Como dominar o processo de aquisição de SEO corporativo

O que muitos SEOs subestimam quando começam a trabalhar para uma empresa corporativa é que há mais no trabalho do que apenas otimizar o site.

A maioria das empresas possui processos de aquisição rígidos que podem ser mais fáceis de navegar. No entanto, se você, como SEO, entender esse processo e estiver preparado, pode ser mais tranquilo.

Enquanto minha equipe avaliava algumas das principais ferramentas de SEO usadas nas empresas, eu me esforçava para tornar o processo de aquisição o mais tranquilo possível.

Já passei por esse processo para cinco empresas diferentes e devo dizer que nunca é fácil. Embora me tenham dito que detenho o recorde de processo de aquisição mais rápido para uma dessas empresas, esse processo ainda precisou de algumas sutilezas.

Vou levá-lo através do básico e do processo o suficiente para lhe dar uma vantagem quando estiver pronto para contratar os fornecedores que escolheu.

O que é aquisição para SEO em termos simples?

Aquisição é o termo chique para obter coisas que sua empresa precisa de fontes externas. Em relação à tecnologia, no que diz respeito ao SEO, trata-se de obter os serviços certos que oferecem suporte ao seu SEO para manter suas operações funcionando sem problemas.

As grandes corporações adotam processos de aquisição demorados porque os ajuda a alinhar suas compras de tecnologia com a estratégia de negócios, economizar dinheiro, lidar com fornecedores, gerenciar riscos como sobreposição e problemas de segurança e permanecer na vanguarda da tecnologia.

Pense desta forma: ao dominar o jogo de aquisição de tecnologia, as empresas podem garantir que estão recebendo os gadgets, software e suporte de TI que se encaixam como uma luva.

Eles podem fechar os melhores negócios, manter os fornecedores de tecnologia sob controle, evitar grandes contratempos e trazer inovação para a mesa.

Se você entrar nesse processo para entender de onde vem o negócio, deve ter paciência para navegar por ele.

SEO precisa de suporte de liderança

Os SEOs sabem o valor de obter adesão e suporte dos executivos de nível superior dentro da organização empresarial para executar as mudanças necessárias para o sucesso.

As ferramentas de SEO são mais uma marca nessa lista de suporte. No mundo dinâmico do SEO, é fundamental obter o apoio da liderança antes de implementar as ferramentas de SEO.

Aqui está o que você deve considerar:

1. Alinhando as metas de negócios

O suporte à liderança garante o alinhamento estratégico das ferramentas de SEO com objetivos de negócios mais amplos, integrando os esforços de SEO na estratégia geral de negócios desde o início.

2. Alocação de recursos

Buscar o apoio da liderança garante o orçamento e os recursos necessários para implementar e alavancar ferramentas de SEO de forma eficaz, superando possíveis restrições orçamentárias e garantindo o compromisso de longo prazo.

3. Aceitação organizacional

O suporte à liderança promove a adesão das partes interessadas, facilitando a adoção e a colaboração mais suaves entre as equipes, superando a resistência, simplificando a tomada de decisões e garantindo uma abordagem unificada para a implementação da ferramenta de SEO.

4. Superando a resistência à mudança

O suporte à liderança comunica a importância e os benefícios das ferramentas de SEO para a organização, incentivando uma atitude positiva em relação à adoção da inovação, facilitando o gerenciamento de mudanças e navegando na resistência ou ceticismo.

5. Influenciar a tomada de decisões

O suporte à liderança facilita os processos de tomada de decisão, obtendo aprovações, garantindo parcerias, negociando contratos, priorizando iniciativas de SEO e alavancando a influência da liderança para conduzir uma implementação bem-sucedida e maximizar o impacto da ferramenta de SEO.

Sempre encontrarei uma ou mais pessoas no nível executivo, incluindo alguém a quem me reporto (seja diretamente ou acima de um ou dois níveis), e tentarei obter suporte de outras equipes (pode ser o Diretor ou VP responsável pelo conteúdo, engenharia, crescimento ou marketing digital).

Comecei o processo de aquisição com o apoio de um executivo para descobrir que essa pessoa se demitiu ou foi demitida durante esse processo. Sem falar que quanto mais suporte você tiver, mais difícil é para o CFO dizer “não” na última hora.

Compreendendo o processo de aquisição e como ele se relaciona com o SEO

Suponha que você se encontre em uma posição em que uma ferramenta como Botify, Conductor, Brightedge ou seoClarity ou a integração de uma agência ajudará seu SEO. Nesse caso, é hora de você se envolver com o processo de aquisição.

