Inventário de equipamentos: um guia rápido

Todas as empresas têm ativos e, se você deseja permanecer no negócio, precisa saber quais são esses ativos. Para começar, você deve fazer um inventário de equipamentos e fazer uma lista de inventário de equipamentos. Isso não é tão fácil quanto pode parecer.

Existem muitos itens para rastrear em seu inventário de equipamentos. Claro, você deve começar fazendo uma lista de inventário de equipamentos. No entanto, começaremos definindo o que é um inventário de equipamento e mostraremos como fazer uma lista de inventário de equipamento, incluindo um modelo de inventário de equipamento gratuito.

O que é um inventário de equipamentos?

O estoque de equipamentos é tudo o que uma empresa tem em seu poder. Isso pode variar entre empresas e até mesmo entre departamentos. Por exemplo, uma equipe de TI terá um inventário de equipamentos que inclui ativos como computadores desktop, laptops, impressoras, scanners, sistemas POS, acessórios de computador, aplicativos de software, etc.

Os fabricantes terão uma lista de equipamentos que incluirá bens e materiais, bem como máquinas. As empresas de construção provavelmente terão maquinário pesado, a menos que seja alugado, bem como ferramentas e outros itens comerciais. Independentemente do que os ativos consistem, eles devem ser listados em detalhes e discriminados.

Ter um inventário de equipamentos é fundamental para ter mais controle sobre nossos ativos de negócios. Por sua vez, ter um inventário completo de equipamentos torna-se um trunfo para a empresa. Ele fornece um buffer entre os requisitos do departamento e o atendimento do pedido. O uso de um software de gerenciamento de projetos ajuda você a acompanhar seu inventário de equipamentos.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que fornece um hub central para o inventário de equipamentos e a capacidade de rastreá-lo em tempo real. Colete seu inventário de equipamentos em nossa exibição de lista e gere relatórios sobre seu inventário de equipamentos para saber quando você precisa reabastecer. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

O que é uma lista de inventário de equipamentos?

Uma lista de inventário de equipamentos é uma visão geral completa dos ativos de uma organização. É essencial para auditorias e apólices de seguro e é útil ao decidir se você precisa reabastecer ou comprar novos equipamentos.

Ter uma lista de inventário de equipamentos é fundamental para uma gestão adequada. Pode ser feito em qualquer número de planilhas, do Excel ao Google Sheets ou Numbers, mas existem soluções de software que fornecem mais funcionalidades do que uma planilha estática oferece.

Se você não tiver uma ferramenta para fazer uma lista de inventário de equipamentos, considere criar uma imediatamente. Não é um procedimento difícil, mas deve ser minucioso.

Como criar uma lista de inventário de equipamentos

Para ter uma lista completa e útil de inventário de equipamentos, você precisa configurar um sistema para inventariar consistentemente seus ativos. Isso é muito trabalho inicial, mas vale a pena ter a lista de inventário de equipamentos atualizada e precisa.

Você vai querer começar sabendo exatamente o que você tem, incluindo marca e modelo, etc., como e onde os ativos estão sendo usados ​​e como usar melhor o estoque de equipamentos. Isso inclui o que você precisa e o que pode fazer para obter mais vida útil do seu inventário de equipamentos.

Novamente, esta lista de inventário de equipamentos deve conter todos os seus ativos. Use os membros de sua equipe como recursos para garantir que você esteja cobrindo tudo. A lista, como você vê, deve ser detalhada. Mas não pense nisso como algo único; você precisará revisar e revisar à medida que o equipamento for danificado, reparado e substituído.

1. Reúna informações gerais sobre seu equipamento

Para começar, comece coletando informações gerais sobre seu equipamento. Este processo é conduzido pelo responsável do escritório ou equipamento e outros colaboradores irão ajudar a atualizá-lo. Este processo deve ser estruturado para garantir que novos equipamentos sejam adicionados e quaisquer alterações no equipamento sejam registradas.

É uma boa ideia começar a lista de inventário de equipamentos dividindo-a em categorias. Cada categoria possui subguias para coletar os detalhes sobre o equipamento. Os detalhes a seguir fazem parte de qualquer lista completa de inventário de equipamentos.

