Gerenciamento de eventos: um guia rápido

Ter um evento é como executar um projeto. Tem um plano que é executado por uma equipe com um prazo final sendo o evento o produto final. Assim como um projeto, o gerenciamento de eventos é a maneira como você garante que tudo se una perfeitamente para seus stakeholders.

O gerenciamento de eventos pode ser qualquer coisa, desde uma festa de aniversário para seu filho até uma convenção de negócios e tudo mais. Você pode fazê-lo pessoalmente, virtualmente ou um híbrido de ambos. Independentemente de como você escolheu organizar seu evento, o gerenciamento de eventos ajudará a torná-lo bem-sucedido.

O que é gerenciamento de eventos?

O gerenciamento de eventos é o processo de criação de um evento. Envolve todos os aspectos do evento, desde a ideia até o planejamento, execução e manutenção do evento. Pode até continuar após o evento ter sido feito se houver alguma estratégia pós-evento envolvida.

O gerenciamento de eventos começa com um gerenciador de eventos, um tópico que exploraremos em breve. Eles iniciam o plano, decidindo sobre o essencial, como quando e onde o evento acontecerá. Eles também desenvolverão um tema, se apropriado, e supervisionarão o evento para garantir que ele seja executado conforme o planejado.

O plano do evento pode envolver uma variedade de disciplinas, como design de fornecimento, verificações de regulamentos e gerenciamento no local, além de mais detalhes. Tudo será delineado no plano. Deve ser minucioso e coordenar as atividades para que tudo ocorra corretamente.

Você pode usar uma planilha para organizar seu gerenciamento de eventos, mas o software de gerenciamento de projetos facilita muito o trabalho. ProjectManager é um software online que pode ser facilmente compartilhado. É uma ótima plataforma colaborativa para conectar todos os envolvidos, desde o planejador de eventos até os fornecedores. Nosso gráfico de Gantt online ajuda você a organizar tarefas, vincular tarefas dependentes para evitar atrasos e até definir uma linha de base. Isso significa que você pode acompanhar o esforço planejado versus o esforço real em tempo real. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Gerenciamento de eventos versus planejamento de eventos

Antes de nos aprofundarmos, é importante entender que, embora semelhantes, gerenciamento de eventos e planejamento de eventos não são a mesma coisa. A diferença geral é que os planejadores de eventos são aqueles com a visão para o evento. Eles também trabalham nos planos preliminares.

Os gerentes de eventos, por outro lado, são os que supervisionam a execução. Eles adicionam detalhes ao plano e certificam-se de que está sendo feito corretamente.

Como você pode ver, há sobreposição. O gerente de eventos e um planejador de eventos geralmente trabalham de mãos dadas ou, às vezes, uma pessoa preenche as duas funções, dependendo do tamanho e do tipo de evento que está sendo planejado.

Por exemplo, o gerente do evento é aquele que normalmente faz as reservas, coordena com os fornecedores, contrata e gerencia a equipe e está no local durante o evento. O organizador do evento escolhe o tema e o conceito, seleciona o local, planeja o menu e organiza qualquer entretenimento ou palestrantes.

Tipos de eventos

Como mencionamos, o gerenciamento de eventos pode ser aplicado a qualquer evento. Você precisa planejar a festa de aniversário de uma criança ou enfrentar um possível colapso. As apostas são tão altas para eventos profissionais.

As pessoas que participam de eventos não pensam no planejamento e no esforço necessários para criar uma ótima experiência. Eles, no entanto, expressam suas objeções quando algo dá errado. Você não quer isso.

Vamos dedicar um momento para definir os vários eventos profissionais, pois eles podem ter um impacto financeiro no seu negócio, seja você produzindo o evento ou executando-o. Uma experiência positiva constrói marcas, ajuda no networking e pode impulsionar as vendas. Um ruim pode resultar em clientes perdidos e uma reputação de marca manchada.

1. Eventos Corporativos

Um evento corporativo é feito por uma empresa ou organização e é colocado para os funcionários ou clientes. Também pode haver eventos comerciais que incorporem muitas empresas, funcionários e clientes. Os eventos corporativos variam do formal ao informal e podem ser projetados para formação de equipes, conferências, recrutamento, lançamentos de produtos etc.

2. Eventos Privados

Um evento privado pode significar uma festa de aniversário ou um evento para adultos. Em termos de eventos profissionais, um privado também pode ser corporativo. A diferença entre este e o evento corporativo é que apenas quem é convidado para o evento privado pode participar, diferentemente de um evento público, como uma aula ou workshop, que é aberto a qualquer pessoa.

3. Presencial

Um evento presencial acontece em um espaço físico e as pessoas que participam estão lá fisicamente. A maioria dos eventos ao longo da história foi presencial, mas, claro, com o advento da internet e o desenvolvimento do streaming, agora há mais opções, como discutiremos a seguir.

4. On-line

Os eventos virtuais estão se tornando mais populares à medida que a tecnologia torna esses eventos perfeitos para os participantes. Eles também podem ajudar a evitar custos de viagem, hotel e alimentação caros. Em termos de gerenciamento de eventos, o processo é basicamente o mesmo. A maioria das pessoas, no entanto, prefere pessoalmente, especialmente ao fazer negócios. Também existem modelos híbridos disponíveis, o que dá a todos a opção de participar pessoalmente ou online.