O processo avalia potenciais provedores de serviços de SEO com base em sua experiência, histórico, preços e termos contratuais.

A organização pode negociar acordos de nível de serviço (SLAs) e estabelecer termos específicos relacionados a entregas de SEO, métricas de desempenho, relatórios e atividades de otimização contínua. As etapas encontradas durante esse processo incluem:

• Identificação das necessidades : define os bens, serviços ou recursos que a organização requer.
• Identificação e avaliação do fornecedor : Pesquise e avalie fornecedores em potencial com base em critérios de custo, qualidade e confiabilidade.
• Solicitação de proposta (RFP) ou solicitação de cotação (RFQ) : Solicite propostas detalhadas ou cotações de fornecedores selecionados.
• Avaliação e seleção de propostas : Avalie as propostas recebidas e escolha o(s) fornecedor(es) mais adequado(s) para posterior negociação.
• Negociação de contratos : Negocie termos e condições, incluindo preços, condições de pagamento e garantias.
• Adjudicação e implementação do contrato : Adjudicar o contrato ao(s) fornecedor(es) selecionado(s) e iniciar os bens ou serviços acordados.
• Gerenciamento de relacionamento com fornecedores : gerencie o desempenho do fornecedor, resolva problemas e garanta a conformidade com as obrigações contratuais.
• Renovação ou rescisão do contrato : Avalie o desempenho do contrato e decida se renova, renegocia ou rescinde o contrato.

Essas etapas nem sempre precisam acontecer uma após a outra, e há coisas essenciais a serem verificadas ao passar por cada nível do processo de aquisição.

Por exemplo, depois de identificar as ferramentas ou agência que gostaria de avaliar, é hora de solicitar uma demonstração ou apresentação de seus serviços.

Antes do início de tais conversas, peço que assinem um acordo de confidencialidade (NDA). Geralmente, há alguém em minha equipe ou alguém do departamento jurídico que sabe onde obter acesso aos contratos.

Em alguns casos, descobri que já existe um NDA em vigor. (A Microsoft é uma dessas empresas. Como é tão grande, há uma boa chance de alguém na organização ter falado com a ferramenta ou fornecedor com o qual estou trabalhando.)

Este também é um excelente momento para procurar um contrato de serviço mestre arquivado na chance de que alguém já tenha trabalhado com o fornecedor.

Começando as coisas com um acordo de não divulgação

Para assinar um NDA com um fornecedor antes de iniciar a aquisição e revisar as ferramentas de SEO, há algumas etapas a serem consideradas:

• Identifique a necessidade de um NDA para proteger informações confidenciais.
• Rascunhe ou obtenha um documento NDA com termos e condições.
• Compartilhe o NDA com o fornecedor e negocie as alterações necessárias.
• Quando ambas as partes concordarem, assine o NDA.
• Armazene com segurança uma cópia do NDA assinado para referência futura.

Iniciar o processo de aquisição de ferramentas de SEO e interagir com fornecedores requer essas etapas. Identificar a necessidade de um NDA, obter ou redigir o documento apropriado e negociar os termos, se necessário, é crucial.

Ao garantir que ambas as partes concordem e assinem o NDA, a confidencialidade das informações confidenciais é protegida e a equipe de compras apreciará que você respeite e compreenda o processo.

Navegando no contrato de serviço principal

Os acordos de serviço principais (MSAs) resolvem a natureza demorada das negociações contratuais.

Gosto de iniciar esse processo quando a equipe está confiante de que gostaria de trazer a ferramenta ou o fornecedor, mesmo que ainda esteja avaliando outras ferramentas.

Esses acordos estabelecem termos fundamentais entre fornecedores e clientes, economizando tempo e dinheiro enquanto aumentam a eficiência e a produtividade.

Um MSA descreve o escopo do trabalho, confidencialidade, geografia (se aplicável), requisitos de entrega do produto, padrões de trabalho, direitos de propriedade intelectual, condições de pagamento, impostos e taxas, limitações de responsabilidade, local legal, garantias, indenização, requisitos de seguro e rescisão cláusulas.

Os MSAs também fornecem uma estrutura para contratos futuros, simplificando o processo de negociação e permitindo que as partes se concentrem em questões específicas do projeto.

Para obter um MSA aprovado pelo departamento jurídico e pelo fornecedor, gosto de considerar estas etapas:

• Obtenha um rascunho do MSA do fornecedor ou de sua equipe jurídica/de compras.
• Envolva-se em negociações com o fornecedor para chegar a um acordo mutuamente aceitável.
• Repita e refine o MSA com base no feedback.
• Obtenha as aprovações finais do departamento jurídico e do fornecedor.
• Execute o MSA e armazene com segurança uma cópia para referência.

