Como escrever um e-mail de acompanhamento de evento que gere resultados

Parabéns! Seu evento foi um grande sucesso, com mais pessoas comprando ingressos do que o esperado. A mesa de sorteio estava movimentada e todos saíram com grandes sorrisos.

Tudo isso vale um tapinha nas costas - mas você ainda não terminou! Alguns organizadores de eventos argumentarão que o e-mail de agradecimento enviado após o grande evento é ainda mais importante do que o evento em si.

Quando trabalhei em organizações sem fins lucrativos, sabia que deveria adicionar um e-mail de acompanhamento do evento ao plano de marketing pós-evento. E isso vale para qualquer tipo de evento, desde uma reunião de turma até uma degustação privada de vinhos. Todos os tipos de setores se beneficiam da realização de eventos para clientes atuais e potenciais, e os e-mails enviados após o grande dia podem manter o ritmo.​

Como parte do acompanhamento, você precisará coletar e-mails de todos que participaram do evento. Se você vendeu ingressos online, pode ter integrado isso automaticamente ao seu processo. Mas se você não fez isso - ou se algumas pessoas compraram mais de um ingresso e trouxeram amigos, ou se foi um evento que não exigia ingressos - você vai querer criar um processo para coletar e-mails durante o próprio evento.

Você pode coletar endereços de e-mail da maneira que for natural para o evento, mas sempre preferi cuidar dessa importante tarefa no momento do check-in. Quando você cumprimenta os participantes em uma mesa de informações, não demorará muito para anotar um endereço de e-mail e dizer-lhes para procurarem uma mensagem de acompanhamento repleta de coisas que desejam saber. Se for um evento virtual ou híbrido, tudo bem também. Você pode solicitar um e-mail para obter um link ou RSVP para o evento.

Depois de receber os endereços de e-mail, adicione os contatos à sua conta de e-mail marketing. Tente criar uma planilha e adicioná-las automaticamente a partir daí. Dominar isso é uma das coisas que você deseja fazer primeiro ao aprender como fazer marketing por email. Considere segmentar esse lote de e-mails em seu próprio grupo para que você possa enviar e-mails personalizados aos participantes do evento posteriormente.

É crucial reunir endereços de e-mail em eventos para criar um e-mail com resultados mensuráveis ​​que possam prolongar o sucesso do seu evento por meses – ou até mais.

A importância dos e-mails de acompanhamento

É difícil exagerar a importância de um e-mail de acompanhamento de evento. Isso é porque:

• Essas mensagens iniciam um relacionamento com novas pessoas que estão apenas começando a aprender sobre sua organização, setor ou negócio.
• Você pode educá-los sobre o bom trabalho que sua equipe faz todos os dias.
• Você pode agradecer aos participantes por passarem parte do dia com você.
• Você pode compartilhar quanto dinheiro foi arrecadado, quantas pessoas compareceram e outros descritores mensuráveis ​​de seu sucesso.
• É uma oportunidade de fazer com que eles reservem a data para outros eventos futuros que possam ser semelhantes.
• Você pode incluir outras maneiras de eles se envolverem, incluindo necessidades de voluntários ou comitês.

Quando feito corretamente, um e-mail de agradecimento é uma forma natural e confortável de aproximar as pessoas que participaram de um evento do trabalho que você realiza. Você construirá relacionamentos com pessoas que você sabe que realmente desejam saber mais e elas ficarão felizes em receber a mensagem.

Ao longo de qualquer campanha de e-mail de evento, esta mensagem de acompanhamento funciona para melhorar o retorno do investimento do evento e educar os leitores sobre os valores, programas, grupos, produtos ou objetivos que o evento apoiou. E se você não enviar, poderá não ter outra chance de fortalecer essa nova conexão.

Elementos-chave de um e-mail de acompanhamento de evento eficaz

Ao elaborar um e-mail de acompanhamento de evento, certifique-se de que o destinatário entenda por que você o está enviando e fique feliz em descobri-lo em sua caixa de entrada. Para conseguir isso, inclua esses elementos essenciais.

Personalize a saudação

Ao escrever este e-mail, lembre-se de que ele está sendo enviado para centenas ou até milhares de pessoas. No entanto, o destinatário vê apenas a mensagem enviada a ele. Adicionar uma saudação personalizada ressalta a sensação de que este e-mail foi enviado apenas para eles.

A personalização é uma das coisas mais essenciais em qualquer guia que ensine como criar e-mails de marketing de eventos eficazes. Isso porque essa estratégia oferece uma rara oportunidade de se conectar diretamente com a pessoa que recebe o e-mail.

