precisa residir no armazenamento do ECM.

Isso pode incluir documentação como:

• Contratos
• Faturas e ordens de compra
• Currículos e aplicações
• Arquivos de funcionários
• Relatórios de pesquisa
• Propostas

Digitalizar todos esses documentos em um repositório centralizado pode ajudar a melhorar os processos organizacionais e tornar o conteúdo comercial ainda mais fácil de encontrar.

Gerir

O próximo componente égerenciar , e é aqui que um sistema abrangente de software de gerenciamento de conteúdo corporativo entrará em ação. A interface de qualquer ferramenta ECM que você escolher precisa permitir que os membros da equipe que precisam acessar vários documentos pesquisem e encontrá-los.

Os recursos do componente de gerenciamento devem incluir gerenciamento de documentos, sistemas colaborativos, gerenciamento de conteúdo da Web e gerenciamento de registros transacionais.

Loja

O terceiro componente é store .Sua ferramenta ECM deve ter uma opção de armazenamento que mantenha seus arquivos digitais para você. Mas mais do que isso, você deve ser capaz de:

• Definir parâmetros sobre quem pode acessar arquivos
• Use estruturas de pastas flexíveis para organizar seus arquivos
• Faça backup das informações que mudam com frequência
• Permitir que os usuários façam edições em documentos e planilhas

Preservar

O quarto componente,preservar , refere-se a manter informações que mudam com pouca frequência por meio do gerenciamento de registros.Isso também pode ser chamado de gerenciamento de arquivo—essencialmente, seu sistema ECM está arquivando documentos que você não acessa com frequência para economizar espaço para arquivos que você acessa e atualiza regularmente.

Esses arquivos preservados ainda podem ser utilizados, mas essa é uma ótima maneira de garantir que você permaneça em conformidade com sua documentação que muda com pouca frequência.

Entregar

O último componente éa entrega .Este componente garante que quem precisa de acesso aos documentos em seu sistema ECM os obtenha. Podem ser membros da equipe ou clientes, mas o aspecto de entrega garante que eles sempre caiam nas mãos certas.

Como implementar um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo

Pronto para implementar seu próprio sistema ECM? Vamos percorrer essas seis etapas principais para ajudá-lo a começar.

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