Com grandes empresas como a Microsoft ou o Google, você pode verificar se já existe um MSA em vigor, economizando tempo e esforço nas negociações de contrato.

Sem o MSA, o gerenciamento de contratos poderia ser demorado e frustrante. O MSA reforça a proteção dos direitos e obrigações de ambas as partes, por isso vale a pena iniciá-lo no início do seu processo de aquisição.

Gaste tempo avaliando ferramentas e fornecedores

Esta parte do processo de aquisição começa depois que você identifica quais ferramentas e/ou agências atendem bem às suas necessidades. Idealmente, você identificaria suas necessidades primeiro e, em seguida, reuniria uma lista de fornecedores que parecem atender a essas necessidades.

Normalmente, minha equipe fornece feedback sobre suas lutas que podem atrasá-los ou qualquer frustração com outras equipes que solicitam apoio.

Tarefas que demandam tempo, disponibilidade de tempo ou mesmo nível de conhecimento podem ser resolvidas com ferramentas e/ou agências.

Eu tenho um bom controle sobre quais ferramentas estão disponíveis na indústria de SEO, então posso trazê-las para a equipe com base nessa lista. No entanto, ainda gasto tempo pesquisando novos fornecedores que possam ter surgido.

A chave é avaliar cuidadosamente os recursos de cada ferramenta, escalabilidade, recursos de integração, precisão de dados e experiência do usuário. Algumas coisas a considerar ao avaliar as ferramentas:

• Recursos : certifique-se de que a ferramenta ofereça recursos abrangentes alinhados com seus objetivos e requisitos de SEO.
• Escalabilidade : a ferramenta deve ser capaz de lidar com o tamanho e a complexidade de um site de nível empresarial, incluindo um grande número de páginas, domínios ou campanhas, e garantir que o fornecedor possa fornecer suporte adequado.
• Integração : Quais são os recursos da ferramenta de SEO? Certifique-se de que haja compatibilidade com sua pilha de tecnologia existente para permitir a sincronização perfeita de dados e fluxos de trabalho simplificados.
• Precisão dos dados : Examine a metodologia e as fontes de dados utilizadas, priorizando ferramentas com histórico comprovado de fornecimento de informações precisas e atualizadas.
• Usabilidade : considere a experiência da equipe e a facilidade de uso da ferramenta de SEO, buscando uma interface amigável, navegação intuitiva e suporte disponível para maximizar a produtividade e minimizar a curva de aprendizado de sua equipe.

Resumindo, ao avaliar ferramentas e agências durante o processo de aquisição, é crucial considerar esses fatores para garantir que eles estejam alinhados com seus objetivos e requisitos de SEO e possam efetivamente atender às necessidades de sua equipe.

A arte de negociar preços que cabem no seu orçamento

A negociação de preços de contrato para uma ferramenta Enterprise SaaS é fundamental para garantir a solução certa para sua organização e, ao mesmo tempo, garantir valor para seu orçamento.

O truque é entender seu orçamento antes de avaliar as ferramentas e esclarecer ao fornecedor que elas devem caber nesse orçamento. Algumas coisas a considerar quando se trata de preços:

• Realize uma pesquisa completa e compare modelos de preços e recursos de ferramentas SaaS semelhantes, considerando seu orçamento e as necessidades exatas da ferramenta SaaS.
• Descreva claramente seus requisitos específicos e priorize recursos críticos, enfatizando sua importância durante as discussões de negociação.
• Destaque o potencial para uma parceria de longo prazo e expresse interesse em contratos estendidos ou preços baseados em volume para garantir termos de preços mais favoráveis.
• Discuta as opções de personalização para garantir que a ferramenta SaaS atenda às suas necessidades sem custos desnecessários.
• Explore estruturas alternativas de preços, ofertas competitivas e serviços agrupados enquanto se envolve em um diálogo aberto para encontrar um acordo de preços mutuamente benéfico que se alinhe com seu orçamento e requisitos.

Disseram a uma empresa que tenho autoridade sobre um orçamento anual de US$ 1 milhão. Disseram-me em outra empresa que só temos orçamento para uma ferramenta e preciso obter a aprovação do meu diretor.

Cada empresa e cada função de SEO é totalmente diferente. Por exemplo, vamos usar uma ferramenta que chega a $ 250.000 até $ 300.000 para um contrato de um ano.