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Funções de gerenciamento de eventos

Assim como em qualquer projeto, o gerenciamento de eventos é composto por diferentes pessoas e conjuntos de habilidades para garantir que o evento ocorra sem problemas. Falamos brevemente sobre um gerente de eventos, mas esse é um papel tão importante que merece mais detalhes.

Além do gerente de eventos, veremos como um diretor de eventos se encaixa na estrutura geral de gerenciamento de eventos. Analisaremos as funções e responsabilidades de ambos e descreveremos algumas das habilidades que cada um precisa para ter sucesso em seu trabalho.

Gerente de eventos

Um gerente de eventos faz o trabalho pesado no gerenciamento de eventos. Como o nome diz, são eles que administram o evento. Isso significa que eles executam o plano e gerenciam o evento conforme ele acontece para garantir que tudo esteja indo conforme o esperado. Como explicamos, o gerente de eventos e o planejador de eventos podem ser ligeiramente diferentes ou compartilhar responsabilidades. Decidimos olhar para o papel de um gerente de eventos que preenchesse ambas as posições.

Função e responsabilidades

Os gerentes de eventos ajudam a debater o conceito do evento e a implementar o plano do evento. Nessa capacidade, eles lidam com o orçamento do evento e todo o faturamento relacionado. Isso significa que eles também trabalham com fornecedores e negociam contratos e acordos de patrocínio. Eles lidam com a logística, mantêm as partes interessadas atualizadas, obtêm as licenças necessárias e lidam com qualquer relatório pós-evento.

Habilidades

Um gerente de eventos deve ter um diploma em relações públicas, comunicação ou hospitalidade, embora o gerenciamento de projetos também possa ser útil (e a experiência de PM é obrigatória). Eles precisam de habilidades superiores de comunicação e marketing. Um gestor de eventos deve ser um líder forte, organizado e capaz de multitarefas. Ter habilidades de gerenciamento de tempo e entender o gerenciamento de riscos é importante, além de saber usar uma variedade de softwares. Habilidades interpessoais e resolução de conflitos também são uma vantagem.

Diretor de eventos

Um diretor de eventos é responsável pelo planejamento e execução de um evento, mas em um nível superior ao gerente de eventos, que lida mais com as operações do dia-a-dia. Enquanto o gerente do evento pode estar envolvido no brainstorming e no planejamento, o diretor do evento tem a palavra final. Eles podem trabalhar para indivíduos a corporações, organizações sem fins lucrativos e agências governamentais.

Função e responsabilidades

O diretor do evento é responsável por garantir que a equipe do evento seja treinada e entenda suas responsabilidades. Eles se comunicarão com a equipe do evento durante todo o processo de planejamento para entregar um evento de sucesso. Isso inclui certificar-se de que fornecedores, fornecedores e outros prestadores de serviços foram contratados e estão devidamente agendados. Eles supervisionam as iniciativas de marketing e quaisquer promoções de eventos para garantir que atinjam o público certo.

Habilidades

Um diretor de eventos deve ser formado em hospitalidade, gerenciamento de eventos ou áreas afins, como gerenciamento de projetos. Aulas de gestão hoteleira, planejamento de eventos, gestão de negócios, marketing e vendas também são úteis. As certificações são boas para mostrar que eles são conhecedores e qualificados. Além disso, eles precisam mostrar liderança, ter habilidades de comunicação claras, ser bem organizados e entender marketing e orçamento.

ProjectManager ajuda com gerenciamento de eventos

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online que possui os recursos necessários para ajudá-lo a gerenciar seu evento. Como mencionamos, o gráfico de Gantt pode organizar suas atividades, seja um evento pequeno ou grande. Mas o gráfico de Gantt é apenas uma de nossas visualizações de vários projetos.

Planeje seus eventos em calendários online

Mesmo se você organizar seu evento no Gantt, tudo o que você precisa fazer é alternar para a visualização de calendário para ver suas atividades em formato de calendário. Isso significa que você pode ver as datas de início e término do seu trabalho rapidamente. Integrar sua equipe e compartilhar o plano. Eles podem usar a visualização de lista ou quadros kanban, se preferirem. Compartilhe passes somente para visualização com fornecedores e eles obterão transparência sem poder alterar nada importante.

Acompanhe as horas de trabalho com planilhas de horas

Depois que sua equipe estiver integrada, você poderá configurar sua disponibilidade com nossos recursos de gerenciamento de recursos. Isso facilita ver quando eles têm PTO ou feriados ao atribuir tarefas. Você pode usar nossas planilhas de horas seguras para otimizar o pagamento e acompanhar a quantidade de tempo que eles levam para concluir seu trabalho em tempo real. Dessa forma, se eles estiverem ficando para trás, você poderá realocar recursos e voltar aos trilhos rapidamente.

Os dados em tempo real não apenas ajudam você a tomar melhores decisões, mas também permitem que sua equipe colabore e trabalhe melhor em conjunto. Eles podem compartilhar arquivos, comentar e marcar outras pessoas que não estão atribuídas à tarefa para que possam ajudar, se necessário. Acrescente a isso nosso painel em tempo real que oferece uma visão de alto nível do projeto e relatórios personalizáveis ​​que aprofundam os dados e ajudam nos relatórios pós-evento e você tem um poderoso aliado no gerenciamento de eventos.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a planejar, agendar e acompanhar seu trabalho em tempo real. Nossa plataforma colaborativa conecta equipes, fornecedores e partes interessadas para que todos possam se manter atualizados com uma fonte de verdade. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.