Quando você usa uma plataforma de email marketing como o Constant Contact, esse toque pessoal pode ser automatizado adicionando um prompt dinâmico que coloca o primeiro nome do contato diretamente no email enviado. Você pode até tentar essa técnica na linha de assunto do e-mail para aumentar potencialmente sua taxa de abertura.

expressar gratidão

Antes de mais nada, você precisa agradecer aos participantes do evento que receberam o e-mail por terem comparecido ao seu evento. Afinal, o evento não teria sido um sucesso se não fosse por todas as pessoas que o tornaram possível!

Este deve ser um processo separado do envio de uma carta de “agradecimento pela sua doação”, que geralmente é enviada por correio tradicional e inclui informações de dedução fiscal, se aplicável. Este e-mail pós-evento deve oferecer uma expressão geral de gratidão pelo apoio do destinatário.

Recapitule o evento

A seguir, informe ao leitor como foi o evento no geral. Compartilhe quantas pessoas compareceram, quanto foi arrecadado se esse fosse um objetivo, uma explicação geral da diversão que foi vivida e qualquer outra informação geral que lhes permita saber que fazem parte de um esforço maior.

Se você tiver uma galeria de fotos em uma página de mídia social, você pode incluir um link e uma solicitação para que eles o sigam em suas plataformas sociais. Incentive os participantes a se identificarem nas fotos, permitindo que seus amigos vejam como se divertiram apoiando sua causa.

Forneça conteúdo valioso

Pense no que o destinatário do e-mail de acompanhamento do evento deseja saber. Se o evento apoiou um projeto ou campanha específico, compartilhe informações sobre como isso beneficia a comunidade. Se você ofereceu um curso particular de degustação ou mixologia, compartilhe receitas. Se for um evento de networking, forneça um local para compartilhar informações de contato. Inclua recursos úteis ou até mesmo uma postagem de blog interessante que o leitor irá apreciar.

Sempre considere se você está enviando conteúdo relevante. Deixe o leitor sair da sua mensagem com algo valioso que o faça saber que você se preocupa com ele e deseja criar um relacionamento mais forte. A chave para um ótimo conteúdo de e-mail nem sempre é pedir suporte, mas sim fornecê-lo.

Dicas para escrever um e-mail de acompanhamento envolvente

Já vi profissionais de marketing de eventos e membros da equipe de vendas da minha organização que não eram redatores lutarem por horas para elaborar um único e-mail. Você não precisa perder tanto tempo! Siga estas dicas e inspire-se com estes exemplos de e-mail de acompanhamento para não pensar demais - ou apressar - esse processo crítico.

Seja conciso e claro

Primeiro, este e-mail de acompanhamento do evento não precisa ser muito longo. Na verdade, é melhor manter a simplicidade do que tentar adicionar tudo de uma vez. Lembre-se, agora que você obteve o endereço de e-mail e iniciou esse relacionamento, pode enviar boletins eletrônicos, novas postagens no blog e convites para o próximo evento. Vá direto ao ponto. Será mais fácil escrever – e ainda mais apreciado.

Injetar personalização

Assim como você deve adicionar uma saudação personalizada, você também pode inserir outras personalizações em todo o e-mail. Uma maneira de fazer isso é segmentar ainda mais a lista original de endereços de e-mail.

Por exemplo, você desejará enviar a seus voluntários o e-mail de acompanhamento do evento e agradecer-lhes especialmente por seu trabalho árduo - isso não se aplicaria a alguém que apenas comparecesse. Se você mantiver sua lista de voluntários para o evento em um segmento de e-mail separado em sua plataforma de e-mail marketing, será fácil editar o e-mail com uma nota personalizada só para eles.

Use linhas de assunto atraentes para e-mails de acompanhamento de eventos

Sem entrar no território clickbait com vários pontos de exclamação e letras maiúsculas, você desejará incluir uma linha de assunto de e-mail interessante que chame a atenção do leitor. Lembre-se de que essas poucas palavras às vezes são a única coisa que o destinatário verá quando o e-mail chegar à caixa de entrada.

Escolha sua linha de assunto com cuidado. Bons assuntos de e-mail inspiram curiosidade, impulsionam a ação e criam uma sensação de exclusividade. Faça-os se sentirem tão importantes que você deve compartilhar esta notícia com eles.

Incorpore elementos visuais

Os modelos de email facilitam a incorporação de elementos visuais em seu email pós-evento. Você pode adicionar fotos dos participantes ou atividades do evento ou colocar um widget ou link para um pequeno vídeo do grande dia. E não se esqueça de incluir o logotipo da sua organização!