Os preços podem ser negociados para baixo, mas esteja pronto para perder recursos. Quando eu entender claramente o que a equipe precisa da ferramenta, listarei isso com o fornecedor e negociarei uma ferramenta com os recursos que sei que precisamos e que caibam em um orçamento que faça sentido.

Os termos do contrato também são úteis na negociação. Alguns fornecedores considerarão a redução de preços se houver um compromisso de 3 a 4 anos ou mais.

Consegui negociar contratos para cortar $ 600.000 do orçamento anual e sou conhecido por negociar uma única ferramenta de um contrato de $ 240.000 de um ano para $ 80.000 para uma versão muito simplificada com um contrato de três anos.

Essa minha habilidade tem sido preciosa para os empregadores, por isso recomendo que os SEOs corporativos aprendam a habilidade de negociar.

Obtendo adesão da TI

A maioria das ferramentas de SEO para empresas é software como serviço (SaaS). Ao implementar uma ferramenta SaaS corporativa para SEO, o departamento de TI é crucial para garantir a integração perfeita e o desempenho ideal.

A equipe de TI pode efetivamente aproveitar a ferramenta SaaS para aprimorar os esforços de SEO, priorizando a segurança dos dados e a compatibilidade do sistema, considerando fatores-chave, como requisitos técnicos, segurança e privacidade dos dados.

• Requisitos técnicos : certifique-se de que a ferramenta SaaS esteja alinhada com a infraestrutura de TI existente, como sistemas operacionais, bancos de dados e servidores web. Verifique os recursos de compatibilidade e integração para uma implementação perfeita.
• Segurança e privacidade de dados : verifique se a ferramenta possui medidas de segurança robustas para proteger dados confidenciais de SEO. Além disso, confirme que a ferramenta SaaS para SEO não coleta dados do usuário e se concentra apenas na análise de conteúdo voltado para o público.
• Integração e migração de dados : avalie como a ferramenta SaaS se integrará aos sistemas e processos existentes. Determine a facilidade de migração de dados, possíveis transformações ou mapeamento necessário e garanta um fluxo de dados suave entre a ferramenta SaaS e outros sistemas de TI.
• Desempenho e confiabilidade : avalie o histórico do provedor de SaaS em relação ao tempo de atividade, disponibilidade do serviço e desempenho geral. Considere redundância de servidor, balanceamento de carga e mecanismos de recuperação de desastres para garantir uma operação confiável.
• Suporte e treinamento de TI : entenda o nível de suporte técnico fornecido pelo provedor de SaaS e a disponibilidade de recursos de treinamento para a equipe de TI. Certifique-se de que haja canais de assistência, tempos de resposta imediatos e acesso à documentação ou fóruns de usuários para utilizar com eficiência a ferramenta SaaS para SEO.

Considerando esses pontos, o departamento de TI pode integrar e alavancar com sucesso a ferramenta corporativa SaaS para SEO, priorizando a segurança dos dados, a compatibilidade do sistema e o desempenho confiável.

Além disso, eles podem garantir que a ferramenta se concentre apenas na análise de conteúdo voltada para o público e não envolva a coleta de dados do usuário.

Revisão legal e assinatura do contrato

Nesse ponto, você deve ter o NDA arquivado, o MSA aprovado e finalizado, os preços e os termos do contrato consolidados (ou 1 a 3 opções disponíveis) e a aprovação de TI.

Embora o contrato em si seja semelhante ao MSA, a única diferença entre os dois é que o MSA estabelece a estrutura legal geral para o relacionamento comercial, especialmente para parcerias de longo prazo ou prestação contínua de serviços.

Por outro lado, o contrato da ferramenta SaaS rege especificamente os termos e condições de uso do software.

O MSA cobre termos gerais como confidencialidade, garantias e limitações de responsabilidade. Enquanto isso, o contrato SaaS se concentra nos termos específicos relacionados ao uso da ferramenta SaaS, como preço, duração da assinatura, proteção de dados e provisões de suporte.

Ao assinar um contrato para uma ferramenta SaaS para SEO em uma empresa corporativa, há várias considerações importantes a serem lembradas.

Primeiro, revise cuidadosamente os termos e a duração do contrato, certificando-se de que estejam alinhados com as metas de longo prazo de sua organização e permitindo flexibilidade para ajustes, se necessário.

Descobri que algumas empresas permitem apenas contratos de um ano, por isso é bom trabalhar com o fornecedor para ter algumas opções prontas para evitar novas negociações.