• Número de série do item: Este é o número exclusivo do equipamento, número de rastreamento ou PIN, dependendo do tipo de equipamento que está sendo listado. Esses números são importantes para rastrear atualizações ou recalls ou para identificar o equipamento, se recuperado após o roubo.
• Descrição do item: Aqui você anota a marca ou modelo do equipamento. Você também deve descrever sua cor, quaisquer marcações e outros detalhes. Tudo isso ajuda se o equipamento for roubado e você tiver que preencher uma reclamação de seguro.
• Condição: Observe o status do equipamento, como se é novo, em boas condições, precisa de reparos e assim por diante. Essas informações cruciais ajudam você a saber quando solicitar novamente um item específico ou consertar um equipamento.

2. Indique a localização do seu equipamento

Outro aspecto da lista de inventário de equipamentos é onde estão esses ativos. As empresas menores podem não achar isso tão útil quanto as corporações globais, mas, independentemente do tamanho da sua empresa, a localização é importante. Você precisa encontrar o ativo se quiser usá-lo, repará-lo, descomissioná-lo etc. Isso significa em que gaveta ele está ou em qual escritório satélite.

• Filial: Para empresas que possuem filiais, você precisará detalhar em qual filial o ativo está. Isso é especialmente útil, novamente, se a peça for roubada ao se concentrar em um raio de destino onde a peça provavelmente será encontrada.
• Departamento: Conforme observado, mesmo que sua empresa esteja sob o mesmo teto, você ainda desejará detalhar a localização do ativo para facilitar o rastreamento de sua condição.

3. Liste os detalhes da aquisição do equipamento

As informações de gerenciamento de compras relacionadas a cada equipamento também são importantes ao compilar uma lista de inventário de equipamentos. Esses detalhes ajudarão a rastrear o empréstimo se essas compras forem a crédito, mas também a longevidade do item e quando você precisará repará-lo ou substituí-lo. A seguir estão alguns dos itens que você pode identificar e adicionar à sua lista de aquisição de equipamentos.

• Vendor: Aqui é onde você comprou o item, seja um vendedor, empresa, loja, etc. Isso é importante para que você saiba aonde ir se aquele equipamento tiver que ser trocado.
• Data de compra: saber quando você comprou o ativo é útil para prever por quanto tempo você pode esperar que ele seja útil. Esse é o ciclo de vida do equipamento. Obviamente, isso também é necessário se você preencher um boletim de ocorrência ou uma reivindicação de seguro.
• Valor inicial: O custo do equipamento determina como você cuida dele. Todo equipamento é valioso e não deve ser negligenciado, mas se a peça for cara pode exigir segurança extra.
• Adiantamento: Qual é o valor que você deposita ao comprar o equipamento a prazo? Isso é importante, pois você pagará o equipamento durante um período de tempo e o valor do item indica como e quando você o consertará ou substituirá.
• Anos de serviço restantes: registra quanto tempo o equipamento é valioso para o seu negócio e que os membros da sua equipe podem usá-lo com segurança.
• Prazo do empréstimo em anos: Se você não arrendou o equipamento, mas fez um empréstimo para comprá-lo, isso captura o número de anos que você fixou com seu banco para pagar o empréstimo pelo equipamento.
• Taxa de empréstimo: é aqui que você anota a taxa de juros aplicada ao seu empréstimo bancário.
• Valor esperado no final do prazo do empréstimo: Uma vez que você pagou seu empréstimo, se o equipamento ainda for utilizável, você vai querer descobrir por quanto tempo mais ele será viável. A maioria dos equipamentos perde valor ao longo do tempo, então você deve calcular o valor esperado (EV) para cada peça de equipamento quando for pago.

4. Meça os custos mensais

É aqui que você calcula quanto dinheiro tem que pagar mensalmente pelo equipamento. Esse conhecimento é importante para tomar decisões como se vale a pena consertar um equipamento que já está em suas últimas etapas. Você pode realizar uma rápida análise de custo-benefício para avaliar melhor a situação.

• Custos operacionais mensais: Determinar os custos operacionais significa conhecer o custo de propriedade ou aluguel do equipamento mais o custo de manutenção mais o custo de funcionamento, como combustível, eletricidade, etc.
• Pagamento mensal: é o que você deve pagar mensalmente por um equipamento, seja um aluguel ou um empréstimo.

5. Reunir informações de depreciação

Outra coisa a acompanhar é a depreciação. Ou seja, a redução do valor do equipamento ao longo do tempo que se deve ao desgaste pelo uso. O seguinte permite que você faça um gráfico disso.