Exemplos de mensagens de e-mail de acompanhamento de eventos

Antes de escrever o e-mail de acompanhamento do evento, decida o que você gostaria que seus leitores recebessem. Você pode simplesmente agradecê-los ou deixá-los saber que você se preocupa com as sugestões deles sobre maneiras de melhorar no próximo ano. Este brainstorming tornará mais fácil decidir qual exemplo você gostaria de seguir.

E-mail de agradecimento com destaques do evento

Alguns e-mails pós-evento apenas expressam gratidão e compartilham os destaques do grande dia – isso é o suficiente! Se fosse um evento virtual, esta é uma ótima forma de dar aos participantes uma visão mais ampla do escopo das atividades.

Oferta de conteúdo exclusivo

Dê a eles um lagniappe (lan-ˈyap), uma palavra cajun que se refere àquela pequena surpresa extra dada como agradecimento no final de uma transação. Os participantes do evento podem pensar que a diversão que tiveram acabou, mas você pode estendê-la oferecendo conteúdo exclusivo no e-mail de acompanhamento do evento. Por exemplo, você pode dar a eles a primeira chance de reservar mesas ou comprar ingressos para eventos futuros.

Solicitação de pesquisa e feedback

Se você planeja realizar o mesmo evento no próximo ano, uma excelente maneira de melhorar o retorno do investimento é pesquisar os participantes, voluntários e partes interessadas sobre quais melhorias no evento eles gostariam de ver. Você pode se surpreender com algumas das sugestões que eles oferecem – além disso, você pode ganhar alguns novos voluntários.

Oferta personalizada com base nos interesses dos participantes

Ao coletar endereços de e-mail, você pode criar uma breve pesquisa que pergunte aos participantes do evento sobre seus interesses. Você pode então segmentar suas listas de e-mail nesses diferentes interesses e enviar e-mails personalizados com ofertas ou recursos adicionais de seu interesse.

Por exemplo, talvez eles estivessem interessados ​​em participar de um evento de networking e você possa oferecer a eles um ingresso para bebidas grátis apenas por participarem de um evento anterior.

Melhores práticas para e-mails de acompanhamento de eventos bem-sucedidos

Existem muitas práticas recomendadas de marketing por e-mail, como garantir que as pessoas que recebem seus e-mails saibam no que se inscreveram. Você resolve isso com suas discussões na mesa de check-in. Aqui estão algumas outras dicas que os profissionais de marketing usam para obter resultados de e-mails de acompanhamento de eventos.

Use a pontualidade

Não espere muito! Agende seu e-mail para no máximo três dias após o evento. Certifique-se de que ainda esteja fresco em suas mentes.

Segmente seu público-alvo

O trabalho que você faz separando os diferentes segmentos dos participantes do evento em suas listas de e-mail será recompensado com sua capacidade de enviar a mensagem certa para as pessoas certas. Reserve um tempo para fazer isso, mesmo após um grande evento.

Automatize seu processo de acompanhamento

Uma maneira de economizar tempo é automatizar todo o processo. Planilhas segmentadas podem ser enviadas imediatamente para um software de email marketing. Saudações personalizadas podem ser adicionadas automaticamente. Você pode até agendar uma série de e-mails com dias de antecedência.

Meça e acompanhe os resultados

Quer seja um evento de arrecadação de fundos presencial ou virtual, você vai querer saber o retorno do investimento. Isso se aplica à sua campanha de e-mail pós-evento. Acompanhe as métricas, como a taxa com que as pessoas clicam nos links da mensagem. Isso o ajudará a ver como pode melhorar na próxima vez.

Ofereça envolvimento contínuo

Finalmente, não pare com apenas um e-mail. Planeje comunicação regular por e-mail com os participantes do evento para mantê-los atualizados sobre as últimas notícias da organização e datas de novos eventos. Lembre-se de que relacionamentos – aqueles que resultam em novas doações, apoio e voluntários – podem levar tempo e esforço para serem desenvolvidos.

Gere resultados por meio de e-mails de acompanhamento eficazes

Agora que você tem o básico para criar um e-mail de acompanhamento envolvente e eficaz para seu próximo evento. Você estará pronto para coletar endereços de e-mail, segmentá-los em listas direcionadas e incluir informações relevantes que todos irão apreciar.

Na próxima etapa, navegue nos modelos de e-mail em seu software de marketing por e-mail para encontrar um design de sua preferência. Se você puder criar o e-mail com antecedência e souber onde gostaria de adicionar fotos ou vídeos do evento, poderá começar a escrever um rascunho da mensagem. Isso permitirá que você esteja à frente do jogo quando o evento terminar e for hora de clicar em enviar.