Os SEOs devem prestar atenção aos SLAs do contrato, entendendo as garantias de desempenho, os compromissos de tempo de atividade e os tempos de resposta do suporte.

Também é bom considerar a escalabilidade da ferramenta SaaS, avaliando se ela pode acomodar necessidades crescentes e se há opções de personalização disponíveis, especialmente se você negociou uma versão simplificada com um orçamento menor.

Você quer ter certeza de que há espaço para complementos com uma simples alteração sem renegociar um novo contrato. Avalie o nível de suporte do fornecedor, os recursos de treinamento disponíveis e o processo de rescisão do contrato e recuperação de dados.

Trabalhe com sua equipe jurídica para garantir a conformidade com os requisitos legais e os padrões do setor e ajude-os a lidar com cláusulas específicas por meio de negociação, se necessário.

Geralmente reviso o contrato antes de enviá-lo à equipe jurídica da minha empresa. Provavelmente, a equipe jurídica está muito ocupada e não terá tempo para chegar ao contrato.

Ter uma compreensão completa desses pontos críticos e resumir o que verifiquei para a equipe jurídica ajuda o processo a ser mais rápido.

A aquisição não termina com a assinatura do contrato

Depois de assinar um contrato, há várias considerações importantes que um profissional de SEO deve ter em mente.

Enquanto o contrato está em revisão e as negociações estão sendo encerradas, iniciarei conversas com o fornecedor sobre a implementação e integração da ferramenta.

Desenvolver um plano claro para integrar a ferramenta SaaS aos sistemas e fluxos de trabalho existentes ajuda minha equipe a se sentir apoiada, e a equipe de liderança que apoiou a decisão se sente à vontade porque as coisas estão indo bem.

Este é o momento de coordenar com as partes interessadas relevantes e estabelecer cronogramas para garantir uma transição suave.

Em seguida, invista tempo treinando e familiarizando você e sua equipe com os recursos e funcionalidades da ferramenta.

Quando me deparo com situações em que há dados sobre a eficiência da equipe antes de integrar a ferramenta, rastreio métricas relevantes, analiso dados e tomo decisões informadas com base em relatórios e painéis fornecidos pela ferramenta ou usando o sistema de tíquetes (como GitHub, Jira ou AirTable).

Quando eu era o diretor de marketing da Smartsheet, uma de nossas maiores lutas não era conseguir que novos usuários se inscrevessem, mas mantê-los engajados e usando a ferramenta.

Eu carrego esse conhecimento para as ferramentas que incorporo para minhas equipes de SEO até hoje. Mantenho a comunicação aberta com o provedor de SaaS, fornecendo feedback, abordando problemas e explorando oportunidades de personalização ou aprimoramentos.

A maioria das ferramentas de SEO disponíveis incluem gerentes de contas e serviços de suporte que praticamente substituem a necessidade de quaisquer consultores ou agências.

Encorajo minhas equipes a utilizar esses serviços, pedindo-lhes que executem tarefas simples ou permitindo que ofereçam recomendações para oportunidades de crescimento.

O gerenciamento de fornecedores também exige a revisão regular dos termos e condições do contrato, garantindo a conformidade e mantendo-se informado sobre quaisquer atualizações ou alterações comunicadas pelo fornecedor.

Por fim, avalio regularmente o retorno sobre o investimento (ROI) da ferramenta SaaS avaliando seu impacto no desempenho de SEO e nas metas gerais de negócios.

Eu programo um tempo em meu calendário a cada 6 a 12 meses para fazer ajustes ou reavaliar o ajuste da ferramenta, se necessário, para obter sucesso contínuo.

Ao considerar essas considerações pós-contrato, a SEOsl pode gerenciar com eficiência a implementação, utilização e otimização da ferramenta SaaS para gerar resultados de SEO impactantes.

Dominar o processo de aquisição de SEO corporativo

Embora o processo de aquisição seja desafiador e demorado, é uma etapa crucial na obtenção dos serviços e ferramentas corretos que dão suporte aos esforços de SEO.

Não importa quantas vezes eu tenha passado pelo processo, sempre me surpreendo como pode ser tão diferente em cada empresa.

Quando me sinto como o especialista em compras, fico surpreso com mais um desafio para navegar. No entanto, é uma necessidade dominar e estou feliz por ter a experiência em meu conjunto de habilidades.

Ao gerenciar efetivamente os aspectos de aquisição, os SEOs podem aprimorar suas estratégias, manter a confidencialidade, simplificar acordos contratuais, maximizar o ROI e obter resultados de SEO impactantes.