• Valor atual: Simplificando, é quanto vale o equipamento no momento. Em outras palavras, é o preço original do item com o valor depreciado da idade, desgaste subtraído dele.
• Depreciação linear anual: Este é um método para descobrir quanto equipamento irá depreciar ao longo de seu ciclo de vida. A ideia por trás disso é que um equipamento deprecia uniformemente ao longo de um período de tempo até que não tenha mais valor e seja recuperado.
• Depreciação linear mensal: Igual à depreciação linear anual, mas por um período mais curto de apenas um mês.

Modelo de Inventário de Equipamento Gratuito

São muitos dados a serem coletados para cada equipamento. Você então multiplica isso pelos ativos em uma empresa para ter uma ideia de como esse processo é demorado. Usar um modelo de lista de inventário de equipamentos é uma maneira de otimizar o esforço. O documento apresenta os vários aspectos de uma lista de equipamentos descritos, e tudo o que você precisa fazer é preencher os espaços em branco. Baixe nosso modelo de inventário de equipamentos gratuito para começar.

Benefícios das Listas de Inventário de Equipamentos

Depois de ler até aqui, você pode levantar as mãos e dizer: esse processo leva muito tempo, não vale a pena. Embora seja muito trabalho, os benefícios superam em muito o esforço. Por um lado, você tomará melhores decisões de negócios depois de reunir esse conhecimento crítico de seus ativos. Ele ajuda a informar seu gerenciamento de recursos.

Equipamento é caro. Ter uma lista de inventário de equipamentos é uma maneira de entender esses custos. Isso informa sobre as rotinas de compra e manutenção. A lista de inventário de equipamentos é especialmente útil para manutenção preventiva. Você pode tirar mais proveito de seus ativos e acompanhar melhor a manutenção.

Não se trata apenas de gerenciamento de recursos, mas também de criação de orçamentos reforçados por listas de inventário de equipamentos. Você pode orçar as próximas compras e manutenções com mais precisão, o que significa manter esse maquinário online e evitar interrupções em sua produção. Isso aumenta a eficiência e, ao mesmo tempo, responsabiliza os membros de sua equipe por saber quem tem qual equipamento.

Gerente de Projetos e Inventários de Equipamentos

Implementamos nosso modelo gratuito de lista de inventário de equipamentos como um ponto de entrada para ter mais controle sobre seus ativos, mas os modelos são documentos estáticos e o inventário de equipamentos é tudo menos estático. O ProjectManager é um software online que ajuda você a acompanhar os recursos em tempo real. Agora você tem as ferramentas necessárias para saber quando é hora de fazer manutenção ou substituir equipamentos antigos sem causar atrasos em sua produção.

Gerenciar recursos em gráficos de Gantt interativos

Há uma tonelada de dados relacionados ao inventário de equipamentos. Com nossos gráficos de Gantt, você pode acompanhar os custos e recursos relacionados à sua produção em um projeto ou em vários projetos com o recurso de roteiro. Basta alternar da exibição de lista na qual você criou sua lista de inventário de equipamentos para o gráfico de Gantt. Agora você pode acompanhar as finanças, datas de vencimento e muito mais. Depois de concluir seu plano, defina uma linha de base para capturar esses dados. Agora você pode acompanhar o esforço planejado versus o real em tempo real e sempre saber o estado atual de seus recursos.

Rastreie recursos com painel em tempo real

Depois de definir uma linha de base, você pode rastrear seus recursos em todos os recursos do nosso software. Sempre que quiser uma visão de alto nível do seu inventário, use o painel em tempo real para rastrear seis métricas, incluindo custo. Não há necessidade de configuração como em outras ferramentas leves que fazem você configurar o painel. Nosso painel já nasce pronto quando você estiver.

Quando precisar de mais dados, use nossos recursos de relatório com um clique. Você pode criar relatórios sobre a carga de trabalho, custos, status e status do portfólio de sua equipe e muito mais. Cada relatório pode ser personalizado para mostrar apenas as informações de seu interesse e, em seguida, facilmente compartilhado com as partes interessadas. Agora você tem controle sobre seu inventário, ele não tem controle sobre você.

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a gerenciar e rastrear seu inventário de equipamentos em tempo real. Nossa plataforma colaborativa torna mais fácil para cada departamento atualizar suas listas de inventário de equipamentos em tempo real, compartilhar arquivos e comentar. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.